物业档案管理软件建设PPT推荐.ppt

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包括两层涵义一是经过归档保存的原始记录及其载体；

二是该原始记录的信息内容。

组织机构分类法年度分类法地区分类法文件名称分类法事件分类法部门分类法一、物业管理档案的概念与分类档案分类的方法环境上海、宁波.设施图纸、检测记录.安全突发事件报告.客服业主资料、装修资料.综合集团、产业公司.财务2015、2014.一、物业管理档案的概念与分类常用档案分类法一、物业管理档案的概念与分类资产档案荣誉档案行政管理档案培训档案人事资料档案物业管理专门档案会计档案物业管理档案的分类一、物业管理档案的概念与分类物业管理专门档案的内容1、权属承接资料2、公共设备设施资料3、业户档案资料4、日常管理资料存档资料现场资料一、物业管理档案的概念与分类物业管理档案的特点形成领域较为局限档案动态性较强组成档案的文件材料较为稳定档案的完整性和人们的日常生活息息相关公开性与隐密性共存收集使用归档销毁建设管理二、物业管理档案的建设管理二、物业管理档案的建设管理基础资料收集4日常管理资料3业户档案资料1承接查验资料物业档案管理资料主要4项内容2公共设备设施资料承接查验资料工程技术资料项目开发批准报告、规划许可证、土地使用合同、建筑开工许可证、用地红线图等规划查验合格证、消防查验合格证、绿化查验合格证、供电/气/水许可证、综合查验备案登记表等各分项设施设备资料（建筑相关图纸、给排水、供配电、弱电、消防、供暖等）验收合格资料二、物业管理档案的建设管理收集（基础资料）房屋清单各类配套设备各类公建小品各类系统（弱电、消防、电梯、给排水等）各类钥匙等公共设备设施资料二、物业管理档案的建设管理收集（基础资料）顾客姓名、年龄、工作单位、联系电话、家庭成员、车辆情况等基本信息；

购房合同、转让合同复印件，物业服务协议房屋的使用情况，如交房、验收信息、装修信息、租赁协议等其他所有与顾客相关的必要信息业户档案资料二、物业管理档案的建设管理收集（基础资料）1、国家法律法规2、国家、行业、地方标准文件3、日常服务管理文档（顾客投诉、装修管理、绿化清洁、社区文化等）日常管理文档4、其他（业委会文件、章程等）二、物业管理档案的建设管理收集（基础资料）二、物业管理档案的建设管理收集（基础资料）图档卡册表物业管理档案的建设管理中除了基础存档资料外还有各类现场管理资料。

如运行标准文件、各类应急预案、相关从业人员证书证件、特种设施设备检测报告以及生活水箱检测报告等内容。

二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）是指导各部门员工日常工作流程以达到规范工作标准，提升服务质量，打造企业品牌的重要参考。

1服务技术标准2管理标准管理规章3作业标准1、运行标准文件二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）用电应急预案对管理区域内家庭用电、公共区域用电、特种设施设备用电等突发事件做出及时反映和处理的预案电梯应急预案对管理区域内升降梯、手扶梯、观光电梯等突发事件做出及时反映和处理的预案用水应急预案对管理区域内家庭用水、公共区域用水、消防用水等突发事件做出及时反映和处理的预案消防应急预案对管理区域内消防突发事件做出及时反映和处理的预案是管理区域内各类突发事件能够第一时间发现且得到妥善处理有效保障。

2、应急预案二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）是保障公司各部门服务质量和工作效率的关键所在。

消防监控证书各类职业证书会计上岗证等各类上岗证电梯操作工证书高低压从业人员证书3、上岗证照二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）设施设备均需实行定期检测、在通过后收取检测报告、合格证等并做好张贴、悬挂、公示工作，保障运行的同时也是向业主宣传公司服务品质的重要方式之一。

（水箱、水池清洗如外包，外包单位人员健康证、卫生许可证均需提供并存档备查）高层防雷装置检测报告电梯年检报告电工绝缘靴、毯、棒检测报告生活水箱水质检测报告4、各类检测报告二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）二、物业管理档案的建设管理收集（现场管理资料）图册形式照片形式文本形式电子形式30%20%20%30%三、物业档案资料的管理Part2:

整理二、物业管理档案的建设管理归档三、物业档案资料的管理Part2:

整理二、物业管理档案的建设管理归档检索利用计算机网络技术，并充分利用检索功能，充分发挥档案资料的作用。

审批按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅、查阅。

手续手续借阅手续的办理（借、还登记；

检查完好程度；

借阅时间规定等）三、物业档案资料的管理Part2:

整理二、物业管理档案的建设管理使用跟踪：

建立已销毁文档清单以备后查。

前提：

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。

流程：

需经主管领导批准方可销毁，必须使用碎纸机等方式完全销毁档案。

三、物业档案资料的管理Part2:

整理二、物业管理档案的建设管理销毁1评优的重要的考核条件2增强企业抵抗风险的能力三、物业管理档案管理的重要意义4企业文化的沉淀与传承3质量体系评审的重要条件三、物业管理档案管理的重要意义