采购部业务员岗位职责.docx

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采购部业务员岗位职责

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采购部业务员岗位职责

一、日常订货

㈠每日畅销书跟踪

1、操作流程

采购系统→订货管理→人工订货→筛选→填写订数→确认；

采购系统→计划订单确认→审核订数→确认→订单导出。

进入采购系统模块。

点击订货管理，进入人工订货界面，选择“业务员”和“畅销书”商品特征后，进行筛选，系统自动显示出畅销品品目信息。

依据历史销售（从添单日往前推一个月）数量、到货时间段、现存、在途、缺转数量、客户专定数、近期（未来一个月）市场需求数量等条件，填写订数，点击确认。

进入计划订单确认界面，对订数进行修改，在选择项内按供应商钩挑，点击确认，形成正式订单。

点击导出，通过QQ向供应商发送。

2、质量标准

⑴时间标准:

业务员每天确保第一时间（原则上9点前）完成畅销书订单确认；对够件的订单确保于当日报出。

⑵质量标准：

订单满足率达到85%（不可抗拒因素除外）。

㈡每周2－3次的订单审核

1、操作流程

进入采购系统的“订货管理”模块，点击“人工订货”，选择“智能”，系统自动显示订数，点击“右键”，按订数（库存数量）排序，按品种审核、修改，点击确认；再进入“计划订单确认”界面，按供应商排序，对已确认的订单“选中”，点击确认，导出正式订单。

2、审核原则

⑴重点审核订数排序前200名或文学、社科、少儿类订数大于100册、科技类订数大于30册和对订数小于3册的品种全部记录；

⑵对定价在100元以上品种重点审核；

⑶文学、社科、少儿类现存大于200册；科技类库存大于100册重点审核

3、审核内容：

⑴是否有非常态的销售数据；

⑵是否有缺转订数；

⑶是否过季的考试类、过时的学习材料；

⑷对订数小于3册的需要查看出版时间、近期动销状态，再确定是否添订及添订数量；

（5）对订数较大的畅销图书，判断其是否已过热销期，适当调整订货数量。

4、质量标准

⑴时间标准

当天完成智能订货，次日完成订单发送，遇周六、周日顺延；

⑵质量标准

订单回告率100%；订单满足率85%；在规定的在途时间内，确保到货率95%。

4、对于不够件的供货商品种的报订原则：

⑴每周第一次智能运算订单不够件的智能订单暂时留存待确认；每周的第二次智能运算对本次形成的某出版社订单不够件的，首先查找上次智能运算该出版社是否有未报出的待确认订单；

