物资采购管理办法重新修订稿Word文档格式.docx

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按照已批准的采购计划，可就每一单项采购计划组成专项采购小组。

小组组成人员及采购的组织方式由中心负责，主管校领导审批。

第三章采购计划

第八条本校所有的物资采购活动，不论资金渠道，都要纳入财务预算，实行统一计划管理。

第九条各采购单位应在年末做好下一年度的采购计划并上报业务主管部门。

按职责范围由业务主管部门组织集中论证，各业务主管部门根据论证报主管校领导审查签批后，由后勤与国有资产管理处提出资源配置平衡意见，财务处提出资金平衡落实意见，报领导小组审定后，提交校务委员会批准。

没有通过论证和审定批准的采购项目不列入下年度本校物资采购计划。

第十条采购计划经批准后，由中心向主管校领导汇报具体采购实施方案并组织实施。

属于委托采购的项目，委托招标代理机构采购；

属于本校自行招标采购的，由中心组织采购小组具体实施。

第十一条对因特殊情况或临时重要需求而未列入年度的计划建设采购项目按前述规定程序进行补列，经主管校领导同意后项目申报单位可以及时补报。

第十二条物资采购项目实行“刚性计划、预算控制、合理配置、节约办事”的原则。

对不同单位有共性需求的物资材料和设备，除有特殊要求外，尽量统一标准配置，以便平衡资金和争取批量优惠采购。

第四章采购范围

第十三条本办法所称物资采购，是指利用学院预算内外资金和各单位通过各种渠道筹集的资金用于购置的下列各类物资：

1、教学、科研和办公用的仪器设备、办公家具等；

2、基建、修缮工程项目由本校自行采购的主要材料、设备；

3、大宗物资，包括采暖用煤、办公用品、图书、教材、电脑耗材、劳保用品、学生公寓用品、实验材料、化学试剂等；

4、经建设采购领导小组研究认为应该纳入采购范围内的物资。

第十四条凡购买单台价1万元以上的各类仪器设备、批量采购1万元以上各类大宗（大额）物资及5万元（含5万元）以上的基建维修项目，均要实行集中采购。

采购单价在500元、批量采购总价在50万元（含50万元）以下的由中心组织采购小组具体实施。

采购金额在50万元以上，原则由中心委托招标代理公司进行招标采购。

采购物资的金额在500元以下，且是一般性的物资或科研用有国家标准的化学试剂，可由中心委托项目申报单位自行采购。

被委托单位要制定采购方案，落实采购人员，并向中心备案。

凡直接进入市场采购的，要进行市场调查，做到货比三家，择优选购，各被委托单位采购计划的签批人要对本次采购负全责，中心、业务主管部门应加强监督检查。

第十五条遇下列情况之一的，可由中心在领导小组领导下直接处理：

1、涉及国家安全和国家机密的；

2、人民生命财产遭受危险，需紧急建议采购的；

3、因自然灾害等不可抗力因素，需紧急建议采购的；

4、经过校务委员会批准的其它特定项目。

第五章审批制度

第十六条为了合理使用资金和发挥资金使用效益最大化，凡已列入采购计划和临时特殊、经批准补列的计划项目，应填写《物资设备购置申报书》（或单）。

总价在一万元以下经业务主管部门及相关职能部门审核后由主管校级领导审批，总价在一万元以上（含一万元）由校长审批。

各项目申报单位不得把大额采购项目拆分申报。

第六章采购活动的工作方式

第十七条根据批准后的本校采购计划中不同物资的类别、性质、价格、需求、资金额度大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价谈判、商务关系存续等六种采购方式确定供应商。

其中公开招标、邀请招标、竞争性谈判为招标采购；

询价谈判、商务关系存续为非招标采购。

（一）、公开招标。

公开招标指按照国家有关法规和规定的程序采用以招标公告的方式邀请不特定供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。

（二）、邀请招标。

采用邀请招标（也称选择性招标）的方式时，采购小组根据供应商或承包商的资信和业绩，选择一定数目的法人或其他组织（不少于三家），向其发出招标邀请书，邀请参加投标竞争，从中选定中标供应商。

（三）、竞争性谈判采购。

指采购小组按照议定的资质条件，在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面比较的基础上，直接邀请三家以上供应商投标报价，采购工作小组综合评议，竞价谈判，按照“质量保证，服务可靠，性价比最高”原则确定供应商的采购工作方式。

