供应商管理办法资料下载.pdf

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（3）员工：

钱柜集团企业员工有借支、暂借款或其它特殊事由，须由公司支付其款项者。

（4）集团企业：

钱柜集团企业中国事业总部之各省、市分公司或子公司，相互间会发生往来交易或零用金拨补者。

（5）政府机关：

自来水厂、电力公司或税务局等。

（6）其它：

提供资金调度、营业活动企划、广告之厂商等。

第三条第三条供货商开发供货商开发1.定义：

本公司对外采购商品、原物料或发包工程之前，对于未曾与本公司合作往来之厂商或交易对象，均必须依规定取得与本公司交易资格之认可。

2.适用范围：

货品供货商与劳务供货商。

3.评核程序：

（1）采购人员应评估该厂商各种讯息及情报，并出具评估报告并附相关资料，呈部门主管审核后，办理“供货商资料建文件”程序，以取得供货商交易资格。

（2）评估项目：

包括交货的准时性、品质的稳定性、与公司的配合度、价格的竞争力、付款条件、营业规模（例如：

销货额、员工数、机器设备状况）、财务报告、产品型录、业界评价及信用调查等资料；

如有必要，需检送商品样本并取/52得报价资料以供参考。

第三条之一第三条之一供货商诚信合作规范供货商诚信合作规范1.管理目的：

（1）为巩固本公司与供货商互惠双嬴，及永续往来之基础。

（2）杜绝关说利诱之旁门左道，及影响本公司员工廉洁操守之行为。

货品、劳务、营业活动企划、广告之供货商。

3.管理条件：

凡配合之供货商，均需与其签订A.若违反诚信合作行为时，愿扣当月货款总金额之三倍，作为惩罚性违约金之方式办理。

（1）总公司各部门：

A.往来交易之供货商，经审查符合前述管理条件者，需与其签订。

B.正本建档、分类、归档、追踪等相关管理事宜。

（2）总务部：

制定及修定其内容。

（3）稽核室：

不定期依切结书所列条款执行抽查作业。

5.作业程序：

（1）往来交易货款符合供货商诚信合作规范管理条件时，均需办理，并应依供货商资料建文件程序办理。

（2）经办部门则需将签妥之送至总务部集中归档收存，6.行政责任：

倘发现符合管理对象条件之供货商未签具时，需立即终止双方合作。

另该单位主管及承办人员，则依人事管理规则惩处之。

第四条第四条供货商资料建文件供货商资料建文件1.建档原则：

（3）凡与本公司往来之供货商，均须填妥之建档与管理。

（4）供货商之名称不同时，需以不同的Supplier或Site分别建档管理。

（5）若供货商之交易地址有一个以上者，须于供货商数据内，以不同的Sites分别建档管理。

2.建档权责：

总务部。

3.建文件程序：

（1）经辨单位填妥，注明“新增”及检附评估报告等相关资料，呈部门主管签核后，将供货商基本资料登入采购计算机系统（厂商评选资料建立）完成后，再送至总务部进行供货商编码建/53立。

（2）由总务部进行供货商编码建立，及初步审核建档完成后，再依序转送会计部门及财务部门收件审查其内容之正确性，如“汇款资料”，“付款条件”，或“付款群组”字段.等，待签认后，再送回总务部归档收存。

4.资料归档：

（1）：

建文件人员完成作业后，由总务部归档收存。

（2）：

由经办部门要求供货商签妥后，送至总务部归档收存。

第五条第五条供货商资料异动供货商资料异动1.定义：

系指由经办部门决定内之资料必须变更，以符合未来长期之采购使用需求者。

但若供货商之SupplierName有变更时，则须依“供货商资料建文件”程序办理变更；

若有必要，得视情况将原来之供货商注销。

2.异动程序：

（1）由经办部门填妥，注明“修改”及备妥相关异动凭证，呈部门主管签核后，始得更新计算机系统（厂商评选资料建立）资料完成后，交总务部办理。

（2）总务部承办人员于收件审核无误，呈单位主管签准后，始得办理内容修改及更新计算机系统（厂商评选资料建立）后，再依序转送会计部门及财务部门收件审查无误签认后，再送回总务部归档收存。

