外贸电子邮件营销方法Word文档格式.docx

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（6）尊重隐私权：

征得客户首肯前，不得转发或出售发信人名单与客户背景。

（7）坦承错误：

若未能立即回复客户的询问或寄错信件，要主动坦承错误，幷致谦。

不能以没有收到mail做借口，弄巧成拙，不但无法吸引客户上门，反而把客户拒之门外。

邮件营销的几个注意点：

1　邮件营销不等于滥发邮件

花大量时间找预客户的邮寄地址和电子邮件地址,在并不了解目标对象做什么的情况下,盲目发送大量营销邮件。

这种拉网式的营销方式不可取,原因是投入产出比严重失衡。

而且,把产品信息发送给“错误”的人将不为您带来任何销售,其结果还会严重误导您对自己营销邮件功效的正确判断。

在开展邮件营销之前,尽可能地缩小预客户范围,研究可能的预客户,将其缩小成很可能、极可能的客户,了解他们的真正需求（不是您的猜测,而是他们直接对您说的需求）。

邮件营销的目标对象越准确,效果越好。

2　邮件内容要精心构思

首先要主题明确。

主题的设计要让接收者能够认可你的邮件,有兴趣打开你的邮件。

商务交往的电子邮件每封只有一个主题,是发件人撰写邮件的中心思想。

很多用于宣传企业的邮件都不写明主题,接收者一看就认为是垃圾邮件,面临直接删除的厄运。

第二,不要隐藏发件人或者使用免费邮件地址（免费邮箱）。

隐藏发件人姓名,给人的感觉是发件人在做什么见不得人的事情,否则,正常的商务活动为什么害怕漏出自己的真面目呢?

这样的邮件,其内容的可信度有多高呢?

用一个yahoo或者hotmail的免费邮箱,就好比用一部投币式的公用电话作为你公司的业务电话,就等于对客人说:

“我们公司不太正规,没有电话,如果你打我们电话,我们会尽量跑出去办公室附近的投币公用电话去接!

”一定要用可以区分你的公司和部门的专用企业邮箱。

第三,注重礼貌显出质感。

在语气、表达方式等方面一定要合理，恰当。

第四,邮件要短。

电子邮件应力求内容简洁,用最简单的内容表达出你的诉求点,如果必要,可给出一个关于详细内容的链接,收件人如果有兴趣,会主动点击你链接的内容,否则,内容再多也没有价值,只能引起收件人的反感。

最后,不要用附件形式发送电子邮件。

由于每人所用的操作系统、应用软件会有所不同,附件内容未必可以被收件人打开,所以不要为图省事,将一个甚至多个不同格式的文件作为附件插入邮件内容,却给收件人带来很大麻烦。

3　发送频率过于频繁

研究表明,同样内容的邮件,每个月发送2-3次为宜。

不要错误地认为,发送频率越高,收件人的印象就越深。

过于频繁的邮件“轰炸”,只会让人厌烦,如果一周重复发送几封同样的邮件,你肯定会被列入“黑名单”,这样,你便永远失去了那些潜在客户,你的E-mail营销计划只能是赔钱赚吆喝。

4　邮件格式混乱

一般来说电子邮件没有统一的格式,但在实际情况中,要根据不同的地方习俗、不同的国家及语言采用不同的邮件版本及规格,方便双方交流。

同时不要全用大写的字母写邮件,这让人感觉你在大叫或者在吼,还很粗暴。

不要用缩写,这是懒惰的表现,顾客不喜欢和懒人做生意。

5　不及时回复邮件

有客户回应,应当及时回复发件人。

然而并非每个公司都能做到。

可以想象,一个潜在客户给你发出了一封关于产品的询问,一定在急切地等待回音,如果等了两天还没有结果,他一定不会再有耐心等待下去,说不定早就成了你的竞争对手的客户。

在现实生活中,我们都会有同样的感受:

4小时至6小时内收到回复邮件都会让人感觉棒极了;

8小时至12小时内的回复邮件说明你一直在工作,同时我仍被列为受重视的客户;

一天内的回复邮件说明我未被遗忘;

两天后的回复邮件说明我对于你来说已无所谓;

邮件得不到回复说明什么呢?

