秘书学复习资料中国人民大学出版社Word文件下载.docx
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1、有关秘书活动的记载：
黄帝之初始立史官，仓颉、沮涌居其位
2、纳言官、进善旌、华表木（诽谤之木）、敢谏之鼓是我国信访工作的原始形态和早期表现。
二、秘书工作萌发于夏朝
夏朝的文字和公务文书《尚书》《甘誓》《胤征》《汤誓》“誓”已是一种比较规范的古代公文。
太史令终古“图法”
三、秘书工作形成于殷商
1、中央秘书机构“太史寮”诞生——至今我国历史上最早诞生的中央秘书机构
四、两周时期的秘书工作
1、我国早期的文书表现形式：
甲骨文书、金文文书、简牍文书、缣帛文书
2、中央档案机构---天府的设立
五、秦汉的秘书工作
1、秦汉时期是我国秘书工作的确立时期，以丞相府、太尉府和御史大夫寺为政府的中枢机构，其秘书工作以丞相府为主，御史大夫寺为辅
2、秘书官吏：
以吏为师
3、秦汉时期的文书载体，以简牍为主，缣帛为辅
汉朝出现了纸质文书和铁质文书
4、档案库的建立：
秦代：
藏府、书府；
汉代：
石渠阁、兰台、东观
六、隋唐的秘书工作
1、隋唐朝廷秘书机构的总体特点：
三省六部制的中央政府机构形式
2、隋建三省六部制，其朝廷秘书机构集中在秘书省、门下省和内史省中。
唐朝，其朝廷秘书机构分置于中书、门下、尚书三省内
3、唐朝以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度
4、宦官秘书机构——内侍省
5、匦使院——是我国古代秘书史上第一个专门化的信访机构（武则天）
6、隋唐秘书主要来源于①从科举考试中选拔②从文士中聘请③从名士中征召④自荐⑤从下级秘书中提升
七、清朝的秘书工作
1、军机处——是皇帝的“机要秘书处”兼“参谋部”
南书房——皇帝的机要秘书处
八、新中国成立前中国共产党的秘书工作
毛泽东是中国共产党历史上最早的秘书。
1923年，中共三大决定设置专职秘书，由毛泽东担任。
九、历代秘书工作的经验和鉴戒
1、我国古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的
2、就其选拔方式而论，有学校培养、科举考试、聘用，还有从有实际经验的职官中简选和从下级机关秘书中提拔等
3、就其选拔标准而论，有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强、实际工作经验多、年富力强、敏捷、能够保守机密等要求
4、秘书官职称谓：
如秦汉时的丞相、御史大夫；
魏晋时的中书监、中书令；
唐宋时的通事舍人、起居舍人；
明代的内阁大学士、中书舍人；
清代的军机大臣、六科给事中等。
直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。
5、五帝：
据《史记·
五帝本记》，黄帝（轩辕氏）、颛顼（高阳氏）、帝喾（高辛氏）、唐尧（陶唐氏）、虞舜（有虞氏）
第一章秘书职业
一、优秀秘书必须培养的“职业习惯”
1养成每天早晨第一个到办公室习惯2养成不说“不知道”和“与我无关”习惯
3、养成失误后马上道歉的习惯4、养成体谅上司、同事的习惯
5、养成请示之前做好腹案的习惯6、养成做事留有余地的习惯
7、养成喜怒哀乐不形于色的习惯8、养成全面了解公司业务的习惯
9、养成自已积累资料的习惯10、养成记住他人的相貌和名字的
二、出色（优秀）秘书应具备的品质
忠诚、归属感；
细致；
勤快勤奋；
守口如瓶；
用耳多于用口；
理解、体谅、维护领导；
得体而有分寸；
认真负责；
良好的礼貌教养和职业形象
三、有效的秘书学的学习方法
理论与实践结合的方法；
案例学习法
四、秘书的分类
从组织内部分工看：
1行政秘书2文字秘书3机要秘书4通信秘书5、信访秘书6、事务秘书7、生活秘书8、外事秘书9、会务秘书10新闻秘书
从所在行业特征看：
1企业秘书2法律秘书3科技秘书4教学秘书5、涉外秘书
从职级高低看：