（四）单一来源采购。

单一来源采购仅适用于专业性强，供货渠道单一的货物的采购。

采购小组应在对比该类产品近期合同价格的基础上，与供货商进行价格谈判，最终确定该类产品的合同价格。

（五）、询价谈判。

询价谈判采购指由采购小组根据市场情况“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定”供应商的采购方式。

在下列特殊情况下，可采取询价谈判采购方式：

1、技术性能特殊的商品；

2、出现不可预见的急需采购的商品；

3、没有供应商投标或没有合格标的时；

4、采购小组认定的市场供应条件限定的单一来源商品；

5、采购小组认定无法按照规定招标方式得到的商品；

6、采购小组认定的其他情形。

第十八条大型的招标项目原则上委托招标代理机构办理招

标事宜。

第七章采购程序

第十九条物资设备采购立项

根据本校物资采购实行计划管理的规定，避免采购工作的随意性和盲目性。

各项目申报单位必须按采购计划进行申报。

各申报单位应根据实际需要，在对市场状况充分调查了解的基础上，填报《物资设备购置申报书》（或单），办理有关申报立项手续。

立项报告应包括的基本内容：

申请立项的理由、物资品种、质量标准、规格型号、需求数量、经费来源、预算金额等。

采购项目应严格控制在立项审定的资金额度范围内，不得随意突破，不得随意增加采购数量和采购品种。

对于确因实际情况必须变更调整资金额度和数量品种时，应征得主管校领导同意，报领导小组批准后方可调整原计划。

第二十条邀请供应商

在采购计划确定后，中心应及时采取公开方式发布需求信息，吸收资质合格信誉良好的供应商参与投标报价。

一般情况下，中心（或委托招标代理公司）应以投标报价书的方式向供应商提出投标报价，保证运作过程公平合理。

第二十一条供应商的资格审查及产品考察

招标前，中心应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。

合格供应商资质证明一般包括：

营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产和经营许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验报告或鉴定报告等。

对于采购资金额度较大的项目，必要时，应组成考察小组对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察，在考察基础上应提供考察报告提交领导小组。

第二十二条供应商选定

1、招标采购。

招标采购项目应由中心编写招标文

件。

招标文件一般应包括以下内容：

对投标人的资格要求（资质证明文件）;

标的名称、数量、规格型号；

对标的质量配置或材质要求；

供货方式或工期要求；

售后服务承诺；

货款支付方式；

投标报价截止日期等。

物资设备供应商选定一般应采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人，首选中标人作为第一谈判对象，备选中标人作为第二谈判对象，最终中标人根据谈判结果择优选定。

对于一些质量可靠、价格弹性较大的项目，在采购小组认为质量有保证的前提下，可实行开放式竞价机制。

允许首选中标人和备选中标人之间二次竞价，确定最终供应商。

2、询价谈判。

询价谈判应成立询价谈判组，询价谈判组应由三人以上单数组成（由采购小组人员中选定）。

招标采购谈判应在纪检监察人员参与下进行，确定符合资质条件被询价的供应商数量不得少于三家。

询价谈判组应根据采购需求，综合考虑质量、服务，按照合理性价比最高原则最终确定供应商，并将结果通知被询价的其他供应商。

第二十三条无论何种采购形式，除金额较小、即时结清的以外，各项目申报单位项目负责人和业务主管部门必须会同中心与供应商签订购货合同，明确供需双方的权利义务、物资技术要求等。

