文件审批权限分配表Word文档格式.doc

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活动是内部文件的编制、审批、发布、改版、修订，文件分发控制，文件使用、保管、归档及销毁等；

资源是完成活动所需的人员、设备、资料和保存地点等。

文件的形式可以是纸张、照片、标准样品、磁盘、光盘或其它电子媒体，或是它们的组合，记录是一种特殊类型的文件。

5.2文件控制过程实施

5.2.1文件管理控制过程要求

5.2.1.1测量管理体系必须建立测量管理手册、程序文件和第三层次文件等管理性文件。

5.2.1.2管理性文件应尽量详细。

5.2.1.3新制定的程序文件或更改的程序文件应经过授权批准并受控。

5.2.2受控文件和资料

公司测量管理体系有关的文件按出处分为两类。

5.2.2.1内部文件

a）测量管理体系文件：

测量管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格等；

b）除测量管理体系文件以外的管理性文件：

管理规定、企业标准、培训文件和资料等；

c）技术性文件：

施工组织设计（作业指导书）、施工方案、检验和试验计划、检测或校准方法；

d）涉及测量管理体系方面的有关合同。

5.2.2.2外来文件

国家标准、规程、规范、施工图纸、设计更改通知、公司采购设备和材料的出厂技术文件、质检证明文件、软件参考数据手册、安全措施等文件。

5.2.3内部文件编制

5.2.3.1被授权的编制人员应具有必要的资质。

5.2.3.2各部门组织本部门职责范围内的文件编制工作，涉及两个以上部门业务的文件的编制，可提请上级组织协调。

5.2.3.3制订的文件应有唯一性标识，包括发布日期和（或）修改标识、页码、总页数或表示文件结束的标记和发布机构。

5.2.3.4文件的检索和格式（包括文件的标识和编号）应规范化。

5.2.4内部文件审批

5.2.4.1文件应由被授权的人员进行评审以确保其清楚、准确、充分、结构恰当后发布实施。

文件审核人应至少具有和编制人相同层次的资历。

5.2.4.2负责审核的人员应有权查阅所需文件以及作为审批依据的有关背景资料；

审批时应考虑被审批文件与其他相关文件之间的协调关系，必要时应组织各有关部门会审，并将会审的意见向批准人汇报。

5.2.4.3文件审批权限见文件审批权限分配表，必要时审批可授权。

当合同有规定时，有关文件还应经顾客或其代表认可。

5.2.5内部文件发布

5.2.5.1发布时应正式确定文件的版次和修订次标识，确定实施日期，并确定是否需要取代某个被作废的文件。

5.2.5.2公司总部和项目部之间的文件可通过网络发布，各编制单位和部门应建立“文件现行修订状态表”必要时在网上进行公布。

5.2.5.3公司/项目部资料管理部门负责编制外来文件的有效清单，并备上网查阅。

5.2.6文件分发控制

5.2.6.1制订分发文件清单

文件名称

审核人

批准人

方针、目标、手册

管理者代表

公司经理

程序文件

公司企业管理办公室主任

公司管理者代表

项目施工组织设计

工程部及各有关部门负责人

项目总工程师

作业指导书/施工方案

专业工程处技术负责人/相关科室专工

相关科室专工（项目总工）

其它管理性文件

有关部门负责人

公司（项目）分管领导

内审报告

审核组组长

企业标准

有关部门负责人会签/会审

公司经理/公司分管领导）

5.2.6.2分发文件清单应保证对测量管理体系有效运作起重要作用的各个场所，并且都能得到相应文件的有效版本。

5.2.6.3文件的分发分受控分发和非受控分发两种。

在测量管理体系内使用的文件应受控分发，用于投标、顾客的使用以及其他特殊发放的文件，不要求对其更改进行控制，此类文件作为非受控文件明确标识。

5.2.7受控分发

根据文件的重要性、修订或改版的可能性及实际分发操作上的可行性，将受控分发分为A、B两类。

5.2.7.1A类受控分发

依靠严密的分发程序来控制，用于重要且修订可能性很大的内部文件，如体系文件、施工组

织设计、作业指导书、设计更改、施工措施、方案、安全技术措施、工程联系单和材料代用审批

手续等。

a）在每份文件封面或内页的右上角加盖“受控分发章”并注明分发号，分发号应具有唯一性。