高级、中级、初级秘书
五、秘书职业发展现状
1秘书工作职业化。
职业化是指“从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体”。
2秘书技能专业化。
①秘书工作的分工越来越具体②秘书工作的要求越来越严格
3秘书办公科学化4秘书职业低龄化5秘书工作女性化6秘书从业资格化
六、现代秘书职业的基本特点
辅助性、全面性、被动性、服务性；
从属性；
机密性
七、中国秘书职业化的表现
1、秘书职业资格认证工作的全面推开，意味着中国秘书职业化时代的到来
2、专业性组织和秘书服务机构涌现
3、商务秘书成为秘书职业队伍的主体
4、秘书劳动价值具有了商品意义。
八、影响中国秘书职业化发展的因素
（一）传统秘书观念影响秘书职业的正确定位。
一是中国“官本位”文化传统的影响。
二是由于秘书工作成果的隐匿性，许多人对秘书工作的作用认识不足。
三是目前从事秘书工作部分人员素质偏低。
四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障。
（二）秘书职业专业化程度有待提高。
一是目前我国秘书学基础理论研究还比较薄弱。
二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善。
三是聘用秘书的社会组织的性质、规模不同，对秘书工作的具体内容及要求有很大差别。
九、中国秘书职业化发展的途径
1、加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念
2、制定法律法规，完善秘书职业监督
3、在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入
4、深化秘书学理论研究和秘书职业研究
十、秘书国家职业资格认证概况
是我国首批资格认证的职业之一。
1997年，劳动部制定《国家职业技能标准（秘书）》和《国家职业资格鉴定规范（秘书）》。
从1998年上半年开始，在北京、上海、广东等10个地区开展首批秘书职业资格鉴定试点。
认证规范，全国执行“五统一”：
统一标准、统一教材、统一命题、统一证书，统一管理。
共设四个等级：
4352级秘书。
十一、秘书国家职业标准工作内容
（一）会务工作。
《标准》规范将秘书会务工作分为三个阶段：
1、会前筹备2、会中服务3、会后落实
（二）事务性工作。
事务性工作是秘书的主要工作。
1、接待2、办公环境管理
3、办公室日常事务管理4、办公用品与设备的使用和管理5、信息管理
（三）文书拟写与处理。
是秘书最重要的工作。
1、文书拟写2、收发文处理
3、文档管理
一、西周社会调查制度的意义
西周进行的规模巨大，范围广泛的社会调查，是我国古代国家管理工作的一大创举。
它能够得以实行并长期坚持，一个重要原因是各级政府中普遍设置了秘书，行人是中央政府的秘书官员，将调查情况从乡、邑、国上报天子的工作也是由各级秘书承担，所以，这又是我国古代秘书工作的一大创举。
这一制度直到西汉还在实行（如汉武帝曾“立乐府，采诗夜诵”）。
这说明我国秘书有着注重社会调查、广泛收集第一手资料以供领导者决策参考的优良传统。
二、历代秘书机构设置给我们的启迪
1、秘书机构是领导机关的办事机构，应紧紧围绕领导工作服务。
2、设置秘书机构应因事设人，力求精干，避免重叠，减少环节，提高效率。
3、明确规定秘书机构和秘书的权限，既有利于充分发挥其参谋助手作用，又防止越权而干扰领导的工作。
4、秘书机构应相对稳定，减少人员流动，以保证工作的连续性和稳步发展
三、历代秘书的优良传统
1、秉笔直书“书法不隐”。
2、忠于职守、严守制度。
3、落笔神速。
4、处变不惊。
5、具有民族气节。
6、擅长书法艺术
第三章秘书人员
一、工作中秘书怎样亲切主动热情待人
1、主动招呼人，含笑致意
2、对方问你话，一定要亲切回答
3、目光要正视对方
4、热心认真为群众事，办不了的事要耐心解释
5、对方走时要有送别：
微笑目送、话语道别、出门相送
