事务长手册译本Word文档格式.docx

1、溝通與領導的技巧，並且從中培養自信與個人成長的能力。國際演講會的使命（The mission of Toastmasters International） 國際演講會是首先將高效率的演講推廣成為全球化運動的社團。國際演講會經過它的會員分會，幫助每個男女學習演講、傾聽及思考的藝術，而這些重要的技巧，都能增加自我實現、加強領導能力、培養人類互信、並且有助於人類生活的改善。國際演講會的主要使命是在不斷的擴展它的全球化分會網路，讓更多的會友能夠有機會從它的學習節目中得到好處。每位演講會會員，都必須要具有超乎只對自我發展的承諾。每位參加的會員，同時也要對各分會、它的會友、及整個組織作一個承諾或宣誓。演講

2、會會員的誓詞做為國際演講會及本分會的一員，本人宣誓： 要正常出席本會的會議。 按照溝通與領導課程手冊或高級溝通與領導課程手冊 的訓練目標，用我最佳的能力，準備所有的演講。 充分準備及達成會議所指定的任務。 提供會友最有助益及建設性的講評。 幫助本會維持一個正面與友善的氣分，以便會友學習 與成長。 在被提名後，以幹部身份服務本會。 以尊敬及禮貌態度，對待本會會員及來賓。 介紹來賓參加本會的會議，以便他們瞭解演講會會員 所提供的好處。 遵循演講協會教育與認證節目的規則與綱領。 在主持本會所有的活動節目時，須維持誠實及道德標準。目錄表頁 章5 一 你是事務長（You are the Sergeant

3、 at Arms ）6 二 成功的準則（Standards for success）6 分會幹部訓練（Club Officer Training）6 安排例會場地（Schedule Meeting Location）6 保管分會的財物（Maintain Club Equipment） 參加分會會務委員會議（Executive Committee Meeting）7 尋找代理人與助手Arrange for a Replacement and Assistance） 幫助繼任人接任新職（Prepare Your Successor for Office） 佈置會議場地（Arrange Room a

4、nd Equipment）8 歡迎來賓及會友（Greet Guests and Members） 歡迎來訪幹部（Greet Visiting Officers） 安排餐點供應（Arrange for Food Service） 確定會議準時開始（Ensure the Meeting Starts on Time） 收集選票及計票（Collect Ballots and Tally votes）9 三 會場佈置檢查表（Meeting Room Checklist）10 四 優良分會計畫（Distinguished Club Program）13 五 你的領導機會（Your Leadership

5、Opportunity）14 六 行事曆及工作清單（Calendar/Checklist）18 七 附錄（appendix）18 成功的工具（Tools for success）18 訂購單（Order form）18 美國境外海運郵費19 八 其他分會幹部的職責（Standards for other officers）22 九 演講協會的組織（The Toastmasters Organization）23 十 國際演講會世界總部（Toastmasters International World Headquarter）24 十一 國際演講會的簡史（A Brief History of T

6、oastmasters International）（附） 25 專用名詞（附）第一章 你是事務長（You are the Sergeant at Arms ）身為事務長，你的職責是要保管分會的財物、佈置場地及每次例會中歡迎與會的會友及來賓 。由於你的努力及協助, 每次例會都能準時開議, 會議氣氛充滿了溫暖及友善。這個職位有很多職責，但也有很多回報。在你的任期內，因為你就任社交與接待委員會主席及會務委員會的一員，你有機會發展及學習到一生受用不盡的領導技巧。你會學習到如何建立目標，企劃，發展策略，及對別人努力肯定的技巧。這些技巧將在本手冊後面加以討論。身為會務委員的一員，你的團隊包括會長、教育副

7、會長、會籍副會長、公關副會長、秘書、財務長、剛卸任前任會長。本手冊後部將有其職務簡介。會務委員負責使會裡充滿快樂與活力，並保證使分會成為優良分會。你可以在一個例行而有創作性的委員會會議中，以及從謹慎的目標建立、企劃及記錄進度下，達成這些目標。當你計畫各項活動、記住演講會就像任何志願性組織一樣基金有限。會員為分會服務時的花費的如汽油費、電話費可能是無償的，任何有償費用必須事先授權且有收據或證明文件以便報銷。此手冊包含所有事務長為達成其目標所需的基本資料： 事務長標準大綱 如何達到標準之詳細解說 達到標準之領導技巧 確保達到成功的任期其他有用的物品之參考第二章 成功的準則（Standards fo

8、r Success）每位分會幹部必須依準則行事。下述是準則的簡要大網；分會例會之外1. 參加由地區總會所主辦的幹部訓練 2. 安排例會的場地。3. 維持分會的財物於勘用狀況，會後要清點並確保為完備可用 4. 參加分會會務委員會會議。5. 如無法參加會議，指定代理人參加會議，如需要，也可指派助理6 協助繼任人準備接任職住分會例會時1. 例會開始至少10分鐘前完成會場佈置，確定講台已就定肌、會旗已掛好、請評表及選票已分送，獎牌，供應品目錄，進度表，及其他的各項訓練教材已陳列，座位牌放置妥當，姓名牌亦陳列完畢等2. 向到場的會友或來賓致意，並安排新到的來賓坐在會友的旁邊3. 歡迎分區督導Area G

