办公室制度汇编文档格式.docx

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公司重要通知、公告、汇报、领导重要发言材料、先进事迹、重要活动宣传材料、建筑图纸、设备资料及外来重要文件等。

7.文件应妥善保管，不得损坏、遗失。

二、合同管理办法

1.为保障公司合法权益，规范合同管理，加强风险控制，保障和促进业务的健康发展，依据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本管理办法。

2.本办法所称“合同”，是我司各级部门在与其他民事主体交往过程中签订的，用来设立、变更、终止各方民事权利义务关系并有法律约束力的各类合同、协议。

包括由我司向其他民事主体出具、或其他民事主体向我司行出具并产生法律约束力的承诺函、保证书（保函）、声明书、证明书、确认书等法律性文件以及民事主体之间的备忘录、意向书等。

3.合同经办部门负责承担相应业务合同的起草、谈判、订立、履行、变更、终止以及纠纷处理；

负责本部门合同档案的整理、归档以及向档案管理部门移交合同档案。

4.合同的填写应规范。

不需要的空格要以斜线划去；

合同必须注明生效时间和签署时间；

合同正式签署后如有修改变动双方应签章认可；

以公司名义对外签订合同，必须由公司总经理或授权代表签署；

对方签订合同时，必须由其总经理签署，不是总经理的，必须有授权书。

5.所有合同签署前须交相关法律部门或人员审查，由公司领导进行最终审核。

6.公司合同须按统一规则顺序编号，由指定人员集中保管，并建立合同管理台账。

7.公司财务人员根据生效的合同对外付款。

无合同、合同未正式生效、收款单位与合同对方当事人名称、账号不一致的，财务在请示领导以前，不得对外付款。

8.签订虚假合同的、利用合同损害公司利益的，公司将予以处罚，并要求其承担连带赔偿责任；

构成犯罪的，将移送公安机关处理。

三、印章、证照管理办法

1.公司印章包括公章、财务专用章、人力资源部章、法人私章等印章；

公司证照包括营业执照（正、副本）、、银行账户及其它证件。

2.办公室是公司证照管理的职能部门，单独或协助办理证照的申报、注册、年检、变更、注销、备案等事项，相关文件和材料由公司领导保管或指定专人保管。

3.公司印章、证照未经公司领导批准、授权，任何人不得随意使用，需使用、复印办理有关事项的，应事先经公司领导同意。

4.各部门申请必要的业务用章时，需以书面形式向办公室提交刻制印章申请表。

申请表必需由部门负责人与主管副总确认并经公司总经理批准。

公司印章的刻制由办公室统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。

5.公司印章、证照须避免丢失、损坏，要明确保管人员。

如损坏或丢失，应立即向领导报告，及时办理挂失、作废和补办手续。

6.公司用印应严格执行用印审批和登记手续。

由用印申请部门经办人填写《用印审批单》，审批单应依照所附填表说明，认真、清楚、详细地填写，并由相应领导审批。

7.公司印章保管人施印时必须认真核实《用印审批单》上每项内容和签字，负责其内容和签字的完整性和真实性。

8.公司印章的使用范围限在公司内，不能将印章带出公司以外使用。

9.不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，办公室做特别登记、追踪管理。

持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。

10.严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严厉追究直至开除。

11.违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究其法律责任。

四、采购和供应商管理办法

1.为加强采购管理，规范采购行为，维护公司利益，制定本规定。

本规定适用于全公司的采购活动。

2.采购应当遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则，做到货比三家、节约成本。

在符合采购需求、质量和服务同等的条件下，应选择采购环保、节能、低碳、绿色产品。

供应商应是经过评审的合格供应商。

3.公司设立采购管理委员会，统筹和规划采购工作，集体决定采购政策、管理模式等重大事项。

采购管理委员会由总经理负责，副总经理、各部门负责人组成，日常事务由办公室承担。

4.办公室履行采购管理职能，负责制定采购政策、制度和程序，检查和督导采购工作，建立和维护供应商库；

办公室为公司采购执行部门，组织实施采购项目；

财务部负责预算和资金使用的监督检查；

聘请外部律师对采购活动和合同进行法律审查。

公司在执行采购工作时，各部门应各司其职，相互监督。

5.采购的方式主要包括招标、谈判、询价和单一来源。

10万元以上的大宗货物、工程和服务应当采用招标或者询价方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；

