(档案分类编号规定.docx

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1目的

为提高档案资料的管理水平，对档案资料进行分类、编号，达到科学管理，更好为公司生产经营、科技发展服务。

2适用范围

本规定适用于本公司档案的分类整理、组织案卷和档案柜存档管理。

3职责

档案资料室档案员负责对归档文件进行整理，及时分类、组卷、编号、装订、填写分类目录，方便查阅、检索。

4档案分类编号方法

4.1档案分类依据《工业公司档案分类试行规则》（以下简称《规则》），以公司全部档案为对象，结合公司管理职能和档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，编制档案分类编号表、见附表。

4.2由《档案分类编号表》可见，档案分类设置十一个一级类目，即行政管理类

（A），经营管理类（B），生产技术管理类（C）、产品类（D）、科学技术研究类（E）、设备设施类（F）、会计档案类（G）、干部员工档案类（H）、行业协会类（I）、驻外办事处档案类（J）、招投标档案类（K）。

4.3档案分类二级类目按照公司管理职能和档案特点设置。

4.4档案分类二级以下类目设置，参照《规则》附表中基本范围，结合公司实际确定。

4.5产品类（D）二级类目是按阀门产品种类设置，并以阀门代号代替二级类目顺序号。

4.6声像、照片或其它非纸质载体形成的档案，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号，一般不单被设置类目。

