采购员管理手册文档格式.docx
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三、语言、文字表达能力
无论使用语言还是文字与供应商沟通,都必须准确、清晰表达采购条件,如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等内容,而且必须言简意赅,以提高工作效率,并能够以“动之以情、晓之以理”的方式来获取优惠的采购条件。
四、与各部门协调能力
1、与管理部门:
提供市场信息作为经营决策依据。
2、与业务部门:
根据营销目标制定采购计划,并提供成本估计作为销售价格参考。
3、与项目施工部门:
应尽早了解施工原料需求,安排采购,并对任何数量时间的变化及时进行通知。
4、与财务部门:
从订货开始到交货、请款、付款为止,都需要配合做财务处理。
五、专业知识能力
对经办产品需了解原料来源、组合过程、品质属性、使用范围等,有助于与供应商的沟通,并有可能主动开发新来源或替代品,进一步降低采购成本。
对供应商则要了解其实力、报价的合理性,实地考察供货能力,从而在与之沟通时具有谈判能力和计划能力,以同时保证价格和品质标准。
另外,英语的表达沟通、计算机网络的应用也是必不可少的。
第二节采购员职责范围
一、采购工作职责
1、采购计划与需求确认:
编制采购计划、金额预算,确认申购部门、内容。
2、供应商选择与管理:
供应商的寻找、调查、评选、评估考核、奖罚。
3、采购数量控制:
计算适当的采购数量,灵活运用数量策略。
4、采购品质控制:
采购前规划、采购中监测、到货后检验,并对品质问题进行及时处理。
5、采购价格控制:
价格的市场调查、分析,询价、报价单分析、议价。
6、交货期控制:
采购前明确交货期,采购中催促交货、到货后执行相应奖惩,并对延迟交货进行处理。
7、采购合同管理:
合同的拟定,签订、修改,回签归档保管,合同执行情况的核查。
8、采购资料管理:
采购记录的设计、填写以及归档保存。
二、采购业务流程
1、收集信息:
充分了解采购物料的品名、规格、品质,以及替代品相关资料,调查市场行情并收集供应商资料。
2、询价:
选择询价对象,询问价格,整理报价资料,选择议价对象。
3、比价、议价:
根据成本分析研拟底价,设定议价目标,与供应商议定采购条件,并综合考虑价格趋势,核对付款条件、比较交货期限。
4、评估:
供应商的信誉、售后服务条件、供货能力及品质保证。
5、索样:
索取样品并检验对比。
6、决定:
选择适当的供应商,签订采购合同。
7、协调、沟通:
跟进确认供应商是否能够按时交货,如遇无法按时交货则进行催交。
8、到货验收:
品质、数量的验收,如有不符立即与供应商协商处理。
9、清理付款:
核对手续是否完备,发票抬头、金额是否一致,确定财务方面是否有预付或是否需要扣款,通知财务进行清付。
第三节采购员工作细节
一、5R原则
1、RIGHTTIME(适时):
及时供货,不发生停工待料,也不挤占库存、积压资金。
2、RIGHTQUALITY(适质):
符合项目施工的要求标准。
3、RIGHTQUANTITY(适量):
经济的采购数量,不会数量不足影响施工,也不会数量过多导致积压。
4、RIGHTPRICE(适价):
相对合理的成本,不会因价格过低影响品质、交期,也不会因价格过高导致利润率低,甚至竞争力下降以致失去市场。
●多渠道获得报价:
这不仅要求有渠道供应商报价,还应要求一些新供应商报价。
公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久,但它们的报价未必优惠。
获得多渠道的报价后,就会对该商品的市场价有一个大体的了解,并进行比较。
●比价:
俗话说“货比三家”,由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同,故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较,只有这样才能得到真实可信的比较结果。
●议价:
经过比价环节后,筛选出价格最适当的二至三个报价环节。
随着进一步的深入沟通,不仅可以将详细的采购要求传达给供应商,而且可进一步“杀价”,供应商的第一次报价往往含有“水份”。
但是,如果采购的商品为卖方市场,即使是面对面地与供应商议价,最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。
●定价:
经过上述三个环节后,双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价,一般需保持两至三个供应商的报价。
5、RIGHTPLACE(适地):
供应源应采用就近原则,距离远则运输成本大,沟通协调也多有不便,容易延误交期。
二、与供应商往来
1、公正、公平、公开的评价、选择适当的供应商。
2、处理采购业务应“对事不对人”。
争的是想法,不是人。
3、配合供应商并建立互助信任。
4、不收受任何来自供应商的过于热情的招待或价值过高的礼品。
5、要做到实事求是,以诚相待,绝不可有欺瞒行为,甚至不道德的采购。
三、君子爱财取之有道
面对供应商可能会采取的“威逼利诱”,采购员都应该保持“平常心”,绝不损害公司利益,绝不利用职务便利牟取个人利益。
四、具备敬业精神
导致物料短缺的原因很多,但采购部门必须抱有“舍我其谁”的高度责任感,去尽可能的安排采购解决问题。
五、拥有虚心和耐心的态度
对待供应商,必须在公平互惠的原则下,秉承虚心的学习态度进行沟通;
在议价谈判过程中,更需要有足够的耐心才能够“欲擒故纵”,气定神闲的完成采购任务。
六、优势谈判
1.不打无准备之仗,谈判前要有充分的准备。
2.不强求共识,而是建立有条件的共识,公平的感觉;
积极处理谈判冲突而非压制或抵抗。
3.据实以报:
想跟一位真正有权的人打交道,不是去说服,而是去告知和回应,建议、接受或拒绝的理由,不争辩或过度防御。
4.你必须忍受一堆无贡献的工作,反复谈话,这些空洞和挫折忍耐下来后,将眼光盯在有贡献的那部分。
5.找到与对手恋爱的秘诀,真爱是不会因为利益放弃。
6.谈判基点:
公司利益高于一切
7.谈判是不断调整各自需求,接近临界点,当止即止。
8.重复旧的做法,只会得到旧的结果,灵活不断的修正做法。
9.凡事必有至少三个解决办法,重要的是你想不想回家,而不是这条路通不通.
