前期物业入驻流程方案样本.docx

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前期物业入驻流程方案样本

　一、客服部物业前期接管工作职责:

　　1.与开发商签订《物业管理委托合同》。

　　2.与开发商资料交接,办理业主入住,配合工程接管验收。

　　3.在项目经理的安排下,协助开发相关部门完成备案及业主对物业服务的咨询事宜。

　　4.编制接管、入住所需资料清单,报项目经理审批。

　　5.配合项目经理完成物业用房选址、装修、办公室布置及办公用品采购等工作。

　　6.依据项目《物业接管验收计划》,落实相关物业验收的标准、方法和日程安排。

　　7.协助项目经理与开发沟通,初步建立业主联系清单。

　　8.结合项目实际情况汇总交接资料,并配合工程部进行钥匙、资料等接管验收。

　　9.对交接验收存在的问题汇总,提交项目经理。

　　10.依据开发商的入住通知时间,配合公司财务计算物业费、供暖费、垃圾消纳费等应收及代收代缴费用。

　　11.依据入住时间协助公司做好,入驻现场的布置及相关资料的印制工作。

　　12.熟悉周边环境、小区布局,熟知业主手册、物业协议中的内容。

　　13.完成业主入住时签约、资料钥匙的发放工作。

解答业主对物业的疑问。

　　14.完成上级领导交办的其它事宜。

　　二、各部门共同汇编的文件:

　　⑴．《房屋使用、管理、维修公约》

　　⑵．《房屋质量保证书》

　　⑶．《房屋使用说明书》

　　⑷．《房屋交付（入住）通知》

　　⑸．《入伙授权书》

　　⑹．《业主（使用人）服务指南》

　　⑺．《装修管理规定》

　　⑻．《办理装修流程说明》

　　⑼．《治安、消防协议书》

　　⑽．《二次装修施工区域治安、消防承诺书》

　　⑾．《二次装修协议书》

　　⑿．《业主联络资料登记表》

　　⒀．《收楼须知》

　　⒁．《物业管理费收费标准》

　　⒂．《公约承诺书》

　　备注:

《房屋使用、管理、维修公约》编制后需经开发商确认,并到北京市居住小区管理办公室进行备案,备案生效后执行。

　　建议:

《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册（一式三份）,在业主收楼时发给业主,由业主签字（盖章）认可、执行;《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业主（使用人）服务指南》、《装修管理规定》、《办理装修流程说明》可合装成一册,作为业主收楼时的《用户手册》。

同时,在《用户手册》正文内容前增加:

”总经理致

　　三、管业部前期阶段编制的文件、规定,以及需要在前期办理的事宜

　　1.制订《物业管理收费标准明细》:

物业管理费（押金）、车位费（押金）

、租线费（押金）、装修管理费（押金）。

　　2.制订《业主（使用人）收楼流程》,建立”缴款通知单”、”工程返修单”、”返修工程验收单”、”钥匙交接表”、”备用钥匙封存表”、”业主签到表”、”业主档案”,并告知此流程中涉及的部门。

　　3.制定《业主（使用人）二次装修管理流程》,建立”业主（使用人）装修施工申请表”、”装修审批单”、”装修施工许可证”、”验收申请表”、”施工变更单”、”业主装修区域巡检表（管业部）”、”施工人员出入证”。

　　4.制订《有偿服务价格表》:

维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。

　　5.制订《部门运作手册》:

人员编制、岗位职责（经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待）、工作程序、管理制度。

　　6.编写《车位租赁（购买）协议书》、《电话租线（购买）协议书》。

　　7.落实垃圾房的位置,业主垃圾放置地（楼层垃圾间）。

　　8.编制《员工手册》,经公司领导批准后,统一印刷成册。

　　9.制订《员工考勤制度》,建立”考勤登记表”、”月考勤汇总台帐报表”。

　　10.制订《员工奖惩条例》,建立”员工过失单”、”奖励审批单”。

　　11.制订《员工聘用办法》,建立”应聘面试登记表”、”入职循环单”、”转正审批表”、”离职结算表”、”调动通知单”、”劳动合同续签审批单”。

　　12.制订《员工培训规定》、培训计划,建立”培训审批表”、”培训协议”。

　　13.制订《物资采购、验收、入库、报销流程》。

　　14.制订《员工工服管理规定》,建立”制作工服通知单”、”工服更换通知单”。

　　15.制订《员工请假制度》,建立”休假申请单”。

　　16.制订《薪金实施细则》,建立”工资报表”、”薪金明细表”。

　　17.制订《印章管理规定》,建立”公章启用、报废、移交登记表”、”用印申请”;统计公司各种印章,经总经理审批后统一刻制（公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章）。

　　18.制订《库房管理规定》,建立”物品入库登记单”、”物品领用单”、”物品入库验收单”、”库存物19.品台帐”、”月收、发、存报表”、”采购申请单”。

　　20.制订《内部行文管理规定》,建立”文件签收表”、”内部请示报告”。

　　21.制订《档案管理规定》,建立”档案分类表”、”档案（一、二、三级）目录表”、”档案借阅登记表”。

　　22.制订《部门运作手册》:

人员编制、岗位职

责（经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员）、工作程序、管理制度。

　　23.联系印刷厂,对需要印刷的各种表格、信封,经总经理审批后统一印刷。

　　24.制订《开办费使用方案》,统计、制订前期开办物资的配置内容、标准,并负责前期采购工作;建立”固定资产台帐”、”个人办公用品台帐”。

　　25.制订《合同、协议审批制度》、《合同、协议管理办法》,建立”合同、协议审批单”、”合同、协议付款内签单”。

　　26.制订《计划性工作管理办法》,建立”年度（月度、周）工作计划、总结报表”、”计划、总结考核统计表”。

　　四、与开发商协调入住前相关事宜,对重要资料进行交接

　　确定收楼时间

　　确定物管费的起计日期

　　前期工程遗留问题的解决

　　办理大厦前期工作资料、重要文件、产品说明、各类证书的移交与交接工作:

