前台接待工作规范细则Word文件下载.docx
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因此,公司的前台接待必须严格遵守接待工作规范。
反之,则会给公司形象造成严重的不良影响。
有鉴于此,特制定前台接待工作规范细则,对接待工作进行细化、具体化。
前台接待所有在岗位职责范围内应当负责的工作,如果出现失职,导致公司出现重大损失,即使本细则未予制定,也可追究其必要的失职责任。
二、岗位职责
1、负责来访客户的接待工作。
2、负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作。
3、负责每日接收外来信件、资料、包裹并正确转交相应部门。
4、根据领导的要求,负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。
5、负责复印机、打印机出的再生纸收集。
确保设备公司电脑、打印机、传真机等文印设备的正常使用。
6、负责管理饮水,登记、发放水票。
7、负责公司的卫生保洁,前台的卫生清理及桌面摆放,并保持整洁干净。
8、负责做好办公室每日考勤,公司员工外出,前台负责安排填写《员工外出登记表》。
9、负责为前来应聘的求职者提供服务,安排填写《求职登记表》。
10、负责公司的微博,微信的运营及推广,具体细节听从领导安排。
三、隶属关系:
直接领导:
四、工作具体要求:
岗位要求1:
来访人员接待
1、为公司来客设立登记本,所有来公司人员均须登记,(老板的熟朋友或施工部人员可免登记)。
登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。
2、上班时间必须在岗。
即早上8:
30至12:
00、下午2:
00至下午6:
00。
如因公务需外出,经直接领导批准可离岗。
外出期间,由直接领导安排前台接待人员,必须保证前台无空岗。
如无法安排人员,前台接待人员不得外出,私事不得离岗。
3、公司有来访客人,来客行至前台一米以内,前台接待必须起身微笑相迎,说礼貌用语,招呼客人就座。
客人坐下后,前台接待方可就座。
4、来客提出个人要求时,前台接待必须认真聆听,有必要时做好笔记,如遇无法处理的投诉,则请客人稍等,请现场经理出面解决。
5、来客提出要找公司员工时,前台接待应先问有无预约。
并请来客做好登记,再打电话致要找的员工,询问是否带进。
如回答需要马上带进,则应行前领路,如需迟些才带进,请客人在接待室就坐,为客人倒水,请客人稍待。
等可以带进时,再将客人带进。
带进办公室后,再为客人倒水。
(七分满)。
6、客人离开时,微笑致意,向客人说:
“欢迎下次光临”。
岗位要求2:
接听电话
1、接听电话时口齿清晰,声音甜美温和说:
“您好!
保斯特国际教育”。
如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”,前台接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并保持轻松、愉快的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。
接电话中,要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
2、如其找的人确认不在办公室,应及时回应:
“您好。
****现在不在位上,请问可否联系其他顾问。
”
3、如对方不同意联系其他工作人员,应回应:
“请问您有急事吗?
可否留下您的联系方式,我会及时帮您通知。
”(公司工作人员的联系方式不得随意透露)。
如对方同意留下联系方式,应记录好并及时通知相关工作人员。
4、如对方同意联系其他的工作人员,应告知办公室电话。
5、接电话尽量长话短说,如遇客人投诉电话,需安排客人情绪的,应耐心安抚。
私人电话不要超过三分钟。
6、接电话不得先于来电人挂机。
(私人电话除外)。
岗位要求3:
接收分配
1、负责每日接收外来信件、资料、包裹并正确转交相应部门,把当日报纸放在报架上,将旧报纸放指定地点
2、做好办公室每日考勤,公司员工外出,前台负责安排填写《员工外出登记表》。
3、根据领导的要求,负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。
4、必须掌握复印机、传真机、碎纸机的使用方法,负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起,放在指定位置,以备它用。
5、打字速度不得低于50字/分钟。
会用excel制表及运用简单的公式。
6、管理好前台的设备,如发现设备使用不正常时,应及时向相关人员汇报,并及时处理。
7、管理饮水,登记、发放水票
岗位要求4:
招聘应聘相关工作
1、为前来应聘的求职者提供服务,安排填写《求职登记表》,并及时将应聘资料上报到人事处。
通过审核后,由前台通知应聘者前来面试。
面试通过者,由前台负责通知其前来报到。
2、录用人员报到后,由前台将应聘人员提交的资料进行整理,并转交至人事处。
岗位要求5:
前台保洁
1、前台包括整个前台及附属三张办公椅必须保持整洁、干净,无灰尘、无污渍。
2、除公司宣传单、个人茶杯、台历、盆花外,不得放置任何物品。
不得堆放食物、杂物。
不得在前台吃食物。
3、前台只能由接持人员坐,其他人员不得进入前台就座。
公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨可进入前台,但不得超过十分钟。
需超过十分钟的,应改在其他办公室进行,前台接待人员向上级领导申请安排。
4、协助保洁专员做好前台的清洁工作。
五、仪容仪表要求
1、公司订制制服的,须穿着制服上班。
无订做制服时,须穿职业装,即套装上班,保持端庄利落。
2、不得穿牛仔裤、T恤、露肩装、吊带等非正规衣服上班。
不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。
不得穿着“三截腿”。
3、头必须经常洗,梳理整齐,不得有头皮屑。
不得披头散发。
4、常剪指甲,保持清洁,不得留长指甲,不能涂指甲油,指甲内不得有黑色物状。
5、保持口气清新自然无异味。
6、上班期间应化淡妆,不得在前台化妆。
7、保持良好的站、坐、走姿。
站时须挺胸收腹沉肩。
坐时不得前仰后靠,不得摇头晃脑,东张西望。
走时保持站的基础上,水平向前,平稳适中,无紧急情况,不得在办公室内奔跑。
8、在客人面前,不得修指甲、剔牙、掏鼻、打嗝、伸懒腰、唱歌、哼小调、化妆。
七、本《工作细则》对前台接待的各项工作内容提出具体要求,如有违反要求的,将视情节轻重予以处理:
1、违反上述各项规定,一个月内达到三次以上(含三次)的,视为失职。
公司将公开批评。
2、违反上述各项规定,一个月达到五次以上(含五次)的,视为严重失职,当月绩效考评列为不合格,行政事务部经理开具扣罚通知书,扣罚现金50—100元。
并加强相关的培训。
3、违反上述各项规定,一个月内达到十次以上,或累计超过十五次的,视为不合格。
公司予以调岗。
如无法安排岗位的,予以辞退。