浪潮ERP软件年结手册GSWord下载.docx
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以下内容举例均假设进行2006年年结。
重要提示
⏹年结前:
一定要做好数据库备份!
GS数据库备份请使用数据库工具。
⏹适用范围:
◆本文档年结过程说明适用于GS3.0~GS5.0产品。
◆请务必注意年结补丁适用范围。
●《gs年结补丁20070129.rar》仅适用于GS3.0、GS3.1、GS3.2,后续版本GS3.5、GS3.5.1请不要使用此补丁!
!
●对于GS5.0(Oracle环境),请打上必补补丁《[ZW]2008120802[53509][GS3.5Pack1]年度映射.rar》
目录
概述3
重要提示3
年结必读5
年结前应检查的问题5
财务系统年结步骤6
基本流程:
6
个别步骤解释:
7
物流系统年结步骤:
8
附录:
1、初始下年8
2、年度映射8
3、系统年结9
年结常见问题问答10
年结必读
Ø
本文档年结过程说明适用于GS3.0~GS3.5.1产品。
《gs年结补丁20070129.rar》仅适用于GS3.0、GS3.1、GS3.2,后续版本GS3.5、GS3.5.1请不要使用此补丁!
年结前应检查的问题
保证年结版本最新:
GS3.0、GS3.1、GS3.2版本软件一定要打上上年结补丁。
注意:
年结补丁仅适用于GS3.0、GS3.1、GS3.2,后续版本GS3.5、GS3.5.1不要使用本文档年结补丁!
。
补丁位置:
\浪潮ERP软件年结手册(2008)-配套补丁\GS产品\GS产品相关补丁\GS年结补丁3.0_3.1_3.2\
如果数据库是通过备份恢复的,一定要检查SYAP表中的数据是否和实际情况一致,如果不一致,请修改。
SYAP表结构如下:
表名
SYAP
注释
应用实例域管理表
别名
列名
数据类型
空值
缺省
访问域代码
SYAP_DOMID
VARCHAR(6)
N
访问域名称
SYAP_MC
VARCHAR(30)
Y
域管理用户代码
SYAP_MANID
VARCHAR(12)
数据库属主名
域管理用户名称
SYAP_MANMC
VARCHAR(20)
默认9999
口令
SYAP_MANPASS
VARCHAR(60)
口令等同于注册表中”extra”值(注1)
建立日期
SYAP_CREATE
VARCHAR(8)
所在服务器
SYAP_SERVER
数据库系统类型
SYAP_DBMS
ORA:
Oracle
MSS:
MsSqlserver
数据库
SYAP_DBASE
域类型
SYAP_TYPE
VARCHAR
(1)
1
1:
主域,是应用实例的系统管理域,所有系统管理、公用数据都在此数据域上;
2:
同步域,是在没有包含主域的服务器上,需要设立一同步域,存放公用数据的备份。
3:
映射域,另外一个应用实例的主域在本应用实例中的映射。
4:
数据域,一般数据域。
大小
SYAP_SIZE
INT
数据库文件的大小
路径
SYAP_PATH
当前数据库物理文件的物理路径
注1:
SYAP_MANPASS的值等于注册表中
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Genersoft\LSCW\AppInstance\实际的实例名\001下的”extra”值
检查数据库中是否已经存在下年表了。
一般情况下,系统中不存在下年表。
但是,在初期的版本中可能由于一些原因存在个别下年表,系统默认的情况下,不会先删除下年表。
建议,先找出带下年后缀的表,删除掉。
再执行年结。
检查确认表LSGSCS2006中条件如下的记录
LSGSCS_KEY='
SY_HAVEXNB'
ANDLSGSCS_MKID='
SYS'
中的字段LSGSCS_VALUE=’0’,如果LSGSCS_VALUE=’1’,请修改为”0”。
如果为‘1’后,系统不会重复创建下年表。
财务系统年结步骤
1、通知各单位,暂停一段时间(时间长短取决于作数据备份和年度初始的时间)
2、完整备份数据
3、由集团管理员作初始下年
4、完整备份数据
5、集团管理员做基础数据的调整(如果没有变化、此步骤可以跳过)
6、完整备份数据
7、通知各单位可以使用
8、要求各单位在规定的时间内作年结,在此时间内暂停其它的业务
注:
如果暂时不想关闭上年业务,可以要求各单位在新年度中,通过‘会计期间维护’功能,手工打开第一个会计期间,然后开始正常业务,但在下年年结前,不能记账,否则,年结会把上年余额转入,造成本年余额的丢失。
如果本年的余额重新初始,则不要再作各单位的年结,要求各单位在‘会计期间维护’功能将上年的会计期间永久关闭(不能再作任何修改了),然后在新的一年初始余额。
9、在确认所有单位完成年结后,完整备份数据。
10、正常开始下年业务
