excel培训PPT讲解文档格式.docx
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3、最近使用的文件7
4、新建7
5、打印8
6、保持及发送8
7、选项对话框8
认识功能区9
1．“开始”功能区9
2．“插入”功能区9
3．“页面布局”功能区10
4．“公式”功能区10
5．“数据”功能区10
6．“审阅”功能区10
7．“视图”功能区10
第三方面成为高手两步走11
操作小技巧11
天下第一表14
第四方面错误表格十宗罪17
Excel中的父与子17
Excel的十大恶人18
十大恶人之雀占鸠巢的标题行18
十大恶人之颠倒的填写顺序18
十大恶人之不该出现的隔断墙19
十大恶人之多余的合计行19
十大恶人之中看不中用的双眼皮19
十大恶人之源表中的合并单元格20
十大恶人之残疾人协会的数据20
十大恶人之源数据记录在不同工作表21
十大恶人之不一样的双生子21
十大恶人之分类汇总不是手工活22
第五方面数据透视表22
数据透视表怎么做22
数据透视表的拆分23
躺着不如站着23
透视表里的日期组合23
数据透视表的更新24
数据透视表的字段显示在不同列25
第六方面Excel的图表26
图表风格的变迁26
Excel的三个图26
图表美化原则27
开始Office培训——Excel
MicrosoftOffice是微软公司开发的一套基于Windows操作系统的办公软件套装。
常用组件有Word、Excel、Access、Powerpoint、FrontPage等。
目前最新版本为Office2013，考虑到现在office2010已经普及，老版本的办公系统已经不能兼容现在的许多文档，而我们的办公自动化也要跟进集团的发展，所以最近我们在集团范围内用office2010全面取代了原有的office2003，很多同事还是非常怀念老版本的，这说明大家念旧，不忘本，但是我们也不能停滞不前，社会在不断进步，我们如逆水行舟，不进则退。
对于新的版本，我们是在同样的起跑线上，虽然微软对office2010进行了整容和升级（我怀疑这可能因为韩美关系一直不错，微软受到韩流的影响），但是不管外表怎么变，底子还是原来的底子，大家都很熟悉原来的办公软件，新的版本在界面布局上做了改变，功能上进行了提升，但是核心并没有变，以前的东西依然沿用过来，相信大家经过磨合，很快就会上手儿了。
开启大门
我今天的责任就是帮大家打开走进新版office的大门，大家一起来重新认识我们的办公伙伴。
第一方面excel让我欢喜让我忧
总有那么一些人，每天都要接触excel表格的人，我们称其为‘表哥’、‘表姐’，我们其实就是他们中的一员，在表格前总有忙不完的工作。
那么我们接触excel了这么久，已经更换了几个版本，照理说我们怎么也应该算是三朝元老了吧，那么我们对excel的理解和操作一定是正确的吗？
excel的发展史
我们先来简单回顾一下excel的发展史，1985年，第一款Excel诞生，它只用于Mac系统，1987年，第一款适用于Windows系统的Excel也产生了。
1995年-1997年，Excel被设计为能满足各种不同人群需要的办公必备工具，也就是我以前所熟悉的office97。
等到了2000年到2003年的版本，这是伴随我们时间最久的两个版本，尤其是2003版到现在为止依然工作在许多人的桌面上。
在2010年更是推出了更新后的2010版，给我们带来的全新的体验。
而到如今微软已经开发并发布的2013版的系统，如果不是考虑到怕一下跨度太大，我们都想要大家直接使用2013版的office了。
表哥表姐的excel
Excel是我们日常工作中经常会用到的一种办公工具，帮助我们记录和分析数据，统计报表，比如员工信息表、现金流表、营业日报表等，众多的‘表’哥‘表’姐们每天都在各种表格中忙碌着。
大家都知道excel功能强大，excel高手可以很好的利用函数公式处理数据，可以通过VBA编程实现自己的想法，大家也一定都想成为高手，可是那些令人眼花缭乱的函数公式、还有让普通人难以理解的高难度的VBA编程，想想都痛苦啊。
其实我们不需要太深入的学习，掌握正确的操作思路和一些操作技巧，完全可以满足我们的工作需要。
第二方面重新认识Excel的新面孔
说到office的新面孔呢，我们就有必要了解一下office界面的发展，在最初的版本中，微软设计为顶级菜单和工具栏的模式，这是由DOS菜单演变来的，随之系统的不断升级，用户需求和系统功能的不断完善，原来的设计已经不能满足系统需要了，所以到97版时，就引入了层级菜单的概念，分层存放更多的命令，这样解决了命令无处存放的问题。
再后来微软又发现层级菜单也难以满足系统功能的需要了，功能增多，分层也增多，由此产生新的问题，用户查找命令困难，因此在开发到后来的2007版及2010版，office的开发团队又引入了功能区的概念，把命令有选择的放到了明面上，并且经过调查和分析，把用户经常用到的命令放到前面。
所以我们不应该排斥新的版本，微软一直在为用户改变，就是为了给用户更好的使用体验。
重新认识Excel的新面孔
文件菜单：
在Excel主视窗的左上角，有一个特别的绿色标签，就是“文件”菜单，里面包含与文件有关的命令，例如新建文件、打开文件、打印、保存及传送文件…等。
“文件”菜单除了执行各项命令外
功能区：
功能区有8个主要标签，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。
各个标签组中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。
编辑栏：
方便我们对单元格的数据及公式进行编辑
