前台结帐子系统.docx
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前台结帐子系统
§04、前台接待子系统
结帐分为离店结账、单项结帐,为团体专门设置了团体结账、为特殊客户设置了暂挂结帐、帐务处理、应收客户管理。
一、离店结帐
打开‘结帐’‘离店结帐’或是工具栏中的‘离店结帐’,如图(1-9)所示的结帐界面。
图1-9
如果有客人需要离店结帐,输入房号回车,这时可以在主付帐号、分付帐号、预付款帐和消费帐里看到所有客人在酒店的帐项情况,当然这都是必须在各个点输入的帐项如图(1-9)。
此时按‘主付结帐’便会出现如图(1-9)所示的结帐明细。
这时可以选择‘付款方式’(付款方式中有:
现金、挂帐、信用卡、支票、免费、公关等项目)后,按‘确定’便对这位宾客完成结帐。
系统会提示您‘离店结帐完成’。
这标志着您已结帐完毕。
图中增加按钮是增加这一客人的即将离店前的消费项目。
这便省去进入帐务处理进行操作。
2、中间结帐
是对结帐不离店宾客的操作,即把该宾客的消费的帐结算,但该宾客不离店。
当结帐以后,房态图中仍然能够看到该宾客。
这表明您已经是中间结帐完成了。
3、提前结帐
是预先过房费,即把某一宾客的帐提前结算,如一宾客从今日住店三日,提前结帐就是把这一宾客的三日内的房费今日全部结算。
具体的操作是:
进入提前结帐,输入宾客房号,回车,出现该宾客的消费项目,按‘预过房费’,出现如图(1-10)所示的界面。
点击‘预过天数’中的按钮选择天数,选择[3天]好以后,按‘确定’按钮后,便会出现您预过房费的总和。
接下来‘按提前结帐’即可完成对该宾客的提前结帐。
4、单项结帐
是对某一宾客的消费账目进行单个结算。
比如某一宾客在店期间消费了餐费、洗衣、娱乐等,您按宾客的要求进行单个帐目的结算。
具体操作如下:
按菜单中的‘结帐’‘单项结帐’出现单项结帐窗口。
单击窗口中的宾客一栏,便会出现该宾客的明细帐。
单击分类明细帐中的帐项后,便可对这一帐项进行‘单笔结帐’结算。
5、团体结帐
团体结帐是对团队、会议的结算操作。
操作如下:
点击菜单‘结帐’‘团体结帐’便可进入团体结帐界面如图(1-11)所示。
a、点击您要结帐的团体,使其变为蓝底后,便可进入结帐,如图(1-11)所示。
图(1-11)中的下左是团队的预付款金额,上右是团队中个人所消费的帐项。
下右为消费总计。
如果团队一项中消费100.00的话如图(1-11)中的下左所示,则表明团体名义上的消费为100.00,所以应退金额为团体预付款数。
图1-10图1-11
b全体结帐:
所有的成员进行结帐,包括个人所消费的帐项。
c、团体结帐:
只结算团体所消费的账项。
注意:
在团体结帐后,所有团体成员将变为散客。
以上可以根据要求进行结帐,结帐的方式和散客一样。
d、成员离店:
成员离店可分两种,一是离店不结帐,二是离店结帐。
前者必须是在团体负责人肯定的情况下。
操作如下:
在图(1-11)中点击要离店的成员名。
此时成员‘广泛大幅度’一栏变为深黄色,下右面是该成员的个人消费帐,且屏幕上方的结账栏一块出现了‘分帐结帐’‘离店’,如图中的中间部分所示。
如果宾客是离店不结帐的话,请您点击‘离店’,系统会提示您,按‘确定’即可。
此宾客离店,但账由团体结算。
如果宾客是要求自己结帐的话,点击图(1-11)中的‘分账结帐’即可,结帐方式如同散客。
6、团体付款代码定义
定义团体所结算的账项。
定义之的帐项由个人结算。
7、暂挂结帐
暂挂结帐是结“暂挂”的帐。
A、在帐务处理中有一个暂挂的功能,专门处理那些因特殊原因,宾客离店但不能马上结帐,把帐暂时挂起来,待日后再结算。
结帐时用“暂挂结帐”。
B、在帐务处理中单击‘暂挂’,系统会提示您‘是否将******暂挂结帐?
