采购员管理手册文档格式.docx

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三、语言、文字表达能力

无论使用语言还是文字与供应商沟通，都必须准确、清晰表达采购条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等内容，而且必须言简意赅，以提高工作效率，并能够以“动之以情、晓之以理”的方式来获取优惠的采购条件。

四、与各部门协调能力

1、与管理部门：

提供市场信息作为经营决策依据。

2、与业务部门：

根据营销目标制定采购计划，并提供成本估计作为销售价格参考。

3、与项目施工部门：

应尽早了解施工原料需求，安排采购，并对任何数量时间的变化及时进行通知。

4、与财务部门：

从订货开始到交货、请款、付款为止，都需要配合做财务处理。

五、专业知识能力

对经办产品需了解原料来源、组合过程、品质属性、使用范围等，有助于与供应商的沟通，并有可能主动开发新来源或替代品，进一步降低采购成本。

对供应商则要了解其实力、报价的合理性，实地考察供货能力，从而在与之沟通时具有谈判能力和计划能力，以同时保证价格和品质标准。

另外，英语的表达沟通、计算机网络的应用也是必不可少的。

第二节采购员职责范围

一、采购工作职责

1、采购计划与需求确认：

编制采购计划、金额预算，确认申购部门、内容。

2、供应商选择与管理：

供应商的寻找、调查、评选、评估考核、奖罚。

3、采购数量控制：

计算适当的采购数量，灵活运用数量策略。

4、采购品质控制：

采购前规划、采购中监测、到货后检验，并对品质问题进行及时处理。

5、采购价格控制：

价格的市场调查、分析，询价、报价单分析、议价。

6、交货期控制：

采购前明确交货期，采购中催促交货、到货后执行相应奖惩，并对延迟交货进行处理。

7、采购合同管理：

合同的拟定，签订、修改，回签归档保管，合同执行情况的核查。

8、采购资料管理：

采购记录的设计、填写以及归档保存。

二、采购业务流程

1、收集信息：

充分了解采购物料的品名、规格、品质，以及替代品相关资料，调查市场行情并收集供应商资料。

2、询价：

选择询价对象，询问价格，整理报价资料，选择议价对象。

3、比价、议价：

根据成本分析研拟底价，设定议价目标，与供应商议定采购条件，并综合考虑价格趋势，核对付款条件、比较交货期限。

4、评估：

供应商的信誉、售后服务条件、供货能力及品质保证。

5、索样：

索取样品并检验对比。

6、决定：

选择适当的供应商，签订采购合同。

7、协调、沟通：

跟进确认供应商是否能够按时交货，如遇无法按时交货则进行催交。

8、到货验收：

品质、数量的验收，如有不符立即与供应商协商处理。

9、清理付款：

核对手续是否完备，发票抬头、金额是否一致，确定财务方面是否有预付或是否需要扣款，通知财务进行清付。

第三节采购员工作细节

一、5R原则

1、RIGHTTIME（适时）：

及时供货，不发生停工待料，也不挤占库存、积压资金。

2、RIGHTQUALITY（适质）：

符合项目施工的要求标准。

3、RIGHTQUANTITY（适量）：

经济的采购数量，不会数量不足影响施工，也不会数量过多导致积压。

4、RIGHTPRICE（适价）：

相对合理的成本，不会因价格过低影响品质、交期，也不会因价格过高导致利润率低，甚至竞争力下降以致失去市场。

●多渠道获得报价：

这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。

公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。

获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。

●比价：

俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。

●议价：

经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。

随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。

但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。

●定价：

经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。

5、RIGHTPLACE（适地）：

供应源应采用就近原则，距离远则运输成本大，沟通协调也多有不便，容易延误交期。

二、与供应商往来

1、公正、公平、公开的评价、选择适当的供应商。

2、处理采购业务应“对事不对人”。

争的是想法，不是人。

3、配合供应商并建立互助信任。

4、不收受任何来自供应商的过于热情的招待或价值过高的礼品。

5、要做到实事求是，以诚相待，绝不可有欺瞒行为，甚至不道德的采购。

三、君子爱财取之有道

面对供应商可能会采取的“威逼利诱”，采购员都应该保持“平常心”，绝不损害公司利益，绝不利用职务便利牟取个人利益。

四、具备敬业精神

导致物料短缺的原因很多，但采购部门必须抱有“舍我其谁”的高度责任感，去尽可能的安排采购解决问题。

五、拥有虚心和耐心的态度

对待供应商，必须在公平互惠的原则下，秉承虚心的学习态度进行沟通；

在议价谈判过程中，更需要有足够的耐心才能够“欲擒故纵”，气定神闲的完成采购任务。

六、优势谈判

1.不打无准备之仗，谈判前要有充分的准备。

2.不强求共识，而是建立有条件的共识，公平的感觉；

积极处理谈判冲突而非压制或抵抗。

3.据实以报：

想跟一位真正有权的人打交道，不是去说服，而是去告知和回应，建议、接受或拒绝的理由，不争辩或过度防御。

4.你必须忍受一堆无贡献的工作，反复谈话，这些空洞和挫折忍耐下来后，将眼光盯在有贡献的那部分。

5.找到与对手恋爱的秘诀，真爱是不会因为利益放弃。

6.谈判基点：

公司利益高于一切

7.谈判是不断调整各自需求，接近临界点，当止即止。

8.重复旧的做法，只会得到旧的结果，灵活不断的修正做法。

9.凡事必有至少三个解决办法，重要的是你想不想回家，而不是这条路通不通.

