对外接待管理制度Word下载.docx
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3.1对外接待:
主要是指公司及所属各部门,以及各分子公司经营管理活动所必需的接
送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
3.2普通接待:
是指对正常工作时间内到集团来访客户的接待工作,如各子公司、各职能
部门的业务接待活动。
3.3集团高层活动接待:
是指各级领导到集团和各子公司考察的接待。
3.4重大业务活动的接待:
主要指对集团投资项目考察、重大业务项目洽谈、重大业务的
签字仪式等活动的接待工作。
3.5接待费用:
指用于招待来宾的住宿费、餐饮费、旅游费、娱乐费、烟酒费、礼品费等
相关费用。
4.职责:
4.1集团综合部:
4.1.1归口管理接待工作,负责集团的接待策划、组织、管理、协调工作;
4.1.2负责公司高层接待活动、重大业务接待活动组织、策划和实施工作;
4.1.3负责与宾馆、饭店等对口单位签订服务合同或协议,并每年评估协议单位的综合
情况,确定是否续签协议;
4.1.4负责礼品的策划、选择和采购;
4.1.5负责对相关部门人员进行接待礼仪等知识培训.
4.1.6负责公司接待费用的审核与控制,做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。
4.2分子公司综合部:
4.2.1负责所属的公司普通接待的策划、组织、管理、协调和实施工作;
4.2.2负责本公司普通接待费用的年度资金计划申报与报销。
4.3接待部门(集团及各分子公司各中心、各职能部门及项目部):
4.3.1负责本公司普通接待中的策划,并配合协调和实施工作;
4.3.2配合接待费用的报销工作。
4.4财务中心:
负责接待计划费用预支、审核、报销。
5.管理制度
5.1接待的规格和礼仪
5.1.1接待客人的规格
应根据具体客人情况确定。
一般情况下遵循以下原则:
5.1.1.1高规格贵宾接待:
市县级以上领导,兄弟单位、协力单位、业务单位的总经理
以上领导,公司领导的重要客人或外宾的接待,由公司领导参加,陪同人员由
公司领导指定,招待地点在公司签约的高档酒店或公司领导另行安排的酒店。
准备:
水果、湿巾、香烟、茶水、资料、音像、投影、欢迎语,视需要赠送礼
品、安排用餐等。
5.1.1.2对等接待。
适用于一般性接待活动。
湿巾、香烟、茶水、资料,视需要准备音像、投影设备等。
5.1.1.3低规格接待。
陪客比来宾职务低一些。
适用于经常性业务往来。
湿巾、茶水,视需要准备资料、音像、投影设备等。
宾客的级别划分原则上参考其职务,如需提高接待级别的,事前应向总经理申请。
需提高接待级别的情况主要含:
代表更高级别职务的领导出席的;
事件关乎重大,需提高接待级别方能解决的。
5.1.2接待客人的礼仪
在与客人见面时,应为主动、热情、礼貌。
见到客人后应主动起迎,问明来意。
5.1.2.1在与客人见面后,应根据来客来意和身份,安排适当地点(洽谈室、接待室、
会议室)进行交谈。
比较忙一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或
另商时间,切忌让客人久候而无人问津。
5.1.2.2客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,
介绍后再行离开。
5.1.2.3在接待客人中进行引见时,首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。
通
常的引见顺序为:
5.1.2.3.1把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;
5.1.2.3.2按职务高低,依次介绍一行来客;
5.1.2.3.3职务相同,先介绍年纪大的。
5.1.2.4领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。
5.1.2.5陪同客人行路时,请客人走在自己右侧。
自己处于主陪地位,应并排在客人
旁边,不要落在后边。
乘上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门。
5.1.2.6陪同客人坐车时,应遵循以下乘车礼仪:
5.1.2.6.1如陪同人员领导开车,应让客人或最重要客人(有多个客人时)坐在副
座(领导旁边),其他客人坐在右后座,陪同人员坐在左后座;
5.1.2.6.2如司机开车有领导在时,应让客人坐在右后座,领导坐在左后座,陪同人
员坐在副座;
5.1.2.6.3如司机开车没有领导在时,陪同一个客人时,应让客人坐在右后座,陪同
人员坐在左后座;
陪同两个客人时,陪同人员坐在驾驶副座;
陪同三个客
人时,陪同人员坐在后座中间。
5.1.2.7接待客人时,穿着不宜过于随便,应按公司规定着装,衣着整洁得体;
主动
照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;
尊重属不同国家和民族来宾的
风俗习惯和礼节。
因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。
5.2招待和宴请的审批和标准
公司用餐或住宿的接待费用实行提前申请、定额审批的原则。
根据来宾身份、活动目的等因素,确定招待或宴请的方式。
5.2.1招待用餐:
针对对等接待或低规格接待,主要适用于来宾职务较低的、一般性接
待活动或经常性业务往来活动。
5.2.1.1招待用餐标准:
招待用餐分为工作餐和招待餐两种:
5.2.1.1.1工作餐的标准:
早餐10元,中餐20元,晚餐20元。
5.2.1.1.2招待餐根据来客用餐人数,核定用餐标准。
具体标准如下:
A标准:
