电子档案需求规格说明书内容完整.docx
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电子档案需求规格说明书内容完整
电子档案系统需求规格说明书
版本：
V1.0
2021-1-24
XXX有限公司XXX部
文件修改控制
修改编号
版本
修改条款及内容
修改日期
1
V1.0.0
新文件建立。
2021-04-24
总体说明
1.1词汇表
词汇表主要是记录项目业务所涉及的常用词汇，习惯用语及行业内部使用词语。
词汇名称
词汇含义
备注
业务档案
业务经办过程中，参保人提交的用于业务办理的纸质材料。
文件
办理一次业务的全套业务档案的汇总就叫文件（档案管理的单位）
扫描件
上面的所有资料（文件）扫描成电子影像，就是扫描件
卷
档案管理的常用单位，一摞业务档案件（视厚度、时间跨度而订）汇总在一起管理，就叫一卷。
归档
物理的业务档案放在指定的地方保管、电子档案也放在指定的位置保存
1.2参考资料
编号
资料名称
日期
出版单位
备注
1
《中华人民共和国档案法》
1987-09-05
第六届全国人民代表大会常务委员会
2
《档案分类标引规则》
1994-12-28
中国国家标准化管理委员会
3
《档号编制规则》
1995-06-12
国家档案局
4
《文书档案案卷格式》
2008-11-03
中国国家标准化管理委员会
5
《归档文件整理规则》
2000-12-06
中国国家标准化管理委员会
6
《电子文件归档与管理规范》
2002-09-24
国家档案局
7
《纸质档案数字化技术规范》
2005-07-09
国家档案局
8
《社会保险业务档案管理指南》
2009-10-01
人力资源和社会保障部
9
《档案著录规则》
2010-04-08
中国国家标准化管理委员会
10
《中华人民共和国人力资源与社会保障部国家档案局令第3号》
2011-06-29
人力资源和社会保障部
11
《GBT31599-2015社会保险业务档案管理规范》
2015-06-02
人力资源和社会保障部
12
《人力资源社会保障部办公厅关于印发社会保险网上业务经办规程（暂行）的通知》（人社厅发[2017]）33号
2017-03-23
人力资源和社会保障部办公厅
1.3软件概述
【总体架构图】
【总体功能结构图】
【总体业务流程图】
事中强制：
事中非强制：
事后：
档案中心采集流程：
档案角色划分
业务经办人员
业务经办人员是指医疗保险业务经办人员或综合柜员制业务材料受理人员。
兼职档案管理员
兼职档案管理人员是指档案材料受理之后，负责从业务窗口收集整理纸质材料的档案管理人员。
负责《社会保险业务材料交接单》打印，组卷等工作。
专职档案管理员
专职档案管理人员是指档案部门专门负责档案整理的人员。
负责纸质档案整理，分配案卷号，装盒，入库等操作。
各级档案库字段规则
文件
关键数据项
【关键数据项描述】
序号
字段名称
数据类型
是否可为空
1
全宗号
C
N
2
行政区划代码
C
N
3
条码
C
N
4
档号
C
N
5
题名
C
N
6
个人编号
C
Y
7
姓名
C
Y
8
公民身份证号码
C
Y
9
操作员姓名
C
N
10
社会保险经办机构
C
N
11
年度
C
N
12
保管期限
C
N
13
归档状态
C
N
14
归档日期
C（YYYY-MM-DD）
N
15
移交状态
C
Y
16
责任者
C
Y
17
分类号
C
N
18
借阅状态
C
N
19
单位编号
C
Y
20
单位名称
C
Y
21
单位信用代码
C
Y
22
页数
N
N
23
社会保险经办部门
C
N
24
件号
C
Y
特殊数据项规则
文件档案号
1、档案号由专职档案管理人员为案卷分配案卷号过程中同步生成。
2、业务档案的文件档号包括：
行政区划代码、全宗号（或经办机构代码）、年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号、件号、页号。
——行政区划代码：
应按照GB/T2260-2007的规定表示；
——全宗号：
由相关档案馆给出。
如无全宗号，各地区宜根据实际情况编制社会保险经办机构代码；
——年度：
以四位阿拉伯数字表示；
——保管期限代码和档案类别代码：
见附录A，参照社会保险档案管理相关规定编制；
——案卷类别代码：
以两位阿拉伯数字表示，在档案类别内从“01”开始依次标注，案卷类别代码见附录A；
——案卷号：
在分类方案的最低一级案卷类别内从“0001”开始依次标注；
——件号：
在案卷内从“001”开始依次标注。
——页号：
在案卷内从“001”开始依次标注。
案卷
关键数据项
【关键数据项描述】
序号
指标项
数据类型
是否可为空
1
档号
C
N
2
条码
C
N
3
分类号
C
N