5档案分类编号表示方法

×—××

年代号

档案分类二级以下类目区分序号（需要时加序号）档案分类二级类目序号

档案分类二级类目代号档案分类一级类目代号

产品类档案分类编号表示方法：

×—

年代号

档案分类二级以下类目区分序号档案分类（二级类目）阀门代号

档案分类一级类目代号

6引用文件

《工业公司档案分类试行规则》国家档案局国档发[1991]20号文

7附件

档案分类编号表附表：

档案分类编号表

NO.1

一级

类目名称

二级

类目名称

基 本 范 围

行政管理类A

a1公司概况

公司简介，公司大事记公司更名等资料

a2人力资源管理

干部任免、员工招聘、录用聘书、劳务合同、人力资源

配备等

a3教育培训

员工培训、外委培训、年度培训计划记录、考试卷及资

格证件等

a4后勤福利

员工生活福利、食堂

a5公司文化

公司精神、理念、行为准则、团队建设等

a6文件信函

公司发文件、外来文件及信函

经营管理类B

b1营业资质

营业执照、公司法人代码证、生产许可证、产品执行标

准登记证、税务登记证、资信等级证书等。

b2经营战略

公司发展规划、方针目标管理、公司改革、重大经营战略性决策等

b3计划管理

公司中长期计划、年（季）度计划、计划管理等

b4统计分析

各种统计报表、综合性统计分析工作等

b5财务管理

资金管理、价格管理、会计管理、成本管理、资金流通

等

b6物流管理

物资供应、采购与供应链管理仓库管理等

b7营销管理

市场分析、销售合同、顾客满意度调查、用户使用意见、售后服务顾客档案、产品样本、价格表、产品照片、广

告宣传等

b8公司管理

公司章程、股东大会、董事会会议决议、组织机构、规

章制度等

b9商标管理

商标注册、商标注册证使用、注册商标验证登记等

b10生产委托

生产委托证明

b11知识产权

公司知识产权保护、打假、公司律师顾问等

b12进出口自营权

进出口自营权申报资料、证书

b13 顾客的供方调

查

顾客对本公司（供方、供应商）供货能力，业绩调查与

评价。

b14资质证明

历年资质证书包括入中石化中石油供应网络等，产品获奖

证书、荣誉证书、奖牌等

NO.2

一级

类目名称

二级

类目名称

基 本 范 围

生产技术管理类c

c1生产调度

生产组织、生产碰头会、质量分析会等

c2劳动管理

劳动工资、劳动定额、定员、劳动调配、劳动保护、

医疗保险等

c3安全管理

安全生产、员工安全教育、工伤事故处理等

c4质量管理

质量体系认证、产品质量认证

c5质量监督

国家、省、市、区级质量监督检验、安全监察、用户

检查、质量监造、上级抽查等

c6计量管理

计量器具配备、计量检测管理、计量检测体系认证及

证书等

c7标准化管理

标准化管理、国家标准、行业标准、公司标准、国外

标准，采标及标准化认证等

c8能源管理

能源消耗定额管理，节能降耗等

c9科技管理

新产品开发、科技成果管理、采用新技术、技术职称

评定等

c10环境保护

环境保护检测与控制等

c11信息网络

机械CAD软硬件、公司网站、电子信箱、加入省市质

量网、入各资源市场网络、网络会员单位等

c12档案管理

档案管理、档案分类、编号等

产品类D

Z闸阀

Z0产品图样、Z1技术文件、Z2检验记录、Z3产品使用

说明书

Q球阀

Q0产品图样、Q1技术文件、Q2检验记录、Q3产品使用

说明书

J截止阀

J0产品图样、J1技术文件、J2检验记录、J3产品使用说

明书

H止回阀

H0产品图样、H1技术文件、H2检验记录、H3产品使

用说明书

D蝶阀

D0产品图样、D1技术文件、D2检验记录、D3产品使用

说明书

X旋塞阀

X0产品图样、X1技术文件、X2检验记录、X3产品使用

说明书

U柱塞阀

U 0产品图样、U1技术文件、U2检验记录、U3产品使

用说明书

PBZ平板闸阀

PBZ0产品图样、PBZ1技术文件、PBZ2检验记录、

PBZ3产品使用说明书

YDJ 液化石油

气截止阀

YDJ0产品图样、YDJ1技术文件、YDJ2检验记录、

YDJ3产品使用说明书

YDH液化石油

气止回阀

YDH0产品图样、YDH1技术文件、YDH2检验记录、

YDH3产品使用说明书

YDQ液化石油

气球阀

YDQ0产品图样、YDQ1技术文件、YDQ2检验记录、

YDQ3产品使用说明书

QDY液化石油

气紧急切断阀

QDY0产品图样、QDY1技术文件、QDY2检验记录、

QDY3产品使用说明书

电站阀

d1创精品

创各级精品，产品质量信得过、品牌建设等

d2产品专利

专利申报、专利受理通知书、专利证书、专利资料、

专利年费缴纳、专利推广应用等

NO.3

一级类目名

称

二级

类目名称

基 本 范 围

科学技术研究类E

e1区级科技项目

课题立项、研究准备、试验、总结鉴定、成果报奖、

推广应用等

e2市级科技项目

课题立项、研究准备、试验、总结鉴定、成果报奖、

推广应用等

e3省级科技项目

课题立项、研究准备、试验、总结鉴定、成果报奖、

推广应用等

e4区级高新技术公

司

资料申报、批准实施、审核验证、证书及通告

e5市级高新技术公

司

资料申报、批准实施、审核验证、证书及通告

e6省级高新技术公

司

资料申报、批准实施、审核验证、证书及通告

e7科技成果查新

科技成果查新输入、查新报告

e8科技成果鉴定

成果鉴定会相关资料、成果鉴定证书

e9科技人员档案

科技人员档案

设备设施类F

f1生产设备

设备台帐、设备档案，设备购置、维护修理及大中修

和管理全过程

f2起重机械

起重机械台帐及档案

f3检测设备

检测设备台帐及档案

f4工

装

工装台帐、工装设计资料、工装验证资料等

f5模

具

模具台帐

f6设

施

占地面积、建筑面积、办公楼占地面积等

f7其

他

其他设备及归档资料

干部员

工档案类H

h1干部档案

h2员工档案

行业协

会类I

i1中国阀门协会

中国通用机械工业协会阀门分会入会申请书、会员证

书及报表

i2泵阀协会

温州市泵阀工业协会入会申请书、会员证书及报表

驻外办事处档案类J

j1哈尔滨分公司

授权委托书、注册登记备案资料

j2山东办事处

授权委托书

j3南京办事处

授权委托书

…j20（共20个办事处）

授权委托书

招投标档案类

K

k1资格预审

投标资格预审、调查资料

k2招投标文件

招标文件、投标文件、中标合同、项目监造等

档案实体分类编号办法

1总 则

1.1为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和

《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平,更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。

1.2档案分类原则,是以公司全部档案为对象,根据管理职能,结合档案内容和形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。

2档案类别的设置

2.1档案的类别共设置十个大类,即:

党群工作类、行政管理类、经营管理

类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

2.2根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目（属类）,不设置三级类目（详见附表）。

2.3录音、录像、照片、计算机软盘（磁盘）和其它非纸质载体形式的档案,其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。

2.4各部门根据分类办法组织整理案卷,以利于分类标识和管理。

3分类标识方法

3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；

采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。

3.2档案实体排架和编号要反映十个基本大类,从实际出发,做到科学合理,经济实用,保证利用档案的系统性、有效性。

3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架,按大类一年度一属类进行排列,不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时,重新从“1”另行编号,并用案卷目录号加以区别。

档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成（全宗号是

档案馆给企业的编号，故企业暂不标识）。

档案编号（档号）标识举例示意:

A1. A12. 010

┃ ┃┃ ┃

┃ ┃┃ ┃

┃ ┃┃ ┗━━━━案卷顺序号

┃ ┃┃

┃ ┃┗━━━━━━━━分类二级类目（属类代号）

┃ ┗━━━━━━━━━分类一级类目（大类代号）

┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）

3.2.2产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架

a）根据公司产品特点,产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列,案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）,同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。

对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号,用分类号加以区别，流水编号办法同前。

b）设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号,不同属类用分类号区别,流水号编制办法同前类。

c）产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目（型号）代号