办公系统软件详解文档格式.docx

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Word中的分栏排版及图文混排

Excel中的公式与函数

数据清单的排序、筛选、分类汇总等

幻灯片的制作及放映时的特殊效果

办公软件由办公自动化技术引出，主要用于办公信息处理。

一般而言，在日常工作中所使用的应用软件都可以称为办公软件，如文字处理、电子表格、演示文稿制作等。

目前，在我国使用较多的办公软件有微软公司的Office和金山公司的WPS。

4.1办公软件概述

4.1.1办公软件简介

最常用的办公软件有微软公司的MicrosoftOffice和金山公司的WPS。

1.微软Office

微软公司1993年推出微软Word5.0，1997年推出办公自动化软件包MicrosoftOffice97，1999年推出MicrosoftOffice2000，2001年推出MicrosoftOfficeXP，2003年推出MicrosoftOffice2003，而今MicrosoftOffice2007已经问世。

随着新版本的不断推出，MicrosoftOffice的功能越来越强大。

目前，广泛使用的办公软件版本是MicrosoftOffice2003。

Office2003主要由Word2003文字处理、Excel2003表格处理、PowerPoint2003演示文稿、Outlook2003邮件收发、Access2003数据库、OneNote2003记事本、FrontPage2003网页制作、InfoPath2003信息收集、Publisher2003排版制作、Visio流程图和Project项目管理等组件组成。

MicrosoftOffice是世界领先的桌面效率产品，可以帮助用户更好地通信、创建和共享文档、使用信息和改进业务过程。

2.金山WPS

金山文字处理软件WPS是由珠海金山公司研制开发的文字处理软件。

金山公司在1989年推出的WPS（WordProcessingSystem）是完全针对汉字处理重新开发设计的，在DOS操作系统下运行，称雄DOS时代，成为中国第一代电脑使用者的启蒙软件。

1997推出在Windows下运行的WPS97。

1999年推出中文智能办公软件WPS2000，集文字处理、电子表格、多媒体演示制作、图文排版、图象处理等五大功能于一身，从此，WPS走出了单一字处理软件的定位。

2001年推出WPSOffice金山办公组合软件，在同一界面上集成了文字处理、图文混排、电子表格、图像处理和多媒体演示制作等多项功能。

2005年研发出了拥有完全自主知识产权的WPSOffice2005。

2007年8月，金山办公软件WPSOffice2007正式发布，并同时推出中、日、英多语言版本。

目前WPSOffice2005使用的较为广泛，WPSOffice2005分为个人版、专业版和开发版，以个人版为例，WPSOffice2005由WPS文字、WPS表格和WPS演示三个模块构成，是根据中国国情开发的办公处理软件，功能强大，并与MicrosoftOffice完全兼容。

本章主要介绍MicrosoftOffice2003的Word、Excel和PowerPoint，这些套件的界面以及启动、退出、帮助等基本操作基本相同，下面以Word2003为例来介绍。

4.1.2Office2003的启动和退出

1.Office2003的启动

在Windows下启动Word2003的方法有多种，常用的两种方法如下：

（1）通过开始菜单启动。

单击Windows的“开始”按钮，选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftWord2003”即可。

（2）通过Word文档启动。

双击某个欲打开的Word文档图标，即可启动Word并打开此文档。

2.Office2003的退出

退出Word2003应用程序的方法也有多种，最常用的操作是单击Word窗口右上角的“关闭”按钮，或者执行“文件”菜单中的“退出”命令，也可双击Word窗口左上角的控制菜单按钮，或按Alt+F4，都可以退出Word。

在退出Word时，若编辑过的文档未保存，则弹出提示对话框，询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。

4.1.3使用帮助系统

为了解决使用Office时遇到的问题，可以使用帮助系统。

1.帮助菜单

帮助菜单能为使用者提供关于Word2003的在线帮助信息。

选择“帮助”菜单的“MicrosoftOfficeWord帮助”子命令，出现“Word帮助”任务窗格，在“搜索”文本框内输入相应的内容，单击按钮即可得到相关信息。

或单击“目录”，在弹出的在线帮助目录内从中查找相关信息。

或选择使用Office助手也能提供相同功能。

在联网的情况下，可以选择“帮助”菜单的“MicrosoftOfficeOnline”子命令来获得朋友或计算机专家的在线指导，解决实际操作中遇到的问题。

2.“输入需要帮助的问题”框

若要快速访问“帮助”，可以使用菜单栏右上角的“输入需要帮助的问题”框，在此框中输入问题可以快速找到所需的答案。

3.屏幕提示

如果不能确定特定的命令或按钮的功能，或是要了解对话框中有关选项的详细信息，可以通过“屏幕提示”获得帮助，可以通过下列方式获得：

（1）对于带有对话框选项的帮助，单击按钮，然后在出现的“MicrosoftOfficeWord帮助”对话框中选择所需选项，了解相应信息。

（2）显示提示性帮助信息。

将鼠标指向某一对象，系统就会显示出该对象的简单说明。

如查看某工具栏按钮的名称，将鼠标指针停留在该按钮上，直至其名称出现。

4.2文字处理软件Word2003

4.2.1文字处理软件Word2003概述

MicrosoftOfficeWord2003（以下简称Word）具有强大、完善的字处理及图文混排功能，其主要特点有：

所见即所得、支持多种显示方式、具有丰富的表格处理功能、支持图文混排功能和不同文档格式自动转换等。

启动Word后的窗口如图4-1所示。

下面对其组成部分分别介绍。

1.标题栏

位于屏幕的顶端，包含控制菜单按钮、正在编辑的文档名、应用程序名“MicrosoftWord”以及“最小化”、“还原”和“关闭”按钮等，这些按钮的用法同Windows窗口。

