档案收集及归档管理程序概述Word文档格式.docx

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3.8人事档案：

是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。

3.9归档：

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

4职责

4.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。

4.2企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，即“四参加”。

4.3企业下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；

检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；

验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；

上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步，即“四同步”。

4.4标准化档案处：

负责统筹、组织、协调、管理长安汽车股份公司本部的全部档案资料，并负责对全资子公司、合资、控股公司的档案进行监督、检查、指导。

4.5归档部门：

负责将企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件移交给档案部门管理。

4.6战略规划部：

负责重大建设项目《归档说明》的编写。

5工作要求及程序

5.1工作程序

5.1.1下发申报年度归档计划通知

每年一月份，标准化档案处下发《申报年度归档计划通知》。

5.1.2年度归档计划申报

归档部门按照《申报年度归档计划通知》要求，申报年度归档计划，其中：

（1）产品档案归档范围及保管期限见附录A.1，产品研发项目（整车）CA-PDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.2，产品研发项目（动力总成）CA-PTPDS各阶段归档范围及保管期限还应见附录A.3。

（2）科研项目（除整车和动力总成研发项目外）归档范围及保管期限见附录A.4。

（3）基建项目归档范围及保管期限见附录A.5。

（4）设备仪器档案的归档范围及保管期限见附录A.6。

（5）文书档案的归档范围及保管期限见附录A.7。

（6）实物档案的归档范围及保管期限见附录A.8。

（7）照片档案的归档范围及保管期限见附录A.9。

（7）会计档案的归档范围及保管期限见附录A.10。

（8）人事档案的归档范围及保管期限见附录A.11

5.1.3编制、下发年度归档计划

科技及知识产权部标准化档案处根据各单位申报情况，编制、下发年度归档计划。

5.1.4按归档要求准备资料。

其中：

产品档案、科研项目档案归档时间及要求见附录A.12

和附录A.一三；

基本建设项目各阶段交付物归档时间及要求见附录A.12和附录A.14；

设备档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.一五；

文书档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.16；

实物档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.17；

照片档案归档时间及要求见附录A.12和A.一八；

财务档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.19；

人事档案归档时间及要求见附录A.12和附录A.20。

（1）归档部门按照《年度归档计划》和《档案收集及归档流程》准备归档资料。

（2）凡形成科技文件材料的部门，均应指定专（兼）档案管理人员，在档案部门的指导下，负责收集、积累科技文件材料，填写《科技文件材料积累登记表》（见附录B.1）。

5.1.5按时间节点检查考核

科技及知识产权管理部标准化档案处按照时间节点，对归档资料进行检查、考核，如不符合要求，归档部门要重新准备归档资料。

5.1.6出具档案验收报告

科技档案经检查考核合格后，标准化档案处要根据检查情况出具档案验收报告。

5.1.7组织评审，移交资料

产品、科研项目、基建工程项目、设备仪器档案经标准化档案处验收合格后，归档部门才能进行产品鉴定、科研项目成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动。

5.1.8参加评审，接收资料

（1）科技及知识产权管理部标准化档案处必须参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，并对资料检查情况进行说明。

（2）归档部门将符合归档要求的资料向标准化档案处移交归档。

5.1.9检查、审核

（1）归档部门填写移交清单。

1）产品档案、科研项目档案、基建项目档案和设备仪器档案填写《科技文件材料移交清单》（见附录B.2）。

2）文书档案、实物档案和照片档案填写《文书档案材料移交清单》（见附录B.3）。

3）会计档案填写《会计档案材料归档移交清单》（见附录B.4）。

4）人事档案填写《人事档案材料移交清单》（见附录B.5）。

（2）科技及知识产权管理部标准化档案处负责检查移交清单填写是否正确、签字手续是否完善；

否则，归档部门要重新填写。

（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照移交清单一一核对归档图纸；

如不符合，退回归档部门重新整理。

5.1.10编写归档说明

重要的基建项目文件归档时，由战略规划部编写《归档说明》，并经项目负责人审核签字。

5.1.11归档

（1）移交清单一式两份，经交、接双方在移交清单上签字后，各保存一份；

（2）归档部门将移交清单和清理好的资料（如是重要的基建项目文件归档，还需要《归档说明》）一起移交科技及知识产权管理部标准化档案处归档。

（3）科技及知识产权管理部标准化档案处按照归档要求验收归档资料。

5.2流程图

5.2.1档案收集及归档流程图见图1。

图1档案收集及归档流程图

5.3流程说明

5.3.1档案收集及归档流程说明见表1

表1档案管理流程说明

序号

活动名称

执行者

执行时间

输入物

参考文件

交付品

1

拟定、下发申报年度归档计划通知

标准化档案处

10个工作日

《企业档案工作规范》

通知

2

归档计划申报

归档部门

申报计划

3

编制、下发申报年度归档计划

年度归档计划

4

按归档要求准备归档资料

《年度归档计划》

归档资料和《科技文件材料积累登记表》

5

按时间节点检查、考核

5个工作日

归档资料

《科技文件材料积累登记表》

6.1

编制档案验收报告

档案验收报告

6.2

其他档案移交资料

1—5个工作日

归档资料和移交清单

7

科技档案组织评审，移交资料

1个工作日

《企业档案工作规范》、《中国兵器装备集团公司档案工作管理办法》

8

参加评审，接收资料

《科技文件材料移交清单》和归档资料

9

检查、审核

1-5个工作日

《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》和归档资料

10

编写《归档说明》（重要的基建项目）

战略规划部

《科技文件材料移交清单》、归档资料和《归档说明

11

归档

0.5个工作日

《科技文件材料移交清单》、《文书档案材料移交清单》、《会计档案材料归档移交清单》、《人事档案材料移交清单》、《归档说明》和归档资料

6记录

记录名称

格式

记录编号

管理部门

保存期限

科技文件材料积累登记表

附录B.1

科技文件材料移交清单

附录B.2

文书档案移交清单

附录B.3

会计档案移交清单

附录B.4

人事档案移交清单

附录B.5

7附录

附录A参考标准

附录A.1产品档案归档基本范围与保管期限参考表

序号

基本范围

保管

期限

计划决策阶段

1.1

调查研究

1.1.1

市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告

10年

1.1.2

技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告

30年

1.2

决策

1.2.1

发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同

永久

1.2.2

专题分析报告、专题会议纪要

1.2.3

研制计划、方案、方案论证报告

设计阶段

2.1

产品研究、设计计划

2.2

技术、经济初步评价

2.3

研究试验大纲、试验报告

2.4

产品设计标准

2.5

技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告

试制阶段

3.1

试制

3.1.1

试制计划、方案、规程、报告

3.1.2

工艺研究报告、工艺总体方案论证

3.1.3

试制工艺流程、工艺标准

3.1.4

试制工艺文件和工艺装备文件

3.1.5

工艺评审报告

3.1.6

试制运行记录、化验记录、试制过程纪要

3.1.7

原材料与半成品、成品检验方法批准书

3.1.8

理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式

3.1.9

技术标准协议、试制质量分析报告

3.1.10

专题会议记录、纪要、合理化建议

3.1.11

重大故障分析和排除措施报告

3.1.12

试制总结报告

3.2