交流没有必要。

6　做好后续的服务与跟踪,用户通过邮件访问网站后,吸引你的用户关注你的网站

我们发现以“广种薄收”的方式散发电子邮件,只会给消费者带来逆反心理,给这个无限广阔的市场带来副作用。

相比较而言,通过细致认真地分析用户资料,有针对性的面对其真正的需求提供信息,才是最能体现电子邮件营销价值所在。

更不能“强迫”推销,应该选择让用户自愿加入的方式订阅邮件,以方便用户的方式介绍企业的产品和服务。

因此我们要清楚的认识到电子邮件营销并不是万能的,也有许多技巧值得仔细筹划并加以利用,希望能通过上述的这些对策,真正能解决电子邮件营销中的广种薄收。

电子邮件营销十大忌

1.滥发邮件

　　有专家建议，对于未经许可的电子邮件，有两条恒定的规则：

　　第一，不要发送；

　　第二，如果你打算只做一次，请参阅第一条执行。

　　使用电子邮件营销工具，你只能发给那些事先经过许可的人（关于如何取得收件人的许可，有许多方法，如会员制、邮件列表、新闻邮件等）。

2.邮件没有主题或主题不明确

电子邮件的主题是收件人最早可以看到的信息，邮件内容是否能引人注意，主题起到相当重要的作用。

邮件主题应言简意赅，以便收件人决定是否继续阅读邮件内容。

有的人自作聪明地认为，别出心裁的主题更能引人注意，采用和内容毫不相干的主题，甚至故弄玄虚。

试举三例：

（1）没有主题

收件人的反应：

发件人是谁呀？

不认识，删除邮件吧。

（2）主题：

“老朋友，你好！

”

哪个老朋友？

不认识噢，原来是广告邮件！

这叫什么朋友啊，肯定是“宰熟”的那种！

（3）主题：

“回复：

请帮我查找xx资料”

好象是我求你发邮件的！

肯定是推销自己网站的，事实果然如此。

邮件内容是：

“小王：

你要关于xx的资料我帮你查到了，网址是http:

//……”明明是广告邮件，却偏偏假装是误发的邮件——蒙谁呀，你！

3.隐藏发件人姓名

这种邮件给人的感觉是发件人在做什么见不得人的事情，否则，正常的商务活动为什么害怕漏出自己的真面目呢？

这样的邮件，其内容的可信度有多高呢？

还有一些邮件，把发件人写成“美国总统”、“你的朋友”、“漂亮女孩”等等，不一而足。

其实，无论你怎样伪装，你的发件地址还是会被方便地查出来的。

开展网上营销活动，还是以诚信为本吧！

4.邮件内容繁杂

电子邮件宣传不同于报纸、杂志等印刷品广告，篇幅越大越能显示出企业的实力和气魄。

电子邮件应力求内容简洁，用最简单的内容表达出你的诉求点，如果必要，可以给出一个关于详细内容的链接（URL），收件人如果有兴趣，会主动点击你链接的内容，否则，内容再多也没有价值，只能引起收件人的反感。

而且，对于那些免费邮箱的使用者来说，因为有空间容量限制，太大的邮件肯定是被删除的首选对象。

根据经验，每封邮件不宜超过7K字节。

5.邮件内容采用附件形式

有些发件人为图省事，将一个甚至多个不同格式的文件作为附件插入邮件内容，自己省事了，却给收件人带来很大麻烦。

由于每人所用的操作系统、应用软件会有所不同，附件内容未必可以被收件人打开，例如你的附件是POWERPOINT格式的文档，而我根本没有这种处理工具，那么你的附件有什么价值呢？

而且，即使有同样的应用软件，有过使用经验的人都了解，打开附件毕竟是件麻烦的事，尤其对于自己不甚感兴趣的邮件，才懒得打开它呢！

所以，最好采用纯文本格式的文档，把内容尽量安排在邮件的正文部分，除非插入图片、声音等资料，请不要使用附件！

6.发送频率过于频繁

研究表明，同样内容的邮件，每个月发送2—3次为宜。

不要错误地认为，发送频率越高，收件人的印象就越深。

过于频繁的邮件“轰炸”，只会让人厌烦，如果一周重复发送几封同样的邮件，你肯定会被列入“黑名单”，这样，你便永远失去了那些潜在客户，你的E-mail营销计划只能是赔钱赚吆喝。