二菜一汤(2—3人),60元
B标准:
四菜一汤(4—5人),100元
C标准:
六菜两汤(6—8人),150元
5.2.1.2当各部门需要安排招待就餐时,由各部门相关人员填写《工作餐审批单》,
经部门经理批准后,到公司或公寓食堂就餐。
5.2.1.3各部门申请派餐时,应提前1小时通知食堂,以便按用餐人数安排工作餐。
客人中有回民的,应在《工作餐审批单》上注明,以便食堂准备清真饭菜。
5.2.1.4工作餐由客人自行用餐,招待餐可有陪客1至2人,特殊情况要增加陪客
人数的,事先须经过审批。
5.2.2宴请:
针对高规格接待,主要适用于来宾职务较高的、上级政府部门、上级单位
派员来人、其他企事业单位来员商洽重要事宜、下属企业领导来访汇报情况、重要
客户拜访等。
5.2.2.1宴请的形式包括:
5.2.2.1.1宴会(早宴、午宴、晚宴)
5.2.2.1.2招待会(冷餐会和酒会)
5.2.2.1.3茶话会
5.2.2.2宴请的审批
5.2.2.2.1因工作需要在外面宴请的,由各部门相关人员提出申请,按照宴请标准
填写《会议(活动)接待申请单》》,经部门经理审批后,预算在500元(含)
以内报副总经理批准;
预算超过500元报总经理批准后方可宴请。
未经批
自宴请,费用一律不予报销。
5.2.2.2.2当部门经理因工作需要在外地宴请客人,或总经理/副总经理不在公司
时,部门经理在宴请前必须口头向总经理/副总经理申请,得到批准后
方可宴请。
否则费用一律不予报销。
5.2.2.2.3如遇紧急情况需先安排宾客就餐的,可直接电话请示公司副总及以上级
别的负责人,餐后按以上审批程序补办《会议(活动)接待申请单》,经
电话同意的领导签字后交行政部登记,否则一律不得办理费用报销手续。
5.2.2.3宴请的标准
因工作需要在外面宴请客人时,必须按照以下宴请标准严格执行,否则超过标
准不予报销。
接待标准
餐饮标准
接待性质
标准范围
最高规格
根据高管安排
由公司高管特批接待
公司高管接待的客人
高规格
200元/人/餐(不含酒水)
主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客
重大关联宾客或县级以上客人
中等规格
100元/人/餐(不含酒水)
主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等
重要合作伙伴或副县级以上客人
普通规格
50元/人/餐(不含酒水)
与公司业务相关的一般商务往来
一般客人
5.2.2.4餐饮酒店的选择
所有餐饮全部安排在集团协议酒店,如需特殊安排,接待部门需在《会议(活
动)接待申请单》中注明并说明原因,报集团综合部批准后实施。
5.2.2.5其他
5.2.2.5.1在宴请过程中,本着勤俭节约的原则,要严格控制陪餐人员,不得一客多
请(多地点、多部门)。
陪餐人数要严格控制,一般为1—2人或按来客人
数的二分之一安排。
确因需要,最多不超过4人,更不得超过来客人数。
5.2.2.5.2在宴请过程中,如需要包租舞厅、卡拉OK厅、洋酒等特殊情况,需在《会
议(活动)接待申请单》中注明并报请总经理/副总经理批准。
5.2.2.5.3宴请结束后,按照《因公借款和报销管理制度》的规定办理宴请费用的报
销手续。
5.3住宿接待标准
5.3.1接待活动中的住宿或会务酒店均需安排在三星(含准三、三星)以上标准酒店;
5.3.2接待标准分为重要宾客和一般宾客两类,如下表:
住宿标准
费用结算
贵宾
5星
由集团高管特批接待
公司全部结算
重要宾客
4星
主要接待对集团业务与发展有重大促进的宾客
一般宾客
3星以上(含准三、三星)
公司承担对方报销标准以外的费用
5.3.3住宿酒店的选择
所有住宿全部安排在集团协议酒店,如需特殊安排,接待部门需在《会议(活动)
接待申请单》中注明并说明原因,报集团综合部批准后实施。
5.4接待费用控制及报销
接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致,节约开支、争取成果,充分考虑及
认清每次接待的目的,合理接待。
费用的支出原则上不得超出相应级别,如确实有必
要超支,须事前请示总(副总)经理核准。
5.4.1各子公司总经办按年(月)向集团综合部和财务中心、预算部提交本公司各部门
接待费用使用计划,在预算范围内控制使用。
5.4.2任何部门不能突破年度接待费用预算,接待费用使用情况作为责任部门考核标准
之一。
如果因业务发生重大变更,可按预算管理办法调整接待费用预算。
5.4.3接待规格的确定:
5.4.3.1普通接待由接待部门填写《会议(活动)接待申请单》,交由综合部审核,再
交由分管领导审批。
5.4.3.2公司高层接待活动、重大业务接待活动由集团综合部向分管副总裁报批。
5.4.4接待费用结算:
所有接待活动全部安排在集团协议酒店;
原则上不得使用现金结算,由有签单挂账
权的人员签单挂账,挂账时必须注明接待事由,月底与各酒店统一结算;
有签单挂
账权的人员无法到场时,需向酒店以《餐饮酒店接待通知单》的形式指派临时签单
人。
5.4.4.1普通接待:
各分子公司综合部指派有签单挂账权专人一名。
5.4.4.2公司高层接待活动、重大业务接待活动:
集团董事长、总裁、副总裁、总经
理或接待主管有签单挂账权。
5.4.5接待费用的报销:
5.4.5.1本地协议酒店的报销:
接待主管和综合部主任根据《会议(活动)接待申请
单》和协议酒店提供的结算单据(签单单据、《餐饮酒店接待通知单》,将协
议酒店提供的发票)审核、分摊、签字完毕后,在本公司按程序请款报销。
5.4.5.2外地协议酒店、所有非协议酒店、其它娱乐项目的报销:
报销部门持有特别
请示及批示的《会议(活动)接待申请单》、发票,交由接待主管和综合部对
其进行审核签字完毕后,在本公司按程序报销。
5.4.5.3涉外接待中的来访外宾住宿、游览、娱乐等费用原则上由外方公