　　△．产权资料

　　房地产的产权资料是国家房地产部门依法对各类房地产进行管理的依据;是房地产管理部门确认产权,税务部门依法征税,司法部门处理产权纠纷的必要凭证;也是产权人参与产权租赁、交易、抵押的必要凭据;物业公司将以产权资料为依据,收取或分摊有关费用,行使管理职能,防止发生私拆、乱改、违章搭建,损坏房屋结构和公共设施等行为,维护公有设施,共有部位和绿地不受侵犯,维护广大业主的权益。

接管验收时检索提交的产权资料主要有:

　　项目批准文件

　　用地批准文件

　　建筑执照

　　拆迁安置资料

　　房地产平面图

　　面积测绘报告

　　小业主姓名、产权、单元号、建筑面积清单

　　△．市府验收合格资料

　　建设工程竣工验收证书

　　市建筑消防验收合格证

　　市小区办综合验收合格证

　　用电许可证

　　供用电协议书

　　卫星地面接收设施许可证

　　电视共用天线合格证

　　电梯使用合格证

　　△．工程技术资料

　　技术资料是物业接管验收时对物业进行质量检验的依据。

物业公司在接管验收时,必须根据有关技术资料来进行检验。

接管验收时提交的工程技术资料主要有:

　　竣工图－包括总平面图、建筑、结构、设备、给排水、通风空调、强电、弱电、附属工程及隐蔽管线的全套图纸

　　地质勘察报告

　　工程合同及开工、竣工报告

　　工程预决算清单

　　图纸会审记录

　　工程设计变更通知（包括质量事故处理记录）

　　隐蔽工程验收签证

　　沉降观察记录

　　竣工验收证明书

　　钢材、水泥等主要材料的质量保证书

　　新材料、构配件的鉴定合格证

书

　　水、电、采暖、卫生器具等设备的检验合格证书

　　砂浆、混凝土试块试压报告

　　供水、供暖的试压报告

　　园林绿化的图纸和清单

　　设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单

　　有关政府部门对分类项目的批文

　　有关工程项目的其它重要技术决定和文件

　　△．须移交物业公司管理的资料

　　用水申请审批表及月供水计划执行表

　　机电设备单台说明书、调试、订购合同

　　分摊面积、建筑面积的测绘报告

　　对外委单位进行调研,签订外委合同

　　从开发商处接管《成品保护协议》,对外现有成品保护人员进行管理。

　　调研保险公司,对物业投保”财产一切险”、”机器损坏险”、”公众责任险”,签订《保险合同》

　　调研外委保洁公司（三家以上）,签订《保洁合同》

　　调研外委绿植租摆公司（三家以上）,签订《绿植租摆协议》

　　调研灭虫、灭鼠公司（三家以上）,签订《消杀协议》

　　调研保安公司（三家以上）,签订《外保合同》

　　调研电梯公司,签订《电梯维保合同》

　　视物业具体情况,联系配电室对外承包单位,签订《配电室承包协议》

　　视物业具体情况,联系水处理对外承包单位,签订《水处理合同》

　　视物业具体情况,联系化粪池清掏单位,签订《化粪池清掏协议》

　　视物业具体情况,联系干、湿垃圾清运单位,签订《垃圾清运协议》

　　视物业具体情况,联系汽车清洗、保养单位,签订《洗车台租赁协议》

　　视物业具体情况,联系楼宇系统维保单位,签订《楼宇自控维保协议》

　　五、物业交竣验收,正式接管

　　根据各项目的施工进度和小业主（或租户）入住的情况不同,开发商（或大业主）可视需要要求物业公司对其物业的部分楼层建筑装修、设备和系统进行验收接管,但项目的最终移交是在经过政府有关职能部门和开发商验收基础上以物业公司验收经过为准。

　　△.物业验收条件

　　物业验收移交,必须满足以下条件:

　　提供被验收物业的竣工图（若尚未完成竣工图,必须提供最终的施工图,并附详细的设计修改说明）

　　提供被验收的设备、系统的操作说明、保养手册及其它有关资料

　　提供与承包商（或供应商）签署承包（供应）合同中有关技术条款

　　出示政府有关职能部门验收证明

　　提供承包商、厂商及供应商的地址、联系电话及联系人资料

　　提供必要的专业技术介绍和培训

　　提供所有测试、检验和分析报告

　　清洁被验收的场地、设备和机房

　　△.拒绝验

收

　　对以下情况,物业公司有权拒绝验收接管物业:

　　严重违反国家有关法规

　　未能经过有关政府职能部门的验收

　　工地与交付物业不能有效隔离

　　机房不能完全独立封闭

　　其它可能危及设备正常运行和入住人身安全的物业

　　△.缺陷整改

　　对在验收中发现的各种问题,包括工程未完事项、工程缺陷及由于成品未能有效保养引起的受损等情况,物业公司将会做详细的缺陷记录,以供开发商（或大业主）督促承包商（或供应商）进行整改,对不能进行整改的缺陷进行赔偿交涉。

对问题比较严重的,则向开发商（或大业主）建议暂缓验收,待整改完成后重新验收。

　　△.试运行

　　若部分设备或整个系统尚未经过最终的验收,但由于小业主（或租户）入住需要必须开启运行某些设备或系统,物业公司一般仅做实物验收,并严格按开发商（或大业主）的书面指令进行管理和操