档案管理虚拟论Word下载.docx

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丁海斌

［摘要］本文是前期《档案虚拟论》的姐妹篇，它从实践、空间特性、哲学属性等层面论述了档案管理在数字化时代的虚拟问题。

具有开拓新时代档案学的学术价值，建立了档案数字化管理理论的哲学基础。

关键词］档案管理；

虚拟，数字化。

［中图分类号］G27

从档案管理的层面上看，广义的虚拟早已存在，它主要以思维虚拟及其外在表现的方式存在着，比如档案分类及分类方案等，就是一种典型的思维虚拟及其外在表现。

这种思维虚拟表现在档案管理活动中就是与物理管理方式相对的逻辑管理方式。

而数字虚拟以对象虚拟为基础将思维虚拟推进到了行为虚拟的境界，使档案的逻辑管理从思维走向了行为（管理系统的行为）。

档案管理活动是一个思维→行为→对象（档案）的过程，传统档案管理过程是思维（虚拟的）→行为（外显的）→对象（现实的），电子文档管理的过程是思维（虚拟的）→行为（逻辑的——虚拟管理系统的逻辑行为）→对象（虚拟的）。

由此可见，电子文档实现了全过程的虚拟化。

一、虚拟档案管理的实践内涵

（一）虚拟档案实践

在对虚拟的含义进行较深入的研究时，我们会发现，虚拟存在着两种不同的行为状态，即“思维虚拟”和“实践虚拟”。

“思维虚拟”是指在抽象的思维活动中对现实性的超越，即概念的非现实性重构；

“实践虚拟”则是在实践活动中感性表现出来的对现实性的超越。

对电子文件工作而言，“思维虚拟”主要应用于电子文件逻辑管理架构的设计；

“实践虚拟”主要表现为人对电子文件管理系统的使用过程。

在这里，笔者主要从“实践虚拟”，即从电子文件工作角度来探讨虚拟的档案工作意义。

“虚拟性实践”是人类实践的基本方式之一。

它作为人的本质力量感性表现出来的对现实性局限的超越，很早就存在了。

只不过在电脑数字化虚拟方式出现之前，由于虚拟还没有达到纯粹的形态，所以没有引起人们的特别注意，更没有把它作为一个独立的哲学范畴来对待。

实践虚拟必须借助于一定的物质中介才能够进行。

由于物质中介的性质各异，就导致了各类虚拟性实践所能达到的虚拟程度也不一样。

按照物质中介的特征，我们可以把丰富多彩的虚拟性实践划分为以下四种类型。

第一类是在物理空间以“实物符号”为中介的实践虚拟。

在这类实践中，实物形态的物质中介只是作为表达意义的符号出现的，并不就是意义所指的对象本身。

许多艺术性实践活动都属于这种类型。

譬如大量的艺术实践活动就具有“超越现实性”的虚拟品格：

舞台上演员做一个挥动马鞭的动作，便表示“马”的存在了；

国画的山水大写意、西方抽象派绘画，无不把虚拟发挥得淋漓尽致；

庙宇里塑造的神像，也是在虚拟意义上表征超现实的“神灵”。

这一类型的实践虚拟由于直接以“实物”为物质中介，所以还不能完全摆脱实物现实性的局限。

第二类是在物理空间以“数字化符号”为中介进行的实践虚拟。

用高度抽象的“数”为中介，更有助于超越实物的现实性局限。

周易、虚拟经济等，都可以归于这一类型。

如经济领域中由证券、期货、期权等虚拟资本所构成的“虚拟经济”活动，是以赢利为目的的资本以脱离实物经济的价值形态独立运动。

在这里产权成为了一种虚拟的交易对象，货币已变成了纯粹的符号，其活动明显具有“超越现实性”的虚拟特征。

使用抽象的数字化符号作为实践中介手段，是虚拟实践发展进程中有质变意义的重要一步。

第三类是相继在物理空间和虚拟空间中以“影像符号”为中介的虚拟实践。

这类实践活动是通过光、电等手段，先在物理空间把实物转化成“影像符号”，然后再在虚拟空间展示出来。

在电脑出现之前的电影和电视的制作与播放就属于这类实践。

“影像符号”在制作过程中虽然仍离不开对实物的依赖，但是比“实物符号”有了更大的虚拟自由度，具有向纯粹形态虚拟过渡的性质。

第四类是在虚拟空间中以“数字化符号”为中介的虚拟实践。

电脑和网络的数字化虚拟属于这一类。

其实践的对象是信息，中介手段是由电子形成的一连串的0与1数字或“数字包”，实践过程是将信息内容按一定程度加工和储存，实践的结果可以直接展现在虚拟空间里，并以电和磁的方式存储和传播。

