省管网工程文件控制手册A版Word下载.docx
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8.8文件处理单9
8.9文件传阅单9
9.0工程文件内容要求9
10.0文件控制编码（索引构成）9
11.0文件控制和管理10
11.1文件控制和管理流程10
11.2文件书写管理12
11.2.1文件书写申请12
11.2.2文件书写程序12
11.3文件发送管理12
11.3.1文件编号12
11.3.2文件送审13
11.3.3文件签发13
11.3.4文件登记13
11.3.5文件盖印14
11.3.6文件发送14
11.3.7文件发送的回执确认14
11.4文件接收管理15
11.4.1文件签收15
11.4.2收文编号15
11.4.3收文登记15
11.4.4收文办理16
11.5文件存放16
11.6文件状态标识、发放17
11.7文件立卷归档17
11.7.1文件立卷17
11.7.2文件归档18
11.8文件销毁19
11.8.1销毁文件的范围19
11.8.2销毁方式19
11.8.3销毁程序20
11.8.4.销毁文件注意事项20
11.9文件借阅20
11.10文件安全与保密20
11.10.1保密范围20
11.10.2密级确定21
11.10.3文件安全及保密措施21
12.0文控检查与考评21
12.1内部审查22
12.2外部检查22
12.3不合格项的处理23
12.4定期检查23
12.4.1内部定期检查23
12.4.2外部定期检查24
12.5抽查和巡查24
12.5.1内部抽查24
12.5.2外部抽查和巡查24
12.6检查频率24
13.0文件管理制度24
14.0附件25
14.1附件1：
《监理文件、资料档案序号一览表》25
14.2附件2：
公文表样（表DC-01——DC-04）25
14.3附件3：
文控管理表样（表DC-05——DC-14）25
14.4附件4：
文控检查用表（表DC-15、DC-16）25
1.0总则
监理部为确保广东省管网天然气管道工程一期文件控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，结合以往工程文件管理经验，编制本文件控制手册。
本手册主要从文件的电子版、纸张两种形式入手，分别阐述其管理方法。
电子版类文件主要以便于检索、查找、数据处理等为原则；
而纸张类文件则在便于查找，翻阅的基础上更侧重于归档，减少资料重复控制。
2.0适用范围
适用于珠-中输气管道工程建设全过程，包括工程设计、施工、验收、试运投产各阶段。
体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。
本手册用于业主、监理部、施工单位和政府监督之间信息和来往文件的传递、控制。
适用于工程参建各方。
3.0办公软、硬件要求
配置齐全、性能良好的硬件设施可以大大提高文控的工作效率，较好的保障信息传递的及时、安全和完整；
便于监理机构能够及时掌握准确、完整的信息，以便妥善、及时地处理和解决工程项目建设中出现的各种问题。
统一的软件系统在确保信息传递过程中的兼容性，便于资料、数据的汇总和分析等方面都起着举足轻重的作用。
计算机：
应选定1台计算机作为主机，其配置基本要求：
处理器P四及以上，硬盘60G及以上，内存512M及以上，性能良好，具备上网条件。
传真机：
A4普通纸张传真机1台或更多，型号不限，但应确保与各单位兼容，性能良好。
打印机：
打印机1台或更多，型号不限，但应确保性能良好。
扫描仪：
分辨率600×
1200bsi及以上。
文件柜：
其数量根据各自监理工程量所预测的资料量自行适当考虑。
数码相机：
1部或更多，主要用于记录工程影像资料。
视窗操作系统：
WindowsXP及以上版本；
办公软件：
IE7.0
Office2003及以上
AUTOCAD2004
PHOTOSHOP7.0
Acrobatreader5.0及以上版本
Project2003
业主指定应用的P3软件（注意安装顺序，优先计划工程师和项目经理）。
4.0文件处理人员及素质要求
由于文件书写及处理有其特殊性，因此它要求从事此方面工作之员工必须具有以下能力：
4.1善于合作的能力
文件上传下达，很自然地和工程各相关参建方发生联系，对此，要求文控人员具有较强之人际关系技巧和协调沟通能力。
4.2写作能力
