采购入库领料出厂流程规定文档格式.docx

1、其中：订单、销售关系密切，管理职能归并到市场营销部；制造流程复杂，适当分解到各职能部门、分厂。市场销售部门与制造部门的沟通关系（或手段）为：前者为后者提供销售计划、技术资料、发货通知、缺陷处理通知；后者为前者提供制造进度、成品库存信息，并为前者提供提货、装运、出门方便。公司的一切经营活动都要围绕这三个流程展开，各部门都不应局限于本部门的效率最大化，而要为以上三个流程的效率最大化服务，各部门设置岗位、分解职责时应以此为准则。检验流程上，公司目前应进行工序检验流程内部化调整：即将工序检验流程定义为操作者自检过程、试组装定义为操作者互检过程，公司保留原材料、外协件、成品入库检验和检验员培训、监督。采

2、购流程上，因套材计划对生产领料具有指导和限额作用（生产计划部职能），所以继续采用“采购保管分离”制度，采购计划、库存管理职能归口生产计划部。六部门（含客户、委外供应商）流程图：备注：图中省略“原材料、半成品供应方”与委外供应方性质相同第二节 流程细分第三节 物料流程及其必要凭证一、 从合同到销售订单：1、市场营销部地区经理取得合同后移交销售统计员，统计员根据招标、合同任务总数，编制销售订单一式三份（自留存根、生产计划部、综合管理部），经市场营销部部长审核、报分管领导批准；领导批准后，将销售订单之一联随有关图纸资料一并移交生产计划部。2、销售统计员每月30日根据当月发出销售订单汇总编制月销售计划

3、汇总表（一式三份，自留存根，总经理、分管领导）。二、 从销售订单到采购申请单、加工订单（生产计划单）1、生产计划部：材料统计员首先识别有无过去加工过的产品，有则直接调用原有材料清单，无则依据图纸统计材料计划清单（按一种塔型统计，待设计放样人员详细设计分析后报送准确的材料清单），编制采购申请单一式两份报批（计划、采购部门各1份）。2、产品配套成品（如紧固件），必须经设计人员分析确认原配套成品清单或报送新的配套清单，编制采购申请单一式两份报批（计划、采购部门各1份）。3、生产性低值易耗品由计划部门根据库存及任务，适时编制采购申请单。4、合同规定的其他备品备件、工具等，材料统计员可以直接依据合同编制

4、采购申请单。5、采购申请单移交采购部门1份。6、生产计划员根据合同进度要求编制生产计划单（一式4份，自留、设计放样、车间、销售统计员）7、设计放样人员按产品编制加工材料清单、配套成品清单、产品材料统计差异表移交生产计划部，用于镀锌、交付、完工品出库、配套件组合领料等参考。附：计划员如何高质量地编制采购申请单？1、 申请量=销售订单需求量+合理库存安全储备量-现库存量；2、 销售订单需求量一定要统计齐全，不得遗漏，即多项工程需要采购时，不能顾此失彼，不能只看现库存量而忘记前一次生产计划已经取用了其中的一部分（只不过生产车间还未实际领用，造成了虚有存量）3、 对于采购量太少的，先按需要编制，有关人

5、员送领导批准时应提醒领导，是否需要适当增加实际采购量，以便合理降低价格。计划员如何高质量地编制生产计划表？1、 确保每一件产品的唯一性，即不同项目的同种产品、同一项目的不同产品，必须有唯一的、完整的、人人清楚的编码。2、 三、 从采购申请单到采购订单、入库单1、采购部门根据采购申请单编制材料询价表，经部门领导批准后发至有关厂商进行询价，采购员依据反馈信息编制采购比价记录表（一式2份），随厂商反馈表一起由部门负责人签字确认2、采购比价记录表1份、反馈单原件应由部门负责人签字确认并移交综合管理部存档。3、根据低价、优质、信用原则选择供货商后，订立采购合同，合同如果不附清单，则应注明采购订单编号，合

6、同总金额应与采购订单总金额相同。如附清单，则清单内容应采购订单一致。编制采购订单（一式五份）（采购、财务、仓库、供方、质检），质检联及时传递到质检部门，供方联随合同给供方，其余进入采购流程，到货后由采购员、供货商、仓库保管员共同指认货位、货物，进行初步外观、尺寸验收，不合格的在仓库联上做好记录（仓库联作为保管员収货的依据，超范围的不收，也不得代替入库单），质检员到场时进行外观复检并按国标规定抽样件次进行理化试验，并填报检验退货清单，一式五联，质检、采购、财务、仓库，须供方签字，如果一批原材料全部检验合格，则填报空白检验退货清单。财务部门结算依据：1、采购合同；2、采购订单财务联；3、检验退货清

7、单；4、入库单。低值易耗品，如果检验合格，则无需空白检验退货单；钢材、紧固件不得降级降价入库。采购其他情形如下：1、低值易耗品：由采购、质检、车间、库管协商，让有经验人员代为质检，但最终应要求保管员具备基本的质量判定素质，不合格品入库者，暂定由采购员、保管员共同承担相等的处罚责任。低值易耗品，根据质量等级，可以不退货，进行降级降价处理、捡用处理。在入库单、采购订单财务联上必须注明。2、设备配件：由设备部门负责质检，不合格品入库者，设备部门经办人承担处罚责任。3、退货后供应商又补充供应的，退货单备注栏中应写明“不合格品补充供应”并由公司领导签字同意，新供的材料需要质检后在退货单中注明“补供合格”