2.菜单栏

通常位于标题栏的下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”、“帮助”等菜单项，且每个菜单项又包含下拉菜单。

菜单是Word的核心部分，所有的编辑和排版等操作命令都能在这些菜单中找到。

打开下拉菜单的方法同Windows。

Word菜单是折叠设计，弹出的下拉菜单只给出此项菜单中最常用的菜单命令，如需其他菜单命令，可单击最下端的“”按钮。

3.工具栏

Word将一些常用的命令和功能用图标按钮来代替，并且将功能相近的图标集中在一起，形成工具栏。

单击图标按钮即可执行相应的菜单命令。

要想知道某个图标的功能，可以将鼠标指针移到该图标上，稍停片刻，就会出现功能提示。

Word默认只显示“常用”工具栏、“格式”工具栏和“绘图”工具栏。

“常用”工具栏提供了一些最常用的命令，如新建空白文档、打开、保存等；

“格式”工具栏提供了对文档格式进行设置的一些命令，如设置样式、字体、字号等。

除此以外，Word还为用户提供了其它多种工具栏，用户可以根据需要来显示或隐藏这些工具栏。

方法与Windows类似，可以使用“视图”菜单中的“工具栏”命令；

也可以在任意一个工具栏中单击鼠标右键，从而选择显示或隐藏的工具栏名称。

当显示的工具栏位置不理想时，可以移动工具栏。

移动时将鼠标指针指向工具栏的移动柄，按住鼠标左键将其拖动到合适位置后松开鼠标左键即可。

4.标尺

Word标尺有水平标尺和垂直标尺，分别位于文档窗口的上方和左侧。

用户可以利用水平标尺来设置段落的缩进、页边距、制表位以及改变栏宽等。

垂直标尺用于显示和调整上下页边距、表格的行高以及图形高度等。

标尺上的数字代表实际的尺寸，为表格的制作、分栏控制和宽度调整提供了方便。

5.文档窗口

图4-2任务窗格导航按钮

Word的文档窗口是文档内容显示的地方。

用户可以在此查看和处理文档。

在文本区有一个闪烁的垂直条，称为插入点。

插入点表明输入文档和嵌入对象将出现的位置。

文档窗口的左边空白处为选定栏，当把鼠标指针移到选定栏中时，鼠标指针会变成向右的箭头。

选定栏用于选定文档内容。

6.任务窗格

Word2003的任务窗格位于文档窗口的右侧，以窗格的形式提供最常用的任务（如新建文档、剪贴板和样式等），方便用户操作。

选择“视图”菜单中的“任务窗格”命令，可打开或关闭任务窗格。

任务窗格也会根据用户当前的操作自动出现，如使用帮助时，自动出现“Word帮助”任务窗格。

任务窗格导航按钮共有5各地方，如图4-2所示，拖动①处可移动任务窗格，单击②处出现“其他任务窗格”列表，③处是“返回”和“向前”按钮，单击④处打开“开始工作”任务窗格，单击⑤处关闭任务窗格。

7.滚动条

Word包括垂直和水平两种滚动条，用于控制屏幕滚动。

单击滚动条的上下、左右箭头，可查看在当前窗口中看不到的文档内容。

垂直滚动条下方有一个“选择浏览对象”按钮，单击它可选择按什么对象进行浏览（如页、节、脚注、批注等），加快浏览活动文档。

8.视图切换条

Word视图方式是指用户查看文档的方式，包含有5个显示方式切换按钮：

“普通视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”、“页面视图”和“阅读版式”。

其中，普通视图显示文本格式，但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象等，在该视图方式下可以键入文字、编辑和排版文本。

Web版式视图主要用于创作Web页，它能够仿真Web浏览器来显示文档。

页面视图是Word默认的视图，显示的文档与实际打印效果相一致，用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理分栏和图形对象等。

大纲视图能够帮助用户确定写作思路，合理地组织文档结构。

9.状态栏

状态栏位于屏幕底部，其中显示当前文档的一些状态信息，包括页数、节、当前页码/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。

在状态栏的右侧有4个按钮：

“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”，双击按钮可改变其状态。

4.2.2Word文档的基本操作

在使用Word时，所有的操作都是围绕文档进行的，下面介绍Word文档的新建、打开、保存、打印、关闭等基本操作。

1.创建新文档

（1）创建空白文档

Word启动时，如果没有指定Word文档，则会自动创建名为“文档1”的空白文档，空白文档是指使用“空白文档”摸板（即Normal）创建的文档；

也可以直接单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮来创建空白文档；

还可以在某个文件夹下单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“新建”中的“MicrosoftWord文档”来进行。

允许创建多个空白文档，按创建次序Word暂时将其命名为“文档1”、“文档2”……等。

（2）利用模板创建特定格式的文档

模板是定义文档基本结构的格式文件，用于创建新文档。

当使用模板新建文档时，其中预定义的文本和格式等信息将自动添加进文档，用户只需输入文档的内容既可。

Word提供了大量的模板，如网页、报告、备忘录、论文、新闻稿、信函等等。

选择“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建文档”任务窗格中，通过“本机上的模板”或“网站上的模板”等按需要选择模板。

有些Word模板是向导模板，会指导用户一步一步地建立新文档。

用户也可以创建自定义模板，即创建一个扩展名为.dot的模