公文之通知.docx

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一、通知的定义及分类

通知是一种应用比较广泛的知照性公文。

在发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批准下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时，都可用“通知”。

通知的种类较多，按其性质内容一般可以分为三类：

（一）批示性通知

主要用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规。

这种通知一般与批转或转发的文件一起共同构成一个新的文件。

这类通知要写明对所批转或转发的文件的意见或评价，表明批转或转发的目的。

它不仅答复了来文机关，而且要求受文机关借鉴或参照、遵照执行。

有的通知还要作出比较具体的指示性意见，以提高下级机关对某项工作的认识。

（二）指示性通知

上级机关在对下级机关的某项工作进行指示和部署，而又不适宜用“命令”或“指示”时可用这类通知。

这类通知提出的要求应切合实际，语言表达要准确，文字要精练。

对要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，怎么解决这些问题，要写得明白清楚。

（三）告知性通知

在传达和告知需要下级机关、平行机关或不相隶属机关知道或者办理的事项时用这类通知。

如机构、人员变动，启用印章、召开会议，人事任免等，都可用这种通知。

在给不相隶属机关发通知时，一般用“函”的形式。

此类通知没有需要贯彻的内容，写法上也较为简单。

不管写哪种通知，都要求做到四点，即主题集中，内容具体，要求明确，文字简洁。

此外，对于一些联合通知、补充通知或紧急通知，都应在标题上注明。

二、怎样写好通知

（一）通知的写作要求

（1）撰写通知必须严肃认真。

由于通知是一种使用频率极高的公文，对各项实际工作均有着重大而广泛的作用。

所以在撰写时，特别是撰写重要通知时，必须首先“吃透”有关法律法规及方针政策，还必须“吃透”有关实际情况，以使所撰写的内容富有针对性和可行性，便于贯彻执行。

（2）要认真区分不同类型通知的不同性能以及语言、语气等方面的差异。

要根据具体内容来确定表达形式，在符合公文特定程式性的前提下，通知的谋篇布局、行文方式、表达技法、遣词造句等，均应力求灵活简便，尚实切用，严忌呆板陈腐及形式主义。

（3）通知的抬头，必须清楚准确。

受文单位可以是一个，也可以是若干个，务必—一写出，严忌错漏。

如果是普发性通知，其抬头应写规范性的统称。

（4）“通知导言”，务求简洁清楚，具有概括性；“通知主文”，务求明确具体，具有“可行性”。

如果在“导言”末尾已然写出了“特作以下通知”之类的承启语，那么在正文末处不宜再用“特此通知”之类的惯用语作“结语”，以免重复。

（5）通知的表述方式必须以理性化的直述为主，语言文字要突出“单一性”，要质朴精确，即使采用评述性的议论，也应力求做到“画龙点睛”，“点到为止”；严忌出现文学性的夸饰、含蓄、细腻、音韵同趣或鲜明的形象感。

（二）通知的写作方法

通知由标题、受文单位、正文、落款及日期四个部分组成。

标题

通知的标题有三种写法：

（1）标题只写“通知”二字。

一般性通知或者内容比较简单的通知就可以这样写。

（2）标题直接写明“紧急通知”或“重要通知”。

这种标题多用于通知的事项需要被通知单位尽快知道，或通知的内容是重要事项。

例如，《国务院关于严格控制社会集团购买力压缩开支的紧急通知》。

（3）标题由发文机关、事由、文种三要素组成。

这种标题使人一目了然，十分醒目。

例如，《国务院办公厅关于稳定市场物价的几个问题的通知》。

2．受文单位

在标题下面，正文之前，顶格写明被通知的单位。

被通知的单位，可以是一个，也可以是几个，还可以所有下属单位。

3.正文

它是通知的主体，即通知的内容。

通知的正文有的简单，有的复杂，有的长，有的短。

例如一般性通知，只要写清什么事情，什么时间、地点，如何办理即可。

通知的正文一般都要求写出发文缘由、具体事项和执行要求，但不同性质的通知写法还是有一定差异的。

比较典型的是指示性通知和会议通知，现简述如下：

指示性通知的正文一般包括通知缘由、通知事项、执行要求三部分。

第一部分通知缘由是开头部分，主要说明为什么要发该通知，是通知正文的导语，通过承启用语，转入通知事项的拟写、常用的承启用语有“特提出如下要求”“现通知如下”“特作如下通知”等等。

其后一般用冒号，承接事项部分。

缘由应写得清楚、充分、有说服力，行文也要简洁。

第二部分通知事项是正文的主要部分，应写出工作任务、基本措施、原则要求、注意事项等内容。

为了把问题叙述得清楚分明，便于掌握和执行，常常分序号拟写，有时还列小标题分述，以求醒目。

通知事项务求明确、具体，重点突出，眉目清晰，便于执行。

第三部分执行要求是通知的结尾部分，应写出对执行通知的希望与号召。

一般用“以上通知，望认真执行”“特此通知，望认真贯彻执行”等语。

执行要求应写得简短，有针对性，有号召力。

会议通知的正文一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。

第一部分会议缘由，常常要写明会议召开的原因、根据，由哪个机关召开什么会议。

会议名称最好写全称。

第二部分会议内容，会议通知的事项要写得清楚具体，常常要写明起止时间、会期、地点、主要目的、基本内容、大致进程、与会具体范围、与会人员的级别职称、报到时间及具体地点。

第三部分会议具体要求，包括与会人员会前的思想准备，携带的文件材料以及介绍证明和有关用品的准备。

路程较远的还要写乘车（船）的路线和班次。

如牵涉到吃住问题，还要写明会议有无补助等等。

4．落款及日期

它包括两种情况：

（1）在标题里已写明发文机关，标题下面已注明发文时间，在正文后面就不再写发文机关或发文时间。

（2）在标题里没有写明发文机关，标题下面也没有写明发文时间，应在正文右下方写上发通知的机关名称和年、月、日，并加盖机关公章。

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