工作区：
进行数据操作的区域
状态栏：
这里可以显示很多东西，包括求和的值、最大值、最小值等，需要哪些我们可以自己定义。
定义方法就是在状态栏上点击鼠标右键，选择我们想要显示的项目即可。
显示比例：
在这里可以调整excel的显示比例
隐藏起来的标签
在excel2010里，我们经常调用的标签和功能都摆在了明面上，我们都知道，excel不是只有这些功能的，微软在给office进行整容时，发现要改动的地方太多了，有些功能会用到，但是不能都放到明面上，你想啊，一个人的脸上要是堆积了太多的零件那还能看了吗，整个一个异型啊。
所以还有一些功能他们就如同高人隐士一样隐藏了起来，在我们需要他们的时候就会出现在我们面前。
excel不得不说的名词
工作簿：
就是我们通常所说的excel文件，一个工作簿可包含多个工作表。
工作表：
sheet1、sheet2、sheet3……等就是工作簿中的工作表。
单元格：
用于存放数据的地方，单元格的坐标一般表示为A1、B2、C3……。
列：
同经度的单元格组成列，列坐标一般表示为A、B、C、D……XFD。
共16，384列
行：
同纬度的单元格组成行，行坐标一般表示为1、2、3、4……1048576。
共1，048，576行
Excel的文件菜单：
由于大家已经习惯使office2003，现在接触office2010的文件菜单很不习惯，现在对excel2010文件菜单中每个按钮功能进行以下简单介绍，希望对大家的使用有所帮助：
1、文件面板
单击“文件”按钮可以打开“文件”面板，包含“信息”、“最近”、“新建”、“打印”、“共享”、“打开”、“关闭”、“保存”等常用命令。
我们在这里可以直接操作保存及另存等命令。
通过另存我们可以将文件保存为兼容低版本软件的格式，也可以另存为PDF格式。
2、信息
在默认打开的“信息”命令面板中，用户可以进行保护文档（包含设置Word文档密码）、检查问题和管理自动保存的版本。
3、最近使用的文件
打开“最近使用的文件”命令页面，在面板右侧可以查看最近使用的Word文档列表，用户可以通过该面板快速打开使用的Word文档。
在每个历史Word文档名称的右侧含有一个固定按钮，单击该按钮可以将该记录固定在当前位置，而不会被后续历史Word文档名称替换。
4、新建
打开“新建”命令页面，用户可以看到丰富的Word2010文档类型，包括“空白文档”、“博客文章”、“书法字帖”等Word2010内置的文档类型。
用户还可以通过O提供的模板新建诸如“会议日程”、“证书”、“奖状”、“小册子”等实用Word文档。
5、打印
打开“打印”命令页面，在这个页面中可以详细设置多种打印参数，例如双面打印、指定打印页、等参数，同时呢这里也直接支持了打印预览功能，从而有效控制excel2010文档的打印结果。
如过大家想养好找回原来的打印预览也不是没有办法，我们需要在快捷访问工具栏里添加一个全屏打印预览的工具按钮，使用这个按钮我们可以找回相对熟悉的页面。
6、保持及发送
打开“保持及发送”命令页面，用户可以在页面中将Word2010文档发送到博客文章、发送电子邮件或创建PDF文档。
7、选项对话框
选择“文件”面板中的“选项”命令，可以打开“选项”对话框。
在“Word选项”对话框中可以开启或关闭excel2010中的许多功能或设置参数。
有几项功能我简单介绍一下
1、常规：
用户界面选项，选择界面颜色和屏幕提示。
已及新建工作簿是的默认选项，还有默认的使用人。
2、保存：
这里可以设置excel的默认保存格式和默认的保存位置，已及excel默认的自动保存时间和位置。
在这里，我再次提醒大家珍惜别人和自己的劳动成果：
我们要养成备份文件的好习惯，文件尽量不要放在桌面和系统分区，另外在对文件进行大的调整时，应该复制出一份到其它位置，避免一失足成千古恨。
3、校对：
这里再给大家介绍一个小技巧：
自动更正选项，干什么用呢，excel有自动更正的功能，它会把你输入的错的信息进行更正，我们可以利用这一点来帮助我们完成频繁的长文本输入，比如银行的账号，企业税号，地址信息等，功能在文件-选项-校对里，我们可以设置一个三位的字母来替换长文本。
3、高级：
这里可以进行一些高级设置，但是建议大家尽量不要更改这里的设置，以免出现其它问题，但是要提的有两个地方：
一个就是在此工作表中的显示选项里有一个可以隐藏表格中的0值，只是不显示，数值还在。
还有一个就是lotus兼容性设置，一起遇到过有同事问我，为什么我的excel不能输入正斜杠，一按按钮就调用菜单呢，就是在这里，把兼容性里的菜单键按钮删除即可，当然你也可以直接用中文输入法就没有这个问题了。
认识功能区
1．“开始”功能区
“开始”功能区中包括剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格和编辑七个组，对应Excel2003的“编辑”和“格式”菜单部分命令。
该功能区主要用于帮助我们对Excel2010表格进行文字编辑和单元格的格式设置，是用户最常用的功能区。
2．“插入”功能区
“插入”功能区包括表、插图、图表、迷你图、筛选器、链接、文本和符号几个组，对应Excel2003中“插入”菜单的部分命令，主要用于在Excel2010表格中插入各种对象。
3．“页面布局”功能区
“页面布局”功能区包括主题、页面设置、调整为合适大小、工作表选项、排列几个组，对应Excel2003的“页面设置”菜单命令和“格式”菜单中的部分命令，用于帮助我们设置Excel2010表格页面样式。
4．“公式”功能区
“公式”功能区包括函数库、定义的名称、公式审核和计
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