10.在沟通中，明白不代表接受，接受不代表投降，放弃立场。

11.不要幻想我们的让步来换取谈判对手的善意，对事强硬，对人软弱，把重点放在利益上而非立场上。

12.人人一张口一百种真相，谁说的漂亮，学会去伪存真。

13.不要草率做出决定，必要时以退为进，不要首先出价或还价，永远不要接受第一次报价，让步要慢。

在同一时间拿同样的问题去问不同的人，同一个问题在不同的时间问同样的人

14.诱捕：

声东击西，把对手的注意力从真正重要的问题上转移开来，提出新的微不足道的问题，制造分歧，然后变相让别人在不能满足你的需求的同时，达到你真正的目的，降价或者谈条件。

→对策：

努力把讨论集中当前的关键问题，把分歧暂时搁置，问对方“你只对这件事感到不满吗？

，然后引用更高权威（白脸黑脸策略），我们可以先把问题写下来，我会把问题提交个给我的上司，看看我们能为你做些什么？

然后继续讨论

或我很感谢你善良的提醒并采纳你的建议，但如果是这样的话，我们的费用就会增加。

。

15.红鲱鱼：

提出一个并不是很重要的有争执的要求，反复提问为何不可，坚定不示弱，然后在劣势问题上作为回报，收回要求，要求作出一些真正重要的让步。

16.摘樱桃：

比较商家报价，即使基于每家提供的条件都相似，也要考虑技术水平、可靠性、施工日期、完工日期、原料质量等因素，不能只取决于账面成本高低做最终选择。

在获取3家供应商报价明细后，尝试和报价最低的商家谈判，就某项目提出：

我们很想选择你们，可问题是，你们在什么上的报价比其他家高出，你们可再次核价，提供一个更好的价格吗?

我们就可以签协议。

有时候，商家会坚持不同质量系统，无法单从价格做主，要货比货。

你可以采取从具体条款上做文章，什么情况下，条件可以优惠，优惠幅度，然后摘取低自己最有利的条件罗列作为自己的条件进行谈判。

先发制人，比买方更了解竞争对手，让买方无法抬高谈判条件。

“好吧，不过我想在左后决定之前先向其他让你了解一下情况。

”

“完全应该，你应该先了解一下其他公司的情况，就知道我司的优势，然后在做决定。

你和某某公司的某某聊过吗？

他们使用的是什么机器，该机器具有什么特点，但他们没有这个，如果你去某某，他应该会像你推荐这几个型号。

针对买家的要求，提出替代方案，或者强调增加买方饶过你和其他商家采购的难度。

17.故意疏漏隐性问题，用假性低价诱使买家感兴趣，缩短谈判时间，然后后期提出具体工序具体单项收费，让买家掏出更多的钱。

18.预设：

“我们某某在什么情况下会怎样，所以我们想你肯定也是这样。

“

“因为我一直没有得到你的答复，所以我会认为你对我司的项目不是很感兴趣，或者说我们是小公司满足不了贵司的利润需要。

我只好继续寻找其他供应商。

19.在谈判已初成定局，对方也做了前期签订准备工作后，尤其涉及社会层面可能引起的舆论压力时，再次提出高要求，增加别人放弃的成本，努力为自己争取最大的利益。

-不道德的做法，不推行。

但，可学习时间点的巧妙运用。

-诚信无价

1.我并不会为你们的要求感到生气，可我的董事会从来没遇到过这种事情，如果我现在答应你的话，恐怕我们这比交易就泡汤了。

2.很抱歉，我们董事会的意思不会提高价格，单可以提供其他一些有价值的服务。

3.很高兴你们能够重新考虑一些条件，因为我们对这笔交易也有些想要修改的地方，当然，我们并不打算取消这笔交易，我们可以按照你的意思提高价格，但是前提是。

你们必需提供XX保证金，这样她们很难临时退出。

4.避免之前缓兵之计遗漏的问题，“这个我们可以以后再谈’的承诺，作为以后对方进一步提高要求的源头。

20.假消息：

“我有一个问题，你们的价格看起来太高了，如果别人也能达到同样要求的话，我们就会考虑选择最低的价格，XX是你们的最低价吗？

”-假借纸条透漏竞争对手的报价和择选意向，让对方争取订单的同时降低报价。

21.让对方首先表态，帮助你限定对方的价格范围

“我想我根本买不起你的XX，如果我将你的报价提交给我们的董事会，一定会被责备。

我还搜集了一些与你们产品类似的商家，可与这些商家联系之前，我想我还是先和你们了解下价格。

第四节采购员应了解的财务知识

一、单价的构成

单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、费用分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。

二、成本分析

成本分析是指就供应商所提供的成本估计，逐项进行审查评估，以求证成本的合理性与适当性。

成本分析应包括：

工程或制造的方法，所使用的工具、设备，直接及间接材料成本、人工成本，制造或外包费用，营销费用、税额、利润等。

三、税金的计算

1、增值税（属于流转税，归国家税务局管理）

应交增值税=销项税额-进项税额

销项税率=[售价/（1+税率）]*税率

进项税率=[进价/（1+税率）]*税率

增值税税率有17%，13%，6%，4%几种：

（1）进项抵扣的税率：

（尽量收取增值税专用发票）

（a）大部分商品的销售都适用17%的税率。

（b）粮食、水、气、食用植物油、图书杂志、肥料饲料、农业产品等商品适用13%的税率。