9、overnor或其他分會幹部，並護送到會長處 4. 在有餐點的會議時，準備餐點供應5. 確定會議準時開始6. 收集選票並計票以便決定獎狀人 分會幹部訓練（Attend Club Officers Training） 每年6、7、8、12、1、2月區域總部主辦分會幹部訓練，活動內容包括各幹部職責與實行技巧。會中並與其他分會幹部交流、分享觀念、獲取資訊。請與你的地區總會教育及訓練副總會長（District Lieutenant Governor Education and training）接洽以得知下次訓練資訊。安排會議地點（Schedule Meeting Location） 你是分會與分會會

10、議地點的連絡人，你要負責瞭解每次會議場地，都已預定妥當。維持分會的所有財物（Maintain all Club Equipment and Materials） 每次例會完畢, 都要妥善把會議物品重新打包, 並放置於安全的處所, 有些分會在會議場所有儲藏室, 否則的話, 在兩次例會之間, 事務長必須要保管這些財物。參加會務委員會議（Attend Executive Committee Meetings） 分會會務委員會必須定期開會以便管理會務，因此你要出席每次會議。安排代理或助理（Arrange for a Replacement or Assistance ） 偶而你也會無法參加分會的會議，

11、此時你應安排一位替代人員 可能為另外一位幹部，或一位前事務長 代替你完成你的任務。有時你可能須要額外的協助以準備會議室，不必遲疑，可請其他會員的幫助。幫助繼任人接任職位（Prepare Your Successor for Office） 一旦你的繼任人被選出，就要開始幫助他/她準備擔任領導角色。確認新選出的事務長有一本手冊，以供瞭解事務長職位的職責，另外也要提醒他或她參加由地區總會主辦的分會幹部訓練課程。討論任何未完成的事務，移交任何你所有文件，並且提供對繼任者有助益的忠告或資訊。佈置每次例會的會議室及裝備（Arrange Room and Equipment for Each Meetin

12、gs） 規劃及準備是例會成功的不二法門，至少在會議開始前30分鐘抵達會場（參閱第三章會議室工作清單）, 開始依場地的形狀、大小、參加人數、可利用的桌子數以及分會的習慣來佈置桌子及椅子基本上, 所有的位子必須面向講台, 可能的話, 相對坐也是不錯的選擇。假如全部會友都坐在桌子旁, 就可以方便的寫東西, 或放些書籍等物品。所有的桌椅在會友及來賓抵達前佈置妥當, 下面有些不同的擺設, 供各位參考桌椅擺妥後，佈置下列物品： 講台 議事槌 會旗 國旗 計時員的計時器具 來賓簽名簿 宣導小單張 來賓名牌 選票 獎牌、彩帶、鈕扣 分會授證證明書 其他教育用物品、分會參考書籍、簡訊、TIPS等以便會員閱覽會旗

13、應該佈置在會場前方, 在講台的左或右側, 計時器必須安置在演講者很容易看到, 又不會被分心的位置, 最好的地方是會場的後方兩側。假如要佈置國旗的話, 應該在由觀眾看過去, 講台的左側為宜。 可能的話, 在會場門口佈置接待桌, 上面放簽的到簿、來賓名牌、宣導小單張及一些供來賓索取的參考資料, 分會會訊、TIPS（發送給分會幹部的國際總會會訊） 、供應品目錄及訂購單，以及多餘的雜誌Toastmasters Magazine（ 會員參加一個以上分會時，有暉會捐獻以為來賓取閱） 。 會議之前檢查一下會場的室溫, 會後恢復會場以前的狀態, 如此會保持與場地管理單位一種良好的互動關係。例會時歡迎來賓與會員

14、 完成場地佈置工作, 即開始到場地門口向到達的會友致意。 這是你擔任事務長諸工作中最重要的一項，你必須站在門邊等候第一位到達的會友, 一直到會議開始為止。臉上永來遠帶著微笑, 由衷地歡迎每一位到達的貴賓及會友。，對參加會議的來賓及新會員，更要特別的留意，安排他們坐在資深會友的旁邊。確定所有來賓都在簽到簿留下資料, 而且胸前配掛著附有名字的名牌。 在例會中, 坐在門口附近, 以便歡迎遲到的會友, 防止會議被打擾, 以及做些需要的服務。歡迎區督導及其他來訪的幹部（Greet the Area Governor and visiting officers） 分區督導每年至少二次會正式訪問分會，觀察會議情形及與分會幹部談話。假如貴會是公司組織的分會, 公司的主要幹部偶而也會參與你們的例會。表示熱情的問候, 並且帶他們與會長見面。在餐會例會時安排餐點供應（Arrange for Food Service at Meal meeting） 假如在例會中要供應早餐、中餐或晚餐時，你