二、秘书应具备的礼仪修养
1、存心恭敬尊重为本（对人礼敬。
待人亲切主动热情；
对事礼敬；
对物礼敬）2、待人接物彬彬有礼
3、仪表风度稳重大方
三、秘书做人的心量、包容心量的要求
心量是指人的心胸和气量，即宽容待人的态度。
意义：
包容的心量能够把一切需要团结的人团结起来，能够利用一切可以利用的力量，能够发挥一切能够发挥的积极因素，能够最大程度地减少摩擦与障碍，化解矛盾和冲突，甚至能够把不利因素转化为有利因素，建立平和舒畅的环境，营造良好温馨的气氛。
包容能展示人的涵养与气量，树立完美的人格形象，包容应该作为做人的一个重要尺度和追求。
要求：
1、心胸豁达2、处事大度3、不看僧面看佛面4、但行好事不图回报5、君子成人之美6、忘掉不愉快的事7、笑对人生
四、秘书做人的态度-----谦让的态度
谦让是态度的主要体现。
“谦让”就是不肯“占先”并容忍别人“占先”。
谦让的态度是秘书做人最基本的态度。
谦虚永远都是做人的美德，它可以使人赢得众人的爱戴。
这种美德是一层保护色，也是人生最大的智慧。
越是在某个领域有巨大成就的人往往越谦虚。
1、不可太露锋芒2、不轻易指责别人3、不能动辄发怒
4、得理也要让人5、能忍则忍6、礼多人不怪
五、秘书的涵养*涵养的表现
涵养的表现：
1、淡泊宁静2、喜怒不形于色3、和气待人
4、反省改进5、慎于独处6、自律自制
六、秘书做人的禁忌
1、爱发牢骚常抱怨2、贪图虚荣3、物欲膨胀4、自持过高
5、违法乱纪6、患得患失、斤斤计较7、一条道走到黑8、凡事面面俱到
七、秘书应坚持的做人四项基本原则
1、凡是损害社会与他人的事坚决不做
2、不是自己劳动付出的所得一文不要
3、走到天边，口要对着心，心眼儿放在正地方
4、异性交往要文明健康，保持礼貌距离
八、秘书的职业道德修养
1、忠于职守，服务领导2、埋头苦干，甘当幕后3、谨慎谦虚，办事公道4、遵纪守法，廉洁奉公5、诚、实守信，严守机密
九、秘书的作风修养
1、踏实、细致、一丝不苟2、联系群众，深入实际，求真务实
3、谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则4、敏捷干练，讲究时效，善于合作
5、善于学习，富于创造，勇于开拓
十、秘书的几种不良心理现象
1、畏上2、自负3、讨好上司4、焦虑
十一、秘书应具备的良好心理品质与秘书良好心理品质的培养
1、良好心理品质
（1）情感品质：
热爱秘书工作；
尊重自己的领导者；
健康高雅的美感
（2）意志品质：
自觉性、自制力、果断性、坚持性
（3）性格品质（工作负责；
谦虚随和；
冷静沉着；
幽默开朗）
2、秘书良好心理品质的培养：
1、进入角色2、强化角色意识3、加强自我修养，形成正确的自我意识4、在实践中不断总结经验，加强心理品质修养
十一、秘书应建立的合理的知识结构
1、建构的原则：
1）适应性原则2）层次性原则3）动态性原则4）个性原则。
2、知识结构：
（1）基础知识。
其主要内容有马克思主义理论知识、历史知识等。
（2）专业知识。
秘书知识结构的核心内容，具体包括：
秘书学、文书学等知识。
（3）相关知识。
主要包括：
领导科学、管理学、经济学、心理等方面的知识。
十二、秘书的能力结构
（一）基础能力：
1、观察力2、记忆力3、思维力
（二）专业能力：
1、表达能力：
书面、口头、身势表达能力2、协调能力
3、办事能力：
明确职责范围；
通晓办事程序；
区分轻重缓急；
善于社会交往
4、管理能力：
辅助决策；
辅助计划；
辅助沟通；
辅助控制
5、应变能力：
要善于观察，反应敏捷；
要从容镇静，随机应变
6社交能力：
知己知彼，准确定位；
文明礼貌，讲究方法；
充实知识，加强修养
（三）基本技能1、现代化办公设备的操作技能2、常用的办公软件的使用技能3、网络办公技能4、文案处理技能
十三、秘书的文化艺术修养
1、文学修养。
既包括文学鉴赏也包括文学创作。
2、史学修养。
就是对历史知识的了解和对历史事件的认识与评价。
3、艺术修养。
书法、绘画、音乐、舞蹈等。