这种使用数字化符号在虚拟空间建构对象性存在的实践方式，是一种纯粹形态的虚拟性实践，它使实践过程所必需的时间和场所大大地缩减了，拓展了实践的维度，具有更大的实践自由度。

（二）电子文件管理系统——从思维虚拟到开放的数字虚拟

1．电子文件管理系统的创造——从思维虚拟到数字虚拟

从微观角度讲，电子文件管理系统的创造是一个从思维虚拟到数字虚拟的过程，即专家以思维虚拟的方式首先在头脑中将其设计出来，然后再由程序员以数字虚拟的方式在计算机中确定下来。

在这个过程中，思维虚拟活动的质量具有关键意义。

无论何种计算机软件，包括电子文件管理系统，都要经历这种从思维虚拟到数字虚拟、实践虚拟的过程。

当我们抱怨某种管理系统不好用时，切莫忘记计算机系统控制的逻辑、假设和各种数据，实际上来源于我们人类自身的设计与选择。

2． 

电子文件管理系统中的主客体关系

虚拟实践不是空穴来风，它所包含的精神活动不能没有物质载体，更不可能脱离人而独立存在。

虚拟实践一旦脱离自然界与社会交往有形的物质实体，就必须依赖“人机界面”的全部技术要素这样一个结构平台作为实践工具。

同时，“人机界面”又作为技术中介，沟通虚拟实践过程中主体与客体的之间联系；

虚拟的中介活动实际上是一个主体积极参与的巨量信息加工、处理和传播的人机交互和人机共生的过程互动。

该过程对主、客互动关系的影响主要在于：

主体不必再受制于物质实体事必躬亲地去实践，而是可以通过新中介（人工语言创造的人机界面）与老中介（自然语言）的“链接”，把人类社会活动的信息经由计算机系统进行符号处理和合成转换，使主体置身于一个新的关系实在的虚拟实境中，这时人与虚拟世界的本质关系已不是简单的主、客互动，而是一个意义世界符号化的建构过程。

3． 

电子文件管理系统的开放性

虚拟属性给电子文件管理系统带来的开放性包括两个方面的含义：

系统本身的开放性（管理员可以对系统进行修改维护）和系统的开放性功能。

事实上由于虚拟环境的建立和虚拟实践的介入，首次打破了在物质实体条件下只能依赖单一途径选择发展可能的旧模式，使实践的内容发生了质和量的双重变革，从而在“创生”新的关系实在的虚拟实践中，使现实性的发展兼容了多种可能性。

不断地接纳新的可能性是电子文件管理系统最重要的特征之一，它改变了传统管理模式的固定化。

在新的智能型实践结构中，过去孤立的实践已被系统的实践所取代，直接的实践已让位于间接的虚拟实践，原型的实践则反过来成为虚拟实践的补充手段，稳态单一的实践通道必然延伸为跃迁多样的实践范式，从而使主体在与环境的交流互动中获得更多的自由。

需要指出的是，虚拟实践以信息的符号化转换为物质载体，这就摆脱了原始状态下虚拟思维的对象空元与神秘；

同时也解决了原型实践条件下对象创设的诸多局限与无奈，尽管虚拟实践仍以客观现实性为出发点，但主体一旦进入赛博空间就不再局限于以往实体环境中的劳作经验，而是把人类世代积淀的经验和知识融会到“预置”对象的计划或设想中，经过虚拟实践综合的技术处理，对大量现实素材进行可控的叠加、分解、重组、试探和验证（这个过程足以容纳从概念、判断、推理到归纳、演绎的各种感性、知性和理性的认识形式），来寻找和发现事物各种新的可能性，并展示其接近现实的真实图景。

由此一来，虚实两极就被有机统一在新的技术实践中，现实性终于挣脱了单一发展的物质束缚，进入一个物与神游的澄明之境。

至此，虚拟实践活动已构成对现实实践的补充和扩展，人的视域开始同时受到现实世界和虚拟世界两个空间的影响、制约和融合，主体必须重新审视和界定虚实两个世界之间的对立和关联，面对“集合”的家园和整体的敞开状态，充分包容多样性。