谈判包括竞争性谈判和单一来源采购。

竞争性谈判是指直接邀请3家以上供应商就采购事宜进行谈判，最后从中确定成交供应商；

单一来源采购，是指在特定条件下向单一供应商征求报价进行的采购；

询价是指对几家供应商的报价进行比较以确保价格具有竞争性。

规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的物品，可以采用询价方式采购。

500元以下小额零星的物品或劳务等的采购可以采用直接购买的方式。

6.采购的基本程序包括：

请购、寻源、验收、付款、采购后评估等环节。

使用部门根据实际需要，依据采购预算，填写《物品采购审批表》，提出采购申请请购，按照公司财务审批权限审批。

采购执行部门根据审批的《物品采购审批表》，对拟采购货物、工程和服务，以及候选供应商进行评价和选择。

使用部门应按照采购需求或采购合同的各项要求对采购的货物、工程和服务进行验收。

财务部门根据采购合同或发票以及验收结果付款。

使用部门应对采购货物、工程和服务的使用情况进行评价，作为再次实施同类采购的参考依据。

7.采购管理部门应加强对供应商的管理。

在准入环节对供应商资格进行审查，提供企业有关资质证明文件和业绩情况；

对成交供应商进行采购后综合评价，收集使用单位反馈意见，对供应商履约情况进行监督等。

8.采购及相关人员在采购活动中须遵章守纪、务实高效、廉洁自律、保守秘密，不得与供应商有利益来往或相互串通以权谋私。

对在采购活动中违规，造成公司经济损失的，责令责任人赔偿，有违法行为的，按国家法律法规，移送司法部门处理。

五、物品及出入库管理办法

1.公司物品包括一般办公用品（含保洁用品、厨房用品）、低值易耗品（含工程材料）及固定资产。

公司物品由办公室指定人员负责采购、登记入库、发放和管理。

2.固定资产、重要的低值易耗品须建立台帐，按规定编号、打印标签，张贴在设备上，并明确使用人或保管人，定期（按一年一次）盘点。

3.办公用品、低值易耗品应存放在专用的库房中，由专人管理。

库房物品必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡，有序摆放，定期（按季度）盘点。

4.物品盘点应做到帐帐相符、帐物相符，对损坏、到期、报废、盘亏、盘盈的应及时上报，待完善手续后方可进行处置和帐务处理。

5.应严格执行物品出入库手续，出入库登记表、账目要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

物品、材料应坚持“先入先出、后入后出”的原则合理使用。

6.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，库房保管员接受物品时应检查规格、数目、包装是否正确完好，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

物品入库后，应当日系统登记入库。

7.物品的出库须由领用人填写《物品领用审批表》，经部门负责人批准后，交库房保管员出库。

8.物品仓库内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

六、办公区秩序管理办法

1.员工必须按时上下班，所有员工一律实行打卡制度。

办公时间未经许可不准擅自离岗、串岗。

2.所有员工应保持办公桌及工作台面的整洁，上班时西装及毛巾不得挂在工作台上和隔断墙上，隔断和台面不得乱贴纸张。

下班后文件资料应收入文件柜和抽屉，台面保持整洁。

3.所有员工应自觉维护办公大楼及工作区域的公共卫生，严禁乱抛纸屑、杂物，严禁随地吐痰，严禁乱涂乱画。

严禁在办公区吃零食、用餐。

严禁将茶叶等直接倒入水池内，废弃的物品必须放入专门的垃圾桶内，不准将报纸、塑料袋等物品丢入座便器内。

4.办公大楼为无烟工作区，工作区域含会议室、接待室等严禁吸烟。

5.上班时间家属和子女不得进入办公场所，未经许可不得接待私人来访。

接待客户及来宾，原则上应安排在洽谈室或会议室，严格控制外来人员进入开放式办公区域。

6.接待客户或者接电话时必须做到语言和蔼、热情周到、举止大方，严禁在办公及营业区高声喧哗，嬉笑打闹。

7.打电话必须简洁，不准用电话聊天，尽量避免私人电话，不准在办公室电脑上网、玩游戏。

8.爱护办公区域的各种办公家俱和设备，未经相关部门同意，办公家俱及设备均不得挪用、外借，因人为因素造成的损坏，要按价赔偿。

9.严禁在办公及公共区乱拉、乱改电源及电脑线路，不准擅自使用电水壶烧水。

10.员工休息使用的躺椅、卧具使用后必须置放到指定地点，严禁在办公区随意堆放。

11.宣传资料及相关物品应及时入库，不得堆放在办公区或楼梯、走廊。

任何部门不准在公共区域自设仓库，严禁将接待室上锁作为仓库，严禁在消防通道堆放杂物。

12.部门工作人员不得多占更衣橱，如发生调动或离职，应及时向办公室交还更衣室更衣橱钥匙。

13.员工的汽车、摩托车、助力车、自行车等必须按规定停放在规定地点，严禁乱停乱放。

七、保密制度

1.建立健全文件，传真的收发登记、签收、催办、清退、借阅、归档制度。

2.凡涉及公司内部秘密的文件资料的报废处理必须使用碎纸机，不准未经切碎作废品收购处理。

3.公司员工本人工作所持有的各种文件、资料、电脑复印软件，当本人离开办公室外出时，须存放入文件柜或抽屉，不准随意乱放，更不能未经批准，携带外出进入公共场所。

4.未经公司领导批准，不得向外界提供公司的任何保密资料。

包括：

公司各部门人员编制调整、未公布的计划、员工福利待遇资料、员工手册等。

妥善保管好各种财务账册、公司证照、印章。

5.对违反公司保密制度，造成失泄密事件的，根据事件严重程度处以记过或辞退处理。

八、员工宿舍管理规定

1.公司为异地员工提供集体宿舍，员工宿舍由办公室负责统一管理。

2.各宿舍应指定一名责任心强的员工做为宿舍管理员，负责宿舍区日常卫生和安全管理，住宿员工须自觉接受管理员的管理。

3.住宿员工应自觉爱护宿舍的公用设施及物品，每日自觉整理本宿舍内务，保持环境卫生整洁。

4.员工宿舍未经许可，不得留宿外来人员。

若住宿员工亲属探亲确需留宿的，须经办公室批准，最长留宿时间不超过3天。

5.住宿员工因故需在外住宿一个月以上，须事前知会办公室或管理部门，否则办公室有权取消其住宿资格。

6.禁止在宿舍区从事违反国家法律、法规、法令及地方法规禁止的一切活动。

禁止携带易燃、易爆、剧毒、放射性等危险品及管制刀具、有杀伤力的机械进入宿舍区。

禁止在宿舍区酗酒、打闹、争吵。

7.不得在宿舍区墙上乱写、乱画、及张贴；

不得乱扔杂物或垃圾；

不得随意破坏或改变宿舍区的布局结构。

8.节约用水、用电、用气，正确使用和自觉养护水电设施、电器及液化石油气瓶，确保安全。

宿舍无人时，须关闭所有水电气设施。

9.员工离职须先到办公室申请退宿，并自觉