第四章秘书机构与职能
一、秘书机构设置的原则
1、规范化原则。
参照现有法律设置；
精简原则
2、科学化原则。
组织结构要科学；
职责确定要科学；
团队人员配备要科学
二、秘书机构的基本职能（P37）
三、秘书机构的管理内容
（一）制度与程序管理.1、制度管理。
原则：
可行，要能切合秘书工作实际；
具体，要便于操作和检查；
稳定，以形成长效的管理机制。
2、程序管理。
自然性程序、指令性程序、法定性程序、技术性程序、经验性程序
（二）环境管理。
秘书直接环境可以分为：
物质环境管理和精神环境管理
（三）人员管理。
包括：
秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、绩效考核与团队构建。
四、制定管理制度遵循的原则
1、可行，要能切合秘书工作实际
2、具体，要便于操作和检查
3、稳定，以形成长效的管理机制。
五、秘书人员管理的重点内容
1、秘书的选拔与任用。
坚持德才兼备的原则。
走职业化道路、择优录用。
2、秘书的培训。
职前培训、职间培训
3、岗位责任制的建立。
办公室主任的岗位职责:
①协助领导研究政策，参与决策，协调领导之间、各职能部门之间、领导与下属之间的关系②管理本组织秘书机构的工作，拟订工作计划，主持拟定秘书工作的各项制度并组织实施③组织选拔、任用、培训、考核秘书④主持秘书机构的内部工作
六、、秘书日常事务工作的内容
1、办公用品管理2、接待工作3、安排领导活动4、值班工作
5、通信工作6、印章管理7、保密工作。
（专项业务工作：
信息工作；
调查研究；
会务工作；
公文处理；
档案管理；
信访工作）
第五章秘书团队管理
一、秘书团队形成的条件
共同的目标；
互信的协作；
明确的职责；
较强的执行力；
责任心；
学习精神
二、秘书团队领导的工作任务
1、考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色
2、设置团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划
3、在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题
4、争取必要的经费，为团队顺利完成任务提供物质保障
5、定期向领导或上级管理部门汇报团队工作
6、全程关注团队成员，随时与成员沟通，帮助成员解决存在的问题等等。
三、秘书专业大学生怎样培养集体主义精神
1、参加集体活动、合群乐群2、顾全大局3、增强组织性、纪律性、严于自律4、善于沟通交流5、支持互助合作的态度和行动6、有福同享有难同当的就精神7、让功于众，不居功，不忘本8、多体谅关怀人9、改掉不善合作的坏习惯
四、提高秘书部门组织管理效率的途径
1、工作制度的建立2、程序化和规范化的实现
3、现代化手段的采用4、学习型组织的培养
五、秘书工作对领导工作的价值体现
1、为领导工作做铺垫2、为领导工作代劳
3、为领导工作拓展延伸4、为领导工作拾漏补缺
六、简介绩效测评的方法与原则
方法：
等级评定法和排序法（较简单易行）、关键事件法、领导者判断测评法。
1制度化原则2定量与定性相结合原则3民主集中制原则4精确原则
第六章秘书职能环境
一、营造秘书机构内部的良好环境必须具备的条件
（一）是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人；
（二）是要有健全的工作制度；
（三）是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程；
（四）是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统；
（五）是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。
二、秘书对职能环境的适应
（一）适应职能环境特点。
