供应商管理办法资料下载.pdf

1、（3）员工：钱柜集团企业员工有借支、暂借款或其它特殊事由，须由公司支付其款项者。（4）集团企业：钱柜集团企业中国事业总部之各省、市分公司或子公司，相互间会发生往来交易或零用金拨补者。（5）政府机关：自来水厂、电力公司或税务局等。（6）其它：提供资金调度、营业活动企划、广告之厂商等。第三条第三条 供货商开发供货商开发 1.定义：本公司对外采购商品、原物料或发包工程之前，对于未曾与本公司合作往来之厂商或交易对象，均必须依规定取得与本公司交易资格之认可。2.适用范围：货品供货商与劳务供货商。3.评核程序：（1）采购人员应评估该厂商各种讯息及情报，并出具评估报告并附相关资料，呈部门主管审核后，办理“供

2、货商资料建文件”程序，以取得供货商交易资格。（2）评估项目：包括交货的准时性、品质的稳定性、与公司的配合度、价格的竞争力、付款条件、营业规模（例如：销货额、员工数、机器设备状况）、财务报告、产品型录、业界评价及信用调查等资料；如有必要，需检送商品样本并取 /5 2得报价资料以供参考。第三条之一第三条之一 供货商诚信合作规范供货商诚信合作规范 1.管理目的：（1）为巩固本公司与供货商互惠双嬴，及永续往来之基础。（2）杜绝关说利诱之旁门左道，及影响本公司员工廉洁操守之行为。货品、劳务、营业活动企划、广告之供货商。3.管理条件：凡配合之供货商，均需与其签订 A.若违反诚信合作行为时，愿扣当月货款总金

3、额之三倍，作为惩罚性违约金之方式办理。（1）总公司各部门：A.往来交易之供货商，经审查符合前述管理条件者，需与其签订。B.正本建档、分类、归档、追踪等相关管理事宜。（2）总务部：制定及修定其内容。（3）稽核室：不定期依切结书所列条款执行抽查作业。5.作业程序：（1）往来交易货款符合供货商诚信合作规范管理条件时，均需办理，并应依供货商资料建文件程序办理。（2）经办部门则需将签妥之送至总务部集中归档收存，6.行政责任：倘发现符合管理对象条件之供货商未签具时，需立即终止双方合作。另该单位主管及承办人员，则依人事管理规则惩处之。第四条第四条 供货商资料建文件供货商资料建文件 1.建档原则：（3）凡与本

4、公司往来之供货商，均须填妥之建档与管理。（4）供货商之名称不同时，需以不同的 Supplier 或 Site 分别建档管理。（5）若供货商之交易地址有一个以上者，须于供货商数据内，以不同的 Sites分别建档管理。2.建档权责：总务部。3.建文件程序：（1）经辨单位填妥，注明“新增”及检附评估报告等相关资料，呈部门主管签核后，将供货商基本资料登入采购计算机系统（厂商评选资料建立）完成后，再送至总务部进行供货商编码建 /5 3立。（2）由总务部进行供货商编码建立，及初步审核建档完成后，再依序转送会计部门及财务部门收件审查其内容之正确性，如“汇款资料”，“付款条件”，或“付款群组”字段.等，待签认

5、后，再送回总务部归档收存。4.资料归档：（1）：建文件人员完成作业后，由总务部归档收存。（2）：由经办部门要求供货商签妥后，送至总务部归档收存。第五条第五条 供货商资料异动供货商资料异动 1.定义：系指由经办部门决定内之资料必须变更，以符合未来长期之采购使用需求者。但若供货商之 Supplier Name 有变更时，则须依“供货商资料建文件”程序办理变更；若有必要，得视情况将原来之供货商注销。2.异动程序：（1）由经办部门填妥，注明“修改”及备妥相关异动凭证，呈部门主管签核后，始得更新计算机系统（厂商评选资料建立）资料完成后，交总务部办理。（2）总务部承办人员于收件审核无误，呈单位主管签准后，