而主体从来就不满足于陷入共时性的近视和局限，不甘心服从于封闭态中现实性无奈的单一选择；

一旦共时性完成向历时性的过渡，开放境遇中实践的创造者，就有足够的时间和证伪手段来为实现可能性的正确选择开辟道路，使选择在多元的比较中臻于完善，使人能在一个现实与幻像统一的世界上诗意地栖息着。

但是，每一个未来的档案工作者要诗意地活动在这个开放的世界，自身必须具备一个条件：

不断超越系统所代表的知识水平和技术能力。

没有这个条件，开放的世界就是封闭的世界，甚至是让人无法理解的黑暗世界。

二、虚拟档案管理的空间内涵

（一）电子文档数字化虚拟空间的含义

电子文档管理的网络虚拟时空具有与传统时空不同的哲学属性。

在空间上，主要表现为逻辑化整体性的特点；

在时间上，主要表现为超越现实性。

传统空间（第一时空）具有长、宽、高和时间的四维特性。

传统的档案馆必须在这个四维空间中进行它的业务活动，因此，它的种种特性必须以此为前提展开——库房、柜架、案卷等无不反映了这个空间的特征，而传统的自然时间也对档案馆的工作具有规定性。

网络虚拟空间（第二时空）则不具有传统的长、宽、高和时间的四维特征，它是一个扁平的共时空间（平台）。

这个虚拟的共时平台不再具有传统空间的长、宽、高及时间限制，库房、柜架、案卷等都被压缩在一个虚拟平台上，并实现了个体与整体在无限扩张的范围内的统一。

我们在谈论“数字档案馆”一词时，应注意区分它的个体意义和整体意义。

在这个数字化平台上，电子文件管理在逻辑上实现了全球的整体性。

有人说：

国际互联网是全球大脑。

依此类推，作为国际互联网信息资源的一个重要组成部份，虚拟化在逻辑上创造了一个全球虚拟档案馆。

同时，这个全球数字档案馆实现了对传统时间的超越。

在互联网上，时间是一种绝对意义上的流动，不再是与日出日落、早起晚归相对应的条件概念。

它打破了传统空间在时间上的种种限制，实现了真正全天候档案信息服务。

总之，虚拟通过数字化方式为档案工作提供了一个间接空间。

而这一间接的虚拟空间与电脑、网络及其他高科技技术相结合，为档案工作的发展创造了一个前所未有的数字化时代。

人的大脑是一个虚拟世界，相类似的电脑以电子和数字的方式也形成了一个虚拟世界，而被称为全球大脑的网络则形成了一个无限大的虚拟世界。

（二）虚拟化的档案馆与档案馆的虚拟化

社会学家称人类跨入信息时代是从“纸张文化”迈入了“电子文化”或“数字文化”，这一表述所包含的核心本质就是文献形态的变化。

数字文化的结果是大量电子文件的产生。

在全球范围内，数字化文献正呈现出逐步取代纸质文献之势。

据统计，1995年美国数字化文献出版量首次超过传统印刷型文献。

由于数字化文献的整个结构形态是完全依赖于现代信息技术的，因此在数字化文献的交流与利用环节中必须借助现代化的信息技术和信息工具，其核心就是电子计算机和现代信息网络。

由电子计算机、信息网络和数字化文献三者共同作用形成了目前这样一个事实：

现代信息网络客观上已将分布于世界各地的众多电子计算机连接起来，而每一台电子计算机的背后既是数字化文献的生产者，又是数字化文献的利用者；

数字化文献既被联机生产，又被联机存贮；

并且通过信息网络进行高速传递，最后实现联机利用。

电子计算机、信息网络和数字化文件三位一体，形成了一个巨大的、无形的数字文件库，这一数字文件库超过了历史上任何一个最大档案馆的馆藏。

由于档案馆与数字文件库的固有关系已根深蒂固地植根于人们的概念世界中．所以人们在为上述那个无形的数字文件库命名时，自然而然地借用了档案馆这一概念、并且为了与现有形态的档案馆相区别，将其称为虚拟档案馆（数字档案馆）。

综上所述，我们可以看出，虚拟档案馆的产生与数字化文件的形成、网络的产生有着直接的因果关系。

这种关系从根本上是出于档案馆通过档案文献为人们提供信息服务这种固有的内在本质联系。

文件形态正在从传统的、主要以案卷作为孤立的物理单位、肉眼可直视其信息内容的有形形态，发展变化为现代的、由信息网络连接并遍布全球的、以数字化方式记录并借助于电子计算机阅读的无形形态