其中付款方式除特殊情况外尽量采用货到验收后付款，并留合同金额5～10%的质保金。

订立合同应严格履行规定的程序。

合同条款应当明确、完备、规范、合法。

合同形式由采购小组根据实际情况确定。

一般应采取书面合同形式。

合同份额一般应至少一式五份，分交中心、综合档案室、申购部门、财务部门、后勤与国有资产管理处、供应商，校内管理复印件有效。

采购项目《物资设备购置申报书》（或单）原件由中心、及主要职能部门、申购部门存档，验收报告（单）交由国有资产管理处入资产账存档，其他单位根据需要可保留有关复印件。

第二十四条合同审批

物资设备采购合同应填报《协议、合同审批表》，合同内容先由律师审核后，经法定代表人或其授权委托代理人签批同意后方为有效。

物资设备采购合同，由学校法定代表人签署或其书面授权委托采购项目负责人签署。

凡以学校名义与供应商签订的采购合同，未经学校法定代表人或其授权委托人审查签署的，均为无效合同，当事人应当承担侵权责任。

　　合同生效后，中心应督促检查供货单位严格履行合同，保证采购项目按合同要求完成。

第二十五条货物验收及付款

每项采购活动都要建立验收登记制度。

各项目申报单位在接到货物后，应及时核对规格、型号，清点数量，检查附件、配件，核对资料是否齐全，外观是否完好。

对应纳入固定资产的设备，项目申报单位要向中心提交货物到达通知单，属于低值易耗物资的由使用部门负责人专门指定接收人和验收人员，由本部门做验收工作。

对纳入固定资产的设备，项目申报单位要按照我校国有资产管理处相关制度填报《物资采购验收单》、《设备采购验收单》，对于需要安装、施工的设备或物资，在竣工运转正常后，填报《物资设备采购施工竣工验收单》提交后勤与国有资产管理处。

后勤与国有资产管理处负责设备验收工作。

采购项目货款支付要与合同履约进度情况相协调，以《保证供应、保证质量、最大限度降低资金风险》为原则。

申购部门对验收合格的货物发票，要填写财务单据粘贴单办理结账手续。

粘贴单内容要填写完整，数据准确，经主管部门、相关职能部门及校领导签批后交由财务处办理报销手续（教学设备费、科研经费、学科建设费报销前要到主管部门登帐）。

财务部门办理采购付款手续时，必须以会签的《物资采购验收单》、《设备采购验收单》、《物资设备采购施工竣工验收单》作为付款依据。

第二十六条通过招标实施的采购项目，以合同约定、招标文件要求、投标文件承诺为验收标准；

虽未采用招标形式但签定供销合同的采购以合同约定为验收标准；

没有签定供销合同的采购，以产品技术资料或行业规定为验收标准。

第二十七条物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范，各项内容要真实、准确、完整。

“项目审批表”、“招投标文件”、“投标报价表”、“合同审批表”、“合同书”、“验收单”、和“会议记录”等均为采购活动必须形成的重要文件材料，应由中心专人负责及时归档备案。

