合同管理制Word文件下载.docx

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2.2《中华人民共和国合同法》

2.3《国家开发投资公司合同管理办法》

2.4《上级公司技投资有限公司合同管理办法》

2.5《公司招投标管理制度》

3.以下名词在本制度中的定义

3.1合同归口管理部门：

是指负责公司合同管理工作的部门。

3.2合同主办部门：

是指负责主导合同谈判、草拟合同文本、启动审核程序、履行合同及直接处理合同具体事务的公司相关部门。

3.3合同争议：

是指合同当事人一方或各方出现违约或合同当事人之间因合同的履行、变更、终止、效力、解释等原因产生的意见分歧，但尚未进入诉讼或仲裁程序的情形。

3.4重大经济技术合同：

是指《公司招投标管理制度》中规定属于招标采购范围的合同。

4.管理机构及职责

4.1公司合同管理的归口管理部门为综合办公室，配备专职合同管理人员全面负责合同专业管理工作。

合同归口管理部门职责如下：

4.1.1负责建立健全公司合同管理制度，贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，规范、指导、监督、检查合同的日常管理工作。

4.1.2负责公司重大经济技术合同商务部分谈判、报批、签订、归档等工作；

参与处理公司重大经济技术合同纠纷、调解、仲裁、诉讼准备等工作；

负责办理变更、解除及纠纷处理手续。

4.1.3参与公司非重大经济技术合同谈判、会签、归档等工作。

4.1.4按照预定的时间组织签约双方进行合同谈判工作。

4.1.5负责对合同履行情况进行登记、统计、整理、分析。

4.1.6负责对合同进行统一编号，审查合同签订依据齐全。

4.1.7负责审核合同款项依约支付或收取。

4.1.8负责建立合同台账，定期与各部门核对合同台账。

4.1.9负责本公司合同的年度统计、分析、评价与报送工作。

4.1.10负责推进公司合同管理信息化建设。

4.2合同主办部门职责

4.2.1根据公司实际情况，建立合同台账，接受合同归口管理部门的指导和监督。

4.2.2负责业务范围内，重大经济技术合同立项、制定方案、进行可行性论证，意向接触，资信调查，谈判、起草、签订、履行等工作，处理合同纠纷、调解、仲裁、诉讼准备等工作。

4.2.3负责业务范围内，非重大经济技术合同立项、制定方案、进行可行性论证，意向接触，资信调查，谈判、起草、报批、签订、履行、纠纷、变更、解除、归档等工作。

4.2.4负责依据项目招投标文件、澄清文件和定标价格起草合同。

4.2.5负责将草拟的合同文本及附件通过电子邮件形式发送到合同归口管理部门指定邮箱，提交公司法律顾问签署修改意见，合同主办部门与法律顾问沟通后，根据法律顾问修改意见进行修改。

4.2.6负责部门合同的月度和年度登记、统计、分析、评价与报送工作。

4.2.7负责业务范围内合同的跟踪执行，协调处理争议。

4.2.8负责按合同条款约定办理付款审批手续，控制付款总额。

4.2.9对合同履行和执行的全过程负责。

4.3计划财务部职责

4.3.1负责审核公司订立合同的支付条款，参加公司合同谈判与合同会签工作。

4.3.2负责按合同条款约定办理付款审批手续，控制付款总额。

4.3.3负责保存与合同相关有价证券，如履约保函、押金等。

4.4合同会签部门的主要职责

4.4.1参与合同谈判，对本部门业务相关的合同进行会签。

4.4.2按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题进行审核，对合同项目中应当提出相关审核意见而未提出的，承担相应的责任。

5.管理内容与程序

5.1管理要求

5.1.1公司对外发生经济行为，除即时清结方式外，应当订立书面合同。

5.1.2合同资质：

公司所有合同的签约方必须经过合同主办部门资格审查，对于相关资质不符合要求的不得进行合同的谈判和签订。

5.1.3会签部门审核合同，应与合同主办部门充分沟通，如遇重大问题经充分协商仍无法取得一致意见时，报公司法律顾问或分管领导协调。

合同的谈判应有合同主办部门、合同归口管理部门、计划财务部和相关部门专业技术人员参加，重大经济技术合同谈判可以聘请律师事务所、会计师事务所等外部中介机构提供专业支持。

商业信息的保密,合同管理过程中的所有参与者都必须严格实行保密制度，任何人不得以任何形式泄露合同协议在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密，管理程序中某个环节的资料、数据被泄露，责任全部由该环节的负责人承担。

公司所有书面合同无论金额大小均需法定代表人或其授权人签署方可生效。

法定代表人不亲自签署而授权代理人签署合同的，必须办理授权委托书。

合同中的联系人为合同主办人，负责组织合同的主管和执行，无权作为签约代表签订合同。

5.2管理程序

5.2.1合同谈判

5.2.1.1重大经济技术合同，在合同草拟和谈判过程中要进行必要的法律论证。

5.2.1.2合同草拟和谈判过程中应注意审查合同相对方的主体资格及相关资质，包括但不限于：

合同相对方的资信情况、签约资格、履约能力以及经营范围、资质证书、相关许可等。

5.2.1.3合同谈判须遵循平等互利、友好协商、合法合规的原则，最大限度地维护公司权益、防范合同风险。

5.2.2合同拟定

5.2.2.1合同主办部门草拟合同，应符合下列要求：

5.2.2.1.1必须采取书面形式；

5.2.2.1.2内容不得与国家法律、法规禁止性规定相冲突；

5.2.2.1.3必备条款齐备、表述规范严谨、权利义务责任明确；

5.2.2.1.4凡国家、行业或公司有标准或示范文本的，应当结合实际需要予以适用或借鉴；

5.2.2.1.5项目性质分为施工类、采购类、服务类、其他类，草拟合同时合同主办部门必须使用专业合同范本，其它性质的合同可以根据项目的性质自行起草，国家或行业有标准或示范文本的，应当结合实际需要予以适用或借鉴。

