外贸部年度工作计划及安排文档格式.docx

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　　六、营销推广的规划和展会的策划

　　七、客户的细分和推广的优化

　　八、团队凝聚力的提升和营销的更深入了解

　　──第二阶段

　　一、总结第一阶段所遇到的问题并解决，更加完善外贸体系和流程

　　二、业绩的稳定提升和市场的初步规划

　　三、团队内部形成拼搏向上的风气，相互竞争，相互支持

　　──第三阶段

　　一、各个平台效果的总结分析，有针对性的解决问题，提高业绩。

　　二、狠抓客户跟踪过程，关注细节，激励制度的完善

　　三、回顾历史，展望未来，总结经验，开拓市场

　　────第三部分：

外贸业务部门的工作流程

　　一、客户询盘二、报价三、得到订单四、下生产订单五、业务审批

　　六、下达生产通知七、验货七、制作准备材料九、商检十、报关

　　十一、出口收汇十二、录入

　　────第四部分：

总结

　　一、一个核心二、两个关键三、三个平衡四、四个情

外贸部门概况

　　1.外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。

　　2.在客户问价格时，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要与采购部多沟通，以了解成本等价格因素。

另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降价（指成本方面）。

故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。

　　3.同生产部，要及时了解生产安排情况。

如有新订单要及时同生产部沟通。

以便安排订单生产，在特殊情况下（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。

但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排）。

　　二、外贸业务部门的基本规章制度（可根据实际情况做修改）

　　1.周期长，工作隐性。

　　2.工作方式上：

要与工厂工作同步。

公司给一定的自由度。

因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂等

　　3.部门上班时间为：

8：

00-12：

0013：

30─17：

35，部门不加班（特殊情况例外）

　　4.公司给外贸部门经理一定的处理事情的特权。

　　指：

价格方面在利润允许范围内可以当机立断。

交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。

　　5.外贸经理可以有相应的活动经费，实报实销。

（但只适合在一定的范围之内）。

　　6.公司给外贸部门车辆方面的主便，（有需要接送外宾）可以及时调用公司交通工具，需要提前申请

　　7.外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。

　　8.新产品一定要拍照外理存档。

图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。

　　9.公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要突出产品。

网上产品要及时更新，也要保证数据的吻合和参数的准确性。

　　10.外贸部门要整理一份常用产品报价单（需要注意汇率的变化），应明确单价的上下浮动范围。

以便能随时情况掌握，不至被动。

　　11.公司有专用电话线及传真线给外贸部门。

传真线分线安装也需要安装长途固话，每月有至少不低于\d{2,3}元的长途话费。

　　12.部门资料要整理清晰明了，分类归档。

如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。

　　13.信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕，当天询价要当天回给客人。

　　14.确保按照合同上要求，按质，按量交货。

此处外贸部门有独立性。

不得迁就其它部门的意见。

　　15.在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面。

　　16.主管的指令要明确。

　　17.办公室区不准打私人电话。

　　18.办公室区不准吸烟。

（如有客例外）

　　19.办公时间不准上网聊天。

　　1.打样：

　　样办在订单处理中占到十分重要的位置，故要求对样办的要求要小心认真（注意客户对产品的大小规格、电压、外观颜色、材质、功率和包装等细节问题）。

如客有要求寄办。

在可能的情况下，要尽量寄办给客人；

但要参考下列要求。

　　公司根据客人要求提供样办。

但要收取相应的样办费用。

具体情况以实际操作为准。

（具体情况视客而定）在收到样办费用后给客提供样办。

如国外客户，样办费用要计算运费在内。

（特殊情况视具体情况而订，由部门经理决定）打样寄办后要留存资料，以备查。

所填样办单送交会计一份。

　　2.合同：

　　大部分的商业行为都以合同为规范标准。

以确定双方的权利和义务。

故如有同客人签订合同，则一定要根据合同要求处理。

在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理情况，如有疑问可向上级汇报。

如在没有保证的前提下，不要随便签订。

如客人在合同中列出一些特别要求，要视情况及时与经理取得沟通。

确认可以达到客要求后再签订。

合同中的四要素一定要仔细核对清楚：

（价格，数量，质量要求，交货日期）在有疑问时要同客人沟通。

　　3.付款方式的选择：

　　公司外贸部门的收款方式暂时为：

（待定）大笔的货款：

