试论秘书人际交往的技巧正文Word文件下载.docx

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人际交往；

特征；

原则；

方法

人际交往是人们共同进行社会活动的特殊形式，在社会生活中，人们为着实现某种活动目标，满足某种需要，几乎每天都在与周围的人发生着直接或者间接地交往联系，在交往活动中，人们不仅交流社会上的各种信息、情报，而且也交流各自的思想感情、态度和观点。

人们生活在社会上不可能离群索居，孤独处事，为了维持个人际交往的个体的生存就需要从他人那里获取理解、信任和友谊。

这一切都是通过人的交往活动才能实现的，这就体现出了人际交往的重要性。

一、秘书人际交往的重要性

秘书在日常工作中，要接待许多人，应付许多交往，从高级官员到国家宾客，从一般干部到普通百姓，既有公事洽谈，又有日常应酬。

因此待人处事是秘书工作的重要组成部分，秘书要为各个方面提供服务，给予协助，就应善于与人打交道，也就是善于交际，处理好人际关系。

秘书工作在上下级部门之间、领导与群众之间起着枢纽、桥梁和纽带的作用，其工作性质决定了秘书人员接触面十分广泛，处理的事物纷繁复杂，要满足领导的意思，要调节好下级的内部关系，要有出色的口才，这就要求我们要善于调节两方面的评价，全面提高自己的综合素质。

正确的自我认识，有助于我们找到自己的社会位置，扮演好自己的社会角色，人际交往与我们密不可离，是我们生活的一部分，贯穿生命的始终。

每个人都是一个独特的生命个体，必然知道一些别的个体所不知不会的东西，而善于学习每一个人身上自己所不知不会的东西，我们才能不断的进步。

人生的意义在于奉献，人际交往是我们奉献的桥梁。

良好的人际交往能让我们掌握更多的社会信息，知道领导的生活和需要，保持和领导同事的血肉联系，才能更好地为大家服务。

（一）有利于提高工作效率

美国成人教育家卡耐基在调查了无数的明星巨商和军政要员之后认为，一个人在事业上的成功只有15%是由于他的专业技术另外的85%要靠人际关系和处事技巧。

秘书人员在日常交往活动中，应该注意同周围的人保持良好的人际关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人协调一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助，从而极大的减少工作中的扯皮现象。

特别是当工作中出现困难时，能够借助于周围人的关心、帮助而加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。

