监理文件档案资料整编及管理细则.docx
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监理文件档案资料整编及管理细则
监理文件档案资料整编及管理细则
监理文件档案资料整编、管理细则
陕西鼎科建设监理咨询有限公司
二○一四年三月
关于进一步加强工程建设档案资料规范化的通知
公司各项目监理部:
编制《监理文件档案资料整编、管理细则》是为了进一步提高公司建设工程监理文件管理水平,规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作,现制定《监理文件档案资料整编、管理细则》,要求各项目部按照“细则”认真执行。
1、项目部监理文件管理,实行总监理工程师负责制,项目总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作,对本项目的工程档案资料全面全责。
专业监理工程师及监理员负责编制、收集、整理本专业相应资料。
资料员负责资料归档、保管工作。
公司定期对监理部资料进行检查,并纳入监理部监理人员的工作考核。
2、监理资料要分类组卷、存档。
资料填写要规范性、严密性、全面性、一致性、闭合性、可追溯性。
严禁出现资料有通知、无回复、时间矛盾、无负责人签字、有因无果、内容有误,不分类组卷,无法查找,资料混乱现象。
3、所监理工程项目竣工资料归档要求:
向业主及建设项目所在地档案馆归档文件,请按建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)的要求向各级部门归档。
在工程开工以后,监理部要同业主、当地质安站、档案馆进行联系、沟通对工程项目竣工资料归档要求(包括份数、施工及监理竣工资料目录及内容),从而为工程竣工资料向业主、档案馆的移交创造条件,对竣工资料有特殊要求的上报公司工程部备批。
向监理公司归档的资料,请按照公司监理文件档案资料整编细则要求,整编归档。
、归档文件容、组卷方式见《监理文件档案资料整编细则》附录一;
、归档卷案样式见《监理文件档案资料整编细则》附录二、三、四。
、移交时间及份数:
在工程竣工验收后一月内向业主及档案馆移交资料各一份,同时向公司档案部门移交一份竣工资料。
、向建设单位及档案馆移交资料后,监理部必须办理竣工资料书面移交手续。
4、监理月报、监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结,请按《监理文件档案资料整编细则》附录六要求的内容和样式编写、上报审批。
资料收集、编写、整理、归档工作是监理部监理人员岗位职责,也是监理部监理人员考核的一项重要指标,请监理部监理人员特别是总监重视此项工作,按“细则”要求整编现有的和以后发生的工程监理资料,以完整、规范的工程监理档案资料上报公司。
陕西鼎科建设监理咨询有限公司
2013年11月1日
1、总则
1.1为提高公司建设工程监理文件管理水平,规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作,制定本细则。
1.2本细则自发布之日起,适用于公司所承揽及合作的新建、扩建、改建建设项目施工的监理文件。
1.3本公司建设工程监理文件的审批、收集、整编、移交、归档除执行本细则外,同时应符合《建设工程监理规范》(GB50319—2013)、《建筑工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)、《陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定》、《行业建设工程技术资料管理标准》及地方城建档案部门要求及合同要求。
1.4公司监理文件资料管理实行总工程师负责制,总工程师为公司监理文件管理总负责人。
工程部应对项目监理部文件的整理、编写、归档工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前,工程部应对工程监理文件进行预验收。
工程部负责监理文件的归档工作。
1.5项目部监理文件管理实行总监理工程师负责制,由总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作。
各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理文件。
资料员负责资料归档、保管工作。
在工程竣工验收后,由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档。
1.6项目监理部在项目开工前,项目监理部应与建设单位取得共识,主动与城建档案部门进行联系,明确具体要求,接受陕西鼎科工程监理有限公司的领导和检查。
1.7经本公司审批的项目监理(监理规划、质量评估报告、监理工作总结)文件,采用统一格式,按附录六报送审批。
2、监理文件档案资料的质量要求
2.1监理文件档案资料的内容及深度必须符合国家有关工程的施工、监理等方面技术规范、标准和规程。
2.2归档的监理文件为原件(原件确有困难的为复印件)。
监理文件内容必须真实准确、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备,与实际工程相符合。
2.3监理文件的收集应满足“与建设工程同步,整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。
2.4监理文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、黑色中性签字笔等,复写时须用单面黑色复写纸。
工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4(297mm×210mm)。
图纸应采用国家标准图幅。
3、监理文件档案资料的立卷、组卷原则和方法
3.1监理文件立卷应符合建设工程文件归档整理规范,遵循文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
3.2监理文件的组卷应执行地方城市建设档案馆的统一规定。