本工程文控人员不仅要负责文字的录入，一定情况下还应负责接受领导指派的文件的书写任务；
因此，文控人员进行文件处理工作必须具有一定的写作基础知识（如语法、修辞、逻辑等）。
文思敏捷、行文迅速、言简意赅、规范、切合实际、标新立异的文风是衡量一个合格文控员的重要标准。
4.3口头表达能力
口头表达能力（口齿清楚、表达准确、条理分明、说话得体）是文控人员的基本素质要求。
4.4使用现代办公设备
由于办公自动化越来越广泛地在文件管理工作中加以应用，作为工程文控人员必须学会使用现代设备，掌握相关办公软件的使用。
设备、软件包括项：
（见3.0硬件、软件要求）
5.0文控组织机构
（文控组织结构图）
6.0机构设置及职责
工程参建各单位根据工程实际情况成立相应的文件控制与管理部门，可称为“文控部”、也可称为“文件管理办公室”负责本单位所有文件书写、打字、印制、审核、收发及管理工作。
由文控部负责人、文档收发员等组成，设置总人数不少于2人。
6.1业主
◆广东省管网天然气有限公司（简称项目公司）：
设文控机构——综合部。
赋有以下职责：
①负责建立广东管网工程文控管理体系；
根据体系运行情况定期对文控工作进行总结；
②编制《文件控制管理办法》，明确广东管网工程各级文控管理范围，文件保密级别，督促监理部组织实施；
③建立项目公司内部文控管理制度，并确保在本单位内有效运行；
④了解和掌握本项目公司所辖监理部、施工/检测承包商文控管理情况，向项目公司综合部汇报、反映；
⑤认真执行项目经理部综合部制定的各项内部文控管理制度；
◆项目公司其它职能部门负责本部门职责范围内的文控工作：
①各职能部门设兼职文控员、负责本部门文控管理工作；
②各专业工程师均有做好本专业文控管理的责任，负责自已业务范围内文控资料档案的收集整理、归档工作。
6.2监理
◆北京兴油工程建设监理有限公司广东管网工程监理部（简称兴油珠中监理部）：
设文控机构——文控信息部。
①协助项目公司综合部建立广东管网工程文控管理体系；
②根据项目公司《文控管理办法》编制控制性文件——《文件控制手册》，在本单位执行的同时，组织《文控管理办法》及《文件控制手册》在各单位的实施。
③编制《文控编码规定》，报项目公司审查后，执行并下发各单位运行。
④建立基于《文件控制手册》的各项文控管理制度，并确保在本单位有效运行。
⑤及时处理监理组、各施工承包商反映的有关文控管理工作方面的问题，就有关情况向项目公司汇报。
◆勘察设计监理部（简称朗威勘察设计监理部）、各监理组（包括施工监理组、驻厂监造）：
均设置专门文控机构——文控部或文控管理办公室。
①认真执行《文控管理办法》及《文件控制手册》，严格按照其进行文件控制。
负责组织其在各施工承包商中实施。
②根据项目公司、监理部联合下发的《文控编码规定》，编制相应《文控编码办法》，报监理部审查批准、项目公司综合部备查后执行。
③在认真执行监理部制定并下发的各项文控管理制度基础上；
结合本监理组及所辖各施工承包商实际情况，建立具体的文控管理制度，并确保在本单位和施工承包商中运行。
④及时处理监理组、各施工承包商反映的有关文控管理工作方面的问题，就有关情况向监理部汇报。
⑤有权就文控管理工作向监理部、项目公司提出好的建议。
⑥按监理部要求，认真执行文控管理制度及相关要求；
⑦定期做好现场资料的收集；
⑧做好文件的收、发、存及文件状态控制工作；
⑨通过日常文件管理，及时发现各施工承包商在文控方面存有的问题，及时向监理部反映和汇报。
6.3设计/施工/检测承包商
◆勘察设计、施工、检测、材料设备供货商：
①负责按照《文控管理办法》、《文件控制手册》的要求，认真进行文件控制工作；
②认真执行监理部制定并下发的各项文控管理制度；
③通过日常文件管理，及时发现监理组在文控方面存有的问题，及时向监理部反映和汇报。
④有权就文控管理工作向监理部提出好的建议。
7.0工程文件分类
7.1文件分类原则
制定分类标准和规则，分类合理、层次分明是文件分类的原则；
也是管理文件的第一步，对文件查找和保存都极有意义。
7.2文件分类方法
管网工程工程文件要求采取先按文件来源单位不同进行分类，然后按管理要素及文件功能综合分类方法进行；
详细情况见下表：
一级分类目录
（按单位）
二级分类目录
（按要素、功能）
三级分类目录
（仅做参考）
项目公司文件
1、管理文件
2、技术文件
3、变更文件
4、培训考核
5、合同文件
6、生产计划
7、通用公文
8、会议纪要
9、工程报表
10、工程总结
11、签认报审
12、工程记录报告
13、资质资产