公司暂不接受：

（待定）等付款方式。

只有公司在收到尾数款后才安排出货，有些公司开具信用证等需要通过公司审核，通过后方可发货。

如在未收到尾数款的情况下出货时，会计有权利过问，除非部门主管能给出一个合理的解释。

（视具体情况而订），但会计一定要通知经理。

　　四、外贸部内部工作人员配备与原则

　　1.人员配备

　　跟单（一名）主要负责下单前与生产、采购的沟通，后期负责生产沟通，出货等；

销售（两-三名）主要负责对外销售的工作，客户沟通、接待等；

　　后台操作员（一名）主要负责阿里和环球资源的后台分析、后台操作等。

　　2.招聘原则

　　外贸部门的人员要求少而精。

如部门人员暂时不够。

宁愿多花时间找合适人员，也不能胡乱找人顶替所缺职位。

由于工作的关系。

部门要求人员：

要诚实，勤奋，有合作精神及团队精神。

外贸部门的年度规划

　　外贸部门年度工作计划，主要分为3个时间段，每个时间段的规划内容如下：

　　1、公司网站平台的完善和推广

　　1.2每个应用图下面的文字信息，要诠释应用图，充分体现我们提供的价值，能给客户带来什么样的效果，在x月X日前完成，负责人后台操作员（待定），由销售员B

　　篇二：

　　第一季度

　　1.2每个应用图下面的文字信息，要诠释应用图，充分体现我们提供的价值，能给客户带来什么样的效果，在x月X日前完成，负责人cherry，由新来的B员工协助。

　　1.3每个应用图和文字中间的表格，就是基本参数，这个由keven负责，在x月X日之前完成。

　　1.4网站的推广方案的制定和执行监督，由东方来负责，x月X日前完成。

　　以上图文并茂的资料，需要于设计部门积极配合，也需要外贸部门和老总多沟通，网站的浏览过程，就是我们引导客户下单的过程，所以，我们前期的所有的投入都是必要的。

　　1.5客户资料的整理和等级分类，以及分配上，进行细节划分，在x月X日前，清晰分配下去，责任到人，逐步实现流程化，由jack负责，其他人协助。

　　1.6网站的作用，如何更好的利用网站的功能，开发以往的客户，要制定确实可行的方案由jack负责，A，B协助。

　　2.2环球资源的推广，主要是关键词的优化，在x月X日前，了解排名规则，并进行测试，由jack负责，其他等协助。

　　2.3平台和网站的整合，如何互相促进，要制定规划，有助于客户数量的增加和质量的提高，这个工作由jack负责，其他人协助在x月1前完成。

　　3.1新员工的培训，对公司文化的理解和外贸规划的理解等，这个工作由jack来完成，在入职后的3周内达到预期效果。

　　3.2定期参加相关主题的会议，提升业务能力和对公司规划的理解等，一个季度3-5次，这个工作，由jack负责。

　　3.3对于工作中所遇到的问题，清晰解决问题的思路，首先清楚问题是什么，其次，怎么解决问题，最后为什么要这样解决，这样的思维模式需要半年的时间甚至更多，先从培养

　　这个意识开始，由jack负责。

　　3.4通过团队之间的配合，不断优化内部协作上的流程，提升效率，真正做到团结一致，直

　　奔目标，先从培养意识开始，x月X日前见成效。

　　二、针对网络推广运行中的问题的流程化规范和外贸跟单过程中问题的解决模式

　　在网站推广过程中所遇到的问题和感悟，跟大家分享，更多了解网络，熟悉网络，运用网络，每周专题探讨，由东方组织，x月X日前，大家对网络营销有个更高层次的认知，并且提高对公司网络方面战略的认同和信心。

　　网络推广方面的规划，制定操作流程，监督流程，作业自动化，需要东方制定相关的规则和模版，大家在初步的操作过程中不断提出修改方案，慢慢完善，形成我们独有的网络推广流程，在x月31前完成

　　公司客户的细分，最有意向的客户由郭健来负责，其次是shirley负责，对于客户进展情况的不断优化，每个人都要提出自己的意见和建议，在原有的流程上进一步提高效率，缩短跟单过程，执行人，jack，其他人协助。

　　对于任何突发的问题，及时解决，但是事后一定要记录在案，定期总结，不断反思，尽量避免流程内的问题出现，执行人jack。

　　三、推广和业务，所有的流程进行数字化量化监督，提升效率。

　　推广每个月有计划，考核就是数据表，要看到实际的效果，这事由欧阳海生负责，jack监督。

x月X日前

　　工作进展，透明化，清晰化，用数字说话，用进度证明自己，执行人jack。

x月X日前。

　　四、第一季度整体业绩目标XXX万

　　第二个季度

　　一、营销推广的规划和展会的策划

　　网站，平台，展会资源整合，4，月份为x月初的展会，做准备工作，所有的策划活动和推广方案，都是以提高展会的效果为前提，具体规划，由jack制定，其他人协助，在x月的第一个星期制定。

　　2、展会的策划和准备

　　展会的策划，和网站的整合，具体活动的制定，分配到人，由jack负责，在x月的第二周完成。

　　二、客户的细分和推广的优化

　　通过上一季度的细分和跟踪，再次提高客户分级标准，重新分配，有针对性的分析跟踪，制定相关策略，形成习惯，此事由西门负责。

x月的第三个星期。

　　2、推广方式的升级和优化，为业务带来更多的询盘和订单。

　　通过网站，平台，和展会的整合，评估效果，调整方案，增加推广方式，提高推广力度，带来更多的询盘的同时，提高转化率，订单量的增加，具体方案的制定，由东方负责，x月X日前完成

　　三、团队凝聚力的提升和营销的更深入了解

　　通过网站，平台，展会，和半年的沟通，了解，在团队协作上，团队文化上，大家是不是保持积极的状态，良好的心态，进行总结和规划，为达成目标，奠定思想基础，执行人，jack，x月X日前完成。

　　团队各成员对于管理，团队，网络营销，公司的战略目标，是否理解的更加深刻，对于公司的发展是否信心十足，进行交流，执行人jack。

　　四、第二季度整体业绩目标XXX万

　　第三个季度

　　一、总结前两季度所遇到的问题并解决，更加完善外贸体系和流程

　　1、对于前两个季度营销和业务方面的问题进行总结分析并解决

　　对于营销和业务方面的问题和一些影响订单达成的因素，要落实到人，通过大家的交流和讨论