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2.1.1业务描述6

2.1.2系统操作步骤6

2.2员工借款报销12

2.2.1业务描述12

2.2.2系统操作步骤13

2.3供应商报销16

2.3.1业务描述16

2.3.2系统操作步骤16

2.4代理报销18

2.4.1业务描述18

2.4.2系统操作步骤19

2.5跨组织报销22

2.5.1业务描述22

2.5.2系统操作步骤22

3.初始准备26

3.1参数26

3.2用户关联人员28

3.3审批流设置29

3.4交易类型管理31

3.5报销类型和费用类设置33

3.6常用单据设置34

3.7报销标准设置34

3.7.1报销标准设置34

3.7.2单据模板设置报销标准35

3.8借款控制设置36

3.9费用预算控制39

3.10期初单据41

附录42

附录1:

费用管理查询报表42

附录2:

跨组织生成凭证的配置及分析43

4.业务演练61

1.概述

1.1产品概述

费用管理支持员工自助报销和授权代理报销,提供对借款、报销费用进行预算、资金计划的控制,提供借款余额、借款和费用明细、费用汇总查询,及借款账龄分析报表,从而强化费用费用管理、提高资金支付效率,降低运营和管理成本。

通过提供共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销,可满足集团级企业对资金集团管控、有效运用资金的需求。

NCV6.3强化了对费用管理与核算方面的应用,增加了对费用申请、费用分摊与结转、待摊费用摊销等业务的支持,并提供更多的查询统计报告,体现在:

可跨多个组织分摊费用(含事后结转);

支持待摊费用处理;

提供“费用申请——借款——报销”的费用报销流程,对费用申请环节实现事前控制;

在项目预算方面,报销单可受项目预算控制等。

在费用管理中设有费用申请单及借款单、报销单的单据大类,预置了常用的借款报销单据类型及模板,业务人员可自主填报借款单、报销单,由管理人员及财务人员对借款、报销单据进行审核、冲销等后续操作。

产品同时还支持共享服务模式的跨单位借款、跨单位报销。

费用管理的解决方案如下图所示,每个企业可以根据自身情况,将费用管理和网上报销结合使用,或者单独使用费用管理模块。

费用管理解决方案

1.2产品价值

1.帮助企业员工基于互联网进行费用报销,简化手工报销方式的繁琐程序;

2.规范报销流程,提高费用报销透明度;

3.凭证自动生成,减轻财务人员工作量;

4.网银实时支付,降低库存现金量及出纳人员工作量;

5.彻底解决报销排队情况;

6.报销人员可以实时查询报销情况及历史记录;

7.帮助集团中、高层管理人员了解各项费用支出情况,控制各项费用的规模;

8.通过事项审批和预算控制,完善报销过程管理,实现集团财务的事前控制;

9.支持待摊费用和跨组织分摊,加强企业财务管理。

2.应用场景

2.1员工直接报销

2.1.1业务描述

由业务人员自己登陆NC系统或网上报销系统录入单据,完成报销业务的全过程。

员工直接报销的业务流程如下图所示:

2.1.2系统操作步骤

员工直接报销业务涉及到如下节点:

领域

产品模块

功能节点

企业建模平台

客户化配置

模板设置

财务会计

报销标准设置

差旅费借款单

差旅费报销单

单据管理

资金管理

现金管理

结算

网上转账

初始设置

1、流程管理

以集团管理员身份登陆系统,进入【企业建模平台】→【流程管理】→【审批流定义】节点,为企业应用场景中的员工直接报销和跨组织报销2个场景的差旅费报销单配置审批流,如图所示:

差旅费报销单审批流

1)员工直接报销场景,即报销单位和费用承担单位为同一组织时,执行分支①,分支条件表达式的配置如图所示:

分支①的条件表达式配置

2)跨组织报销场景执行分支②,分支条件表达式的配置如图所示:

分支②的条件表达式配置

3)参与者“上级经理”和“费用单位负责人”都关联了同一个角色:

组织主管,但是上级经理的限定模式为:

同组织,如图所示:

“上级经理”的限定模式

4)参与者“费用单位负责人”的限定模式为:

费用单位负责人,如图所示。

“费用单位负责人”的限定模式

2、角色权限设置

设置具有报销相关权限的职责和角色,并分配给相应的人员。

3、报销标准设置

登录NC系统,进入【财务会计】→【费用管理】→【报销标准设置】,为差旅费报销单设置2条报销标准,如图所示:

4、模板设置

登录NC系统,进入【企业建模平台】→【客户化配置】→【模板设置】,设置“交通费金额”字段的验证公式为:

$Message->

iif(defitem7>

defitem10,"

出差补贴超标准"

"

"

),如图所示,然后保存模板,并把模板分配给相应的用户或角色;

第一步:

报销人填写差旅费报销单

用户登录NC系统,进入【财务会计】→【费用管理】→【差旅费报销单】,新增报销单,可以看到单据上显示已经设置的报销标准,如图所示:

报销标准显示

录入大于报销标准的报销单据,当单据保存时,系统提示“交通费超标准”,如图所示:

交通费超标准提示

本场景演示的是同组织报销,即其报销单位和费用承担单位相同,如图所示:

同组织报销

第二步:

上级业务经理审批报销单

审批用户登录NC系统,可以在【消息中心】→【工作任务】中看到待审批的任务,双击该消息进入单据管理界面,还可以进入【财务会计】→【费用管理】→【单据管理】中审批该单据,如图所示:

同时,审批人还可以联查审批情况,如图所示;

联查审批情况

还可以联查该单据生成的凭证,如图所示:

联查凭证

第三步:

财务经理审核报销单

财务经理用户登录NC系统,同样可以在【消息中心】→【工作任务】中看到待审批的任务

双击该消息进入单据管理界面,还可以进入【财务会计】→【费用管理】→【单据管理】中审批该单据;

第四步:

出纳通过NC系统进行结算和网上支付

出纳登录NC系统,进入【资金管理】→【现金管理】→【结算】,可以看到该单据的状态为“审批通过”,结算状态为“未结算”,出纳可以点击〖结算〗按钮进行结算,然后进入【资金管理】→【现金管理】→【网上转账】,进行网上支付,如图所示:

2.2员工借款报销

2.2.1业务描述

费用管理支持在报销时进行冲借款操作,报销人在录入单据时,可以选择是否冲借款。

员工借款报销的业务流程与员工直接报销相同,区别在于员工报销时可以选择冲借款,除了可以冲销当前报销人所有已审批未两清的借款,还可以冲销自己有代理权限的本单位范围内的其他人的借款。

冲借款的业务流程如下图所示:

冲借款业务流程

2.2.2系统操作步骤

员工借款报销涉及到如下节点:

还款单

1、流程设置

3、借款控制设置

为会议费借款单设置了借款控制规则,如图所示,币种:

美元;

控制类型:

提示;

控制方式:

允许借款总额为50000;

结算方式:

现金支票。

借款控制设置

填写借款单

登录NC系统,新增会议费借款单,币种:

美元,结算方式:

现金支票,保存时,系统弹出提示框,如图所示:

提示型借款规则

演示该场景时,需要预先录入一张或多张借款单,员工报销冲借款时可以用来冲销的借款单需要审批通过,本演示环境预置了2张已审批过的会议费借款单,如图所示:

会议费借款单

填写报销单

1)登录NC系统,填写报销单时,可以进行冲借款,例如下图所示,冲销了2张借款单,其中一张借款单只冲销了部分金额;

报销充借款

2)在报销单据的冲销明细页签可以查看冲销记录,如图所示;

冲销记录

3)接下来的流程与员工直接报销的流程相同。

2.3供应商报销

2.3.1业务描述

由采购人员登陆NC系统/网上报销系统录入单据,完成对供应商付款业务的报销过程。

报销单的单据模板增加了供应商和客商银行账户2个字段,可以实现对公支付的功能。

供应商报销的业务流程与员工直接报销的业务流程相同。

2.3.2系统操作步骤

供应商报销涉及到如下节点:

1、基础数据

本场景需要录入供应商及供应商银行账号,进入【企业建模平台】-【基础数据】-【供应商-业务单元】,录入一个供应商数据,如图所示:

2、流程设置

3、角色权限设置

录入报销单

登陆NC系统,录入一张差旅费报销单,选择供应商字段,收款信息选择客商银行账户信息,如下图所示:

注意:

供应商字段信息和收款人字段信息不能同时录入。

审批报销单

1)以审批用户登录NC系统,进入【财务会计】→【费用管理】→【单据管理】中审批该单据;

2)以第二审批用户登录NC系统,审批该单据;

出纳登录NC系统,进入【资金管理】→【现金管理】→【结算】,可以看到供应商的账户信息,如图所示:

供应商账户信息

可以看到该单据的状态为“审批通过”,结算状态为“未结算”,出纳可以点击〖结算〗按钮进行结算,然后进入【资金管理】→【现金管理】→【网上转账】,进行网上支付。

2.4代理报销

2.4.1业务描述

报销员工委托他人登陆NC系统录入借款报销单据,完成借款报销业务的全过程。

费用管理支持助理代理报销和临时个人授权代理报销。

针对领导和不具备全员报销条件的企业,支持通过授权代理设置助理,代理领导和员工进行报销单据录入。

系统支持按角色进行助理设置,方便代理授权;

同时提供代理部门、代理所有人员的便捷设置。

针对个人临时授权,支持设置在特定的时间范围内,由其他人员代理自己进行具体交易类型的报销单据录入。

流程图如下:

2.4.2系统操作步骤

代理报销涉及到如下节点:

授权代理设置

个人授权设置

网上支付

代理借款/报销的审批流程与全员代理借款/报销的业务流程基本相同,只是流程的发起者,即借款单/报销单的填报人不是报销人本身,而是其所委托的代理人。

设置具有报销相

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