1、决策立项、招投标、征地、文控信息、质量、进度、投资、HSE、其它（规划/细则、创优计划归入质量）
2、图纸、设计、组织设计、方案/措施、其它
3、施工变更、设计变更、设备/材料改代
4、文控信息、质量、进度、投资、HSE、其它
5、合同、实物清单及合同修改
6、总运行计划、总体进度计划、年/季/月计划、征地计划、物资计划、工作计划、作业计划其它
7、通知、意见、联系函、备忘录、请示、建议、汇报、建议、报告、其它
8、协调会、生产会、专题会、图纸会审、设计交底、一次工地会、监理例会、工地经常会、其他
9、施工报表（日报、周报、月报）、监理报表（周报、月报）、工料机报表（日、周、月）
10、部门总结（文控信息管理、质量控制、进度控制、投资控制、HSE管理）、单位总结（一般总结、阶段总结、工程总结）
11、投资报审（工量签证、拨付款、索赔等）、进度报审（开停工、计划、延工期）、质量报审、HSE报审、文控信息报审
12、文控信息、质量、进度、投资、HSE、其它
13、单位资质、人员资质、施工设备、仪器工具
监理部文件
朗威勘察设计监理部
勘察设计单位文件
监理组文件
施工承包商文件
检测承包商文件
本单位文件
各参建单位根据与本单位有往来的单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；
对已建立的每一级一级目录均按收到该单位的文件进行二级分类（从上表进行选取）；
在二级目录分类合理的基础上，各单位还应进行文件三级目录的划分（上表可供参考选取用），进一步的细化由各单位自行掌握。
电子版类文件按文件总主题在电脑内进行初次分类，并建立一级、二、三级文件目录。
纸张文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级或四级文件目录建文件夹。
有条件的单位在文件分类的基础上，可以自行开发适宜的文件管理系统，进行文控管理。
8.0工程文件格式
鉴于各参建单位文件类别众多，文件性质和出发点不尽相同，各方文件格式均不统一；
为达到规范广东管网工程文件格式之目的，现对广东管网工程部分文件格式进行统一规定：
8.1公文
工程参建各方之间以及与政府机构、有关当局等外部单位就有关正式问题进行交流、通信往来时，均以公文形式进行。
（如：
通知、意见、联系函、备忘录、请示、建议、汇报、建议、报告等）
◆格式要求：
见（表DC-01）
公文标题：
三号黑体字；
编号：
请参照项目部、监理总部联合下发的《文控编码规定》执行
主送单位：
四号黑体字，1.5倍行距；
正文内容：
四号宋体字，1.5倍行距；
单位落款：
四号黑体字；
日期：
8.2工程报表
工程报表格式，监理部编制的《监理规划》中已进行了统一定制；
8.3工程内部备忘录
当工程内部人员需要通信时可使用工程内部备忘录。
工程内部备忘录是非正式的且不能取代公文的地位；
仅在对某一理解进行说明和澄清时，或对其他不需或不要求回复的事情才使用工程内部备忘录。
见（表DC-02）
单位名称：
小二号楷体字；
收发件人等；
请参照项目公司、监理总部联合下发的《文控编码规定》执行；
四号宋体字，单倍行距；
8.4会议纪要
用于记录各种会议的内容和形成的决议，包括业主、总部或分部召开的及业主召开委托总分部下发纪要的会议。
会议纪要应在首页注明会议时间、地点、参加单位和人员，会议发言人应填入相应栏中。
（会议纪要中除第一次工地会、监理例会单独做为会议纪要做为竣工资料的一部分外，其余各种形式的会议纪要应为工程竣工资料中的函件类文件。
）本工程要求以下以两种形式存放，待工程完工后再按竣工资料分类。
见（DC-03）
编码：
参照项目公司、监理总部联合下发的《文控编码规定》执行；
签发：
由项目主管领导进行签署；
8.5监理周报、月报
用于反映本周、本月工程进展情况和本周/月进度、质量、HSE、投资、文控信息的监理及管理情况及存在的问题，以及对本周进度、质量、HSE、投资、文控信息管理评价及对存在问题的分析，提出下周施工安排和监理工作重点（详细要求见附件DC-04）。
见（DC-04）
参照项目公司、监理部联合下发的《文控编码规定》执行；
8.6文稿审签单
用于对拟发稿件的审签，加强文件签发管理，避免乱发通知、指令；
◆格式要求：
见（DC-05）
流水编号；
小四号宋体字，1.25单倍行距；
8.7文件传送单
文件传送单用于传送图纸、规范、管理文件、技术文件等受控文件时填写（包括上报文件及转办文件）。