b）根据测量管理控制要求编制“测量管理体系文件发放登记表”。

c）按分发名单和分发号进行分发和记录，接受人应签收。

d）如发生更改或改版，文件分发部门必须将文件的更改部分或新版按原分发名单发至原文件持有人，并回收失效文件。

若因原持有人将文件丢失致使不能回收，应由原持有者签名承担潜在的文件误用或泄密的责任。

5.2.7.2B类受控分发

除A类之外的其他受控文件。

a）不盖“受控分发章”，需盖“有效”文件章；

b）可用“测量管理体系文件发放登记表”分发，但不填写分发号；

c）文件的接收人应签收，发放登记表应妥为保存，签收记录应具有可追溯性；

d）如发生修订或改版，文件分发部门应按原分发签收的名单，将更改部分或重新发布的新版发至原持有人；

e）B类文件可根据实际情况确定是否回收失效文件，如回收则方法同A类文件相同。

不回收的失效文件，由文件持有者对照“文件现行修订状态表”自行撤出或作出明确的“失效”标识。

注：

各项目部可根据实际情况对分类文件进行调整，并编制相应的规定，对具体的控制过程进行描述。

5.2.8非受控分发

5.2.8.1内部文件的非受控分发名单由发布部门决定，决定时应遵守公司的保密规定。

5.2.8.2非受控分发的文件由分发部门进行记录。

5.2.9文件补领办法

因客观原因未领到文件时，或因文件丢失、破损严重影响使用时，应到文件分发部门办理文

件补领手续。

5.2.9.1因破损而补领：

分发号照旧（破损文件回收销毁）。

5.2.9.2因丢失而补领：

给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。

5.2.10内部文件评审、改版、修订

5.2.10.1文件在实施中应由原编制部门组织进行定期评审，确定是否需要改版或修订。

5.2.10.2文件少量修改为修订，多次修订或一次有较大修改时，原文件应改版。

5.2.10.3已发布的内部文件需作修订时，由修订提出人填写“内部文件修订单”，说明修订原因和修订内容（与原文对照方式），对技术参数的修改还应附有证据。

5.2.10.4修订或改版应进行审批，以确定是否需要改版和修定。

5.2.10.5文件在修订后，应在原文件上做出修订记录，并将修订单粘贴在原文件中。

如原文件修订后有失效页，应撤出上交或在该页上盖上“失效”章。

5.2.10.6内部文件的发布部门应建立文件修改台帐，格式如“文件更改一览表”每次文件修订、改版后应及时填写，并反映到“文件现行修订状态表”中。

5.2.10.7文件的使用、保管、归档及销毁

a）文件必须使用“文件受控目录清单”中列出的受控文件，使用过程中应保持清洁，不得随意涂改或破坏。

文件的保管和归档要易于检索，以便于查阅和使用；

b）文件的保管应注意防火、防水、防盗、防鼠害、虫蛀、防霉等；

c）各部门负责建立本部门持有的文件的清单；

d）内部文件的正本及其历次修订单、改版文件的正本由发布部门按公司的有关规定归档；

e）失效回收文件应予以销毁，销毁应登记、批准，必要时（如保密文件）应有人监督销毁。

5.2.11外来文件管理

对外来文件应进行有效识别，具体按有关文件的规定执行。

5.2.12电子文本

电子文本的管理按信息中心制定的有关电子文本管理规定执行，项目部可根据工程需要的具

体情况制定电子文本管理的规定和实施方法。

5.2.13记录

对所有涉及测量管理体系活动的文件都应进行记录。

5.2.14有效性评价及改进

各有关部门应对本程序进行有效性评价，发现问题及时处理解决，使文件管理工作得到持续改进和提高。

6相关文件

《测量管理手册》GDE/CGSC-2004

《记录管理控制程序》×

×

6.2.3·

04-2004

文件现行修订状态表CCX6.2.1·

02-01

内部文件修订单CCX6.2.1·

02-02

文件发放登记表CCX6.2.1·

02-03

文件签收登记表　　　　　　　　　　　　　　　　　CCX6.2.1·

02-04

文件更改一览表CCX6.2.1·

02-05

文件受控目录清单CCX6.2.1·

02-06

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