2询问出版社现是否有新书要发；

⑶进入该供货商进行人工订货处理，是否有常销图书可以适当添订与不够件图书进行拼件处理；

⑷经过以上操作后，对已够件的及时报订，对仍未够件的订单，导出后自行填写回告数为0，转给业务助理导入系统进行回告。

5客户特需的品种，特殊处理。

㈢部门实时对开卷畅销书、新书信息与公司库存信息匹配，将无信息和无库存的品种发给各业务员，业务员在2日内完成货源组织。

㈣每月2次索要出版社近半个月入库新书信息的电子文档，对无信息的品种根据需要组织货源。

㈤严禁非专业出版教辅图书的出版社对教辅图书的新书主分，一旦发生主分现象，主发教辅图书不予入库直接退货，退货费用在货款中扣除。

㈥每天查看“0”库存无在途记录品种，甄别判断后进行添单处理。

二、订单回告

㈠操作流程订单发出2日内，供货商将无货信息回告给业务助理，业务助理将未回告的供货商反馈给业务员，业务员在当日完成跟踪回告。

㈡标准：

3日内回告率100％。

三、日常折扣审核

1、操作流程

业务管理→供应商管理→供应商进货折扣审核→查询→修改折扣→确认。

2、审核原则

⑴以“基准折扣”为标准，对到货折扣低于或高于基准折扣的全部记录进行修改、审核。

对基准折扣不准，也必须修改。

并在备注中标注原因；

⑵对到货折扣高于基准折扣的记录报部门经理进行核实、确认。

3、质量标准

⑴业务员每周要对上一周到货记录进行修改、审核，采购部经理每天对有问题记录进行核实、确认。

⑵业务员对备注原因标注清晰，修改折扣准确度在100%

四、新书、重点书信息发布

㈠集中发布

采购部在参加大型订货会后，如：

全国书市、北京订货会及各种专业订货会后，要认真分析、整理各种图书信息，以ppt文件形式集中发布新书、重点书信息。

标准：

选书准确；在会后1周内完成。

㈡日常重点发布

新书、重点书业务员应填报“重点书信息卡”，在营销QQ群及北方图书城QQ群中同时发布，对大店订数进行重点追踪。

新书、重点书信息发布卡

书　　名

版别

书号

定价

开本

出版时间

作者

首批印数

内容简介：

出版社宣传造势情况：

备注：

业务员：

发布时间：

五、书目维护及审核

㈠对出版年限在2年以上常备书目的审核

1、操作流程

部门定期提供两年外常备基本书目，由业务员对自己所负责品种进行认真审核，将具有长尾销售潜力的品种筛选出来，传给部门指定人员。

2、标准：

选择准确，2日内完成。

㈡库存书目维护

1、操作流程

⑴对不退货品种（现金进货）提请部门进行不退货信息设置及维护。

⑵对出版社不再出版加印的品种，获取信息后及时进行系统“无货”标识维护。

⑶对特殊供货商或者特殊供货商某类别，提请部门进行销退还架的属性设置。

2、标准：

随时向部门提出书面申请，不得漏报。

六、专订图书（读者有订数）的监控

对专订数量在100册以上及客户有读者预定的图书，要求业务员查清订货出处，确认订数后务必于当日报订，报订结果当天回告；对出版社订单接收、下单、发运全程跟踪。

七、样本室专架监控

对专业出版公司的专架，业务员每周给样本室提供要陈列的新品目录。

每周至少一次主管业务员到样本室，对自己负责的样本室专架图书陈列进行指导、监控。

㈠监控原则：

专架专用；新品种、重点和一年内出版的常销书全品种陈列；进退品种按时下架。

㈡要求：

供应商专架款到后3日内，以文字的形式通知样本室；业务员每周至少一次到样本室对专架监控、指导。

业务已作进退的品种，督导样本室在半个月内下架。

八、营销部门及客户询问相关问题的答复

凡各市场部通过电话、QQ、面谈等形式询问相关货源情况，要求业务员第一时间内、主动热情回复查询结果，解答问题。

如果对方要求订货，务必通过系统操作，严禁口头订货。

九、数据分析

㈠对现货不满足品种分析（每周1次）

1、书城不满足品种分析

2、卓越网不满足品种分析

3、天津图书大厦不满足品种分析

部门将以上3项不满足品种汇总后发给每月业务员，业务员对品种进行审核，保留有销售价值的品种，部门汇总分析后按照一定原则参与智能订货。

㈡动销分析（每季度1次）

1、出版社新书动销分析

2、北方图书城新书动销分析

部门将分析结果及品种明细发给每位业务员，按照部门要求在规定时间内完成出版社新书主发模型和对书城新书主发模型的调整。

调整原则如下：

1、动销率在90％以上的，主发数量增加100％；

2、动销率在70－90％之间的，主发数量增加50％；

3、动销率在60－70％之间的，主发数量增加20％；

