采购内部审计.docx

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采购内部审计

采购审计

在一些采购审计中，很多审计经理会把审计的重点放在采购的价格上，认为通过自己的询价，就能发现问题。

殊不知通过询价可能会存在误导。

以XX资讯网为例，因为其本身是不出售物品的，只是一个中间商。

网站的管理员仅仅只是打问个价格，并未到该地区去了解销售真实的价格。

网站的报价往往被当地的大的经销商垄断，比方经销商想出货就价格低，囤货就价格高。

网站价格只能作为参考，并不能作为实际采购的价格。

这个价格的标准，并不能被采购人员所接受，容易被反驳。

采购的价格是由很多种因素决定的，网站的采购价格并不能直接被采用。

所以最直接的方式，就是采用采购认可的方式，就是对同一种产品的供给商进行询价。

上面提到的审计方法只适合于标准化产品，如果放到生产制造业，其采购的物品往往会涉及到定制化的产品。

也就是说，物品全部是按研发图纸定制生产。

遇到这种情况，审计人员往往就不知所措，如果一拿图纸去询价，那么供给商就会认出来是公司的产品，所以有些审计人员认为这种定制化的产品采购就没必要审计了。

有个审计经理提到，采购审计装装样子就行，公司有上万的物料，怎么查，就算抽查1%，100个都要查3天。

他认为采购审计只有在得到举报的时候，才能有重大发现，平时就不要自找麻烦做价格审计，那纯粹是浪费时间。

到此为止，我们举了一堆审计人员对采购审计的一些看法，到底该如何进行采购审计？

就像我们经常提只要是采购，肯定会收回扣，这种业内行规，审计人员是否可以熟视无睹。

一、概述

本章节介绍了采购审计的基础入门知识、审计方法，并通过几个案例来说明一些常见的采购审计的审计思路。

二、基础知识

在这里我们介绍一个集团性的公司的采购，按照采购物品的金额与重要性，将物品分为招投标类、比议价类、定点采购三类。

招投标〔大宗采购〕：

适用于主辅材料、服务类。

通过招投标选择主供给商，另外选择1-2家供给商，每年的采购份额按照一定的比率在主辅供给商之间进行分配。

与主副供给商签订框架协议，一年一签。

这种适合年度销量稳定或者预算完善的公司。

如果是服务类采购，入围的就是最终的，不会选择备选供给商。

根据招标的繁琐程度，又划分为公开招标、邀请招标以及竞争性谈判等等。

比议价：

适合办公设备的采购，比方电脑、打印机这种。

每次提出申请之后需要三家或者多家比价的。

一般是先询价，之后会进行多次的比议价，而且这个比价是需要审批的，并非采购一人决定。

定点采购〔零星采购〕：

适合单独供给商或者零星采购的物品，研发用的材料、垄断的供给商、价格低于一定金额的物品且采购次数低。

小公司的物资采购，往往只有比议价或者干脆只在公司附近采购的，就不属于本次的讨论范畴。

接下来，我们在上面的三种采购模式下，看看各自的采购过程是如何实现。

2.1招投标〔大宗采购〕

大宗采购按照行业性质，需要分两种，一种是按照销售订单，这种是无法预测销售情况，也就是销方市场；另外一种是按照年度的销售预算，这种适合饮料、服装等这种连锁、快消类企业，也就是供方市场。

