湖南师范大学公文处理办法.docx

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湖南师范大学公文处理办法

湖南师范大学公文处理办法

第一章总则

第一条为了适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）和《湖南省党政机关公文处理工作细则》（湘办发〔2012〕40号），结合我校的实际情况，制定本办法。

第二条党政公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条　公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条各二级单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第六条党委办公室、校长办公室主管我校党政公文处理工作，并对学校各二级单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类

第七条我校公文种类主要有：

（一）决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。

适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。

（六）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。

适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（八）请示。

适用于向上级部门请求指示、批准。

（九）批复。

适用于答复下级单位请示事项。

（十）函。

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。

第三章公文格式

第八条公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、报送部门、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号，用6位阿拉伯数字标注在首页左上角。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文单位标志。

由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。

联合行文时，发文单位标志使用联合发文单位全称。

（五）发文字号。

由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。

由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。

公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。

署发文单位全称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。

公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

用印页（发文单位署名页）如无正文，应标注“此页无正文”字样。

有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。

（十四）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

被转发的公文，不属于附件（被转发公文的发文单位标志、抄送单位、印发单位和印发日期等不再标注）。

（十六）报送部门。

报送部门指除主送单位外需要知晓公文的上级部门，应使用全称或规范化简称。

（十七）抄送单位。

除主送单位、报送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应使用全称、规范化简称或者统称。

（十八）印发单位和印发日期。

公文的送印单位和送印日期。

（十九）页码。

公文页数顺序号。

第九条公文的具体版式按照《湖南师范大学公文版式》执行（详见附件）。

第十条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可以适当调整。

第四章行文规则

第十二条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

不得越级行文。

如遇重大事项、突发事件等特殊情况，必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级部门。

第十四条向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）学校各二级单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权后，以学校名义上报。

（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送请示、意见和报告类公文；不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式报送上级单位和上级单位负责人；不得以本单位负责人个人名义向上级部门报呈公文。

（四）请示事项涉及校内其他单位职权范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未协商达成一致的，不得上报。

第十五条向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，向二级单位行文。

（二）校内各职能部门可以在职权范围内就日常具体工作安排向各同级单位发布通知，但一般不得以本单位文件形式向二级单位发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求；如确因工作需要发布指令性公文或者在公文中向二级单位提出指令性要求，须报分管校领导批准。

（三）中共湖南师范大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各二级单位行文。

（四）经学校党委、行政同意成立的领导小组、委员会等，可按照其工作职责向各二级单位行文。

（五）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得向下行文。

（六）向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

第十六条平行文应当遵循以下规则：

（一）学校党委、行政，党委办公室、校长办公室必要时可以联合行文。

（二）属于职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理，二级单位可以以函的形式与校内同级单位商洽工作、询问和答复问题。

如确需报学校领导审定，则由职能部门签署意见后由党委办公室或校长办公室呈送。

（三）对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校党委、行政或党委办公室、校长办公室函件形式回复。

学校内设机构除党委办公室、校长办公室外不得对外正式行文。

如确有需要，可在规定的职权范围内，以部门函件形式与校外单位的有关部门商洽工作、询问和答复一般事务性问题。

第五章公文拟制

第十七条公文拟制包括公文的起草、审稿、会稿、审核、会签、签发等程序。

第十八条公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。

（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（八）单位负责人对草拟好的公文要认真审稿，对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。

必要时，请有关单位负责人会稿。

第十九条公文文稿签发前，应当由党委办公室或校长办公室进行审核。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接。

（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本单位的职权范围。

（四）涉及不同单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学校党委、行政审议的重要公文文稿，审议前由党委办公室或校长办公室进行初核。

第二十条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，应与原起草单位协商或请其修改后重新报送。

第二十一条公文应当经校领导审批签发。

除重要公文由学校主要领导签发外，其它公文按分工负责的原则由分管校领导签发。

根据学校党委、行政授权制发的公文，分别由党委办公室、校长办公室主要负责人签发或者按照有关规定签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第二十二条发文字号根据行文重要程度以及各党政管理部门的职权范围确定。

学校党政重大事项，由学校主要负责人签发的，以“校发”或“校行发”发文字号行文。

凡属于各职能部门职权范围内的事务，且需要学校发文的，应先由所在部门自行拟文，经分管校领导签发后，党委办公室、校长办公室使用相应发文字号，统一行文。

非党政管理部门确需以发文字号行文时，由党委办公室、校长办公室视情况确定。

第二十三条学校党委、行政联合行文时，行政部门起草的文稿，先由校长办公室审核，然后转党委办公室办理发文；党委部门起草的文稿，先由党委办公室审核，转校长办公室会稿，再由党委办公室办理发文。

第六章公文办理

第二十四条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条收文办理主要程序是：

（一）签收。

由学校党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科负责校内外公文签收。

对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

如发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。

党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科按办件、阅件、简报等分类登记，同时对公文的主要信息和办理情况作详细记载。

涉密公文按有关规定办理。

（三）初审。

校内公文登记后，党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科应对需要办理的公文进行初审。

初审的重点是：

是否符合行文规则，内容是否符合党的方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范。

各二级单位呈报学校的公文，必须由单位主要负责人在公文审批单上签署具体意见，并加盖单位印章。

（四）批办。

符合规定的公文，党委办公室文秘人员、校长办公室秘书科应当及时送交办公室负责人提出拟办意见；紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合要求的公文，经党委办公室、校长办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

公文内容涉及多个职能部门的事项，由党委办公室或校长办公室批转相关职能部门会签。

承办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿，一般在3个工作日之内处理完结；紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

承办部门在职权范围内可以答复、办理的，应将办理结果直接答复有关单位并同时抄送交办单位。

如公文办理涉及其他部门职权的事项，主办部门负责人应当主动与有关部门协商并提出处理意见；如协商不能达成一致意见的，主办部门应将有关部门的意见以及理由列明，并经有关部门主要负责人会签后，报请学校协调或者裁定。

公文必须由校领导签署意见或职能部门会签后必须由校领导签署意见的，由党委办公室或者校长办公室呈报校领