行政办公用品管理办法.doc

行政办公用品管理办法.doc

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行政办公用品管理办法

第一条目的 

为加强行政办公用品管理，规范办公用品采购和使用程序，控制成本，提高办公效率，根据项目实际特制定本办法。

第二条管理原则

按照统一限量，控制用品规格以及节约经费开支的原则，办公用品的采购，由综合办公室统一负责。

综合办根据各部门的使用计划，整体消耗水平以及库存情况，确定采购数量，编制采购计划，经项目经理批准后，组织采购。

第三条办公用品分类

办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1、消耗品：

铅笔、刀、胶水、胶带、双面胶、回形针、图钉、标签、便签、橡皮、长尾夹、拉杆夹等。

2、管理消耗品：

签字笔、圆珠笔、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

3、管理品：

U盘、剪刀、钉书机、直尺、笔筒、计算器、文件夹、档案盒、印台等。

第三条办公用品管理流程

（一）请购

1、每季度初由办公用品管理员通知各部门上报办公用品使用计划，对于非常用物品的请购，使用部门须根据需要在计划中注明购买物品的名称、规格、型号、数量，并说明用途。

使用计划汇总后，办公用品管理员根据库存物资的储备量情况填写《材料计划明细表》向办公室主任提出请购。

2、由办公室主任对办公用品管理员提出请购计划进行审核，并报项目经理签批认可。

（二）采购

1、办公室主任根据项目经理签批认可的《材料计划明细表》进行采购。

2、采购方式

（1）项目电子办公用品（计算机、复印机、打印机，传真机、电话机及主要辅材和耗材）的采购，应按统一、择优的原则经筛选确定固定主要供应商，便于后期维修服务和结算。

（2）小型或零星办公物品的采购由办公室到指定专门商店或网店采购，要货比三家，选择价格合适、质量合格的物品。

（三）点收。

物品采购至项目部后，办公用品管理员根据发票及物品清单进行点收，帐物相符则予以签字确认，否则应拒绝签收。

（四）登记入库。

办公用品必须做入库登记（附件：

《行政办公用品入库台帐》。

办公用品管理员根据供货发票及物品清单标明的内容认真核对并填写入库台账。

（五）保管。

办公用品管理员对库存办公用品负保管之责。

物资堆放整齐、美观、按类摆放，掌握物品质量、数量等情况，保证库存物资完好无损。

同时，办公用品管理员必须对存货进行定期或不定期清查，确定各种存货的实际库存量，并与台帐记录的结存量核对，确保帐物相符。

（六）发放。

1、办公用品原则上根据各部门每季度初上报的使用计划进行发放，物品发放一律按照《行政办公用品发放台帐》格式如实填写。

第四条注意事项

1、各部门在季度初提出使用计划时务必要预算好办公用品的使用量，一经发放原则上本季度内不允许进行领取。

2、剪刀、订书机、笔筒等非消耗品各部门定量原则上仅能领取一次，若损坏则需将损坏的物品随计划上交综合办，丢失则自费购买。

3、各部门视情况每人每年配备一支台笔和两支水笔，根据使用情况报计划领取笔芯。

第五条附则

1、本办法由综合办公室负责解释。

2、本办法自公布之日起施行。

中国交建福州地铁二号线第十标段项目经理部

2015年9月1日