先谈谈供给商确实认：

〔1〕通过相关平台发布相关信息→资格预审→现场开标评标→发中标通知→签订合同

〔2〕接收供给商的申请→组成评选小组〔生产、技术、采购、质量部〕→到供给商现场审核→质量部对客户提供样品质检→录入合格供给商名录。

这下来是对物品的采购是这么实现的。

按照是否存在系统，如果是使用系统的，其采购的流程是这样子进行的：

系统根据安全库存的设定定期向供给商发订单→仓库收货→质量部检验→财务付款→费用月结

如果非系统的，则按照下面的方式进行：

销售人员将本月的销售计划发给生产部→生产部向仓库进行物料申报→仓库结合库存→向采购提出采购申请→采购员下订单→仓库收货→质量部检验→财务付款→费用月结

采购价格是通过框架协议进行。

如果涉及到市场因素需要进行采购价格的调整，需要供给商提供调价函。

而采购方则需要根据调价函同意涨价，或者选择备选供给商的产品，或者调整产品的物料，使用替代物料，选择更加廉价的物料。

2.2比议价

比议价这种方式在商业企业、服务类的企业中最多。

供给商确实认：

要求供给商提供税务登记证、营业执照、机构代码证、确认为合格供给商。

但是下次采购的时候，仍旧选择三家以上，并要求重新报价。

也就是说这里确实认供给商，并非唯一供给商。

需要关注的是，有些供给商不是直接的生产厂商，可能就是一个代理商或者中介商，而且也不是厂家直接授权的供给商，这一块就是需要注意的。

很有可能就是采购人员搞的供给商或者相关的供给商。

采购的流程如下：

需求部门提出采购需求→部门经理签字确认→采购人员询比议价→按照采购金额设定的权限审批→仓库验收→财务付款。

部分公司在采购审批权限这一块会加入财务模块，看是否在预算内。

这个意义不是很大。

通过比议价确定的物品的价格是不固定，而按照每次比议价确定一个最终价格。

但是有时过度看中价格的高低，往往会导致价格降下来，质量也低下了。

2.3定点采购

定点采购分两种，一种是垄断产品，另外一种是零星采购的。

对于生产制造企业，定制化生产某些产品，那么其采购就分为两种，一类是研发部门开发的供给商，另一类是产品量产之后的供给商。

在垄断价格这一块，往往存在研发技术人员捆绑采购。

比方研发人员指定合格供给商，其他原材料采购，往往研发人员说质量不合规。

在实际操作过程中往往是这样子的。

研发往往会经过小试、中试、投产、量产，其中小试和中试环节的物料是研发人员选择供给商，而投产和量产的物料则是由采购部门选择供给商。

这样就可以起到牵制的作用。

由于研发时使用的材料是小批量而且是不确定，所以价格肯定是按照零售价来进行的。

而量产之后的供给商，会由采购部门直接接手，价格就是批发价。

如果研发材料的价格等于或者反而低于量产供给商的材料价格，这个就是不合理。

垄断产品定制的采购的流程：

我方的发图纸给供给商→供给商打样→我方对打样的产品进行确认→验收入库→财务付款

零星采购主要是一些备品备件、办公用品之类的购置。

零星采购的供给商一般以超市、五金用品超市、易迅网、京东网为主，很少是淘宝网或者阿里巴巴采购的，主要原因是假货太多，影响使用质量：

接下来看一下采购流程，我们以办公文具的采购为例：

部门后勤人员收集本部门的文具需求→行政人员汇总统计需求，编制汇总表，发给供给商→行政人员验货→与供给商进行款项结算〔月度、年度〕。

零星采购的物品的物品的价格是不固定，每个月或者每季度，供给商会提供新的报价单或者价目表。

所以定点采购，采购就没必要每次都需要供给商的报价单三家比价，然后审批下单。

零星采购的供给商集中于超市、网络商城或者是公司附近的供给商。

下面是谈谈上面三种采购方式都会涉及到的一些共性的内容，比方合同签订、验收、付款。

另外还有一些特殊的内容，比方模具管理。

2.4采购方式

采购方式分集中和采购好几种，比方各分子公司自行采购、总部战略采购、总部集中采购。

分子公司自行采购，总部没有过问的权力，一般是分子公司业务不统一，另外整个集团处在初级阶段。

总部战略采购，总部负责制定宏观的采购计划、供给商的管理。

采购谁家的货物，本部说了算。

下面子公司没有权利选择供给商，但是可以直接向供给商下单。

总部集中采购在总部层面成立采购中心，下面的分子公司没有任何采购权力，需要采购也是统一由总部进行。

2.5合同签订

采购合同分两个，一个是框架合同，就是每年签订一次的，平时需要下单时，通过采购订单，这种适合生产的原辅物料的购、办公用品的定点购置。

另外一种是每次采购都签订的采购合同，这种适合设备、固定资产、服务项目的购置。

在采购合同中，需要注明物资名称、规格、品质、数量和包装条款、货物运输条款、货物运输保险条款、产品质量保证条款、价格条款、支付条款、检测、索赔和仲裁条款以及合同期限等。

有的采购合同条款只标明所要订购的产品、单价、金额，不标明产品的型号、规格，或标出的型号、规格不详尽；有的采购合同只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。