一般情况,一个建设工程项目由多个单位工程组成时,工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷,对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。
3.3立卷可采用如下方法:
单位工程:
可按照工程管理过程、施工过程控制组卷;
建设工程项目:
可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。
4、监理文件档案资料的移交
4.1监理文件档案资料整理合格后,报送公司档案部门办理移交、归档手续。
4.2项目部移交的监理资料,必须由总监理工程师审核并签字。
4.3移交监理文件档案,应符合下列规定
4.3.1向建设单位移交监理文件档案应符合下列规定:
工程竣工验收合格后一个月内,项目监理部应办理“工程监理档案移交单”(见附录五),方可向建设单位移交资料,并办理“工程监理档案移交清单”,移交清单应交公司档案室一份备案。
若因各种客观原因(如:
业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付,项目监理部应将其交回公司工程部/档案室,并办理“工程监理档案移交清单”。
由公司工程部在具备交付条件时,具体负责办理监理文件移交的有关事宜。
4.3.2向公司移交监理文件档案,应符合下列规定:
项目监理部应在工程竣工验收合格,向建设单位移交资料后一个月内向公司档案室移交档案,并办理移交手续。
5、监理文件档案资料收集、整理内容
监理文件档案资料是在工程监理过程中逐步形成,项目监理部在日常监理工作中收集、整理的监理文件。
日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签,首先应审核该表格的使用是否符合要求,填写是否规范,然后再审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求,确认无误签字后保留一份,其余返还施工单位。
在监理工作中应收集的资料,应包括以下内容(以下列的各项内容不是每个项目必须有的资料,要结合本项目的实际情况和建设、质检等单位的要求,收集所需的相应资料)。
A类:
合同文件
1.委托监理合同及监理招投标文件
2.建设工程施工合同及施工招投标文件
3.工程分包合同
4.各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同
5.各类合同变更的协议文件
6.合同争议调解的文件、违约报告及处理意见
7.违约处理文件
B类:
工程前期文件
1.建设项目立项批文
2.建设工程规划许可证
3.建设用地规划许可证
4.建设用地红线图
5.单位工程平面坐标图
6.施工许可证
7.建设工程质量监督申报表
8.建设项目开工备案表
9.建设工程质量检测工作协议及见证检测实施计划书
10.质量监督站提供的《建筑与安装工程质量监督计划》
11.设计施工图审查批复文件
12.消防审查意见书
13.抗震审核意见书
14.人防审核意见书
15.环境评价意见书
C类:
勘察设计文件
1.工程地质、水文地质勘察报告
2.施工图纸
3.图纸审查记录
4.设计交底及图纸会审会议纪要
5.工程变更文件(含监理指令)
6.工程设计、技术变更台帐
D类:
监理工作指导文件
1. 监理规划
2. 监理实施细则
3. 监理部总控制计划等
E类:
施工工作指导文件
1. 施工组织设计(含施工组织设计报审表)
2.分部工程施工方案(含施工方案报审表)
3. 季节性施工方案(含施工方案报审表)
4. 其他专项(分项工程)施工方案(含施工方案报审表)
F类:
资质资料
1. 项目监理人员登记表、上岗证及总监理工程师任命书
2. 项目管理机构(项目经理部)及负责人登记表及上岗证
3. 特种作业人员、主要技术工种人员登记表及上岗证
4. 分包单位资格报审表(含资质资料及人员上岗证)
5. 成品、半成品供应单位资质报审表(含资质资料)
6. 工程试验室、桩碁检测单位、拉拔试验(包括见证取样送检试验室)资质资料
G类:
工程进度文件
1. 工程开工/复工报审表
2.工程暂停令
3.工程施工进度计划报审表(含进度计划)
4. 工程延期报审表
5.其他有关工程进度控制的文件
H类:
工程质量文件
1. 建筑材料报审表(含见证取样复试)
2. 施工记录及施工试验记录
4. 施工测量放线报审文件
5. 砼浇筑令(含砼开盘鉴定)
6. 拆模报审表
7. 安全及功能试验文件
8.工程质量问题处理记录及质量事故处理报告
9.质量控制台帐
10.材料进场验收台帐
11.取样见证台帐
12.设备选型报审表
13.其他有关工程质量控制的文件
14.不合格项目的通知
I类:
工程验收文件
1.检验批质量验收记录(含工程报验单)
2.隐蔽工程质量验收记录(含工程报验单)
3.分项工程质量验收记录(含工程报验单)
4.分部工程质量验收记录(含工程报验单)
5.单位工程质量竣工验收记录(含工程竣工报验单)
6.竣工验收报告
7.工程竣工验收备案表
8.其他有关专业工程的验收记录
J类:
工程造价审批文件
1. 工程量申报及审批文件
2.工程预付款报批文件
3.月工程款支付申报表
4.工程变更费用报审表
5.费用索赔报告及审批
6.造价控制台帐
7.其他有关工程造价控制的文件
K类:
会议纪要
1.第一次工地会议纪要
2.监理例会会议纪要
3.专题工作会议纪要
4.其他会议纪要文件
L类:
监理报告
1.监理月报
2.地基基础、主体结构等分部工程质量评估报告
3.单位工程质量评估报告
4、单位工程竣工工作总结
M类:
监理工作函件
1.监理通知单、监理通知回复单(包括质量、进度、投资)
2.监理工作联系单
3.监理备忘录
4.专题报告
5.工程竣工质量问题初验审查表
N类:
监理工作记录文件
1.监理日记
2.旁站监理记录
3.监理巡视记录
4.监理抽检记录
5.监理测量资料
6.工程照片及声像资料
O类:
监理工作总结
1.阶段工作小结
2.监理工作总结
3.监理业绩证明(建设部有统一表式)
P类:
工程管理往来文件
1.建设单位函件
2.施工单位函件
3.设计单位函件
4.政府部门函件
5.其他部门函件
Q类:
监理内部文件
1.技术性文件
2.法规性文件
3.管理性文件
S类:
安全管理资料
1.监理部安全管理机构、分工及岗位职责
2.安全监理实施细则
3.安全专项施工方案
4.项目经理部安全管理机构及人员资格
5.安全