办公室秘书课件接待工作PPT格式课件下载.ppt

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是什么吗？

9文明礼貌负责与人方便讲求时效按制度办事遵守纪律1010第第二二节接待工作的基本程序接待工作的基本程序一、接待准备工作一、接待准备工作二、正式接待工作二、正式接待工作三、宴请三、宴请四、会见、会谈四、会见、会谈五、善后总结工作五、善后总结工作11一、接待准备工作接待准备工作心理准备环境准备设施物资准备信息资料准备方案准备12二、正式接待工作正式接待工作n一般程序一般程序领受领受任务任务了解了解来宾来宾制定制定方案方案预订预订食宿食宿送别送别客人客人安排安排会谈会谈迎接迎接客人客人商谈商谈日程日程陪同陪同参观参观13三、宴请筷子勺子盘子水杯牙签14四、会见、会谈四、会见、会谈1515四、四、会会见见座座位位图图16四、四、会谈座位图（会谈座位图

（1）17四、四、会谈座位图（会谈座位图

（2）18四、四、会谈座位图（会谈座位图（3）19五、善后总结工作善后总结工作通知接站文件归档总结提高20第第三三节接待礼接待礼仪接待礼仪接待礼仪外宾接待外宾接待接接待待礼礼仪仪21一、一、接待礼仪接待礼仪亲切迎客切迎客热忱待客忱待客礼貌送客礼貌送客22二、外宾接待工作外外宾接待的程序接待的程序外外宾接待工作的原接待工作的原则涉外活涉外活动礼礼宾次序安排次序安排2323外宾接待的一般程序与内容外宾接待的一般程序与内容领受领受任务任务制定制定方案方案预订预订食宿食宿宴请宴请互赠互赠礼品礼品签订签订协议协议商议商议日程日程正式正式会谈会谈欢送欢送来宾来宾了解了解来宾来宾欢迎欢迎来宾来宾礼节性礼节性拜访拜访陪同参陪同参观游览观游览24三、接待工作中的技巧三、接待工作中的技巧当客人要求面见主要领导时当领导临时因事外出时当客人贸然来访时当来了不受欢迎的客人时25谢谢听课，谢谢听课，再见再见！

26第十章商务活动与商务旅行l开放参观与签约仪式开放参观与签约仪式l庆典活动与剪彩仪式庆典活动与剪彩仪式l新闻发布会新闻发布会l商务旅行商务旅行27教学目的教学目的通过教学使学生熟悉商通过教学使学生熟悉商务活动和商务旅行的基本内务活动和商务旅行的基本内容，掌握商务活动和商务旅容，掌握商务活动和商务旅行的操作程序。

解决商务活行的操作程序。

解决商务活动和商务旅行的实际操作能动和商务旅行的实际操作能力问题。

力问题。

28教学重点会会见见与与会会谈谈活活动动、开开放放参参观观与与签签约约仪仪式式、庆庆典典活活动动与与剪剪彩彩仪仪式式、新新闻闻发发布布会会以以及及商商务务旅旅行行活活动动的的准准备备工工作作及及基基本本的的程程序序与与注注意意事项。

事项。

29教学难点v会见与会谈活动、开放参观与签约仪式、庆典活动与剪彩仪式、新闻发布会以及商务旅行各项活动的拟定、筹划、准备、实施及技能实训。

30第一节第一节开放参观与签约仪式开放参观与签约仪式v一、开放参观活动一、开放参观活动v

（一）开放参观活动的作用

（一）开放参观活动的作用v1、为组织与公众直接沟通提供机会、为组织与公众直接沟通提供机会v2、提高组织的透明度v3、增加社会组织的美誉度v4、促进组织自身的不断完善31v

（二）开放参观活动的操作流程v1、准备宣传小册子v2、放映视听材料v3、观看模型v4、引导观摩实物v5、中途休息服务v6、赠送纪念品v7、征求意见32v

（二）签字仪式的正式程序v1、签字仪式正式开始v2、签字人正式签署合同文本v3、签字人正式交换已经由各方正式签署的合同文本v4、共饮香槟酒互相道贺33第二节第二节庆典活动与剪彩仪式庆典活动与剪彩仪式v一、庆典活动一、庆典活动v

（一）庆典活动的类型v1、开业典礼v2、周年纪念庆典v3、竣工典礼v4、本单位荣获某项荣誉的庆典活动34v

（二）庆典活动的准备工作v1、精心确定好庆典的出席人员名单vl）上级领导。

2）社会名流。

3）大众传媒。

4）合作伙伴。

5）社区关系。

6）单位员工。

2、精心安排好来宾的接待工作3、精心布置好举行庆祝仪式的现场l）地点的选择。

2）环境的美化。

3）场地的大小。

4）音响的准备。

35v（三）庆典的具体程序v1、预备v2、宣布庆典正式开始v3、本单位主要负责人致辞v4、邀请嘉宾讲话v5、安排文艺演出v6、邀请来宾进行参观36v二、剪彩仪式二、剪彩仪式v

（一）剪彩仪式的准备工作

（一）剪彩仪式的准备工作v1、剪彩的用具准备v剪彩仪式上需要用的一些特殊物品，如红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯等要事先准备，避免临场慌乱。

v2、剪彩人员的确定v在剪彩仪式中，除了需要选定主持人外，还要选定剪彩者和礼仪小姐。

37v

（二）剪彩仪式的程序v1、会场设立主席台v2、请来宾就座v3、宣布剪彩仪式开始v4、奏国歌v5、领导致辞v6、剪彩v7、陪同参观38第三节第三节新闻发布会新闻发布会v一、发布会前的准备工作一、发布会前的准备工作v1、确定新闻发布会的主题vl）说明性主题v2）解释性主题v2、选定新闻发布会举行的时机v新闻发布会举行时机的选择是否理想，对新闻发布会的效果有着重要的影响。