文件传送单应存为工程档案系统中的函件类文件，封面及附件应按工程文件系统的主题存档。
如果收到没有附传送单的硬拷贝文件、CD-ROM或软盘，也应另存档一张传送单并将其返给发件人以承认收到此文件。
见（DC-06）
为所要传送文件的编号；
8.8文件处理单
《文件处理单》用于对收到（无论是上级来文，还是下级来文）的需做文件处理时用，由单位负责人、部门负责人签署相关意见，交文控部进行传达。
见（DC-07）
8.9文件传阅单
文件传阅单用于不需处理但需传阅的文件，如：
工程动态、工程简报、会议纪要、监理周、月报等。
9.0工程文件内容要求
工程文件是工程建设及管理的再现，各单位所发文件内容必须遵循以下原则：
◆文件撰写应言简意赅，用词朴实，庄重，力求以最少的字数最清楚的表达意思，以节省纸张和阅读者时间。
◆文件应具有较强的逻辑性和条理性，要对工作有明确的指导意义，有针对性。
◆工程文件虽不必具有政府公文之法律性，但仍必须具有严肃性。
10.0文件控制编码（索引构成）
项目公司与监理部已编制并联合下发《文件控制编码规定》，对文件控制编码进行了规定，文件控制编码可以作为文件索引、查阅、分类归档的依据。
对于收到和发出的所有文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查找。
各单位在执行过程中尚需注意以下几点：
◆各单位必须在《文件控制编码规定》的基础上，结合本单位实际情况及来往文件特点对《文件控制编码规定》进行细划，并编制相应的《文件控制编码办法》；
◆对于监理文件、资料，为便于统一管理，监理部已在《文件控制编码规定》的基础上，统一进行了细划（见附件1《监理文件、资料档案序列号一览表》），下发后与《文件控制编码规定》一起构成监理文件控制编码体系，各监理组应严格遵照执行。
11.0文件控制和管理
11.1文件控制和管理流程
（见下页）
文件控制和管理流程
（文控管理流程图）
11.2文件书写管理
文件书写可由申请部门提供题材及资料，文控部或文控管理办公室公文管理人员负责完成，也可由文件申请部门自行书写。
此处文件书写主要指通用公文。
11.2.1文件书写申请
为了防止无实用价值的文件产生，浪费资源，甚至对工程管理产生负面影响。
各单位必须建立“文件申请制度”，文件正式书写之前，提出申请，经科学验证，审核之后，方可进入书写阶段。
11.2.2文件书写程序
①由文件书写需求之部门或个人提出，用统一的发文稿纸起草，附上统一印制的《文搞审签单》-DC-05，将审签单上需要填写的栏目写清楚（拟稿部门、拟稿人、拟文日期、文件全标题、主送单位、抄送单位），经部门或专业负责人签字批准，再交文控部。
②公文管理人员进行审核，审核内容包括：
◆所拟内容是否与工程管理文件、规章制度及其他相关文件相冲突？
◆所拟内容是否与工程建设相关？
是否为必须？
◆所拟发放时机、时间是否恰当？
◆所拟发送范围是否正确，有无不必要之人、单位接收此文件？
◆所拟发文标题与文件内容是否一致？
◆审核有以上任一不符合项，文控人员即应将草稿返回拟稿人，或修改或放弃。
③文稿经审核后，由文控人员对文件进行录入、电脑排版，套用统一文件格式，完成文件书写及录入。
11.3文件发送管理
文件发送一般包括编号、送审、签发、登记、复印、盖章、发送几个环节；
文件发送由公文管理人员进行。
11.3.1文件编号
文件编号由文控人员在对文件进行电脑打字、统一排版时进行。
文件编号对文件管理意义重大，关于编号基本原则和方法《文件控制编码规定》（5.0）已做初步说明。
文控人员在进行文件编号时，要注意以下几点：
◆根据文件类别编制文号，不可张冠李戴。
◆文件编号要根据文件登记顺序依次排列，不可有空号或重号。
11.3.2文件送审
文件经过电脑打字统一排版并编号后，公文管理人员应送拟稿人进行审校，当拟稿人修改、审校确定无误后，交主管领导最后审查，合格后返回拟文人签字、主管领导签发。
审查不合格则返回由拟文人重新修改（见流程图）。
若文件较长时，应附上提纲和疑难问题、重点问题说明，以方便领导在较短时间内作出决定。
文稿送出后，公文管理人员要掌握好文件批转方向，适时催询审批结果，以免贻误工作。
为有效管理文件送审，公文管理人员应做好送审登记，样表见（《文件送审登记表》-DC-09）。
11.3.3文件签发
文件只有经过具有相当资格之领导人签字后，方可生效。
相当资格领导人不限于项目负责人、主管领导、项目负责人指定赋有权限人。
文件签发权限的原则如下：
