系统总体业务流程图文档格式.docx
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财务/IT部
系统管理员
2
系统参数设置——设置系统参数
3
用户设置——将系统用户和每个用户的权限在系统中设定
财务部
主管会计
4
币别设置——在系统中设置币别
总账会计
5
核算项目、科目设置——在系统中设置科目和核算项目
6
期初数据录入——将期初余额录入系统
7
数据检查——系统检查期初余额是否平衡，数据是否正确还需人工做进一步的检查。
凭证处理业务流程说明
相关内容见表2-2:
实现凭证的生成、审核、过账和修改所有的操作
用户在实现初始化之后，系统已成功启用。
财务人员需要以凭证的方式记录公司发生的实际经济业务。
同时，按照实际的工作要求，对凭证进行审核、过账，发现错误进行修改。
适用范围
1.1、各种方式产生的凭证，包括手工凭证、系统生成凭证、模式凭证、自动转账凭证、外部引入凭证、凭证冲销等6种方式产生的凭证。
2.2、凭证的所有处理业务，凭证的生成、审核、过账、修改和删除。
序号
新增凭证——手工录入、引入或者系统产生的凭证。
会计
凭证查询——查询符合条件的凭证
财务人员
凭证审核——会计主管审核系统内的凭证
凭证反审核——发现已审核的凭证错误，将其反审核，进入可修改状态
凭证过账——将符合条件的凭证登记到账薄
凭证反过账——发现已过账的凭证错误，将其反过账，进入可修改状态
凭证录入与审核
业务流程图
流程说明
相关内容见表2-3：
规程目标
确保原始数据以凭证形式变为软件数据，并通过审核得以确认。
业务背景
1.已建立会计制度；
2.原始凭据真实、合法、完整；
规程适用范围
1.直接由普通原始凭据制作凭证；
2.由软件的业务数据生成凭证或由手工录入此类凭证；
处理说明
根据已审核过的原始凭据，在K/3系统\总账系统\凭证录入中录入凭证并自检，或检查由系统自动生成凭证的准确性。
要求当天的业务凭据，当天生成或录入总账凭证。
原始凭据真实、合法、有效。
会计记账凭证的编制期不能早于实际业务的发生期。
审核录入凭证是否信息完整准确。
如凭证录入有问题，则通知制单人依据原始凭据检查和修改凭证，此工作要求在1个工作日内完成。
如凭证录入无问题，则在K/3系统\凭证查询功能中对已录入凭证进行审核，此工作要求在凭证检查无误后1个工作日内完成。
表2-3
凭证反审核业务
凭证反审核业务流程图
相关内容见表2-4：
对发现问题的已审核凭证进行反审核，使之返回至未审核状态以便于改正。
已审核的凭证在账簿生成或报表生成等后续处理过程中发现有误；
问题凭证为已审核凭证或已过账凭证；
1.审核与反审核必须为同一人；
2.如果此凭证已过账，则需先反过账后再反审核；
3.适用于本会计期间修改或跨会计期间修改；
发现问题凭证后申请反审核凭证以便修改
a
由主管会计检查问题原因，并对是否反审核凭证做判断
不同意反审核凭证，则通过红字冲销或蓝字更正凭证
同意反审核凭证，则检查此凭证是否在当前会计期间，是否需要反过账或反结账
需反过账或反结账时，则先进行反过账或反结账后，再反审核凭证
b
如凭证为业务系统生成的凭证，且相关票据已核销，则需要先对相关票据进行反核销后才能再做反审核处理。
不需反过账或反结账时，则直接进行反审核凭证
表2-4
注意：
审核与反审核必须由同一人完成。
凭证过账与对账业务
凭证过账与对账业务流程图
详细内容见流程图2-6：
相关内容见表2-5：
对已审核凭证进行过账与及账簿查询，做结账前准备。
凭证已审核
待过账凭证
检查待过账凭证，是否具备过账条件，如：
是否已审核，是否业务单据已生成凭证
如果检查未通过，则通知相关人员查找原因，并要求及时改正
此工作要求在0.5个工作日内完成
检查通过后，对所有应过账凭证进行过账
核对总账与明细账
总账与明细账一致，基本可以确认过账正确
总账与明细账不一致，则需检查原因，并反过账，及时改正
反过账一般不允许使用，以保证过账的严肃性与准确性
总账与明细账不符，需尽快查找原因，此工作需在1个工作日完成
c
反过账后凭证需再反审核后才可修改
表2-5
初始化流程
详细内容见流程图3-1：
流程图3-1
如上图所示总账系统初始化流程包括以下几步：
Ø
新建账套
系统设置
基础资料设置
初始数据录入
结束初始化
科目初始数据录入
当各项资料输入完毕后，接下来就可以开始初始数据的录入工作了。
除非是无初始余额及累计发生额，否则所有用户都要进行初始余额设置。
初始余额的录入分两种情况进行处理：
一是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的初始余额；
另一种情况是账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间，此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。
根据以上情况，在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账、各核算项目的本年累计发生额及期初余额。
在如图3-5“金蝶K/3主控台”界面，选择【系统设置】→【初始化】→【总账】→【科目初始数据录入】，进入“初始余额录入”窗口进行录入操作。
初始余额录入
在“初始余额录入”窗口的<
币别>
下拉列表框中，可选择不同的货币币种进行录入。
