档案数字化加工计划方案和投标书Word文档格式.docx

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纸张

扫描、数码相机拍摄

Pdf、tiff、jpeg

照片档案

感光材料

扫描

胶片/幻灯

模拟信息

录音带

磁记录

专用设备转换

wav、mp3

录像带

mpeg、avi

2.1.纸质档案数字化处理标准

（1）纸质文件扫描后的电子文件技术指标

●纸质档案扫描采用黑白方式。

●文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。

●文件扫描分辨率不低于300dpi.

●电子文件大小应在25K/张左右

●扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中

（2）文件名称要求:

●案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。

案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；

文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。

●电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建目录。

（3）纸质档案文件拆分要求

●标页码的准确率不低于95%；

●页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；

●除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；

●有相关《档案拆分记录》。

（4）纸质档案文件装订要求

●恢复文档原样，不漏页、错页；

●装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；

●有相关的《档案相关记录》；

●按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%

（5）纸质档案文件扫描要求

●不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；

●文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；

●有相关的《档案扫描记录》。

（6）纸质档案文件修图要求

●文档清晰，无多余杂点；

●保留原文档的字迹；

●有相关的《档案修图记录》

●保存方式为年份一卷号。

（7）纸质档案文件分件要求

●按照卷内目录对扫描文件编号；

●保存方式为卷号—文件号；

●分件准确率不低于98%；

●有相关的《档案分件记录》。

（8）纸质档案文件录入要求

●录入的正确率不低于97%；

●记录条清晰，格式严谨；

●有相关的《档案录入记录》。

（9）纸质档案文件挂接要求

●为扫描文件分发文件号，便于挂接；

●保存方式为年份—卷内—目录号；

●有相关的《档案挂接记录》。

2.2.照片档案数字化标准

（1）前提条件：

所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。

（2）扫描方式：

照片按全彩方式扫描。

（3）分辨率：

所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi

（4）扫描办法：

对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cmX8.5cm）为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于400dpi。

例如：

7寸以上的大照片，可选用300dpi；

5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi。

若是2—3寸的黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi。

（5）文件存储类型：

扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。

（6）文件存储方式：

档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。

（7）照片命名方法：

每一张照片必须定义完全。

包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。

以上注明需在文件名中全部打出。

2.3.声音档案数字化标准

（1）存储标准：

声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。

本项目规定的声音文件存储为：

WAV或MP3。

（2）采样频率：

声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。

对于DVD的声音选用48KHZ。

2.4.影像档案数字化标准

（1）存储格式：

影像档案数字化存储有两种标准。

第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式。

第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格、RM格式）。

（2）数据传输率：

作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。

2.5.实物档案数字化标准

1实物档案数字化要求

（1）存储要求：

数码相机所拍摄的实物档案存储在计算机中的格式为通用的图像格式JPEG/JPG。

经过处理后，文件保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，格式仍为JPEG/JPG。

（2）存储方式：

实物档案照片存储时按实物的类别建立文件夹，对每一张实物照片按档案号进行保存。

例：

1995-JP-05前面为此实物颁发的年度时间（1995），中间为实物的归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中的流水号（第五块）。

（3）实物图片后期处理标准：

对图片进行色、亮度的调整，对图片进行适当的边框裁切。

2电子文件接收

产生途径

类型

格式

电

子

文

件

由各种办公自动化软件产生：

包括文字处理软件、电子邮件、计算机辅助设计、网络出版工具等

由各种专业工具形成：

包括一些数据库、图形／图像处理软件、多媒体工具、音频视频工具、数码技术等

文本文件

txt、doc、rtf、wps、pdf

图像文件

gif、jpeg、tiff、png、bmp

图形文件

cgm、dxf、dwg

音频文件

mpg/mpeg、avi、rm

视频文件

html、xml、sgml

数据库文件

dbf、wks、db、dif

3数字化加工环节

档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。

现对以上的数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、遵循的质量标准、质量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步的描述。

3.1.档案接收

将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。

保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。

对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒（卷），不出现漏登记或重复登记。

由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。

对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。

加工方考虑到用户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。

3.2.标准的目录结构和文件夹的建立

按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求，规范档案中的目录内容。

包括档案目录的著录字段、字段长度和内容要求进行正确的著录和校对。

原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。

文书档案目录结构：

年度+机构+资料分类+卷+件+页

照片档案和实物档案目录结构：

以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致

3.3.建立目录数据库

主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率。

3.4.档案著录的工作细节

3.4.1.按原目录著录

按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）和用户的要求（即上述案卷目录和文件级目录要求）进行著录，建立档案目录数据库。

并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。

3.4.2.自拟目录著录

按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。

3.4.3.目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对（一稿双录，人机校验）的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。

核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

3.4.4.一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。

软件提示：

“数据不一致请确认”。

随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。

3.4.5.数据库数据格式检验

按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，结合用户实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。

包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。

如有错误或不规范的案卷题名、文件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。

3.4.6.目录册的形成和打印

整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册（案卷目录、文件目录）。

对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）和档案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。

3.5.档案整理

3.5.1.档案实体记录

加工方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。

在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。

导入用户方提供的档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘误表让用户签字确认。

对照用户方提供的档案目录著录原件，对照档案原件的目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保存，打印出勘误表让用户签字确认。

填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

在整理过程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性。

对档案的存储介质（照片等）、领导批示页、印章页给予记录、分件和分类。

3.5.2.档案修复（可视档案实际情况选择此项工作）

档案整理前要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术要求如下：

修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作

修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。

应区分对待不同规格和不同纸质的档案。

平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。

档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小