’,按‘确定’后,系统会提示您是否暂挂成功。
C、其他收银点当天帐一定要当天结清,当有特殊情况当天没法结帐时也会挂入临时帐号上,即转到前台来。
临时帐号在系统管理中设置,一般由系统管理员管理。
当客人来结帐时不再到具体收银点去结帐,而是到前台来结帐,这时用到暂挂结帐。
D、“司机回扣”也是一个系统临时帐号,当发时费用时,在此帐号中用冲帐的方式输入一笔负的费用,帐项为“房费”,然后结帐,结帐方式选现金,即把现金回扣出去了。
图1-12
E、结帐时单击‘暂挂结帐’,如图(1-12)所示,所有帐务处理中“暂挂”的帐号以和系统临时帐号都显在窗中。
选中需要结帐的一个帐号,然后点击结帐按钮即可进行“结帐”。
双击一个帐号即进入帐务处理状态,可以看到帐目明细、可以做各种帐务处理。
8、账务处理
是对宾客的账务进行多方面的操作,如补账、冲账、预付款等。
进入后输入房/账号后回车。
a、转账记录:
是查询该宾客是否进行过转账,如有的话,如该宾客有转帐记录的“转账记录”可用,可以对转帐记录进行查询;否则的话为,‘转账记录’按钮不可用。
b、预付款:
预付款是指宾客在住入酒店时,需付的预付金。
预付金就是在这里输入的。
c、信用:
信用是对某一宾客给出的信用额,方便宾客签单。
比如一宾客的预付款的是500元,假若他餐费是600元的话,餐厅的计算机是挂不上他的客帐的,此时就需要给这位宾客一定的信用额。
本酒店管理软件使用信用额来控制宾客签单,从原来定性控制(能与不能签单)提高定量控制(能与不能签单,能签多少金额)。
d、补账:
由于种种原因,造成少收宾客账目的,可在此用补账方法进行操作。
比如少收一宾客娱乐费100元,具体方法如下:
进入补账窗口后,
输入单号、账项、金额、部门、备注等。
e、转账:
转账是对宾客的账目进行转入他人帐,意思是把账转给别人。
前题条件是:
必需经过入帐人同意。
此项大多用于团体。
例如:
‘成龙’宾客想把‘娱乐’账目转给‘田园’的宾客。
操作如下:
单击‘转帐’进入转帐窗口,单击要转出的帐目‘娱乐’后,再单击‘转入账号’的部分。
(或者先选择‘转入账号’,选择转入的宾客后,再选择转出的账目)进行选择。
f、冲账:
冲帐的意思就是由于各种原因多输入了帐,需要取消这笔帐,就用冲帐来解决。
冲帐的操作和补帐的操作是一样的,只是两个概念相反。
操作如下:
单击‘冲账’后,进入冲账的界面和补账的界面相同。
惟一区别是冲账中输入的金额为负数。
如“-100”
g、账务处理:
意思是对该宾客的账项、金额等进行调整的操作。
分账:
意思是对宾客的某一账目进行分账操作。
如例:
一宾客想把餐费100元的账分一半给传真。
选择账项为‘传真’,在费用中输入金额为‘50’,按‘确定’退出分账。
结果餐费50元,传真50元。
h、重住(反单):
重住是对已离店宾客或已结帐宾客进行重新结算;反单是对在离宾客已结算的账目进行反单,从新结算。
具体操作如下:
打开‘账务处理’如图(1-13)
图1-13
在图中输入房间号,选择宾客名。
然后点击‘重住’。
接下来就可以对该宾客进行账务操作了。
其中图中的灰色是表明重住成功。
结帐:
在暂挂结帐中结算。
9、应收客户管理:
是对应收客户的操作,该项将在应收款一章详细介绍。
当班结束:
确定是否当班结束的操作。
如果当班
(1)结束,下一班进入该模块时,班次就会变为下一班
(2)。
四、问讯子系统
问讯系统中有四大项功能,分别为时刻表、旅游、邮政、酒店服务。
这些都是酒店中宾客最常问到也是最容易问到的一些问题。
在时刻表中又分为民航时刻表、铁路时刻表、长途汽车时刻表和轮船时刻表,还有一点最有特色的就是世界时间。
旅游里又分为酒店、旅行社、旅游景点、餐饮娱乐和购物商店。
邮政里有一些电话号码、电话区号和邮政编码。
酒店服务包括宾客留言和失物查询两项。
1、时刻表
a、民航时刻表