同时，秘书与周围恩德良好交往，有利于形成比较融洽的团体气氛，增进团体间的团结合作，便于发挥出团体的整体功能，对于提高整个单位的工作效率将起着更大的作用。

（二）有利于扩大视野

广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。

人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一个人的交往活动情况反映了一个人的信息量的多少。

人际交往的范围越广，接触的人越多，那么了解到的情况也就越多，人际交往的频率越高，信息的传递就越快，人们对信息的利用也就越及时。

秘书人员处在一个开放的舞台上，有着十分便利的交往条件，每天都要与一些不同的人物打交道，因而每天都能获取大量新的信息材料。

这对于秘书人员全面的了解情况，不断地扩大自己的视野领域都有很大的帮助。

俗话说得好：

世事洞明皆学问，人情练达即文章。

（三）有利于身心健康

人是惧怕孤独的，因为人在孤独的环境中有一种被抛弃感，会感到寂寞无聊，会失去自信心。

交往作为人的一种需要，是一个人获取理解、信任、友谊和爱情的重要手段，也是一个人能够实现自我评价的基本方式。

个体只有在交往中才能确立在社会中的地位，才能摆脱孤独无靠的悲观情绪，从而形成一种积极地参与人生的健康心理。

同时，通过人际交往的促进作用，个体还可以获得自身的不断发展和提高，为适应各种复杂的社会生活奠定基础。

因此，良好的人际交往行为对于增进秘书人员的身心健康有着重要的意义。

反之，交往活动的受挫、失败或发生障碍，都会导致人际关系的恶化，从而给人们的精神带来压力，造成心理不平衡，危害人们的身心健康。

二、秘书人际交往的特征

尽管秘书人际交往的领域广阔，内容丰富，但由于角色特征的限制，其交往活动又具有鲜明的特征。

（一）公务性

公务性指秘书人际交往的建立，都离不开公务活动，都是为了办理公共事务。

秘书的人际交往，大多是出自职业需要、工作需要而进行的，具有公务性的特点。

秘书处理好与上下左右各种人的关系，使各单位、各部门能密切配合，协调一致，更好的完成各自承担的任务，联系人民群众，听取群众意见，也是为了解决公务问题。

例如：

一个秘书人员参加朋友聚会，其中有人说到了对本单位工作的评价对前途的设想，作为一般人也许会当作耳旁风一吹而过，但秘书可能将其作为一种有价值的信息摄入大脑，并通过信息工作或其他文字形式反映到工作中去，使其成为对组织发展有用的信息而加以利用。

越是高级秘书，这种公务性越容易表现出来。

（二）代表性

秘书的人际交往，只要是代表组织者进行的，就是具有代表性的特点。

秘书是领导者的工作助手，由于领导者政务繁忙，不可能事必躬亲，一般的接待应酬和对外联系等交往事务大多由秘书代劳，以减轻领导者的时间、精力、负担。

在许多情况下，秘书可以代表领导与各方面人员交往。

在一次活动中，由于领导抽不出身，无法亲自前往，特嘱咐秘书小王代替自己应酬，小王对自己的形象，言行举止都非常重视，对于小王来说，自己的形象代表着公司和领导的形象，在这次活动中，小王表现的很好，受到了各届的好评，不仅为公司赢得了荣誉，也为领导争得了面子。

对此，领导非常满意，特告诉小王：

“我对你很放心，以后要好好干。

”虽然只是一句很简短的话，但是这表明了领导对她的肯定及认可，这让小王很高兴，但是她知道自己不能骄傲，自己要做的还有很多，自己一定要做的一次比一次更好。

（三）多向性

秘书人际交往的范围十分广泛，既有上行交往，又有下行交往，还有平行交往，具有多向性的特点。

所谓上行交往，主要指秘书与本单位领导及上级有关部门中人们的交往活动；

所谓平行交往，是指秘书之间的交往及秘书与各同级部门中人们的交往；

所谓下行交往，指秘书与一般群众及下级各部门中人们的交往。

这三种不同的交往方向，不仅代表不同的交往对象，而且有不同步特点。

在这三种交往中，秘书人员的角色地位有着显著的变化，上行交往秘书是与领导或领导部门打交道，而下行交往秘书是以领导和领导部门的代言人的面目出现的。

所以，秘书应该注意角色地位的变化及对交往的影响，恰当的处理好同各方面的关系，以保证各种信息的正常传递，起上情下达、下情上达的作用。

秘书小刘，因为刚刚到单位工作比较出色，深受领导的赞赏，这就招来了一些人的嫉妒，尤其是单位里另一个秘书小张，比小刘先进这个单位，但是工作表现不出色，没有得到领导的重用，于是小张就到处说这位小刘秘书的坏话，说他骄傲、轻狂，不把别人放在眼里，甚至不把领导放在眼里，这些话传到了领导那里，领导信以为真，小刘秘书真是有一肚子苦水，但是他没有立即表现出来，更没有逢人就替自己开脱。

他一方面自己进行检讨，看是不是自己确有做得不好的地方，另一方面对同事采取积极接近的态度，对待那个说他坏话的小张，他也并不是冷眼相向，反而主动帮他完成任务，但是不把功劳放在自己的身上，这样单位里有关他的舆论好了起来，一些人开始在领导面前替小刘说好话，一度说他坏话的小张也不再说了。

领导对小刘的态度也有所缓和。

（四）业缘性

业缘性是秘书的人际关系是由于同其他人一道从事共同的或有关联的社会活动或社会职业而形成的紧密联系。

共同的工作目标是他们之间的纽带。

这种关系并非依靠血缘或地缘而建立，不是出于私人的需要和满足而维系。

秘书小刘在公司的一次招待会上由于自己对客人的热情招待，对他人的友好相处，和对方建立好了一个良好的关系，在处理人际关系的同时，不忘与对方进行交流、沟通，这样不仅使公司多了一个客源，还因此成为了公司的合作伙伴，对此，领导非常看好，对小刘进行了表扬而小刘则告诉领导：

