《办公用品采购、发放管理规定》.doc
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NYLZH03-2016
发放编号：
办公用品采购、发放管理规定
受控状态：
分发号：
修改状态：
0
版本号：
A
2016年4月5发布2016年5月1日实施
南洋电气辽宁有限公司发布
起稿人
高源
文件编号
ZH03-2016
主
题
办公用品采购、发放
管理规定
审核人
全总
版本修改
A/0
批准人
武总
生效日期
2016年5月1日
1.目的
为控制采购成本，满足办公需要，使公司办公用品规范化、明细化，特制定本规定。
2.范围
适用于本公司各部门员工对各类办公用品、办公施设、办公家具、会议用品、保洁用品、日常用品的申购、采购、领用、使用、保管等。
3.职责
3.1综合管理部负责对各部门申请的办公设施和办公用品的成本控制、采购计划的分类、送审、采购物资进入公司后的入库登记等管理工作。
3.2综合管理部负责采购物资的申请、制作、发放、处置、服务、验收及每月费用报表等工作的管理。
3.3综合管理部负责各类办公用品的价格议定、合同签订、制定采购计划、选择合格供方等采购事项后，进行采购。
3.4各车间、部门按本管理规定实施监督并反馈。
3.5副总经理、总经理负责日常采购产品的监督、审批，协助综合管理部开展成本控制及设施报废审批方面的工作。
3.6各部门负责人、综合管理部、副总负责对本规定实施情况进行不定期监督检查。
4.程序
4.1采购物资信息收集
4.1.1综合管理部每半年应确认合格供方，编制《采购物品明细清单》注明物品名称、规格型号、价格，并签订《供货协议》。
4.1.2各部门由部门经理（主管）依需要购买的办公用品、设施、家具等以月为单位（每月5日之前）统一填写《申购单》，经部门经理申请、分管副总审核后，由综合管理部统一进行采购。
4.1.3综合管理部按各部门送递的《申购单》汇总后涉及物品内容进行市场调查，收集相关物品的价格、质量、交付能力及供方资质考察。
4.1.4综合管理部汇总收集到的供方报价清单，会同副总经理、总经理进行供应商的确认，并按所需物资的类型、质量要求、价格优势等内容指定供应商。
4.2采购实施前审核、批准确认：
4.2.1采购的办公用品属指定供应商（已签订供货合同）供货的物品，综合管理部依据经审核、审批的《申购单》进行直接采购。
4.2.2批量采购物资时，综合管理部负责起草、签订《供货合同》并注明质量要求、供货数量、交货期、价格、税价等内容。
4.3采购物资接收、验证、入库
4.3.1外购物资供方直接送至综合管理部，由综合管理部统一办理入库手续。
4.3.2综合管理部根据《申购单》、供方《出库单》对进厂物资进行数量清点、质量检验、型号核对等工作。
4.3.3综合管理部针对检验的不合格产品，与供方协商换货或退货事宜。
如核对无误，在供方《出库
单》上签字确认并留存一份，做为入库凭证。
4.3.4要求综合管理部对采购物资做到即日采购，即日办理入库，并将入库手续作为附件粘贴在报销
凭证下。
4.3.5为了方便财务核帐，要求综合管理部办理入库要求明确
（1）名称
（2）数量（3）单价（4）
单位（5）规格（6）色别（7）型号（8）品牌（9）供货商名称。
4.4发票及货款结算
4.4.1综合管理部采购物资时，要求供方开正规发票，以增值税17%发票为首选。
4.4.2综合管理部采购物资时，付款以公对公账户结账方式为首选原则，综合管理部做好严格把控工作，为财务提供便利工作条件。
4.4.3采购物资货款结算前，由财务部核对《入库单》及供方《出库单》，并由综合管理部负责人审核确认签字。
4.4.4公对公情况：
综合管理部负责填写《付款申请单》，经副总经理审核，总经理批准后，财务方可付款。
4.5采购物资配发、管理
4.5.1各部门或个人领用的办公用品、办公设施等，综合管理部负责建立《办公用品管理台账》、《办公设施管理台帐》并监督各部门、使用人正确使用。
4.5.2各部门或个人领取的物品，领用人必须在《领用登记表》上签名登记。
4.5.3各部门负责人负责监督物品、设备的使用人进行日常维护和保养，设备出现故障禁止自行拆卸，应及时联系综合管理部找专业维修人员处理。
4.5.4办公用品等物品不能正常使用后，采取以旧换新方式在综合管理部重新登记领用，属报废设施由综合管理部统一回收，做相应处理。
4.5.5更换消耗用品时在不影响工作运作情况下，以节约成本为主，无需更换壳体的，只更换内蕊或填充油墨。
6.相关文件：
6.1《供货合同》
7.相关记录：
7.1《申购单》
7.2《领用登记表》
7.3《办公用品管理台账》注：
使用公司ERP软件，无需手工台账。
7.4《办公设施管理台帐》注：
使用公司ERP软件，无需手工台账。
7.5《采购物品明细清单》
7.6《入库单》注：
使用公司ERP软件，无需手工《入库单》。
7.7《盘点确认表》注：
使用各部门已确认签字的《办公家具、设施固定资产统计表》。
7.8《付款申请单》
7.9《领款收据》
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