1、要适应国际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势。
2、要适应所在组织的行业环境特点。
3、要适应所在组织的内部环境特点。
4、要适应秘书机构的内部环境特点。
5、要适应具体秘书工作岗位的环境特点。
（二）满足职能环境需求。
首先，秘书要满足领导工作的需求。
其次，秘书要满足组织日常办公事务的需求。
（三）顺应职能环境发展
（四）开发职能环境资源。
要注意以下方面：
第一，合理开发领导机构及领导人的影响力资源。
第二，注重开发职能环境中的信息资源。
第三，注重从协调各方面关系中开发职能环境中的能量整合资源。
三、秘书对职能环境的优化
（一）优化职能环境的前提。
首先，秘书要立足本职工作。
其次，秘书要正确看待职能环境。
（二）优化职能环境的重点。
关键在于优化与领导的主辅配合关系。
（三）优化职能环境的基本途径。
四、秘书必须发现和排除的职能环境中的信任障碍
首先，排除工作能力造成的信任障碍。
其次，排除工作态度造成的信任障碍。
再次，排除性格人品不好造成的信任障碍。
最后，排除误会造成的信任障碍。
秘书要加强与各方面的交流，消除工作中的各种误会。
特别是在解释误会原因时，要多作自我批评。
五、秘书的配角意识与主角意识
秘书不能因甘当配角而事事被动，不能领导拨一拨才动一动，不拨就不动；
又不能超越自己的地位，反客为主。
也就是说，什么时间、地点、条件下，自己应该是配角；
什么时间、地点、条件下，自己可以是主角或代理主角。
一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。
秘书不应该追求表面的地位和荣誉，而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。
这就如同教师，把学生的成绩看作自己的成就；
如同裁缝，甘为他人做嫁衣；
如同建筑工人，不断地铺路造房，自己却踏着沙土荒草，住着简易工棚。
六、影响人际关系的因素
1、距离的远近。
“远亲不如近邻”
2、交往的频率。
3、态度相似性。
“物以类聚，人以群分。
”
4、需要的互补性。
5、情景因素。
比如人在旅途中或是客地遇同乡等。
6、中介因素。
国外称之为“A,B,X'
，模式。
即某A喜欢某X，某B也喜欢某X，某A与某B虽素不相识，但通过X的中介因素也容易接近、亲密起来。
七、秘书处理人际关系的重要准则
1、尊重
2、礼貌。
服装整洁，表情自然，举止文雅，用语得体
3、诚实守信。
诚实一要态度诚恳，不虚伪不做作；
二要讲真话。
守信也就是讲信用
4、平等待人。
是秘书建立和处理人际关系的前提条件）
5、乐于助人。
君子成人之美
6、多肯定他人
7、宽容与体谅
八、秘书与领导的多维关系及秘书处理与领导关系的方法
多维关系：
（一）工作上的主辅关系（领导的助手）
（二）角色上的从属关系（三）组织上的上下级关系“下级服从上级”（四）事业上的同志关系（五）人格上的平等关系。
在上述关系中，最能体现秘书与领导关系本质特征的是工作上的主辅关系。
辅助性是秘书工作的本质属性，也是秘书工作的出发点。
（一）了解领导，有的放矢。
1、了解领导的工作思路2、了解领导的工作习惯与工作方法3、了解领导的个性
（二）尊重领导，维护权威（三）正确领会和贯彻意图。
1、不能延误传达时间。
2、不能截留领导意图。
3、不能随意解释或歪曲领导意图。
4、服从而不抵触领导意图（四）加强沟通，联络感情
九、秘书处理与领导群体关系的要求
1、一视同仁，同等尊重。
不能厚此薄彼，在领导群体中分亲疏、拉关系
2、突出重点，全面服务
3、逐级请示，避免越级（除非特殊情况）
4、保持中立，维护团结
十、秘书处理与一般同事关系的原则和要求
1、真诚地关心别人2、一视同仁的对待同事（同等友好）3、维护团结
4、不在同事面前炫耀自己5、尊重老资格的同事6、不要评论同事
7、一切以工作为大局
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