◆涉及工程全面性及重大事件文件，应由项目负责人签发；
特殊情况，通过会议讨论通过，可由主管领导人签发。
◆涉及某一方面问题的文件，可由主管领导签发；
◆对于一般事务性文（函）件，可由部门负责人以上中层管理人员签发。
文件签发应注意以下几点：
◆及时性。
相关资格人收到待签文件后，应及时审核、修改、签发，若有意见或不明之处，应询问并处理，不可随意拖延，以免影响其他部门/人员工作。
◆严肃性。
签发文件使用习惯签名，以防他人仿造。
签名要具有个性，要具有一定仿伪功能。
11.3.4文件登记
文件经相关资格领导签发后，公文管理人员要首先对文件进行登记，登记时，应注明文件标题、密级、文件编号、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间，填写好《发文登记表》-D10，按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态，按时送达目的单位或目的人。
对于重要文件还必须加盖公章后才准发送。
无论是重要文件、还是不太重要文件，都需要进行登记，文件登记方法常用的有“一文一帐式”和“一帐多文式”，鉴于管网工程工程参建单位较多，发文范围较广，因此文件登记要求采用两者结合的方式进行：
◆对于各单位往来的通用公文（往来函件），要求采取“一帐多文式”；
格式见（《发文登记表》-D11、《收文登记表》-D12）
◆对于工程签认及报审类文件和资料，要求采取“一文一帐式”，即台帐式。
◆对图纸的登记，应建立独立《图纸登记表》-DC-13，按图纸名称逐一登记。
11.3.5文件盖印
文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。
用印时应注意以下几点：
∙根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章。
∙盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章。
∙用印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”。
∙印章必须端正、清晰。
盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。
11.3.6文件发送
公文管理人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围（收、抄送单位/个人）进行。
本工程文件的发送要求以下三种方式分别进行：
①人工送达、邮寄发送。
适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工量签证、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送；
短距离的文件传递。
②电子邮件或软件系统发送。
为提高公办效率，各单位之间往来的通用公文、工程报表均要求采用此方式进行；
对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行。
以及其它经项目经理部同意，可以采取电子邮件或软件系统发送的文件。
③传真发送。
适用于在电子邮件或软件系统发生故障时的文件发送；
以及与没有网络条件的单位之间往来文件的传递。
11.3.7文件发送的回执确认
为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收；
应根据发送文件的方式不同分别进行确认，回执确认必须做到及时。
①人工送达、邮寄发送类文件的回执确认。
各单位在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》（DC-06），收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。
②电子邮件或软件系统发送类文件的回执确认。
各单位在进行发文的同时，应进行电子回执确认，形式不限，E-MAIL、系统记录、自动电子回复等均可。
③传真发送文件时。
在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。
11.4文件接收管理
文件接收包
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