10.在沟通中,明白不代表接受,接受不代表投降,放弃立场。
11.不要幻想我们的让步来换取谈判对手的善意,对事强硬,对人软弱,把重点放在利益上而非立场上。
12.人人一张口一百种真相,谁说的漂亮,学会去伪存真。
13.不要草率做出决定,必要时以退为进,不要首先出价或还价,永远不要接受第一次报价,让步要慢。
在同一时间拿同样的问题去问不同的人,同一个问题在不同的时间问同样的人
14.诱捕:
声东击西,把对手的注意力从真正重要的问题上转移开来,提出新的微不足道的问题,制造分歧,然后变相让别人在不能满足你的需求的同时,达到你真正的目的,降价或者谈条件。
→对策:
努力把讨论集中当前的关键问题,把分歧暂时搁置,问对方“你只对这件事感到不满吗?
,然后引用更高权威(白脸黑脸策略),我们可以先把问题写下来,我会把问题提交个给我的上司,看看我们能为你做些什么?
然后继续讨论
或我很感谢你善良的提醒并采纳你的建议,但如果是这样的话,我们的费用就会增加。
。
15.红鲱鱼:
提出一个并不是很重要的有争执的要求,反复提问为何不可,坚定不示弱,然后在劣势问题上作为回报,收回要求,要求作出一些真正重要的让步。
16.摘樱桃:
比较商家报价,即使基于每家提供的条件都相似,也要考虑技术水平、可靠性、施工日期、完工日期、原料质量等因素,不能只取决于账面成本高低做最终选择。
在获取3家供应商报价明细后,尝试和报价最低的商家谈判,就某项目提出:
我们很想选择你们,可问题是,你们在什么上的报价比其他家高出,你们可再次核价,提供一个更好的价格吗?
我们就可以签协议。
有时候,商家会坚持不同质量系统,无法单从价格做主,要货比货。
你可以采取从具体条款上做文章,什么情况下,条件可以优惠,优惠幅度,然后摘取低自己最有利的条件罗列作为自己的条件进行谈判。
先发制人,比买方更了解竞争对手,让买方无法抬高谈判条件。
“好吧,不过我想在左后决定之前先向其他让你了解一下情况。
”
“完全应该,你应该先了解一下其他公司的情况,就知道我司的优势,然后在做决定。
你和某某公司的某某聊过吗?
他们使用的是什么机器,该机器具有什么特点,但他们没有这个,如果你去某某,他应该会像你推荐这几个型号。
针对买家的要求,提出替代方案,或者强调增加买方饶过你和其他商家采购的难度。
17.故意疏漏隐性问题,用假性低价诱使买家感兴趣,缩短谈判时间,然后后期提出具体工序具体单项收费,让买家掏出更多的钱。
18.预设:
“我们某某在什么情况下会怎样,所以我们想你肯定也是这样。
“
“因为我一直没有得到你的答复,所以我会认为你对我司的项目不是很感兴趣,或者说我们是小公司满足不了贵司的利润需要。
我只好继续寻找其他供应商。
19.在谈判已初成定局,对方也做了前期签订准备工作后,尤其涉及社会层面可能引起的舆论压力时,再次提出高要求,增加别人放弃的成本,努力为自己争取最大的利益。
-不道德的做法,不推行。
但,可学习时间点的巧妙运用。
-诚信无价
1.我并不会为你们的要求感到生气,可我的董事会从来没遇到过这种事情,如果我现在答应你的话,恐怕我们这比交易就泡汤了。
2.很抱歉,我们董事会的意思不会提高价格,单可以提供其他一些有价值的服务。
3.很高兴你们能够重新考虑一些条件,因为我们对这笔交易也有些想要修改的地方,当然,我们并不打算取消这笔交易,我们可以按照你的意思提高价格,但是前提是。
你们必需提供XX保证金,这样她们很难临时退出。
4.避免之前缓兵之计遗漏的问题,“这个我们可以以后再谈’的承诺,作为以后对方进一步提高要求的源头。
20.假消息:
“我有一个问题,你们的价格看起来太高了,如果别人也能达到同样要求的话,我们就会考虑选择最低的价格,XX是你们的最低价吗?
”-假借纸条透漏竞争对手的报价和择选意向,让对方争取订单的同时降低报价。
21.让对方首先表态,帮助你限定对方的价格范围
“我想我根本买不起你的XX,如果我将你的报价提交给我们的董事会,一定会被责备。
我还搜集了一些与你们产品类似的商家,可与这些商家联系之前,我想我还是先和你们了解下价格。
第四节采购员应了解的财务知识
一、单价的构成
单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、费用分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。
二、成本分析
成本分析是指就供应商所提供的成本估计,逐项进行审查评估,以求证成本的合理性与适当性。
成本分析应包括:
工程或制造的方法,所使用的工具、设备,直接及间接材料成本、人工成本,制造或外包费用,营销费用、税额、利润等。
三、税金的计算
1、增值税(属于流转税,归国家税务局管理)
应交增值税=销项税额-进项税额
销项税率=[售价/(1+税率)]*税率
进项税率=[进价/(1+税率)]*税率
增值税税率有17%,13%,6%,4%几种:
(1)进项抵扣的税率:
(尽量收取增值税专用发票)
(a)大部分商品的销售都适用17%的税率。
(b)粮食、水、气、食用植物油、图书杂志、肥料饲料、农业产品等商品适用13%的税率。