同时施工类合同项目必须签订安健环协议、廉洁协议、保障农民工工资等相关协议，作为合同附件共同实施；

5.2.2.1.6合同必备条款包括内容、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等；

5.2.2.1.7合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止；

5.2.2.1.8未经公司合法授权，合同草拟和谈判过程中，任何单位和个人不得擅自做出任何书面或口头承诺；

不得未经合同审核程序即确认合同条款。

5.2.3合同审查会签

5.2.3.1经公司审定的合同文本，应作为订立合同的正式文本，除个别文字修改且不影响合同实质内容外，任何部门和个人不得擅自修改；

如确有必要对审定的合同文本内容做出实质性修改的，应重新履行审核程序。

5.2.3.2重大经济技术合同由合同归口管理部门负责发起合同会签，非重大经济技术合同由合同主办部门负责发起合同会签，最终由合同归口管理部门归档。

5.2.3.3合同会审部门应提出具体的审查意见，如有必要，可附书面审查意见返回合同发起人。

如没有具体意见，审核人签字视为同意。

5.2.3.4合同会审部门对每个合同的审核期限，非特殊原因，不能超过2个工作日。

特别重大、复杂合同的审查，非特殊原因，不能超过5个工作日。

5.2.3.5合同由合同主办部门、法律顾问、合同归口管理部门、计划财务部、相关业务部门，分管领导，财务总监和总经理审批后，方可签订书面合同文本。

5.2.4审查会签意见处理

5.2.4.1根据审查意见，合同主办部门与审查人沟通，合同主办部门按双方取得共识的意见，修改合同草案。

5.2.4.2出于项目本身需要及各种客观条件的限制，合同归口管理部门应与合同主办部门充分沟通，如遇重大问题经充分协商仍无法取得一致意见时，报分管领导协调。

5.2.5签订和盖章

5.2.5.1经审定的合同文本，应按照公司印章管理的相关规定，加盖公司合同专用章。

5.2.5.2合同签署后由于笔误或打印错误（但涉及金额的除外）确需在原文上作更正的合同，应在更改处盖章并由更改人签字。

5.2.5.3合同原则上应当与合同对方当事人当面签订。

对于确需公司先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当采用在合同协议各页之间加盖骑缝章或页面小签对合同协议文书加以控制。

5.2.6付款申请

5.2.6.1凡是签订的任何需要向外付款的合同，计划财务部、合同管理员均应按照公司付款流程审核合同主办部门付款申请，保证与合同条款规定一致。

5.2.6.2具有支付条件的合同，预付款应从月进度付款中扣回。

5.2.7合同变更或解除

5.2.7.1任何合同变更、解除都必须按照合同变更或解除审批流程办理，任何变更、解除内容都必须签订合同补充协议。

5.2.7.2工作量、技术要求或物资货物数量未发生变化的项目，合同签订后，合同条款和金额原则上不做变更，如双方在合同实施过程中对合同部分条款的理解或解释，均认为有书面确认的必要，在达成一致后签订合同补充协议。

5.2.7.3工作量、技术要求或物质货物数量发生变化的合同，由原合同主办部门根据实际情况填写《合同变更或解除审批单》办理合同变更，按流程报批。

5.2.7.4合同主办部门收到合同相对人要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时与合同归口管理部门沟通情况、请示分管领导，应当在法定或约定的期限内书面答复对方。

如果必须变更或解除，应与对方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件。

5.2.7.5对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的，由合同主办部门及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理。

5.2.7.6合同需要解除时，必须由合同主办部门提供充分完整的依据资料，经法律顾问确认符合《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规，合同会审部门同意，在不使公司的权益受到损害时，由合同主办部门填写《合同变更或解除审批单》（详见附件4）办理合同解除。

5.2.7.7具有法律依据，或经合同当事人协商一致的，应签订书面法律文件。

单方终止合同的，应依法或依约通知合同相对方，保存通知的相关证据，并确保证据的证明力和时效性。

5.2.7.8公司合同履行过程中变更、终止，其审核程序参照合同变更与终止流程图（详见附件3）执行，未经审核程序，合同主办部门不得擅自变更和终止合同。

合同归档管理

5.2.8.1合同签订后5个工作日内，合同主办部门应按照公司档案管理制度完成合同文本及有关资料的归档交合同归口管理部门合同管理员。

合同份数要求：

公司留存一正四副，共五本。

一正一副交档案室归档，一副交合同管理员，一副本交计划财务部留存，一副本合同主办部门留存。

5.2.8.2合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同主办部门整理后交合同归口管理部门合同管理员整理、保管合同档案，并按公司有关档案管理的规定及时归档公司档案室。

具体范围包括：

（1）合同正式文本及附件（如属招标项目还包括中标通知书）；

（2）合同审批单；

（3）与合同签