如分公司未处理完2006年的业务,系统管理员也可做“初始下年”,但初始下年后,所有分公司不可再增加、删除、修改任何2006年的科目、项目、产品等设置,对于2007年的初始设置可做修改。
1、首先进行“初始下年”(详见附录)
“初始下年”是由集团管理职责的集团管理员来完成,以2006年12月底的会计期间登陆系统,功能位于“基础数据—设置”菜单下。
2、由集团管理员进行2007年科目等基础数据的修改
“初始下年”完成后,由集团管理员重新以2007年登陆,检查基础设置是否完全。
如果下年的基础数据需要调整,应该在“初始下年”后就开始调整。
3、各公司以2007年登陆后,根据实际情况修改各自的基础数据(应该是自己增加的相关内容),然后如果有变化的,进行年度映射(详见附录),没有变化就不用映射了。
4、集团管理员确认“初始下年”完成
功能位于‘基础数据—设置-公共设置’菜单下,选择“年度启用”这个参数,将“年度启用标志”打勾。
需要注意的是:
年度启用标志一旦确认,就不能更改取消,一定要确认所有的初始完成后,在选择此标记。
5、下级各公司执行帐务年结处理
5.1、各分公司会计以其个人身份登陆系统,选择其相应的公司职责,在“总帐”模块中,
选择“期末处理”的“月末结转”菜单做好各个会计期间的月结,保证每个会计期间为“关闭”状态。
月结时必须以每个月的最后一天登陆系统做月结。
5.2、当月结到最后一个月份时,系统会自动提示年结,按系统提示的步骤操作即可。
5.3、年结结束后,选择“期末处理”-“会计期间维护”菜单,打开下一年度的各会计期间,即可在进行下一年度的帐务处理了。
6、年结正确性检查
各公司年结完成后,应当检查余额的正确与否,因为上下年间的数据调整,造成上年数据不能完整的转到下年,用户应该重新对当前的余额进行校验。
物流是没有年结过程的,只要集团管理员做完“初始下年”后,各分公司会计即可登陆物流的各个模块中,“打开”各个模块的会计期间(在采购、库存、存货、销售、应收、应付各模块的“主文件”菜单下,均有“期间维护”或“期间管理”),即可处理下一年度或下一会计期间的业务了,处理完的会计期间,可将其“关闭”,对于“关闭”状态的会计期间不可做任何单据修改。
如会计期间被“永久关闭”即不可再“重新打开”。
1、初始下年
在本年的业务数据结转至下年之前,要先运行“初始下年”功能,把基础数据结转至下年。
每个单位使用的基础数据可以分为:
公用的数据,本单位的私有数据。
“初始下年”将公用基础数据以及各个单位的私有基础数据一起结转至下年。
初始下年后,就不能修改上年的基础数据了,所以,初始下年前,所有单位请务必检查公用和私有的基础数据是否设置正确、完整,要尽可能避免基础数据结转至下年后,再去调整上年的基础数据。
初始下年的步骤:
第一步:
开始年度初始。
需要注意的是,在结转前,本年度的基础数据应该保持基本稳定。
第二步:
创建下年表结构。
该步骤主要完成下年表结构的创建,进行下年表的数据库同步处理,并设置下年表结构创建完成标志。
第三步:
结转公用数据。
该步骤主要完成基础数据的结转(所有的基础数据,包括公用和私有的基础数据),设置年度初始完成标志,并进行必要的调整。
该功能在数据库中主要是建立下年的表结构,并把本年的基本数据转到下年去,基本过程如下:
1、根据上年表的结构建立下年表(带年度的表)
2、根据系统安装时预制在symktabl中的记录,把上年表转到下年表中去。
3、修改lsgscs@yr@中的初始下年是否完成为‘1’
2、年度映射
系统的大部分字典数据都是按年度存放的,例如、科目、币种、结算方式、组织关系、专项核算、产品、往来单位等等,它们在同一年度内都只存在一份这样的数据,而在不同年度,它们可以有很大的不同,例如结构可以不同,同一含义编号可以不同。
由于不同年度之间,这些项目可以发生很大的改变,因此需要我们在两年度之间建立对应关系。
这些映射关系:
有科目、产品、专项、部门、往来单位、个人。
在该功能中,提供了科目、产品、项目、单位往来的年度映射关系的定义。
这四种年度映射关系的定义基本相同,下面以科目为例:
项目说明:
①本年内容:
【对应单位】:
表明该映射关系应用的单位。
系统根据登录职责判断对应单位,若为公共职责,则对应为全部单位;
若为内部单位职责,则对应此单位。
该项目只显示,不允许修改。
【科目体系】:
选择科目所在的科目体系。
科目体系帮助菜单提供了本年度的科目体系目录。
在选择的时候,应该选择在上年度也存在的科目体系。
如果选择本年度新增而上年没有的科目体系是没有意义的。
【科目名称】:
选择本年度的科目。
科目帮助菜单中,列示出所选科目体系中的所有本年明细科目。
在建立年度映射关系时,应该选择同一科目体系中,上年度和本年度发生了变化的科目,例如同一科目,科目编号在上年和本年不同;
上年没有下级的科目在本年增加了下级等。
②上年对应:
【起始编号、终