采购入库领料出厂流程规定文档格式.docx

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其中：

订单、销售关系密切，管理职能归并到市场营销部；

制造流程复杂，适当分解到各职能部门、分厂。

市场销售部门与制造部门的沟通关系（或手段）为：

前者为后者提供销售计划、技术资料、发货通知、缺陷处理通知；

后者为前者提供制造进度、成品库存信息，并为前者提供提货、装运、出门方便。

公司的一切经营活动都要围绕这三个流程展开，各部门都不应局限于本部门的效率最大化，而要为以上三个流程的效率最大化服务，各部门设置岗位、分解职责时应以此为准则。

检验流程上，公司目前应进行工序检验流程内部化调整：

即将工序检验流程定义为操作者自检过程、试组装定义为操作者互检过程，公司保留原材料、外协件、成品入库检验和检验员培训、监督。

采购流程上，因套材计划对生产领料具有指导和限额作用（生产计划部职能），所以继续采用“采购保管分离”制度，采购计划、库存管理职能归口生产计划部。

六部门（含客户、委外供应商）流程图：

备注：

图中省略“原材料、半成品供应方”——与委外供应方性质相同

第二节流程细分

第三节物料流程及其必要凭证

一、从合同到销售订单：

1、市场营销部地区经理取得合同后移交销售统计员，统计员根据招标、合同任务总数，编制销售订单一式三份（自留存根、生产计划部、综合管理部），经市场营销部部长审核、报分管领导批准；

领导批准后，将销售订单之一联随有关图纸资料一并移交生产计划部。

2、销售统计员每月30日根据当月发出《销售订单》汇总编制《月销售计划汇总表》（一式三份，自留存根，总经理、分管领导）。

二、从销售订单到采购申请单、加工订单（生产计划单）

1、生产计划部：

材料统计员首先识别有无过去加工过的产品，有则直接调用原有材料清单，无则依据图纸统计《材料计划清单》（按一种塔型统计，待设计放样人员详细设计分析后报送准确的《材料清单》），编制采购申请单一式两份报批（计划、采购部门各1份）。

2、产品配套成品（如紧固件），必须经设计人员分析确认原《配套成品清单》或报送新的配套清单，编制采购申请单一式两份报批（计划、采购部门各1份）。

3、生产性低值易耗品由计划部门根据库存及任务，适时编制采购申请单。

4、合同规定的其他备品备件、工具等，材料统计员可以直接依据合同编制采购申请单。

5、采购申请单移交采购部门1份。

6、生产计划员根据合同进度要求编制《生产计划单》（一式4份，自留、设计放样、车间、销售统计员）

7、设计放样人员按产品编制《加工材料清单》、《配套成品清单》、《产品材料统计差异表》移交生产计划部，用于镀锌、交付、完工品出库、配套件组合领料等参考。

附：

计划员如何高质量地编制采购申请单？

1、申请量=销售订单需求量+合理库存安全储备量-现库存量；

2、销售订单需求量一定要统计齐全，不得遗漏，即多项工程需要采购时，不能顾此失彼，不能只看现库存量而忘记前一次生产计划已经取用了其中的一部分（只不过生产车间还未实际领用，造成了虚有存量）

3、对于采购量太少的，先按需要编制，有关人员送领导批准时应提醒领导，是否需要适当增加实际采购量，以便合理降低价格。

计划员如何高质量地编制生产计划表？

1、确保每一件产品的唯一性，即不同项目的同种产品、同一项目的不同产品，必须有唯一的、完整的、人人清楚的编码。

2、

三、从采购申请单到采购订单、入库单

1、采购部门根据《采购申请单》编制材料询价表，经部门领导批准后发至有关厂商进行询价，采购员依据反馈信息编制《采购比价记录表》（一式2份），随厂商反馈表一起由部门负责人签字确认