第二十八条验收发现由于供货方过错存在问题的，根据具体情况由验收小组研究制定处理意见。

问题短期可以解决的，应推迟付款，根据问题解决的情况再决定如何付款；

验收问题严重、与合同约定明显不符的，不予付款，货物退回。

由此产生的所有费用由供货方负责。

由于校内有关单位或部门过错存在问题的，应由验收小组提出责任认定意见和问题处理意见，报领导小组研究并确定处理意见。

第二十九条项目申报单位接到货物通知或领回货物15个工作日内，填报《物资设备验收单》并通知后勤与国有资产管理处进行验收工作。

不办理相关手续，出现问题追查项目申报单位及相关部门责任。

第八章纪律监督

第三十条学院采购工作要主动接受监察、审计、和群众的监督。

第三十一条采购活动必须遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人说了算。

第三十二条在物资采购过程中，有关工作人员有下列情形对我校造成经济利益或社会声誉损失的由领导小组研究给予党纪、政绩处分建议，触犯国家法律的移交司法机关处理：

1、违反集体采购原则的；

2、与设备供应商恶意串通的；

3、违反采购工作程序，规避监督检查的；

4、向投标人透露其他潜在供应商有关情况的；

5、在采购过程中，接受贿赂或获取其他不正当利益的；

6、违反政府采购及招标投标法律、法规、规章制度有关规定的；

7、在有关部门依法实施监督检查中提供虚假情况的。

第九章附则

第三十四条本办法由学校建设采购中心负责解释。

第三十五条本办法未尽事宜，按国家有关政策、法规执行。

第三十六条本办法自公布之日起执行。

原办法（院办字【2007】35号文）废止

附件：

1、河北科技师范学院建设采购工作领导小组组成人员

2、采购小组组成人员的工作职责和要求

3、河北科技师范学院建设采购工作纪律

4、物资采购流程图

5、大型精密仪器、大宗物资设备购置申报书

6、物资设备购置申报书

7、设备申购单

8、基建、维修工程申请

主题词规章制度物资采购办法打印：

李志强校审：

杨静侠

河北科技师范学院建设采购中心2012年3月1日

附件1：

河北科技师范学院

建设采购工作领导小组

组长：

校长

副组长：

纪委书记主管校领导

成员：

建设采购中心、监察处、审计处、财务处、后勤与国有资产管理处等业务主管部门

附件2：

采购小组组成人员的工作职责及要求

1、依据学校“物资设备采购管理办法”第二章第七条第三款规定组成。

2、小组成员从中心和各业务主管部门、相关项目负责人及与项目专业有关的具有中高级职称的人员中选派。

3、工作职责：

采购小组负责依据已批准采购计划，就所需采购物资进行以下工作：

（一）其中中心人员负责采购评审组织工作。

（二）监察、审计处负责对招标采购进行全程监督审计工作。

（三）其他人员负责对本项目采购内容进行评审工作。

4、工作要求：

（一）小组成员要坚持“公平、公正、公开”和尊重科学保证需求原则。

（二）小组成员要严格遵守学校采购管理制度，维护学校声誉和利益，廉洁奉公。

（三）严格按照已批准物资采购计划的数额和质量要求执行采购计划。

（四）充分了解市场信息，坚持货比三家。

对供货商的资质、信誉和供货质量、标准及售后服务进行择优确定。

（五）严格遵纪守法，不在采购活动中与供货商发生工作关系以外的任何交往。

附件3：

建设采购工作纪律

学校组织的各类建设采购活动要严格遵守以下工作纪律：

（一）参与建设采购工作的各级领导干部和工作人员，要严格遵守国家的法律、法规、党纪、政纪和学校有关的规章制度，坚持原则，廉洁自律，公平公正，“阳光行政”。

严禁收受供应商或投标人的钱、物和有价证券等；

严禁接受供应商或投标人及其他人以投标人名义举办的宴请或娱乐活动；

严禁利用工作和职务之便，徇私情、谋私利、为他人谋取不正当利益。

（二）严禁把应该进行招标的采购项目化整为零，故意规避招标。

招标文件应当包括招标项目的所有实质性要求和条件；

招标文件不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的内容。

（三）严禁未经招标或集体研究，确定供货厂家或施工单位；

严禁明招暗定，违规操作。

（四）禁止中标单位擅自将其中标的招标项目转包给他人，或分解后以分包的名义转包给他人。

对利用不正当手段和竞争方式进行竞标的投标人，学校一经查实，除取消其投标资格或已中标资格外，并取消该投标人今后三年内在我校一切招标项目的投标资格。

（五）在招标过程中，如发现有围标串标现象的，依法取消其投标或中标资格；

并记入信用档案；

情节严重的，禁止其3年内参与我校招标活动；

构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

（六）负责学校各类建设采购项目前期具体组织实施或实地询价、考察工作的领导干部和工作人员，不得参与评标专家组评标。

评标专家组成员，应严格按照评标工作程序进行阅标和评标工作。

（六）所有参与学校建设采购活动的人员，要严格遵守保密纪律，严禁以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、与招投标项目内容有关的信息和资料。

（七）所有参与学校建设采购活动的人员，不得接受供应商的任何宴请、考察和其他活动。

对违反上述工作纪律和规定者，学校将根据国家有关法律、法规、党纪或政纪，追究有关人员的责任。

触犯刑律的移交司法机关处理。

附件4：

物资采购流程图

依据已批准的采购计划

报主管校领导审批

50万元以上委托招标采购代理机构组织招标

组织招标

委托政府代理机构组织招标（建设采购中心、国资处、用户代表参加）

50万元以下项目组成采购小组，按分工具体实施

确定中标供应商

签订合同、厂家供货

申购部门接收货物，填写货物到达通知单

向建设采购中心备案

申购部门填写

《设备采购验收单》

后勤与国有资产管理处进行设备验收

申购部门办理财务报销手续

财务结算

附件5：

编号：

河北科技师范学院

大型精密仪器、大宗物资设备

购置申报书

单台价1万元以上（含1万元）

项目名称：

申请单位：

（公章）

项目负责人：

（签名）

申报日期：

年月日

河北科技师范学院建设采购中心制

一、需求论证：

申报人情况

姓名

职称

联系电话

主设备情况

设备名称

中文：

英文：

规格型号

采购数量

单价（元）

总价（元）

配套情况

配套设备或配套工程内容

经费估算（元）

购置费用

购置总费用元，其中主设备元，配套设备元

经费来源

申请校拨经费（元）：

自筹经费及来源（元）：

申请理由

包括主要依据、主要用途、对学科发展的意义和必要性及工作量等