办公室日常事务管理(印刷本)PPT格式课件下载.ppt

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22）如暂时离开办公室，委请别人代接电话。

）如暂时离开办公室，委请别人代接电话。

33）若对方拨错号，不要说：

若对方拨错号，不要说：

“找错了找错了”马上挂断，而应礼马上挂断，而应礼貌地说道：

貌地说道：

“我想你拨错号码了。

我想你拨错号码了。

44）培养较强的听辨能力，一拿起电话就能听出对方声音并）培养较强的听辨能力，一拿起电话就能听出对方声音并直接称呼直接称呼。

55）电话交谈中嘴里切忌咬铅笔、口香糖或香糖等，声音不）电话交谈中嘴里切忌咬铅笔、口香糖或香糖等，声音不宜太长、太快，嘴和话筒应保持宜太长、太快，嘴和话筒应保持11英寸到英寸到11英寸半距离。

英寸半距离。

66）传呼电话先告诉对方，以免对方认为你挂断了电话）传呼电话先告诉对方，以免对方认为你挂断了电话。

77）对方要找的人不在，切勿立即挂断，应问对方是否愿意留对方要找的人不在，切勿立即挂断，应问对方是否愿意留话、以便转达话、以便转达厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公室电话的转接办公室电话的转接11）首先通报自己的姓名、身份）首先通报自己的姓名、身份22）择时通话。

）择时通话。

33）通话三分钟原则通话三分钟原则44）拔错电话要道歉）拔错电话要道歉厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公室电话的转接办公室电话的转接11）对方找的人不在，应先告知不在）对方找的人不在，应先告知不在22）在不了解对方的身份、动机是什么时，接话人请不要随）在不了解对方的身份、动机是什么时，接话人请不要随说出不在者行踪。

切不可说说出不在者行踪。

切不可说“他在总经理处他在总经理处”或或“他到某某他到某某公司去了公司去了”。

33）如果对方请你代传电话，接话人应做好以下记录：

）如果对方请你代传电话，接话人应做好以下记录：

厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公室电话的转接办公室电话的转接11）日常交往挂电话时，地位高者先挂电话。

话筒轻放，以）日常交往挂电话时，地位高者先挂电话。

话筒轻放，以示礼貌示礼貌22）日常的公务活动中）日常的公务活动中确定对方已挂断电话，才能放下听筒，确定对方已挂断电话，才能放下听筒，挂断电话挂断电话厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公室电话的转接办公室电话的转接11）模清对方的身份。

）模清对方的身份。

22）了解来电的用意。

）了解来电的用意。

33）决定谁来接决定谁来接尽量不使上司受到外界干扰尽量不使上司受到外界干扰。

44）应由上司接听的电话，上司在而又实在忙，则轻搁电话，）应由上司接听的电话，上司在而又实在忙，则轻搁电话，递张纸条，写明是谁来的电话是否接听。

递张纸条，写明是谁来的电话是否接听。

55）上司拒绝接听上司拒绝接听，要根据对方身份和要求，灵活处理要根据对方身份和要求，灵活处理。

厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理课课程程大大纲纲课程目录课程目录办公室电话的转接办公室电话的转接邮件信函的管理邮件信函的管理办公设备的保养办公设备的保养印信的保管印信的保管办公环境的维护办公环境的维护厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理邮件信函的管理邮件信函的管理11）电报、特殊性传递、航空信等急件）电报、特殊性传递、航空信等急件22）业务往来公函）业务往来公函33）写明上司亲启的信函写明上司亲启的信函44）汇票、汇款单）汇票、汇款单55）包裹、印刷品）包裹、印刷品66）报纸、杂志报纸、杂志77）同事的私人信件同事的私人信件11）上司亲启的邮件注明）上司亲启的邮件注明“误拆误拆”22）注意原件的完好、整洁，不受破损）注意原件的完好、整洁，不受破损33）抽出信笺后再看看信封内有无小附件）抽出信笺后再看看信封内有无小附件44）信封不可丢弃。

）信封不可丢弃。

厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理邮件信函的管理邮件信函的管理厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理邮件信函的管理邮件信函的管理11）除私人信件外，其他公文、公函、汇）除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记票、包裹、杂志等均需分别登记。