2、《采购比价记录表》1份、反馈单原件应由部门负责人签字确认并移交综合管理部存档。

3、根据低价、优质、信用原则选择供货商后，订立采购合同，合同如果不附清单，则应注明《采购订单》编号，合同总金额应与《采购订单》总金额相同。

如附清单，则清单内容应《采购订单》一致。

编制《采购订单》（一式五份）（采购、财务、仓库、供方、质检），质检联及时传递到质检部门，供方联随合同给供方，其余进入采购流程，到货后由采购员、供货商、仓库保管员共同指认货位、货物，进行初步外观、尺寸验收，不合格的在仓库联上做好记录（仓库联作为保管员収货的依据，超范围的不收，也不得代替入库单），质检员到场时进行外观复检并按国标规定抽样件次进行理化试验，并填报《检验退货清单》，一式五联，质检、采购、财务、仓库，须供方签字，如果一批原材料全部检验合格，则填报空白《检验退货清单》。

财务部门结算依据：

1、采购合同；

2、《采购订单》财务联；

3、《检验退货清单》；

4、《入库单》。

低值易耗品，如果检验合格，则无需空白《检验退货单》；

钢材、紧固件不得降级降价入库。

采购其他情形如下：

1、低值易耗品：

由采购、质检、车间、库管协商，让有经验人员代为质检，但最终应要求保管员具备基本的质量判定素质，不合格品入库者，暂定由采购员、保管员共同承担相等的处罚责任。

低值易耗品，根据质量等级，可以不退货，进行降级降价处理、捡用处理。

在入库单、《采购订单》财务联上必须注明。

2、设备配件：

由设备部门负责质检，不合格品入库者，设备部门经办人承担处罚责任。

3、退货后供应商又补充供应的，《退货单》备注栏中应写明“不合格品补充供应”并由公司领导签字同意，新供的材料需要质检后在《退货单》中注明“补供合格”及质检员签字、质检部门批准、质检时间，保管员再录《入库单》，才能结算。

4、紧固件等成品采购，《采购订单》应注明“送货地点”：

a\送货地点为“原材料库”是：

需作为原材料进行再加工或配对组套的，进入原材料库，归原材料保管员管理，再加工和组配时由生产部门领料出库。

举例：

地脚螺丝配套的黑色螺母、外购的半成品，普通包装的紧固件（分不清具体所属主产品，例如《采购订单》未明确指明塔型的M16*35镀锌3包，每包300套）。

此类材料今后肯定会涉及委外加工或成套出厂，届时按调拨处理。

1、委外机加工、镀锌的，如果从我公司领用原材料和配套成品，由生产计划部按库填制《委外加工/镀锌/调拨单》（一式四联，计划留存、仓库、出门、财务），委外单位应交纳一定押金方可办理，凭调拨单领料，保管员根据库存台帐在注明所拨材料金额并用红字冲减原库存，返厂时进入成品库，办理入库手续、进行财务结算、退还押金，根据原调拨单金额、加工费发票重新计算其成本，作为入库计价。

2、配套组合的，由生产计划部按库填制《委外加工/镀锌/调拨单》，重新计价转入成品库，冲掉原材料库存。

《委外加工/镀锌/调拨单》可适应委外加工、镀锌、调拨三项业务，其中镀锌业务不需填制材料明细，但要填写工程名称、塔型、基数、单基重量、总重量，对料用的材料明细清单不送财务、门卫。

生产计划部应对照《采购订单》仓库联、入库单中有关信息，发现需委外、组合的材料入库，收到入库单24小时内必须排定委外计划报分管领导批准；

根据销售计划，提前做好组合配套件的库存调拨。

b\送货地点为“成品库”是：

供货商已经按设计配套清单配套供应，按套/基包装并计价的，不管是否按套包装，直接办理成品入库手续，须要按套分拣的由库工分拣成套。

例如《采购订单》明确标明***工程ZS4-21铁塔3基，每基M16*35镀锌螺丝1包，每包300套，共3包）；

再如a中列举的委外加工情况。

委外加工后回厂的（含加工、镀锌），一律进入成品库。

c\送货地点为“客户工地”是：

采购成品不经厂的，和委外加工、镀锌不返厂的。

采购成品未入库，委外材料的都已办结红字冲减原库存手续，它们直送工地都无法直接按正常程序质检、入库，这种情况视为销售提货，按成品出厂程序，由市场营销部负责联络客户并编制提货单（一式四联，自留、财务、仓库/质检、出门）