第六条第六条供货商管理供货商管理1.适用范围：

货品供货商需有营业执照及税务登记证，食品类之供货商另需备有食品卫生许可证，进口食品需有出入境检验检疫之卫生证书，肉类食品加工需有食品卫生许可证（另依当地需要需再提供批发经营许可证或动物防疫合格证），酒类需有食品卫生许可证、酒类专卖许可证及检验报告。

2.问题反应：

若货品验收或使用管理人员发现供货商有货品迟交、退货、货品品质下降、重量不足或客户抱怨等问题时，须填写呈部门主管签核后，传真回总公司采购部门办理。

3.问题处理：

（1）采购人员收到后，须立即与该供货商进行联系问题发生的原因，并要求供货商立即采取解决或改善措施。

（2）采购人员处理完毕后，需于上记录问题发生的原因与解决方式，呈部门主管签核。

（3）将传真知会填表部门后，采购人员应将单据归档备查并/54作成纪录，以为供货商平时管理与年度评鉴的依据。

（4）采购人员须定期依追踪问题改善状况；

必要时，需作成纪录呈报部门主管，采取必要处置后，将相关单据与纪录存盘备查。

4.不良供货商控管机制的建立：

（1）采购部门平时应视供货商管理需要，建立不良供货商控管机制，以提升供货商交易品质。

（2）若供货商不良交易状况经采购部门追踪仍未见改善者，采购部门须依问题改善相关纪录，施以停止付款、暂停交易或注销供货商资格等必要处置。

5.供货商因延期交货而影响公司之正常营运，其所发生的损失，采购部门应按约定向供货商进行扣款或索赔。

第七条第七条供货商年度评鉴供货商年度评鉴1.适用范围：

年度累积采购金额达人民币20万元之货品供货商。

2.评鉴时点：

每年十二月。

3.评鉴项目：

考量供货商交货的准时性、品质的稳定性、与公司的配合度、价格的竞争力、付款条件、营业规模（例如：

销货额、员工数、机器设备状况）、财务报告、业界评价及信用调查等资料。

4.评鉴等级：

（1）A级供货商：

列为优先采购对象。

（2）B级供货商：

列为次要采购对象。

（3）C级供货商：

须注销其供货商资格者。

5.评鉴作业程序：

（1）初评：

采购人员依供货商平时交易状况与等相关资料进行初评，依初评结果出具评估报告并填写。

（2）复评：

采购人员须将、初评之评估报告等评鉴资料，呈部门主管进行复评并将复评结果纪录于。

（3）将及评估报告等评鉴资料，报请权责主管核阅后，归档备查。

第八条第八条供货商资格注销供货商资格注销1.注销原则：

（1）供货商年度评鉴等级为C级者。

（2）经采购部门评估决定，终止与该供货商进行交易往来者。

（3）供货商名称变更时，依情况判定需将变更前的供货商予以注销者。

（4）依本办法规定已签订，经查违反切结规定者。

（5）公司相关执照遭主管机关撤销者。

2.注销程序：

（1）由经办部门依规定填妥并注明“注销”，呈部门主管签核完成后，交总务部办理。

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（2）总务部收件后需确认所申请之注销日期的适当性，再交会计部与财务部办理。

（3）会计部与财务部收件办理签认后，再送回总务部办理供货商资格注销事宜。

（4）签订之供货商，在未违反诚信合作规范管理条件下，一旦双方停止交易往来时，于注销程序完成后，公司应归还，并向供货商取回保管凭证。

（5）若违反诚信合作规范管理条件下之供货商，除资格注销，并得扣当月货款总金额之三倍，作为惩罚性违约金。

3.经资格注销之厂商，若欲再次取得供货商资格，须依“供货商开发”作业提出办理。

4.例外作业原则：

若因供货商寻觅不易、产品性质属市场垄断或特殊原因，而无法注销该供货商资格者，采购部门应叙明原因填写签呈呈权责主管核准后，得不需办理资格注销。

第九条第九条生效与修订生效与修订本办法经执行长核准后公告施行，修订时亦同。