投资项目档案管理规定Word格式.docx

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建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。

以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。

第三条&

全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：

全资投资项目类；

合资合作投资项目类；

（三）&

内地投资项目类；

（四）&

境外投资项目类。

第四条&

全资投资项目档案包括的必要文件是：

新上项目预报表和可行性分析报告；

给政府的请求报告和政府批文；

企业章程和董事会决议；

总公司的法人营业执照和工商局批复；

（五）&

资信证明或资金来源证明；

（六）&

产权变更有关文件、材料；

（七）&

项目实际投资金额证明材料；

（八）&

历年经营业绩。

第五条&

合资合作投资项目档案包括的文件是：

新上项目预报表和合资企业可行性分析报告；

外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文；

给政府的申请报告和政府批文；

合资企业合同书；

合资企业章程和董事会决议；

合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书；

合资各方资信证明或资金来源证明；

各方（中方）主管单位意见；

（九）&

合资各方委派的董事名单；

（十）&

进口设备、办公用品清单；

（十一）&

工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照；

（十二）&

产权、股权变更有关文件、材料；

（十三）&

（十四）&

第六条&

内地投资项目包括的必要文件是：

给政府经济协作办公室的申请报告；

企业去内地兴办工商企业的章程；

合资、合作的联营合同或合资意向书；

企业成立或变更时的政府批文；

企业法人营业执照副本的复印件；

派出负责人的法人授权委托证明书；

会计师事务所的验资报告；

当年或上一年度的财务决算表复印件；

银行开具的资信证明；

企业已经在内地投资的经营效益情况；

政府主管部门批文；

工商局批文；

外出兴办企业当地政府的批文；

外出兴办企业当地工商局批文；

（十五）&

外出兴办企业工农业执照复印件；

（十六）&

（十七）&

第七条&

境外投资项目档案包括的必要文件是：

给外汇管理局及经发局的申请报告；

可行性研究报告；

海外公司合同、章程；

投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书；

投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩；

外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料；

政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函；

政府主管部门同意成立海外公司的批文；

海外公司在投资国的注册登记证明；

第八条&

项目档案的收集和保管&

投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件；

各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可；

文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档；

项目档案保管期（原件和复印件）一般为永久保存。

第九条&

项目档案的查阅&

总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续；

集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。

经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅；

外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由；

项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还；

查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。

第十条&

所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。

第十一条&

由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，依据公司的规范化管理实施大纲，特制定本标准及程序。

借款审批及标准&

（一）出差人员借款，必须先到财务部领取“借款凭证”，填写好该凭证后，先经部门经理同意，再由各线主管领导批准，最后经财务经理审核后，方予借支，前次借支出差返回时间超过三天无故未报销者，不得再借款。

（二）外单位、个人因私借款，填写“借款凭证”后，一律报财务总监审批，经财务经理审核后，方予借支。

凡职工借用公款者，在原借款未还清前，不得再借。

（三）其他临时借款，如业务费、周转金等，审批程序同第一条第一款。

（四）试用人员借支旅差费或临时借款，须由正式员工具担保书或签认担保，方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人应负有连带责任。

（五）各项借款金额3000元以内按上述程序办理，超过3000元以上的需报请财务总监审批。

（六）借款出差人员回公司后，三天内应按规定到财务部报帐，报帐后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。

第三条&

出差开支标准及报销审批&

（一）住宿&

公司部门副经理以上人员，平均每天不能超过80元，主办业务不能超过60元，业务员不能超过45元。

高层领导因工作需要住宿费超过80元标准后经财务部总监批准后可予报销。

（二）出差补助&

按出差起止时间每天补助30元。

（三）市内短途交通费&

控制在人均每天30元以内，凭票据报销。

（四）其他杂费&

如存包裹费、电话费、杂项费用控制在人均每天10元内，凭单据报销。

（五）车船票&

按出差规定的往返地点、里程，凭票据核准报销。

（六）根据出差人员事先理好的报销单据，先由主管会计对单据全面审核，同时按出差天数填上住勤补贴，然后由部门经理签认报有关各线主管领导批准，财务经理审核后，方能报销。

（七）出差坐飞机，需由部门经理批准，连续三个月亏损单位人员出差，一律不准乘坐飞机（特殊情况报上一级领导批准）。