采购、自制进入成品库的，已经经过质检部门检验，否则不得入库，所以正常提货单中的“仓库/质检”联只需仓库保管员留存。

但对不经过仓库直接出厂的，没有经过质检，所以“仓库/质检”联由质检部门保留，质检合格后在提货单的财务联上签证，财务凭此联和采购、委外、镀锌合同、发票结算。

质检办法另行规定。

四、从生产计划表（加工订单）到材料领料单

1、委外加工/镀锌，用调拨单，冲减原库存，不用领料单。

2、生产领料单，目前仍需生产计划部审核。

紧固件配套等领料以应设计放样编制的《产品配套清单》作为控制依据。

低值易耗品、劳保用品，尽快建立定额领用制度。

领料人员必须

五、成品入库单

必须经过质检部门验收

六、成品提货出库/出厂

必须经下列人员（按排序），谁在由谁代签字：

1、财务负责人，2、总经理，3、副总经理，4、助理，5、总工，6、计划部部长。

代签人必须同时签署时间。

七、一般规定：

1、各种单据根据需要，必须明确的内容汇总如下：

客户名称，客户编号，工程名称，工程编号，

合同名称，合同编号，图纸名称，图纸编号

编制部门，领料部门，提货部门，提货单位，供应商，供应商编号，联系人，联系方式，供方地址，需方地址，交货地点，签约地点，结算方式，验收方式

预计提货期，预计交货期（采购信息），实际到货日期，计划完工日期，实际完工日期，编制日期，预计结算日期

单据编号，原单据编号（如订货单的原单据是请购单，入库单的原单据是订购单，委外入库单的原单据有委外调拨单，等等）

序号，材料名称，规格，材质，制造厂、检验标准、数量，单价，总价，原定价，成交价，折扣率，付款比例

收料人，发料人，质检员，审核，批准

物料流程表格汇总：

序号

表格名称

编制单位

份数

批准人

备注

1

请购单（物料计划）

生产计划部

2联：

存根、采购

分管领导

需“库存数”、“生产需要数”、“安全库存数”、“采购数”、“交货期限”

2

询价单

采购管理部

存根、供货商

部门负责人

需注明原请购单编号

3

采购订单

5联：

存根、仓库、财务、质检、供货商

需注明原请购单编号、询价单编号，必须以

退货单

检验部门

需注明原采购订单编号，全部合格的出具空白退货单

4

入库单

仓库

3联：

存根、财务、供货商

计划员

需注明原采购订单编号、退货单编号、发票编号

5

采购总结表

财务

：

存根，采购

结清后按原采购订单编制，一单一表，也可以用原采购订单复印后填写实际价格、发票号、结算日期

6

产品材料清单

生产技术部

存根，计划部

按单基产品统计，同型发生设计变更时另行编制并与原型明确区别。

电子版送计划部，采购、发料时计划部另行补充基数、总数、工程项目等信息并打印送：

采购、仓库、车间、委外方等单位

7

配套件清单

8

生产领料单

使用者（车间）

4联：

存根、仓库、计划、财务

厂长审核，计划部批准

一料一单，用途明确

9

委外/镀锌/调拨单

存根、仓库、出门、财务

紧急出门时生产计划部负责人签字放行，此单冲抵材料库存，计入相应成品成本

10

销售提货单

市场营销部

紧急出门时财务部负责人签字放行，

各部门内部管理表格、月度台帐等，此处未列出