在时刻表里打开民航时刻表(如图1-14),在民航时刻表中有增加、删除、打印和退出四个功能按钮。
图1-14
民航时刻表里面可以查到从什么地方起、什么地方止和班次、始发时间、到达时间、备注。
但这里的内容都是需要输入进去的。
增加:
点击增加以后,出现一个填写框,分别在班次、起始站、到达站、起始时间、到达时间和备注里输入相应的内容之后,点击确定。
这时刚输入的这条记录在时刻表中就可以找到了。
删除:
如果需要删除从某某站到某某站的某条记录,如图1-14(例如要删除从南京到泰州的13:
00-16:
00的6502班次,就在起里面选择南京,在止里面选择泰州,然后在右面的框中选择6502班次13:
00-16:
00的这条记录,点击删除这条记录就会在时刻表中删除。
打印/退出:
点击打印之后会打印出这张时刻表,退出就会退出民航时刻表。
b、铁路时刻表(操作同民航时刻表)。
c、长途时刻表(操作同民航时刻表)
d、轮船时刻表(操作同民航时刻表)
e、世界时间
打开世界时间之后,你可以看到一些比如说新加坡、东京、纽约等地的标准时间。
2、旅游
a、酒店
在酒店一览表当中,(如图1-15)可以看到附近一些比较知明的酒店,和它的简介。
当然这都要事先输入的。
图1-15
(1)增加
点击增加之后会出现填写框,在名称里填写酒店的名称,在介绍里面填写酒店的资料和一些介绍,然后确定,在酒店一览表当中就可以看到刚才增加的酒店。
(2)删除
在左下方选择需要删除的酒店资料,然后点击删除,在酒店一览表中这条酒店的记录就会消掉。
(3)打印/退出点击打印可以打印出酒店和其酒店的简介。
按退出就会退出酒店一览表。
下面的旅行社/旅游景点/餐饮娱乐/购物商店的操作和酒店操作一样,就不再重复介绍了。
旅行社、旅游景点、餐饮娱乐、购物商店
3、邮政
a、电话号码
电话号码界面(如图1-16),可以在里面找到一些非常常用的电话号码和名称。
如果要增加某个名称的电话号码,可以点击增加(如图1-16中第二排有空白的一条,上面可以看到光标,在相应的地方输入电话号码和名称,显示顺序一定要填,因为在下一次进入时系统要自动排序。
如果要删除某条记录,只要把鼠标点在这条记录上,然后点击删除,会有提示框出现,如果真的要删除确定就可以了。
b、电话区号
电话区号的操作和电话号码大体上是一样的,只是在名称后面多了一个单价,只要在输入的时候加进去就行了。
c、邮政编码
邮政编码的界面和电话号码大体上也是一样的,只是电话号码里面的名称在邮政编码里面相对应的是地名,操作是一样的。
4、酒店服务
a、宾客留言
右击留言房,选择“宾客留言”,进行留言操作:
如果某个房间的客人或来访者留言,中需要右击要留言的房间(或是右键单击便会弹出菜单,选择免打扰或是留言即可),这时会弹出一个留言框,(如图1-17)如果是宾客留言就在宾客里面输入名字,如果是来访者留言就在来访者里输入名字,再分别输入电话,和留言的内容。
确定就可以了。
图1-16图1-17
提取留言:
提取留言就双击某个房间就可以看到里面的留言了,如果需要清除留言的话,只需要点击相应的清除按钮就可以了。
b、失物查询
失物查询界面,打开之后在条件里面输入查询条件,如房号、姓名、物品名称,然后点击查询就可以查到。
失物的登记在客房里我们会详细介绍。
五、账单查询
1、房态查询:
即打开房态图,上例已介绍。
2、实时监空:
是对宾馆今日的综合查看,如图(1-18)。
从中可以了解到今日酒店的综合情况,如图可知。
3、客户协议查询
此项操作是对与贵宾馆有协议的单位进行查询。
可以对协议单位进行添加、修改、删除、查找、打印等功能。
4、预订散客查询
首先定义查询类别、查询条件和查询对象,填写完成后点击“查询”,即可查询出所需资料。
如下图(1-19):
图1-18图1-19
点击图中‘查询类别’一栏中图标,选择查询类别,‘查