事务长手册译本Word文档格式.docx
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溝通與領導的技巧，並且從中培養自信與個人成
長的能力。
國際演講會的使命
（ThemissionofToastmastersInternational）
國際演講會是首先將高效率的演講推廣成為全球
化運動的社團。
國際演講會經過它的會員分會，
幫助每個男女學習演講、傾聽及思考的藝術，而
這些重要的技巧，都能增加自我實現、加強領導
能力、培養人類互信、並且有助於人類生活的改
善。
國際演講會的主要使命是在不斷的擴展它的全球
化分會網路，讓更多的會友能夠有機會從它的學
習節目中得到好處。
每位演講會會員，都必須要具有超乎只對自我發展的承諾
。
每位參加的會員，同時也要對各分會、它的會友、及整
個組織作一個承諾或宣誓。
演講會會員的誓詞
做為國際演講會及本分會的一員，本人宣誓：
●要正常出席本會的會議。
●按照溝通與領導課程手冊或高級溝通與領導課程手冊
的訓練目標，用我最佳的能力，準備所有的演講。
●充分準備及達成會議所指定的任務。
●提供會友最有助益及建設性的講評。
●幫助本會維持一個正面與友善的氣分，以便會友學習
與成長。
●在被提名後，以幹部身份服務本會。
●以尊敬及禮貌態度，對待本會會員及來賓。
●介紹來賓參加本會的會議，以便他們瞭解演講會會員
所提供的好處。
●遵循演講協會教育與認證節目的規則與綱領。
●在主持本會所有的活動節目時，須維持誠實及道德標準。
目錄表
頁章
5一你是事務長（YouaretheSergeantatArms）
6二成功的準則（Standardsforsuccess）
6分會幹部訓練（ClubOfficerTraining）
6安排例會場地（ScheduleMeetingLocation）
6
保管分會的財物（MaintainClubEquipment）
參加分會會務委員會議（ExecutiveCommitteeMeeting）
7
尋找代理人與助手ArrangeforaReplacementandAssistance）
幫助繼任人接任新職（PrepareYourSuccessorforOffice）
佈置會議場地（ArrangeRoomandEquipment）
8
歡迎來賓及會友（GreetGuestsandMembers）
歡迎來訪幹部（GreetVisitingOfficers）
安排餐點供應（ArrangeforFoodService）
確定會議準時開始（EnsuretheMeetingStartsonTime）
收集選票及計票（CollectBallotsandTallyvotes）
9
三會場佈置檢查表（MeetingRoomChecklist）
10四
優良分會計畫（DistinguishedClubProgram）
13
五你的領導機會（YourLeadershipOpportunity）
14六行事曆及工作清單（Calendar/Checklist）
18七附錄（appendix）
18成功的工具（Toolsforsuccess）
18訂購單（Orderform）
18美國境外海運郵費
19八其他分會幹部的職責（Standardsforotherofficers）
22九演講協會的組織（TheToastmastersOrganization）
23十國際演講會世界總部（ToastmastersInternationalWorldHeadquarter）
24十一國際演講會的簡史（ABriefHistoryofToastmastersInternational）（附）25專用名詞（附）
第一章你是事務長（YouaretheSergeantatArms）
身為事務長，你的職責是要保管分會的財物、佈置場地及每次例會中歡迎與會的會友及來賓。
由於你的努力及協助,每次例會都能準時開議,會議氣氛充滿了溫暖及友善。
這個職位有很多職責，但也有很多回報。
在你的任期內，因為你就任社交與接待委員會主席及會務委員會的一員，你有機會發展及學習到一生受用不盡的領導技巧。
你會學習到如何建立目標，企劃，發展策略，及對別人努力肯定的技巧。
這些技巧將在本手冊後面加以討論。
身為會務委員的一員，你的團隊包括會長、教育副會長、會籍副會長、公關副會長、秘書、財務長、剛卸任前任會長。
本手冊後部將有其職務簡介。
會務委員負責使會裡充滿快樂與活力，並保證使分會成為優良分會。
你可以在一個例行而有創作性的委員會會議中，以及從謹慎的目標建立、企劃及記錄進度下，達成這些目標。
當你計畫各項活動、記住演講會就像任何志願性組織一樣基金有限。
會員為分會服務時的花費的如汽油費、電話費可能是無償的，任何有償費用必須事先授權且有收據或證明文件以便報銷。
此手冊包含所有事務長為達成其目標所需的基本資料：
●事務長標準大綱
●如何達到標準之詳細解說
●達到標準之領導技巧
●確保達到成功的任期其他有用的物品之參考
第二章成功的準則（StandardsforSuccess）
每位分會幹部必須依準則行事。
下述是準則的簡要大網；
分會例會之外
1.參加由地區總會所主辦的幹部訓練