7.没有目标定位

也许你的邮件地址是从网上收集的，也许是从他人手中买来的，或者是根据某种“规律”推断出来的，总之，得到这些“资源”后，也不管（实际上也无法知道）是不是自己的目标受众，只管不加区分地发送垃圾邮件，这样的“营销”有效果才怪呢！

8.邮件格式混乱

虽然说电子邮件没有统一的格式，但作为一封商业函件，至少应该参考普通商务信件的格式，包括对收件人的称呼、邮件正文、发件人签名等因素。

我们时常可以见到这样的电子邮件：

我公司是生产xxx的企业，质量上乘，价格优惠，欢迎选购。

这样的邮件（倒是够短小了），至少可以理解为对收件人不够尊重，如果你收到这样的邮件，会购买对方的产品吗？

9.不及时回复邮件

评价E-mail营销成效的标志之一是顾客反应率，有客户回应，当然是件好事，理应及时回复发件人。

然而并非每个公司都能做到这一点。

可以想象，一个潜在客户给你发出了一封关于产品的询问，一定在急切地等待回音，如果等了两天还没有结果，他一定不会再有耐心等待下去，说不定早就成了你的竞争对手的客户。

10.对主动来信的顾客抬高价格

打开收件箱，发现有一封顾客主动发来的订购函，如果你认为顾客是选定了你的产品，可以对其索要高价，那你就大错特错了！

因为在互联网这个开放的大市场里，同类产品的供应者总是很多，一般来说，顾客会同时向多个厂家发出同样的询问信件，他会对比各家产品的性能和价格，如果你的报价偏高，你绝对争取不到这个客户！

相对于面对面报价，通过E-mail报价相当被动，发出的邮件无法改变，又无法探听到竞争者的价格状况，你更不可能看顾客的反应灵活报价。

所以，为顾客提供最优质的产品、最低廉的价格才是取得成功的唯一法宝。

二、寻找目标客户邮箱

利用google搜索引擎和黄页搜索目标客户的资料，具体可采用下列方法：

1、在Google中输入产品名称+importers。

（也可以用importer代替importers进行搜索。

不同的产品或者行业，这些网站的排名往往不太一样，大家要是用自己的产品测试，应选取排名比较靠前的网站加以利用。

）

2、关健词上加引号，即搜索“Product-Aimporter”，在输入时将引号一起输入。

这种方法可以保障在搜索出来的网页中我们输入的关键词是连接在一起的，不像上一种方法得到的结果中那样，输入的关键词可能是分开的。

这样搜索结果虽然数量上大大降低，但准确性必然大大提高。

3、搜索产品名称+distributor，搜索时如果加上引号，能得到更准确的结果。

虽然这样做可能牺牲很多潜在客户，但如果运气好的话就可以找到很多分销商的信息。

4、其他类型目标客户搜索：

产品名称+其他客户类型。

相关目标客户的词语还包括buyer,company,wholesaler,retailer,supplier,

vendor及复数形式，可以用来和产品名称结合搜索。

这样搜索的结果不会很多，但包含比较丰富的客户信息和其他市场信息，比如行业状况、竞争对手信息和技术资料等。

5、Price+产品名称。

通过这种方法得到的信息，其中一部分往往能让你找到很多的在网上销售产品的零售商和经销商，还有一部分搜索结果是一些市场报告、谈论产品行情的文章。

如果是比较新的资料可以作为参考。

6、搜索buy+产品名称。

这种方法可以帮助你发现可能被我们忽略的求购信息。

7、国家名称限制方法。

在前面6种方法的基础上加入国家名称限制。

一般从这种搜索结果中我们可以得到我们关心的产品在目标市场的情况，其中也包含不少客户信息和客户信息源。

8、关联产品法。

产品名称+关联产品名称。

这样的搜索结果往往是一些目标客户网站和行业网站。

9、著名买家法。

产品名称+你的行业里面著名买家的公司简称或者全称。

这种方法可以帮助我们找到行业市场的情况，并能在相关的网站中找到其他买家的名字。

10、Marketresearch方法。

产品名称+Marketresearch。

这种方法用以搜索某种产品的市场研究报告。

一般在这种报告的提要或者内容中，可能会提到很多著名的行业内的公司，包括制造商和分销商。

三、怎样发送一封合格的邮件

用美国电话销售的话来概括,就是:

每一项新的交易，其中的80%都要在同一个对象打了第五次电话后才能谈成.我们也是一样,给同一个email地址发5封邮件,具体内容怎么写不深究了,有3点是需要注意的

1自然

所谓自然,最简单的你把一封邮件内容不变发5次,那叫spam,不叫promotion.好比同一个人反复给你打5次同样内容的电话,你什么感觉?

要做到就像回到家和家人打招呼,看到老朋友聊家常一样

2简洁

所谓简洁,别人都是有正常上下班工作时间的,上班时间需要处理各种事情,你写得洋洋洒洒几百字,难道是想给客户审批论文?

我个人觉得,80-100个单词左右比较适宜,不会太少冷落,不会太多厌烦.最简单的句式其实是表达了最准确的意思.

3专业

英语的用词需要专业,专有词汇给对方的感觉就是你就是做我这一行的,我们能更好的沟通交流.如果你什么都不懂,这个缩写需要对方解释,那个缩写要问什么意思,你觉得客人会选择你吗?

举一个简单例子,x给abc公司发邮件,每天一封.

1,您好,我是xxx公司的x,我们生产产品P,FOB价格123,材质321,颜色赤橙黄绿青蓝紫,起订量100个,交期20天,lookingforwardto,plsdon'

theisitate,等等,最后联系人x,xxx公司,电话1234567,地址xxxxxxx,网站....不展开了,外贸函电都有的,没学过的google,baidu一下.建议这封邮件250-300字,周四发送,颜色不要鲜艳不要大字体,白底黑字或者白底深蓝,10或12号标准Arial字体,不要附件不要错别字,不要高重要性或低重要性,不要要求阅读回复.格式清晰段落分明.

2,第二天没收到回信是正常的,继续,我们的产品P在客户中非常受欢迎,这里附上3张图片和详细规格供您参考,欢迎来样打样,顺祝周末愉快,等等.120字+3张图片,图片使用jpg,每张控制在200k,规格书使用pdf.（不知道怎么把office文档转换成用pdf的请使用office2007或者wps个人版）

3,周一,没收到邮件.您好,不知道上周发送的邮件是否收到,除了产品P之外,我们也有P+/P-的规格,如有需求,等等.这时加上一句,对不起因为我是网上看到贵司邮箱地址（一般都是info,sales之类）,不知道具体产品采购和谁联系,请问是您吗?

80-100字+可以1m以内的附件

4,周二,80-100字,如果不是联系您,能否帮忙抄送给具体采购的人员,我们的产品质优价廉,等等....

5,自己想,80-100字,懒得打了.

具体实例要具体分析.比如国外经常有休假自动回复,xxx几月几日不在,人家都说不在你还连续发干吗....等他回来了你可以说,我在您休假期间发了邮件,但是不知是否收到,需不需要重复发一次,这个就是所谓的自然.

如果对方回答说对你的产品不感兴趣,你可以坚持一次,因为可能他现在的供应商做得不错,客人不必向你采购.第二次还是这么说,那么还是暂时放一下,没必要死缠在一个客户身上,保持联系,以后一年发两三次让别人记得你,知道你是做这个产品就行了.

总结：

展示出别人感兴趣的产品，提出别人一定会回答的问题，是让对方回复的关键，不同人有不同方法。

100个的email地址发一遍可能只有5封回复，如果你愿意发5次就有20封回复。

客户回了就有希望订单，哪怕他现在说不要；

不回，一点希望也没有。

四、电子邮件营销员应具备的条件

1.个人邮箱，要求速度快，安全，最好是国际通用的Gmail或Hotmail

2.名片：

纸质名片和电子名片。

上面的内容国际化一点，这样显得专业，每人必须有一个英文名，使用的电话和邮箱必须保证长期不变，电子名片制作成二维码形式打印到名片上，并且贴在邮箱里保证每个客户接受到邮件的时候都能收到。

3.熟悉修正的主要产品，