22）登记时应写明：

编号、收到日期、发）登记时应写明：

编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等种类、处理办法、办理号码等。

22）同事的私人信件可放入指定信袋或顺）同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交。

便送交。

11）上司亲收件应立即呈送。

）上司亲收件应立即呈送。

厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理11）秘书阅看文件、信函应仔细、认真。

）秘书阅看文件、信函应仔细、认真。

22）注意参阅某日来信、某某文件等；

内）注意参阅某日来信、某某文件等；

内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前。

见置于信前。

邮件信函的管理邮件信函的管理33）每份信笺、信封及附件等应平整装订）每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办毕保管备查以便于办毕保管备查收进程序收进程序分类分类拆封拆封登记登记分送分送阅读阅读厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理邮件信函的管理邮件信函的管理发出程序发出程序内容校核内容校核封皮查对封皮查对寄发邮件寄发邮件厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理课课程程大大纲纲课程目录课程目录办公室电话的转接办公室电话的转接邮件信函的管理邮件信函的管理办公设备的保养办公设备的保养印信的保管印信的保管办公环境的维护办公环境的维护厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公设备的保养办公设备的保养厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公设备的保养办公设备的保养厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理课课程程大大纲纲课程目录课程目录办公室电话的转接办公室电话的转接邮件信函的管理邮件信函的管理办公设备的保养办公设备的保养印信的保管印信的保管办公环境的维护办公环境的维护厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理印信的保管印信的保管印信印信含义：

含义：

包括包括厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理印信的保管印信的保管亲自把握、严格审核、小心验证、既不随心所欲滥用、也亲自把握、严格审核、小心验证、既不随心所欲滥用、也不委托他人代用、更不能以印谋私，或者有意刁难难需要不委托他人代用、更不能以印谋私，或者有意刁难难需要盖印的人，损害企业的根本利益。

盖印的人，损害企业的根本利益。

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定义：

分类分类厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公环境的维护办公环境的维护厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公环境的维护办公环境的维护厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公环境的维护办公环境的维护灯光分布应均匀，灯具要自然明亮灯光分布应均匀，灯具要自然明亮用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平和，红色使人兴奋。

和，红色使人兴奋。

一般用白色一般用白色布置任何装饰物的最好底色布置任何装饰物的最好底色选用同样的灯具，否则会相克选用同样的灯具，否则会相克室内温度应保持在室内温度应保持在20-2520-25摄氏度摄氏度照明方式与气氛效果厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公环境的维护办公环境的维护地毯地毯地板地板办公桌是多平面转角平台，人坐在中间，办公桌是多平面转角平台，人坐在中间，左上方放置电脑、右下方设置抽屉。

左上方放置电脑、右下方设置抽屉。

办公桌椅的样式、规格、颜色应保持一致。

地砖地砖大理石大理石办公室地面办公室地面厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公环境的维护办公环境的维护文件柜应分类并贴上标识，资料架上的资文件柜应分类并贴上标识，资料架上的资料也要分门别类并统一颜色。

料也要分门别类并统一颜色。

复印机宜放在通风良好的窗力，尽量远离复印机宜放在通风良好的窗力，尽量远离办公区域。

办公区域。

电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影机电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影机等办公设备宜放在一个区域内等办公设备宜放在一个区域内便于电便于电源接线和机器散热等到管理。

源接线和机器散热等到管理。

秘书助理办公桌上除上司默许，否则不放秘书助理办公桌上除上司默许，否则不放置任何无意义的东西和秘人物品。

置任何无意义的东西和秘人物品。

厦门人才中心办公室日常事务管理培训办公室日常事务管理办公室日常事务管理办公环境的维护办公环境的维护选择字画要注意画的内容和涵意。

选择字画要注意画的内容和涵意。

内部不和，选用圆形鱼缸；

是非不断，选内部不和，选用圆形鱼缸；

是非不断，选项用棱角分明的水族箱。

项用棱角分明的水族箱。

绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息产生微妙影响。

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金鱼金鱼红高头，浑身通红，额头高耸，红高头，浑身通红，额头高耸，寓意红运高照。

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发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。

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