8、及质检员签字、质检部门批准、质检时间，保管员再录入库单，才能结算。4、紧固件等成品采购，采购订单应注明“送货地点”：a 送货地点为“原材料库”是：需作为原材料进行再加工或配对组套的，进入原材料库，归原材料保管员管理，再加工和组配时由生产部门领料出库。举例：地脚螺丝配套的黑色螺母、外购的半成品，普通包装的紧固件（分不清具体所属主产品，例如采购订单未明确指明塔型的M16*35镀锌3包，每包300套）。此类材料今后肯定会涉及委外加工或成套出厂，届时按调拨处理。1、委外机加工、镀锌的，如果从我公司领用原材料和配套成品，由生产计划部按库填制委外加工/镀锌/调拨单（一式四联，计划留存、仓库、出门、财务），

9、委外单位应交纳一定押金方可办理，凭调拨单领料，保管员根据库存台帐在注明所拨材料金额并用红字冲减原库存，返厂时进入成品库，办理入库手续、进行财务结算、退还押金，根据原调拨单金额、加工费发票重新计算其成本，作为入库计价。2、配套组合的，由生产计划部按库填制委外加工/镀锌/调拨单，重新计价转入成品库，冲掉原材料库存。委外加工/镀锌/调拨单可适应委外加工、镀锌、调拨三项业务，其中镀锌业务不需填制材料明细，但要填写工程名称、塔型、基数、单基重量、总重量，对料用的材料明细清单不送财务、门卫。生产计划部应对照采购订单仓库联、入库单中有关信息，发现需委外、组合的材料入库，收到入库单24小时内必须排定委外计划报

10、分管领导批准；根据销售计划，提前做好组合配套件的库存调拨。b 送货地点为“成品库”是：供货商已经按设计配套清单配套供应，按套/基包装并计价的，不管是否按套包装，直接办理成品入库手续，须要按套分拣的由库工分拣成套。例如采购订单明确标明*工程ZS4-21铁塔3基，每基M16*35镀锌螺丝1包，每包300套，共3包）；再如a中列举的委外加工情况。委外加工后回厂的（含加工、镀锌），一律进入成品库。c 送货地点为“客户工地”是：采购成品不经厂的，和委外加工、镀锌不返厂的。采购成品未入库，委外材料的都已办结红字冲减原库存手续，它们直送工地都无法直接按正常程序质检、入库，这种情况视为销售提货，按成品出厂程序

11、，由市场营销部负责联络客户并编制提货单（一式四联，自留、财务、仓库/质检、出门）采购、自制进入成品库的，已经经过质检部门检验，否则不得入库，所以正常提货单中的“仓库/质检”联只需仓库保管员留存。但对不经过仓库直接出厂的，没有经过质检，所以“仓库/质检”联由质检部门保留，质检合格后在提货单的财务联上签证，财务凭此联和采购、委外、镀锌合同、发票结算。质检办法另行规定。四、 从生产计划表（加工订单）到材料领料单1、委外加工/镀锌，用调拨单，冲减原库存，不用领料单。2、生产领料单，目前仍需生产计划部审核。紧固件配套等领料以应设计放样编制的产品配套清单作为控制依据。低值易耗品、劳保用品，尽快建立定额领用

12、制度。领料人员必须五、 成品入库单必须经过质检部门验收六、 成品提货出库/出厂必须经下列人员（按排序），谁在由谁代签字：1、财务负责人，2、总经理，3、副总经理，4、助理，5、总工，6、计划部部长。代签人必须同时签署时间。七、一般规定：1、各种单据根据需要，必须明确的内容汇总如下：客户名称，客户编号，工程名称，工程编号，合同名称，合同编号，图纸名称，图纸编号编制部门，领料部门，提货部门，提货单位，供应商，供应商编号，联系人，联系方式，供方地址，需方地址，交货地点，签约地点，结算方式，验收方式预计提货期，预计交货期（采购信息），实际到货日期，计划完工日期，实际完工日期，编制日期，预计结算日期单据

13、编号，原单据编号（如订货单的原单据是请购单，入库单的原单据是订购单，委外入库单的原单据有委外调拨单，等等）序号，材料名称，规格，材质，制造厂、检验标准、数量，单价，总价，原定价，成交价，折扣率，付款比例收料人，发料人，质检员，审核，批准物料流程表格汇总：序号表格名称编制单位份数批准人备注1请购单（物料计划）生产计划部2联：存根、采购分管领导需“库存数”、“生产需要数”、“安全库存数”、“采购数”、“交货期限”2询价单采购管理部存根、供货商部门负责人需注明原请购单编号3采购订单5联：存根、仓库、财务、质检、供货商需注明原请购单编号、询价单编号，必须以退货单检验部门需注明原采购订单编号，全部合格的

14、出具空白退货单4入库单仓库3联：存根、财务、供货商计划员需注明原采购订单编号、退货单编号、发票编号5采购总结表财务：存根，采购结清后按原采购订单编制，一单一表，也可以用原采购订单复印后填写实际价格、发票号、结算日期6产品材料清单生产技术部存根，计划部按单基产品统计，同型发生设计变更时另行编制并与原型明确区别。电子版送计划部，采购、发料时计划部另行补充基数、总数、工程项目等信息并打印送：采购、仓库、车间、委外方等单位7配套件清单8生产领料单使用者（车间）4联：存根、仓库、计划、财务厂长审核，计划部批准一料一单，用途明确9委外/镀锌/调拨单存根、仓库、出门、财务紧急出门时生产计划部负责人签字放行，此单冲抵材料库存，计入相应成品成本10销售提货单市场营销部紧急出门时财务部负责人签字放行，各部门内部管理表格、月度台帐等，此处未列出