这样的漏洞可以给采购有空子可以钻。

2.6验收

供给商送货过来会提供送货单，送货单一式四联，分别为仓库、财务、采购、供给商。

送货单需要送货司机与收货方的仓库人员签字确认。

仓库管理人员一般设置两个，一个是负责实物保管的，另外一个是负责账务登记的，一般称为材料会计。

仓库的验收一般是对数量以及外形的验收，如果涉及到品质的验收一般是由质检部门来进行。

根据质检的情况，来确定是否让步接收。

让步接收，就是瑕疵接收，物品不影响最终的产品生产，但是会在价格上打一些折扣。

仓库是有系统的，验收单或者入库单上会有订单号码，可以通过订单号码查询到下单的信息。

所以对于超额收货无法录入的。

2.7款项支付

财务部支付款项是根据三单一致之后才能进行付款，这三单分别是采购订单、发票以及验收单。

当然这个付款还是有一个请款流程的。

采购的时候就需要考虑对方开具的票据，比方是普通发票还是增值税发票。

因为增值税发票涉及到可以进项抵扣。

如果是普通发票或者代开的3%的发票，公司的税负就增加了。

还有一个问题是本应该甲开具的，但是甲是个体户或者个人无法开具发票，然后用了其他公司的名义开具了发票

模具管理

有些公司的采购是由研发部门进行设计，之后交由供给商进行加工生产。

供给商根据设计图纸，需要自行购置或者委外购置模具。

模具按照其功能可以分为注塑、钣金、压铸。

注塑就是将热的塑料注入模型中硫化，我们平时看到的塑料类产品，比方饮水机、冰箱之类差不多都是。

钣金靠压力机和模具对板材、带材、管材和型材等施加外力，使之产生塑性变形或别离，从而获得所需形状和尺寸的工件〔冲压件〕的成形加工方法。

压铸对融化的金属施加高压。

模具是钢结构的，有一模两穴、一模四穴的，一模两穴就是打一次可以出来2个相同的产品。

单个模具的重量在150-200千克。

这类物品的采购，除了与供给商签订的采购合同之外，还有一份模具合同。

模具合同与一般的采购合同不同，在内容上需要对模具模具的模芯、使用的模次、后续维修等内容做具体的规定。

模具的所有权是归属于采购方的，所以当某种原材料不再需要时，就需要把模具拉回来，存放于公司的仓库中。

模具的日常保管，比方需要加油之类的。

模具如果真的没用，交给废旧物资回收商来回购，基本上是按照材质来进行回收的，目前市场对于这一块的回收价格是再每吨3000元上下浮动。

三、实施审计

3.1常规审计〔合规审计、内控审计〕

我们将采购审计的内容划分为：

供给商管理、大宗采购、比议价采购、定点采购、验收管理、付款管理、模具管理等。

3.1.1供给商管理

所需的资料供给商准入单、供给商现场考察表、供给商器件评定表、供给商月度考核表、供给商年度评分表

〔1〕供给商准入

与验厂人员沟通了解公司主要供给商以及新进供给商的现有设备和产能，是否存在产能严重不足，甚至需要外包的情况；检查供给商考核分数不及格，但是仍被当作合格供给商；拜访供给商，现场观察其实际产能；回访近期被临时更换的长期供给商，检查新进供给商的信息是否合理，是否存在于采购有关联关系，或者参与比议价的供给商实为同一家，这些可以检查供给商的联系、公司注册地址、银行账户、参与报价的的法人代表人之间的亲属关系。

〔2〕供给商考核

检查供给商评分不合理的情况，比方质量低下、交期延误，但是评分仍为高分；检查是否存在考核分数低下，而且已经被淘汰的供给商，仍在继续供货。

3大宗采购

所需的资料如下：

框架协议、请购单、采购订单、安全存量控制表、会计凭证、发票、领料单、送货单、合格供给商名录

〔1〕安全库存设置

检查安全库存的设置标准，是否存在长期使用或者库龄较长的，近期仍在大量购置的情况，了解这批物料的处理情况。

〔2〕请购

检查请购单是否经过仓库、公司负责人审核；检查请购单是否存在涂改的情况；检查工艺变更前后的材料采购是否进行调整；向仓库了解

〔3〕订购

检查请购单、采购订单、框架