归档文件资料整理规则文档格式.docx

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2.4归档文件整理应当保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

3一般要求

3.1组件

3.1.1件的构成

本细如此以件为归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

文件正本、发文稿纸、定稿为一件，法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的，可各为一件；

计算机与其网络环境中形成的文件，将记载修改正程的定稿与正文、发文稿纸为一件；

正文与附件为一件；

原件与复制件为一件；

转发文与被转发文为一件；

正文与文件处理单为一件；

来文与复文〔请示与批复、报告与批示、函与复函等〕一般独立成件，也可为一件，经过假如干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，如此将所有的来文、复文分别作为一件；

报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件〔作为文件附件时除外〕；

未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；

介绍信存根等一本为一件；

会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

正本与翻译本为一件；

中文本与外文本为一件；

同一次会议成套的会议材料各为一件。

3.1.2件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发文在前，被转发文在后；

原件在前，复制件在后；

中文本在前，外文本在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

有文件处理单的，文件处理单在前，收文在后；

有发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿依次在后。

3.2分类

3.2.1立档单位应当对归档文件进展科学分类，同一全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性。

3.2.2归档文件一般采用年度—机构〔问题〕—保管期限、年度—保管期限—机构〔问题〕等方法进展三级分类。

原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题——年度——保管期限〞的方法分类。

分类层次最多三层，即年度、期限、机构〔问题〕；

最少两层，即年度、期限。

一个单位应当保持分类方案的稳定。

a〕按年度分类

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应当以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以与法规性文件等内容涉与不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

跨年度办理的文件归入办结年。

当几份文件为一件时，以装订在最前面的文件落款日期为准。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。

b〕按机构〔问题〕分类

将文件按其形成或承办机构〔问题〕分类。

机构分类法与问题分类法应当选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应当根据文件形成或承办机构对归档文件进展分类，涉与多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应当按照文件内容所反映的问题对归档文件进展分类。

按问题分类，一般可分为“党群类〞、“业务类〞、“行政类〞等等，不得交叉。

原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类〞、“行政类〞、“生产技术类〞、“经营管理类〞。

c〕按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

3.2.3规模较小或公文办理程序不适用按机构〔问题〕分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进展两级分类。

3.3排列

3.3.1归档文件应当在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

3.3.2同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

3.3.3会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。

3.3.4因故未与时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构〔问题〕的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件〔符合3.1条件〕。

上述情况应当在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应当尽量防止。

3.4编号

3.4.1归档文件应当依照分类方案和排列顺序编写档号。

档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩大性、简单性原如此。

3.4.2档号结构宜为：

全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构〔问题〕代码-件号。

上、下位代码之间用“-〞连接。

如“Z109-WS2015-Y-BGS-0036〞。

3.4.3档号按照以下要求

a〕全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号，用4位阿拉伯数字或者字母与阿拉伯数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。

b〕档案门类代码年度：

归档文件档案门类代码由“文书〞

2位汉语拼音首字母“WS〞标识。

年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015〞。

参照执行本细如此整理的其他门类档案代码，分别由相应当的汉语拼音首字母标识，进馆单位执行前需和同级档案行政管理部门商定。

c〕保管期限：

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y〞、“D30〞、“D10〞标识。

d〕机构〔问题〕代码：

机构〔问题〕代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS〞等。

归档文件未按照机构〔问题〕分类的，应当省略机构〔问题〕代码。

e〕件号：

件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0〞补足，如“0036〞，实体档号章上由手工编写的如此不需要补足。

3.4.4归档文件应当在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中或其他空白位置。

文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。

填写编号项目的字迹材料应当耐久。

电子文件可以由系统生成归档章样式或者以条形码等其他形式在归档文件上进展标识。

3.4.5归档章应当将档号的组成局部，即全宗号、门类代码年度、保管期限、件号，以与页数作为必备项，机构〔问题〕作为选择项，填入相应当栏目中〔见附录A图A1〕，归档章中全宗号、门类代码年度、保管期限、件号、机构〔问题〕按照3.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识。

为便于识记，归档章保管期限使用“永久〞“30年〞“10年〞简称或使用汉语拼音加数字“Y〞“D30〞“D10〞标识，机构〔问题〕用“办公室〞等规X化简称或汉语拼音字母“BGS〞标识〔见附录A图A2、A3〕，可刻于归档章相应当栏目中〔含进馆单位的全宗号〕；

档案不进馆的企业科技事业单位也可用代码表示。

3.5编目

3.5.1归档文件应当依据档号顺序编制归档文件目录。

编

目应当准确、详细，便于检索。

3.5.2归档文件应逐件编目。

来文与复文作为一件的，只

对复文进展编目，但必须在题名栏中用“〔〕〞注明来文，如“附请示〞；

假如作为两件，如此分别编目。

同一事由形成多份文件的，应分别编目，如同一次会议形成的15件归档文件，应编制15条目录。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a〕序号：

填写归档文件顺序号。

一本归档文件目录内编一个流水号。

b〕档号：

档号按照3.4.2-3.4.3编制。

c〕文号：

文件发文字号。

一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。

没有文号的，不用标识。

d〕责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或

署名者。

e〕题名：

文件标题。

文件只有一个题名且能反映文件内容的〔正题名〕，填写时照实抄录；

文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；

文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；

没有题名或题名不规X的，可自拟标题，外加“[]〞号。

文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。

外加“〔〕〞补充说明。

f〕日期：

文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月

日，如20150505。

g〕密级：

文件密级按文件实际标注情况填写。

没有密级不标识。

h〕页数：

每一件归档文件的页面总数。

文件中有图文的页面为一页。

i〕备注：

注释文件需说明的情况。

凡属公开性文件在此栏标注“公开〞。

3.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进展编制。

目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置〔见附录B图B1〕。

3.5.4归档文件目录除保存电子版本外，应打印装订成册。

装订成册的归档文件目录，应当编制封面〔见附录B图B2〕。

封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限〔可选项目〕、机构〔问题〕〔可选项目〕，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应当使用全称或规X简称。

归档文件目录可以按年装订成册，也可以每年区分保管期限装订成册。

4纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

4.1修整

4.1.1归档文件装订前，应当对不符合要求的文件材料进展修整。

4.1.2归档文件已破损的，应当按照DA/T25-2000予以修复；

字迹模糊或易退变的，应当予复制。

4.1.3归档文件应当按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

4.1.4对于幅面过大的文件，应当在不影响其日后使用效果的前提下进展折叠。

4.2装订

归档文件应当按件装订。

装订方式可采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线装订方式，已成册不易拆钉的，可以保持原貌不变。

一个单位的装订方式应当相对统一。

保管期限为10年的文件材料可保持原装订方式不变。

4.2.1归档文件装订应当结实、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于保护和管理。

装订应当尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，维持不变。

4.2.2归档文件的装订材料与保管期限要求相匹配。

一样期限的归档文件装订方式应当尽量保持一致，不同期限的装订方式应当相对统一。

4.2.3用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、装订夹条、塑料封等装订材料进展装订。

4.2.4永久保管的归档文件，宜采取不锈钢钉书钉装订法或线装法装订。

页数较少的，使用质量合格的不锈钢钉书钉装订；

文件较厚的，使用“三孔一线〞装订。

永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或纸质封套装订。

4.2.5定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，

装订方式按照4.2.4执行。

定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以使用不锈钢订书钉或“三孔一线〞装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

4.3编页

4.3.1纸质归档文件可以编制页码。

4.3.2页码应当逐页编制，宜用铅笔分别标注在文件有图文页面的正面右上角或背