管理沟通4书面沟通技能PPT资料.ppt

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BB、文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。

、文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。

22、书面沟通的首要重点是什么？

、书面沟通的首要重点是什么？

明确目的明确目的明确目的明确目的-我想利用这份文书做什么？

我想利用这份文书做什么？

传递信息传递信息传递信息传递信息下达指示下达指示下达指示下达指示解释事情解释事情解释事情解释事情事后补遗事后补遗事后补遗事后补遗制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略课堂互动课堂互动书面沟通是一种非常重要的沟通方式，请大家交流一下，在什么情况下适合书面沟通，并举出相应的例子。

第二节第二节书面沟通的写作过程书面沟通的写作过程写作过程写作过程写作过程写作过程写完后重读写完后重读写完后重读写完后重读修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减一口气写完一口气写完一口气写完一口气写完整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，整理写作思路，考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容检查细节，确认无误，检查细节，确认无误，检查细节，确认无误，检查细节，确认无误，要与要与要与要与不要不要不要不要目的要明确目的要明确目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面信息要全面信息要全面行文要简短行文要简短行文要简短行文要简短使用短句使用短句使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的强调最重要的强调最重要的段落分明段落分明段落分明段落分明总结和结论总结和结论总结和结论总结和结论尽量生动尽量生动尽量生动尽量生动随意开始随意开始随意开始随意开始写写停停写写停停写写停停写写停停被动句被动句被动句被动句双重否定双重否定双重否定双重否定长句长句长句长句无关信息无关信息无关信息无关信息错别字错别字错别字错别字过长过长过长过长亲爱的先生亲爱的先生/女士：

女士：

我已经间接获悉您在寻找一家我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电公司为贵公司所有部门安装新电脑。

我确信作为一个完全能令人脑。

我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。

放心的公司，我公司定能被指派。

不管我们在贵公司业务方面经验不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。

我是个非常们能胜任此项工作。

我是个非常热请的人，对于与您相会的可能热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，周二和周五下午不能拜访你处，这是因为这是因为刘云端先生，您好：

刘云端先生，您好：

这是来自微软的信，继我们上周的这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。

我公司的最新宣传册。

你曾表示过贵公司对安装新型计算你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。

合你的要求，会让您满意的。

期待您的回音，并期望很快能和您期待您的回音，并期望很快能和您会面。

会面。

此致此致敬礼敬礼比尔盖茨比尔盖茨2002年年10月月1日日练习练习练习练习目标：

判别两封信的高下，并说明原因（目标：

判别两封信的高下，并说明原因（1010分钟）分钟）分钟）分钟）形式：

团队讨论、形成理由、代表陈述。

（形式：

（33分钟）分钟）分钟）分钟）亲爱的先生亲爱的先生/女士：

我已经间接获悉您在寻找我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。

我确信作为一安装新电脑。

我确信作为一个完全能令人放心的公司，个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。

不管我我公司定能被指派。

不管我们在贵公司业务方面经验有们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。

我是我们能胜任此项工作。

我是个非常热请的人，对于与您个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因下午不能拜访你处，这是因为为刘云端先生，您好：

这是来自微软的信，继我们这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣再邮给您一本我公司的最新宣传册。

传册。

你曾表示过贵公司对安装新你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会我们的服务符合你的要求，会让您满意的。

让您满意的。

期待您的回音，并期望很快期待您的回音，并期望很快能和您会面。

能和您会面。

此致此致敬礼敬礼比尔盖茨比尔盖茨2002年年10月月1日日写信者不原写信者不原费神查明联费神查明联系人系人语意含糊语意含糊语法错误与语法错误与错别字错别字无关信息无关信息文书过长文书过长说明写信原因说明写信原因暗示下一步应暗示下一步应采取的行动采取的行动知道此信发知道此信发给谁给谁表明积极的态表明积极的态度度只写了一页只写了一页表达不清，内容缺乏全面考虑，表达不清，内容缺乏全面考虑，表达不清，内容缺乏全面考虑，表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。

错别字和标点错误，废话连篇。

内容清晰，态度乐观，简明扼内容清晰，态度乐观，简明扼内容清晰，态度乐观，简明扼内容清晰，态度乐观，简明扼要，切中要害。

要，切中要害。

判别两封信的高下，并说明原因判别两封信的高下，并说明原因判别两封信的高下，并说明原因判别两封信的高下，并说明原因掌握写作过程中每个环节的要点掌握写作过程中每个环节的要点掌握写作过程中每个环节的要点掌握写作过程中每个环节的要点掌握三种文字类型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式写完后重读写完后重读写完后重读写完后重读修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减修改文书，大胆删减一口气写完一口气写完一口气写完一口气写完整理写作思路，考整理写作思路，考整理写作思路，考整理写作思路，考虑文书内容虑文书内容虑文书内容虑文书内容检查细节，确认无误检查细节，确认无误检查细节，确认无误检查细节，确认无误重温写作过程重温写作过程重温写作过程重温写作过程准备准备准备准备准备再准备再准备再准备再准备准备准备准备目标目标目标目标:

who,what,why:

who,what,why提纲：

结构、策略提纲：

结构、策略整理：

信息、需求整理：

信息、需求写作写作写作写作检查检查检查检查肯定、否定、指示肯定、否定、指示肯定、否定、指示肯定、否定、指示删减删减删减删减:

无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度注意错误：

语法、拼写、描述注意错误：

语法、拼写、描述细节：

标点、日期、称谓细节：

标点、日期、称谓类型类型类型类型写作方式写作方式写作方式写作方式肯定肯定肯定肯定同意某种请示，提供同意某种请示，提供同意某种请示，提供同意某种请示，提供一个机会，或者是一一个机会，或者是一一个机会，或者是一一个机会，或者是一些好消息。

些好消息。

直截了当地给接受者好消息，使之高兴。

然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。

用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。

否定否定否定否定对要求的一种否定，对要求的一种否定，对要求的一种否定，对要求的一种否定，或者是一个坏消息。

或者是一个坏消息。

开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。

给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之有思想准备。

给出坏消息，要清楚、准确。

不能使人产生误解。

用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。

指示指示指示指示指示他人进行某项工指示他人进行某项工指示他人进行某项工指示他人进行某项工作，开展某些活动，作，开展某些活动，作，开展某些活动，作，开展某些活动，同意你的见解或提供同意你的见解或提供同意你的见解或提供同意你的见解或提供你的信息等。

你的信息等。

开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。

表述事实，要求或建议。

当这些与某种利益相关时，使受信者屈从。

清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。

11写作准备阶段：

写作准备阶段：

思考：

写给谁？

写什么？

为思考：

为什么？

什么？

提纲：

主要点，使用索引卡提纲：

主要点，使用索引卡整理：

按逻辑排列各要点的整理：

按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。

位置，去掉无关信息。

33检查检查检查检查是否表述准确。

是否表述准确。

是否有不适当的描述。

有否文法、文字上的错误。

关的和重复的内容关的和重复的内容关的和重复的内容关的和重复的内容2222写作过程写作过程写作过程写作过程文字沟通有三种主要类型：

肯定型直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束否定型用缓冲式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能，建议某些可能的选择用好的祝愿结尾指示型以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始表述建议或要求，及可能的利益清楚地指示