“作为一个秘书人员要待人宽宏大量，要相互尊重,只有这样才能处理好和别人的关系，我以后会更加的努力，为公司多做贡献。

”

（五）广泛性

秘书工作的内容丰富多样，决定了秘书建立人际关系的面是广泛的，上有上级组织的多领导和本组织领导，下有基层组织的干部和职工，内有组织的多个部门的负责人和其他同事，外有各种社会组织的代表、不相隶属单位的工作人员和社会各界人士以及普通群众。

秘书之友妥善的处理好与各方人士的广泛的密切的联系，才可以顺利地解决工作中面临的各类问题的奠定基础。

在一次工作中秘书小宋得到了领导的高度赏识和表扬，随即给她升职加薪，这让其它员工觉得很不是滋味，在背后开始议论纷纷，但是小宋并没有生气，也没有去跟领导诉苦之类，而是默默的通过自己的努力为公司赢得了不少荣誉，让大家看到自己的付出和努力，就这样，经过一段时间，大家对小宋的议论也就慢慢平息，开始对她友好相处，因为大家明白为什么小宋会得到领导的赏识，为此，大家在以后的工作中都会以小宋为榜样，积极进取，努力工作，这让领导很满意，这次领导在开会时特地表扬了大家，给大家鼓励，而不是只表扬小宋一人，这让大家有了很大的动力。

因为秘书的人际关系具有上述特点，因此，秘书不能利用自己与各方人士的广泛联系来进行满足个人利益的活动，不能将公务活动与私人交易在一起；

秘书人员必须秉公办事、待人接物以是否有利于公务为准则，杜绝市侩作风；

秘书人员也不能以他人的性格、气质、兴趣爱好、思维方法是否相近而决定是否与之建立和发展人际关系；

秘书人员应当自觉地调节自己的交往行为，适应对方的习惯，继续保持与之接触的来往，主动、积极地改善并发展双方的关系，也就是说交往行为不以个人意志和愿望为转移。

三、秘书人际交往的原则

随着信息化社会的进程，一种传统的工作机制在不断被打破，在这个大潮中，一个组织拥有的公众将更加复交往更多。

现代秘书应当能利用社会变革带来的便利为组织利益建立更多的关系以更好的完成任务。

秘书部门是单位的枢纽部分，秘书人员每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。

秘书人员能否处理好人际关系，直接影响着秘书工作的成败。

（一）关系对等原则

关系对等、平等待人，是建立人际关系、处理人际关系的前提条件。

具体表现为五个对等。

1.地位对等。

地位对等是在处理各方面关系，特别是在公务接待活动中必须注意的。

一般的同级对等接待，即科长接待科长，处长接待处长“兵对兵，将对将”。

但有时为了表示对于某些方面的重视，也可以由高一级领导参加接待。

但不要降格接待。

高一级或同级对等接待，使被接待者在心理上感到热情和最重。

降格接待，被接待者有被轻视的感觉，同时可能为今后的交往带来不便，产生负面影响。

如果在特殊情况下不得已降格接待，领导要委托下级接待人员全权代表自己处理问题，并在适当的时候予以弥补。

2.态度对等。

秘书部门是一个单位的枢纽机构，常常要接触来自上下左右、四面八方的人。

尽管不同的人地位有高下之分，作用有大小之别，但在待人态度上要一视同仁，热情周到。

对于不同的来访者在接待规格、招待水平上是有等级的。

但级别并不等于态度上的冷热，特别是在接待不同级别的客人时，更要注意态度的对等，不能对上级热情百倍，对下级不冷不热，这会给人们势利眼的印象。

一旦这种印象在社会上传开，将会对组织形象产生不利影响.

3.价值对等。

价值对等主要是在处理物质关系时的等价交换原则。

它包括两个方面：

一是往来对等，你有礼来，我有礼往；

二是价值对等，双方来往在价值上要基本相同，俗话说：

“来而不往非礼也”。

有来