2.安排例會的場地。
3.維持分會的財物於勘用狀況，會後要清點並確保為完備可用4.參加分會會務委員會會議。
5.如無法參加會議，指定代理人參加會議，如需要，也可指派助理
6協助繼任人準備接任職住
分會例會時
1.例會開始至少10分鐘前完成會場佈置，確定講台已就定肌、會旗已掛好、請評表及選票已分送，獎牌，供應品目錄，進度表，及其他的各項訓練教材已陳列，座位牌放置妥當，姓名牌亦陳列完畢等
2.向到場的會友或來賓致意，並安排新到的來賓坐在會友的旁邊
3.歡迎分區督導AreaGovernor或其他分會幹部，並護送到會長處
4.在有餐點的會議時，準備餐點供應
5.確定會議準時開始
6.收集選票並計票以便決定獎狀人
分會幹部訓練（AttendClubOfficersTraining）
每年6、7、8、12、1、2月區域總部主辦分會幹部訓練，活動內容包括各幹部職責與實行技巧。
會中並與其他分會幹部交流、分享觀念、獲取資訊。
請與你的地區總會教育及訓練副總會長（DistrictLieutenantGovernorEducationandtraining）接洽以得知下次訓練資訊。
安排會議地點（ScheduleMeetingLocation）
你是分會與分會會議地點的連絡人，你要負責瞭解每次會議場地，都已預定妥當。
維持分會的所有財物（MaintainallClubEquipmentandMaterials）
每次例會完畢,都要妥善把會議物品重新打包,並放置於安全的處所,有些分會在會議場所有儲藏室,否則的話,在兩次例會之間,事務長必須要保管這些財物。
參加會務委員會議（AttendExecutiveCommitteeMeetings）
分會會務委員會必須定期開會以便管理會務，因此你要出席每次會議。
安排代理或助理（ArrangeforaReplacementorAssistance）
偶而你也會無法參加分會的會議，此時你應安排一位替代人員–可能為另外一位幹部，或一位前事務長–代替你完成你的任務。
有時你可能須要額外的協助以準備會議室，不必遲疑，可請其他會員的幫助。
幫助繼任人接任職位（PrepareYourSuccessorforOffice）
一旦你的繼任人被選出，就要開始幫助他/她準備擔任領導角色。
確認新選出的事務長有一本手冊，以供瞭解事務長職位的職責，另外也要提醒他或她參加由地區總會主辦的分會幹部訓練課程。
討論任何未完成的事務，移交任何你所有文件，並且提供對繼任者有助益的忠告或資訊。
佈置每次例會的會議室及裝備（ArrangeRoomandEquipmentforEachMeetings）
規劃及準備是例會成功的不二法門，至少在會議開始前30分鐘抵達會場（參閱第三章會議室工作清單）,開始依場地的形狀、大小、參加人數、可利用的桌子數以及分會的習慣來佈置桌子及椅子
基本上,所有的位子必須面向講台,可能的話,相對坐也是不錯的選擇。
假如全部會友都坐在桌子旁,就可以方便的寫東西,或放些書籍等物品。
所有的桌椅在會友及來賓抵達前佈置妥當,下面有些不同的擺設,供各位參考
桌椅擺妥後，佈置下列物品：
●講台
●議事槌
●會旗
●國旗
●計時員的計時器具
●來賓簽名簿
●宣導小單張
●來賓名牌
●選票
●獎牌、彩帶、鈕扣
●分會授證證明書
●其他教育用物品、分會參考書籍、簡訊、TIPS等以便會員閱覽
會旗應該佈置在會場前方,在講台的左或右側,計時器必須安置在演講者很容易看到,又不會被分心的位置,最好的地方是會場的後方兩側。
假如要佈置國旗的話,應該在由觀眾看過去,講台的左側為宜。
可能的話,在會場門口佈置接待桌,上面放簽的到簿、來賓名牌、宣導小單張及一些供來賓索取的參考資料,分會會訊、TIPS（發送給分會幹部的國際總會會訊）、供應品目錄及訂購單，以及多餘的雜誌ToastmastersMagazine（會員參加一個以上分會時，有暉會捐獻以為來賓取閱）。
會議之前檢查一下會場的室溫,會後恢復會場以前的狀態,如此會保持與場地管理單位一種良好的互動關係。
例會時歡迎來賓與會員
完成場地佈置工作,即開始到場地門口向到達的會友致意。
這是你擔任事務長諸工作中最重要的一項，你必須站在門邊等候第一位到達的會友,一直到會議開始為止。
臉上永來遠帶著微笑,由衷地歡迎每一位到達的貴賓及會友。
，對參加會議的來賓及新會員，更要特別的留意，安排他們坐在資深會友的旁邊。
確定所有來賓都在簽到簿留下資料,而且胸前配掛著附有名字的名牌。
在例會中,坐在門口附近,以便歡迎遲到的會友,防止會議被打擾,以及做些需要的服務。
歡迎區督導及其他來訪的幹部（GreettheAreaGovernorandvisitingofficers）
分區督導每年至少二次會正式訪問分會，觀察會議情形及與分會幹部談話。
假如貴會是公司組織的分會,公司的主要幹部偶而也會參與你們的例會。
表示熱情的問候,並且帶他們與會長見面。
在餐會例會時安排餐點供應（ArrangeforFoodServiceatMealmeeting）
假如在例會中要供應早餐、中餐或晚餐時，你
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