利用word邮件合并批量导入照片Word格式.docx

利用word邮件合并批量导入照片Word格式.docx

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“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。

邮件合并可以帮我们批量处理文档，提高工作效率，深受办公人员欢迎。

但是，图片或者照片能不能进行邮件合并呢？

答案是肯定的，本文将通过制作员工工作证为例子，给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。

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一.<

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素材准备

建立一个Excel表格存放员工信息。

里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。

可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。

其实只需要写一个简单公式“=B2&

”.jpg””，很容易就搞定了。

在word中创建一个工作证的模版文件，如图所示。

将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。

二.<

利用WORD邮件合并制作工作证件

1. 

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链接数据源

将word模版和Excel信息表建立链接。

在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。

打开选取数据对话框，在硬盘上找到Excel员工信息表，选择打开。

确认数据源是“OLEDB数据库文件”。

在打开的数据源中选择sheet1表格。

此时，word模版和Excel信息表已经建立链接，“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色，说明可以使用。

2. 

插入合并域

将Excel信息表中数据导入到Word模版中。

选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令，将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。

3. 

批量插入照片

接下来就是最重要的步骤就是导入照片。

用鼠标单击预留的显示照片的位置，打开【插入】工具栏，选择【文档部件】中的【域】。

在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域，域属性中随便输入些文字，如“照片”，先占住位置，方便随后修改域代码。

源文件的最终效果如下图所示。

此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联，我们需要修改域代码。

按alt+F9切换域代码，选中代码中“照片”两字，用【插入合并域】中的【照片】域替换。

alt+F9再次切换域代码，调整一下存放照片控件的大小。

4. 

查看合并效果

最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】，查看合并效果。

这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经成功了。

但是我们发现两个问题：

（1） 

照片太小了，逐个调整起来很麻烦，能不能一次调整图片大小？

（2） 

比较浪费纸张，每页纸只有一位员工的工作证，可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢？

三.<

后期调整

调整邮件合并文档的图片大小

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小，因此需要批量改变图片的大小，这时候需要做的是：

返回到之前设计的模板页面，按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候会显示出第一个学生的照片，在这里可以调成好图片的大小，再重新合并到新文档即可。

选择邮件合并的文档类型

回到主文档。

如果希望多个人的表格放在一页纸中，顺序排列下去，我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”，如下图。

（注：

该操作一定要在最初的主文档中进行）

此时合并文档的效果如下图：

注：

后期调整可以放在邮件合并的过程中操作，总结如下：

设置文档类型为“目录”。

（3） 

插入合并域及照片域

（4） 

调整照片大小

每天见面的word中有许多功能没有用过也不会用，而会了之后却又遗忘了。

Word2003中的邮件合并功能相信很多人都没使用过，下面，以制作学校录取通知书为例，说明在Word2003中具体的制作步骤：

　　第一步：

单击“工具”·

“信函与邮件”·

“邮件合并”，任务窗格·

“邮件合并”，见图1。

　　第二步：

在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：

正在启动文档”，显示如右图（图2）。

　　第三步：

在“选择开始文档”选项区（图3），

　　选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：

选取收件人”，然后单击“创建”。

显示类似图5。

　　第四步：

在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”，显示图4。

　　第五步：

在“新建地址列表”对话框，键入所需信息（记录）后，单击“关闭”，打开右图（图6）所示的“保存通讯录”对话框。

　　第六步：

在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。

　　第七步：

单击“邮件合并收件人”对话框（图7）上，“确定”，显示右图。

　　第八步：

在图8上，单击“下一步：

撰写信函”。

　　第九步：

在Word中撰写好信函，如图9所示。

　　第十步：

将光标移至在需要插入处，单击图9上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

　　第十一步：

在“插入合并域”对话框（图11）上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。

提示：

每次只能插入一个域。

　　第十二步：

单击图12上，“下一步：

预览信函”。

　　第十三步：

在图13上，单击“收件人”区域的按钮，可以逐个（在文档中）预览。

如无问题，单击“下一步：

完成合并”。

　　第十四步：

在“合并到新文档”对话框（图14）上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。

所需的录取通知就全部制作完成（见下图）。

　　提示：

第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：

“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。

第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。

生成（打印）邮件时，从该表中调用相应的数据。