英文邮件写作PPT推荐.pptx
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Subject:
HELLO!
hiShirleyHopethingsrwellwithu,itsgood2knowthatuwillbebackinmalaysiaagaininnovtoholdyourseminaroneffectivebizwriting.PLSLETMEHAVESOMEFREEDATEwhileuroverhere.somebookstoresrinterestedinatalkandsingingevent,Ihopeuwillagreetotakepart.tnks&
rgsHarry英文英文电子邮件写作规范电子邮件写作规范e-mail1.理论讲解2.案例分析3.练习点评4.Q&
AEMAIL的基本结构1.信头2.主体3.结尾敬语4.落款签名EMAIL基本结构To:
Bcc:
信头Subject:
Attachments:
hiShirley称谓(问候语)正文Hopethingsrwellwithu.Itsgood2knowthatuwillbebackinmalaysiaagaininnovtoholdyourseminaroneffectivebizwriting.PLSLETMEHAVESOMEFREEDATEwhileuroverhere.somebookstoresrinterestedinatalkcumsingingevent.Ihopeuwillagreetotakepart.结尾tnks&
r结尾敬语Harry落款签名主体1、信头Harry.Limpresto.co.mySFionapresto.co.myApplicationformanagerassistant1.1主题SUBJECTu构成:
单词/名词性短语/完整句(一般不超过35个字母)练习:
判断下列表达是否准确1.Greetings2.Suppliertraining3.Meetingson22Julyhasbeencanceled.4.gotohospital5.professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany.u大小写规则:
-方法1:
将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可-方法2:
将实词(名词、动词、形容词、副词、代词等)每一个单词的首字母大写。
练习:
判断下列表达是否准确1.NewE-mailAddressNotification2.Detailedcalculation3.detailedcalculation1.1主题SUBJECTu主题框内容应简单明了,但切忌含糊不清。
例如:
pricingpolicymeeting(定价政策会议)letterofapplication(申请信)练习:
判断下列表达是否准确1.Meeting2.Newsaboutthemeeting3.Tomorrowsmeetingcanceled4.Greetings5.GreetingsfromDDCCompany6.Pleasecometopickyourcard.2.主体格式称谓(问候语)开头正文结尾敬语落款签名档2.1正文格式DearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXXDearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXXDearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXX?
2.1正文格式DearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXXDearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXXDearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXX2.1正文格式DearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXXDearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXXDearXXX,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.Sincerelyyours,XXX齐头式混合式缩进式2.2称谓u称谓之后一般用逗号,如DearStella,正式(正式商务往来)写出对方称谓称谓+姓称谓+全名Mr./Mrs.(已婚)Miss(未婚女性)Ms.(未婚已婚女性皆可以使用)如Mr.Kunze/Mr.BeckerKunze正式(熟识的同事、上级、客户等)称呼对方名字名字Dear+名字如Stephan或DearStephan,若对方邮件以Dear称呼你,回信时也同样以Dear回复;
非正式称呼对方名字、昵称等HiJudy,/Hellodear,2.2称谓u若无法得知收件人姓名,可用:
DearSirorMadam,Ladiesandgentlemen,DearColleagues,Dearall,Towhomitmayconcern,DearCommitteeMember,DearMeetingPlanner,DearPurchasingAgent,2.3问候语Longtimenosee.Howhaveyoubeen?
好久不见,最近你好吗?
Ihopeyouaredoingwellrecently.希望你近来过得很好。
Ihopethingsaregoingwellwithyou.希望你近来过得很好。
Howwasyourtrip/vacationtoBeijing?
你去北京的旅行/假期过得如何?
FirstletmestartbywishingyouandyourstaffaHappyNewYear.首先祝你和你的同事新年快乐。
2.4开头u商务邮件不需要过多的寒暄,恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。
通常在第一句说明邮件的目的。
Iamwritingtoinquirewhetheryoucanprovidedyourlatestcatalog.我来信是要询问您是否能提供贵公司最新的目录。
Weareinterestedinyourrangeofofficesupplies.我们对你们的办公用品感兴趣。
Afteracarefulreviewofyouroperations,webelievethatyourcompanyisidealformeetingourOEMneeds.在仔细检视你们的运营状况后,我们认为贵公司非常符合我们的代工制造需求。
练习请根据下列情境写开头句:
需要与对方商榷讨论方案细节的时间,你现在发送邮件给对方,询问下周二下午2点到4点是否合适。
昨天的会议上对方要求发送项目的具体介绍,你现在将所需文件通过邮件(附件)发送给对方。
前一次会议约定周五给对方发送合同,你现在发送邮件与对方再次确认,将于周五把合同发送给对方。
你需要对方协助你处理一些事项。
参考答案Idliketodiscussthedetailswithyou.IsTuesday1400-1600convenientforyou?
我想和您谈谈修订的事。
这周二下午两点到四点您有空吗?
Attachedarethedocumentsyourequestedatthemeetingyesterday.昨天会议上您要求的文件已附上,请查收。
Asdiscussedatthemeeting,IllsendyouthenewcontractbythisFriday.正如我们在会上所讨论的,我将在周五前给您发送心的邮件。
Ineedyourhelpinthefollowingmatter.我需要你协助处理以下事项。
2.5主体内容主体段应简单明了,调理清晰,过长的内容不易阅读且容易让对方抓不住重点。
确保调理清晰,合理分段,避免将所有内容全部集中在一个主体段内写完。
若有多条建议或事项要阐述,可以用条例式的方法呈现,使内容更清晰易读。
为了能更灵活地排版,可以把这些信息作成附件形式,以方便对方将其打印出来。
2.5主体内容常用句型通知通知/公告公告发起会起会议询问确确认回复反回复反馈道道谢致歉致歉/遗憾憾要点列表要点列表发送附件送附件2.5.1.通知通知/公告公告uinformsbthat/informsbofsth通知某人某事Iamwritingtoinformyouthattherearesomesmallchangesinthescheduleformyvisittoyourcompanynextweek.我写这封信是要通知您,我下周造访贵公司的行程将有些许变动。
ThisistoinformallemployeesofrecentstaffchangesatKYLECo.此乃通知所有员工Kyle公司最近的人事变动。
unotifysbthat通知某人某事Thisletteristonotifyyouthatourofficewillbe