39v3、确定新闻发布会举行的地点vl）本单位所在地。

v2）事件发生地。

v3）当地著名的宾馆、会议厅等。

v4、确定邀请的对象v5、选择新闻发布会的主持人和发言人6、预算会议所需费用7、其他准备工作40v二、新闻发布会的程序二、新闻发布会的程序v1、签到v2、分发会议资料v3、宣布会议开始v4、发言人讲话v5、回答记者提问。

v6、接受重点采访。

v7、宣布会议结束。

41v三、发布会后的工作三、发布会后的工作v1、了解新闻界的反应、了解新闻界的反应v2、整理保存会议资料、整理保存会议资料v3、酌情采取补救措施、酌情采取补救措施42第四节第四节商务旅行商务旅行v一、商务旅行的基本常识一、商务旅行的基本常识v

（一）交通方式

（一）交通方式v常见交通方式有公路、铁路、船舶、飞机，有些旅行可能是几种方式的组合。

v

（二）宾馆类型v1、国内或国际连锁宾馆v2、本地宾馆v3、会议场所客房v4、旅行住宿或汽车旅馆43v二、商务旅行的准备工作二、商务旅行的准备工作v

（一）订车票、机票

（一）订车票、机票v

（二）预订房间v（三）准备必需的文件资料及上司随身携带的用品v（四）预支差旅费v（五）发挥旅行社的服务作用44v三、制定商务旅行计划三、制定商务旅行计划v1、商务旅行计划的内容、商务旅行计划的内容v2、制作旅行日程表、制作旅行日程表45v习题习题v1、秘书应该收集哪方面的信息？

v2、调查研究的主要方法有哪些？

v3、秘书应该怎么综合处理信息？

46第十一章参谋与信息调研工作【知识要求】1、熟悉秘书参谋的工作方法；

2、熟悉调查报告的格式；

3、通过适当的途径获得信息；

4、正确选择合适的调查方式。

47【案例引入】v导入案例：

导入案例：

v善于参谋的秘书科长善于参谋的秘书科长v某局局长平时不够节俭，造成不少浪费。

但在一次大会上，他作关于勤俭节约的专题报告，却讲得颇为生动、深刻。

会后，秘书科长对局长讲：

“大家反映您讲得很好，要求将讲话行文下发执行，您看行不行?

”v“看来，要形成文件下发，可能得修改、充实一下。

还是请你这个秀才代劳了。

”局长犹豫了一下说。

v秘书科长立即接话：

“是不是根据您讲的内容，在文后提出几条关于提倡勤俭、反对浪费、厉行节约的具体措施来?

”局长当即回答：

“行，有劳你了。

”v文稿交局长后，秘书科长还有些不安。

可是，没想到局长很快予以签发，并将签发稿亲自递交秘书科长，说：

“讲话整理得不错，所充实的几条具体措施切实可行。

尽快印发全局范围执行。

”v秘书科长说：

“您讲得很好，我是按您的报告精神加以整理的。

”v“我知道是我讲的，我当然要照我讲的去做的。

”局长笑着说。

v文件下发执行后，由于局领导以身作则，局内浪费现象得到遏制，勤俭节约开始风行。

v问题讨论问题讨论：

v1、秘书科长在整个参谋活动中，主要运用了哪些参谋方法？

v2、你认为这个秘书科长的参谋艺术有哪些？

48第一节秘书的参谋工作v一、秘书的参谋作用一、秘书的参谋作用v

（一）秘书参谋作用v

（二）秘书参谋作用在具体工作中的体现v二、秘书参谋工作的要领二、秘书参谋工作的要领v

（一）秘书如何正确发挥参谋职能v

（二）秘书参谋六忌

（二）秘书参谋六忌v1、忌妄自出谋划策、忌妄自出谋划策v2、忌传讲待行决策、忌传讲待行决策v3、忌炫耀参谋成果、忌炫耀参谋成果v4、忌显示先见之明、忌显示先见之明v5、忌简单询问请示、忌简单询问请示v6、忌执行错误指示、忌执行错误指示49第二节信息工作v一、信息概述一、信息概述v

（一）信息的主要内容

（一）信息的主要内容v

（二）信息的形式

（二）信息的形式v信息的形式有三种，即文字形态、声像信息的形式有三种，即文字形态、声像形态、记忆形态。

形态、记忆形态。

v（三）信息的分类（三）信息的分类v1、分类的程序、分类的程序v2、分类的方法、分类的方法v3、分类的原则、分类的原则50l）适用性原则。

2）综合性原则3）渐进性原则。

4）相斥性原则。

5）并置性原则。

51v二、信息工作的基本程序二、信息工作的基本程序52v案例分析与讨论：

案例分析与讨论：

v沙里淘金沙里淘金v小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。

在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。

会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。

管财务、管生产的副厂长都表示支持。

当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。

领导们的目光一起转向了他。

v“我先说几条信息请领导们参考：

一是我国粮食进入国际市场后，粮价上调的趋势十分明显；

二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；

三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；

第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。

根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨02至05元之间；

我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨03元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!

因此，我建议当务之急是在粮食涨价