4
档案类别
C
N
5
案卷类别
C
N
6
全宗号
C
N
7
创建日期
D
N
8
所在地
C
N
9
入库日期
D
N
10
保管期限
C
N
11
保管单位
C
N
12
案卷号
C
N
13
案卷题名
C
N
14
件数
N
Y
15
材料数
N
Y
16
页数
N
Y
17
年度
C（YYYY）
N
18
原件数
N
N
19
页号
N
Y
20
行政区划
C
N
特殊数据项规则
案卷档号
1、专职档案管理员
盒
【关键数据项描述】
序号
字段名称
数据类型
是否可为空
1
全宗号
C
N
2
行政区
C
N
3
盒号
C
N
4
操作员姓名
C
N
5
社会保险经办机构
C
N
6
年度
C
N
7
保管期限
C
N
8
归档状态
C
N
9
存址号
C
Y
10
归档日期
C（YYYY-MM-DD）
N
11
移交状态
C
Y
12
责任者
C
Y
13
分类号
C
N
14
借阅状态
C
N
15
件数
N
N
16
页数
N
N
17
盒容量
N
Y
18
纸张数
N
Y
19
经办部门
C
N
20
工位号
C
Y
需求规格
业务材料管理
该功能用于医保业务经办材料的管理。
维护业务经办所需的纸质材料，是否无纸化经办。
系统特性说明
【功能结构图】
【业务流程图】
功能需求
模块名称-材料维护
1.3.1.1.1功能描述
功能需求
功能名称
材料维护
优先级
高
业务背景
材料模板变更
功能说明
1.对已经维护的材料模板名称进行修改
2.增加、删除、修改材料模板对应的内容
约束条件
拥有材料维护的权限
需求要点
材料模板灵活性
1.3.1.1.2事件流描述
基本事件流
备选事件流
1.3.1.1.3数据描述
【输入数据】
数据条目
数据项
【输出数据】
数据条目
数据项
【关键数据项描述】
数据项
类型
长度
取值范围
补充说明
字符
1.3.1.1.4界面描述
[界面说明]
对现有材料模板的维护或者新增
1.3.1.1.5流程描述
登录材料维护系统，如果修改已有材料，选中需要修改的的条目信息，点击右侧修改，做好相应维护，如果新增，点击新增按钮，维护成功后保存。
1.3.1.1.6算法描述
无
模块名称-业务维护
1.3.1.1.7功能描述
功能需求
功能名称
业务维护
优先级
高
业务背景
业务变更，废弃，新增等
功能说明
一体化归档至档案系统的业务需要维护到档案系统，为原件采集提供支持
约束条件
拥有业务维护的权限
需求要点
业务模板灵活性
1.3.1.1.8事件流描述
基本事件流
备选事件流
1.3.1.1.9数据描述
【输入数据】
数据条目
数据项
【输出数据】
数据条目
数据项
【关键数据项描述】
数据项
类型
长度
取值范围
补充说明
字符
1.3.1.1.10界面描述
[界面说明]
业务模板相关信息维护
1.3.1.1.11流程描述
登录业务维护系统，选中需要修改的业务，点击右侧修改按钮，进行业务相关信息的维护，如有新增，点击右上方的新增按钮，进行业务模板的的新增维护。
1.3.1.1.12算法描述
模块名称-材料类型维护
1.3.1.1.13功能描述
功能需求
功能名称
材料类型维护
优先级
高
业务背景
材料类型模板变更
功能说明
判断改业务类型模式：
事前、事中、事后等
约束条件
拥有材料类型维护的权限
需求要点
材料类型模板灵活性
1.3.1.1.14事件流描述
基本事件流
备选事件流
1.3.1.1.15数据描述
【输入数据】
数据条目
数据项
【输出数据】
数据条目
数据项
【关键数据项描述】
数据项
类型
长度
取值范围
补充说明
字符
1.3.1.1.16界面描述
[界面说明]
材料类型模板相关信息维护
1.3.1.1.17流程描述
同材料维护相关操作
1.3.1.1.18算法描述
1.4档案管理
功能需求
数据采集（一体化归档）
1.4.1.1.1功能描述
功能需求
功能名称
数据采集
优先级
高
业务背景
业务人员受理某项业务或者兼职档案人员录入某项业务。
功能说明
1.在业务系统受理某项业务，形成数据项，通过一体化归档至档案系统；
2.在档案系统进行数据录入，生成单条或多条数据信息。
约束条件
拥有数据采集的权限。
需求要点
可以进行档案数据采集。
1.4.1.1.2事件流描述
基本事件流
备选事件流
1.4.1.1.3数据描述
【输入数据】
数据条目
数据项
无
【输出数据】
数据条目
数据项
无
【关键数据项描述】
数据项
类型
长度
取值范围
补充说明
1.4.1.1.4界面描述
[界面说明]
一体化数据归档及档案采集
1.4.1.1.5流程描述
业务系统经办业务，生成业务数据通过档案接口归档至档案系统。
1.4.1.1.6算法描述
档案采集（一体化归档）
1.4.1.1.7功能描述
功能需求
功能名称
档
升级会员 