6、始得办理内容修改及更新计算机系统（厂商评选资料建立）后，再依序转送会计部门及财务部门收件审查无误签认后，再送回总务部归档收存。第六条第六条 供货商管理供货商管理 1.适用范围：货品供货商需有营业执照及税务登记证，食品类之供货商另需备有食品卫生许可证，进口食品需有出入境检验检疫之卫生证书，肉类食品加工需有食品卫生许可证（另依当地需要需再提供批发经营许可证或动物防疫合格证），酒类需有食品卫生许可证、酒类专卖许可证及检验报告。2.问题反应：若货品验收或使用管理人员发现供货商有货品迟交、退货、货品品质下降、重量不足或客户抱怨等问题时，须填写呈部门主管签核后，传真回总公司采购部门办理。3.问题处理：（1

7、）采购人员收到后，须立即与该供货商进行联系问题发生的原因，并要求供货商立即采取解决或改善措施。（2）采购人员处理完毕后，需于上记录问题发生的原因与解决方式，呈部门主管签核。（3）将传真知会填表部门后，采购人员应将单据归档备查并 /5 4作成纪录，以为供货商平时管理与年度评鉴的依据。（4）采购人员须定期依追踪问题改善状况；必要时，需作成纪录呈报部门主管，采取必要处置后，将相关单据与纪录存盘备查。4.不良供货商控管机制的建立：（1）采购部门平时应视供货商管理需要，建立不良供货商控管机制，以提升供货商交易品质。（2）若供货商不良交易状况经采购部门追踪仍未见改善者，采购部门须依问题改善相关纪录，施以停

8、止付款、暂停交易或注销供货商资格等必要处置。5.供货商因延期交货而影响公司之正常营运，其所发生的损失，采购部门应按 约定向供货商进行扣款或索赔。第七条第七条 供货商年度评鉴供货商年度评鉴 1.适用范围：年度累积采购金额达人民币 20 万元之货品供货商。2.评鉴时点：每年十二月。3.评鉴项目：考量供货商交货的准时性、品质的稳定性、与公司的配合度、价格的竞争力、付款条件、营业规模（例如：销货额、员工数、机器设备状况）、财务报告、业界评价及信用调查等资料。4.评鉴等级：（1）A 级供货商：列为优先采购对象。（2）B 级供货商：列为次要采购对象。（3）C 级供货商：须注销其供货商资格者。5.评鉴作业程

9、序：（1）初评：采购人员依供货商平时交易状况与等相关资料进行初评，依初评结果出具评估报告并填写。（2）复评：采购人员须将、初评之评估报告等评鉴资料，呈部门主管进行复评并将复评结果纪录于。（3）将及评估报告等评鉴资料，报请权责主管核阅后，归档备查。第八条第八条 供货商资格注销供货商资格注销 1.注销原则：（1）供货商年度评鉴等级为 C 级者。（2）经采购部门评估决定，终止与该供货商进行交易往来者。（3）供货商名称变更时，依情况判定需将变更前的供货商予以注销者。（4）依本办法规定已签订，经查违反切结规定者。（5）公司相关执照遭主管机关撤销者。2.注销程序：（1）由经办部门依规定填妥并注明“注销”，

10、呈部门主管签核完成后，交总务部办理。/5 5（2）总务部收件后需确认所申请之注销日期的适当性，再交会计部与财务部办理。（3）会计部与财务部收件办理签认后，再送回总务部办理供货商资格注销事宜。（4）签订之供货商，在未违反诚信合作规范管理条件下，一旦双方停止交易往来时，于注销程序完成后，公司应归还，并向供货商取回保管凭证。（5）若违反诚信合作规范管理条件下之供货商，除资格注销，并得扣当月货款总金额之三倍，作为惩罚性违约金。3.经资格注销之厂商，若欲再次取得供货商资格，须依“供货商开发”作业提出办理。4.例外作业原则：若因供货商寻觅不易、产品性质属市场垄断或特殊原因，而无法注销该供货商资格者，采购部门应叙明原因填写签呈呈权责主管核准后，得不需办理资格注销。第九条第九条 生效与修订生效与修订 本办法经执行长核准后公告施行，修订时亦同。