选择非本位币的其他币种时，所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项，在输入完原币数额后，系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币，系统会将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本位币进行试算平衡。
在数据的录入过程中，系统提供了自动识别的功能：
如果科目是数量金额核算，当光标移到该科目时，系统自动弹出“数量”栏供用户录入；
如果科目是损益类科目，当光标移到该科目时，系统会自动弹出“损益类本年实际发生额”供用户录入；
余额可分为借贷方两栏显示。
当然，所有这些操作，您应该在“过滤”工具栏中作出相应的选择。
如果科目设置了核算项目，系统在初始数据录入的时候，会在科目的核算项目栏中做一标记“√”，单击“√”，系统自动切换到核算的初始余额录入界面，每录完一笔，系统会自动新增一行，当然，您也可以单击鼠标右键增加新的一行来录入数据。
如果科目设置了核算项目辅助核算，核算项目初始明细数据录入时，可以按F10批量选择需要录入的核算项目明细范围，系统将根据所选的核算项目范围生成表格分录，便于用户直接录入初始明细数据。
在“初始数据录入”界面中系统以不同的颜色来标识不同的数据：
白色区域：
表示可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；
黄色区域：
表示为非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的；
绿色区域：
系统预设或文本状态，此处的数据不能直接输入。
最左边的小的数字按钮1、2、3表示科目的级次，选择不同的数字。
可以录入不同级次科目的初始数据，也可以在初始余额的录入界面，单击“过滤”图标，选择“科目”标签进行相关的设置。
在“初始数据输入”界面中，所能录入的内容主要包括：
期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。
期初余额：
是指在进行初始化当期的期初科目余额。
累计借方：
指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。
累计贷方：
指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。
本年累计损益实际发生额：
由于损益类科目处理的一些特点，对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额，系统就无法取到。
因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理，才能保证有关业务资料数据的准确。
损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的，他们之间往往会不一致。
例如：
某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万。
但在实际进行账务处理时，退货的5万就有可能会借记销售收入，这样销售收入的累计贷方就是200万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。
因此，在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出损益表及其他有关损益类科目的报表时，所取数据可能会不正确。
系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出：
借方年初余额＝期初余额+本年累计贷方发生额－本年累计借方发生额
贷方年初余额＝期初余额+本年累计借方发生额－本年累计贷方发生额
您只需输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据。
对于上级科目数据，系统会自动进行汇总计算。
试算平衡
上述数据输入无误后，单击【平衡】或选择菜单〖查看〗→〖试算平衡〗，系统会弹出“试算平衡表”界面对数据进行试算平衡。
如图3-6所示：
系统进行试算平衡时是将所有的账务数据合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。
试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初贷方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初贷方各项数值。
在币别处选择某一币别时，单击【平衡】或选择菜单〖查看〗→〖试算平衡〗，显示的试算平衡表是该币别的试算平衡，选择<
为“综合本位币”，显示的试算平衡表是所有币别折合为综合本位币后的试算平衡，只要在综合本位币状态下试算平衡，系统就允许您结束初始化，否则就不能结束初始化。
如果账套数据是平衡的，系统在界面的左下方以蓝字显示“试算结果平衡”的字样，借、贷方的差额为零；
如果账套数据不平衡，系统会在界面的左下方以红字显示“试算结果不平衡”的字样，并显示借、贷方的差额数据，提示您账务数据不正确，需要检查修改。
您可以在试算平衡表中仔细核对您的账务数据，以确保账套初
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