4、动销率在40－60％之间的，主发数量不变；

5、动销率在30－40％之间的，主发数量减少30％；

6、动销率在20－30％之间的，主发数量减少40％；

7、动销率在10－20％之间的，主发数量减少50％；

动销率在10％以下的，主发数量减少60％以上。

㈢库存分析（每季度1次）

以下1－5项由部门完成，向业务员进行通报，6－9项由业务员完成。

1、各类库存结构与销售结构对比分析（见表1）

每类库存占总库存比例应与每类销售占总销售比例之间保持平衡，即库存结构跟着销售结构走，库存结构比例高了浪费库存资源，库存结构比例低了影响销售。

找出库存结构比例高于或低于销售结构比例的类别，调低或调高库存。

2、各业务员库存结构与销售结构对比分析（见表2）

各业务员库存占总库存比例应与各业务员销售占总销售比例之间保持平衡，即库存结构跟着销售结构走。

找出库存结构比例高于或低于销售结构比例的业务员，调低或调高库存。

3、按类别进行分年核价分析（见表3）

说明：

当年，指当年出版品种（从计算之日起往前推12个月）库存码洋占总库存码洋比例；次年，指1年以上、2年以内出版的库存码洋占总库存码洋的比例；2年，指2年以上、3年以内出版的库存码洋占总库存码洋的比例；3年，指3年及3年以上出版的库存码洋占总库存码洋的比例。

在无特殊情况下，各类各年份的库存码洋比例应与各年份理论比例相适应，找出不适应的类别进行调整。

4、按业务员进行分年核价分析（见表4）

在无特殊情况下，各业务员各年份的库存码洋比例应与各年份理论比例相适应，找出比例不适应的业务员，限期进行调整。

5、按业务员进行周转次数分析（见表5）

将本期周转次数与计划周转次数及上年同期周转次数进行比较，找出与计划周转次数及上年同期周转次数差异较大的业务员，查找差异原因。

同时按周转次数大小进行排序。

6、按供应商进行库存结构与销售结构的对比分析（见表6）

每家供应商库存占总库存比例应与每家供应商销售占总销售比例之间保持平衡，即库存结构跟着销售结构走，库存结构比例高了浪费库存资源，库存结构比例低了影响销售。

找出库存结构比例高于或低于销售结构比例的供货商，调低或调高库存。

7、按供应商进行分年核价分析（见表7）

每家供应商在无特别情况下每年出版的库存码洋应与理论值相适应，过高或过低都要查找原因后进行调整。

8、按供应商进行周转次数分析（见表8）

将每家供货商本期周转次数与计划周转次数及上年同期周转次数进行比较，找出与计划周转次数及上年同期周转次数差异较大的供货商，查找差异原因进行调整。

同时按周转次数大小进行排序。

9、对滞销品种的分析（每月1次）

部门对到货3个月以上，动销率在30％以下的品种进行统计，按业务员、按供应商进行排序后传给每位业务员，业务员依据此数据做如下工作：

⑴科技类库存在100册以上、其它类别在200册以上的品种，留够1个月的销售册数，其它数量做退货处理。

如果是供货商首批发货量过大造成的，调整该供货商新书主发数量并监督到货，对未按要求调减发货数量的取消该供货商的主发资格并由供应商承担退货费用。

⑵对于零动销的品种要做清退处理，以后类似的品种杜绝采购。

（四）退货分析（每季度1次）

以下1―3项由部门进行分析，向业务员进行通报，第4项由业务员自己进行分析。

1、按类别同期比较分析（见表9）

从分析中可以看出各类进退率和销退率同期上升或下降情况，找出上升和下降的原因，拿出解决办法。

2、按业务员同期比较分析（见表10）

从分析中可以看出各业务员之间进退率和销退率的比较及同期上升或下降情况，找出上升和下降的原因，拿出解决办法。

3、按出版年限分析

⑴按类别出版年限分析（见表11）

通过分析可以看出不同出版年月的退货占总退货的比例，各类别不同出版年限的退货情况及与不同出版年月总退货的比例的比较。

⑵按业务员出版年限分析（见表12）

4、按供货商进行分析

⑴按供货商同期比较分析（见表13）

从分析中看出各供货商本期进退率和本期销退率的增减情况，找出上升或下降的原因加以改进。

⑵按供货商出版年限分析（见表14）

从分析中可以看出各供货商不同出版年月的退货情况，找出不同供货商不同出版年月退货率高于总退货率的原因，并加以解决。

表1：

各类库存结构与销售结构对比分析

类别

各类库存占总库存比例

各类销售占总销售比例

图片

少儿

工具

考试

外语

教材

中.高等教育

中小学教辅

生活

美术

农业

经济管理

社科

交通运输

计算机

建