新编外贸英语函电写作教程 全套课件PPT资料.pptx

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每一篇外贸信函都需要花费写作成本，撰写质量不过关的公文不仅费时费力，甚至还会破坏业务关系。

Lead-in如何撰写有效的外贸信函呢？

我们常常有几个基本的标准：

清楚、完整、正确、节省阅读时间以及建立良好关系。

为实现如上标准，我们要分析商务沟通情景：

是什么商务场合？

写给谁？

写作目的是什么？

要写什么？

该如何表述？

在写作过程中要避免用语不当、用词过于复杂、信息不明确、主题不清、过于强调自己一方而忽略对方利益或感受等。

Lead-in简而言之，外贸信函写作常常遵循五C原则：

准确原则（correctness）简洁原则conciseness）完整原则（completeness）清楚原则（clarity）礼貌原则（courtesy）5C，“准确原则”不仅要求信函的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，还要求信函内容叙述准确，以免引起误会纠纷。

“简洁原则”是商务写作最重要的原则。

句法特征是句子结构简单明了，其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter.（poor）Weappreciateyourletter.（revised）2.duetothefactthat（poor）because（revised）3.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof.（poor）Weenclosetwocopiesof.（revised）5C“完整原则”是指，信函内容应提供读者所需要的所有信息，尤其像询盘、询问贸易条件等需要回复的信函，内容更需要清楚完整。

信函是否完整，可以用“5W1H”来检验，即:

WhoWhenWhereWhatwhyhow5C“清楚原则”是指外贸信函写作要做到段落和句子层次清楚、用词准确。

MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago,anditnowhasbranchofficesinfourstates,anditemploysnearly400individuals.（poor）MarshallCorporationwasfoundedfortyyearsago.Withbranchofficesinfourstates,itnowemploysnearly400individuals.（revised）5C“礼貌原则”是指买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，以便对方接受。

在写作时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点、提出要求。

5C1.Ifitwerenotforthelargeorderswereceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.试比较：

Ifitisnotforthelargeorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.2.Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65,000pieces.试比较：

Idlikeyoutogivemeyourbestquotationsfor65,000pieces.通过比较，我们可以发现，虚拟语气的使用，使商务洽谈双方的语气大为和缓，大大减轻了对方面子的受损，有利于业务的开展和贸易关系的确立。

WritingModelWritingModel-Structure一般来说，外贸函电中涉及的每一封信函，均可按内容的递进分为以下三个部分：

1.首段问候语（openingparagraph），如下：

Greetings!

敬启者！

Howiseverythinggoing?

最近业务情况如何？

HiLilian,hopethisemailfindsyouwell.嗨，丽莲，希望你已经看到这封邮件。

WritingModel-Structure2.中间段递进表明主题及意图（developingparagraph），如下：

Iwaswonderingiftherereanyupdatesonourinquiries不知对我方的询价，贵方有何最新动向？

Wearewritingtocheckourorder此信旨在查询Inreplytoyourinquiry,weresorrytosaythatwerecurrentlyoutofstock.很遗憾我司目前库存不足，无法满足贵司订单。

WritingModel-Structure3.末端结尾语表展望及祝愿（closingparagraph），如下：

Wishyouallthebestinworkandlife.望阁下工作、生活顺利。

Reallyappreciateyourreplyandhopetoseeyousoon.非常感谢回复，希望尽早能见到阁下。

Wewillmakeeveryefforttoproceedtheprocessandlookforwardtocooperatingwithyouagain.我方会竭尽所能地推动进程，并希望能与贵方再次合作。

WritingModel-Content具体来说，一封英文商务信函包括：

信头（Letterhead）日期（Date）收信人地址（InsideAddress）称谓（Salutation）主题（Subject）正文（BodyoftheLetter）结尾敬辞（Complimentary签名（Signature）附件（Enclosure）抄送（CarbonCopyNotation）附注（Postscript）WritingModel-Content1.信头（Letterhead）信头通常依次包括：

公司的名称、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱。

英文地址按照由小到大的顺序（即从门牌号到城市、国家）排列。

Brian&

Jill,Incorporate11737FerrickLane,Lakewood,NJ08701-2344,（908）234-5654WritingModel2.日期（Date）June6,20156June,2015WritingModel-Content3.收信人地址（InsideAddress）由上至下包括：

收信人姓名职位名建筑物号码城市州名邮政编码WritingModel-Content例如：

Ms.DawneRobertsColumbiaHousingAssociationOneCradlerockWaySpringVally,NY10977WritingModel-Content4.称谓（Salutation）常见的称谓方式有：

DearSirs（英式）/Gentlemen（美式）ToWhomItMayConcern/DearMadamorSirDearMember/DearCustomer/DearHumanResourcesManagerDearMr./DearMiss称谓后需用逗号（英式）或冒号（美式），例如：

DearSirs,/Gentlemen:

WritingModel-Content5.主题（Subject）主题要简短地传达摘要信息，长度不超过35个字母，包含信函主要内容，可以适当使用缩略语，例如：

REQ（请求）告诉对方你提出了一项请求，并且期待答复。

e.g.:

REQ:

VisityourworkplaceFYI（告知）告诉对方你发送了一些资讯，且无需回复。

FYI:

ConfirmthedateofyourvisitWritingModel-Content6.正文（BodyoftheLetter）evenspacingshortparagraphscorrectgrammar,spellingandpunctuationWritingModel-Content7.结尾敬辞（ComplimentaryClose）最正式（表示敬意）：

Respectfully,/Respectfullyyours,/Veryrespectfullyyours,正式:

Yourstruly,/Verytrulyyours,/Yoursfaithfully,个人的，最普通的方式：

Yourssincerely,/Sincerelyyours,简略式（表示亲密）：

Cordially,/Cordiallyyours,/Bestregards,/Warmestregards,WritingModel-Content8.签名（Signature）写信人签名应位于结束语下方。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签名。

签名的下方最好写上发信人的职位。

WritingModel-Content9.附件（Enclosure）、抄送（CarbonCopyNotation）和附注（Postscript）如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.（附件）；

Cc（抄送）；

Ps.（附注）例如：

Encls:

2InvoicesWritingModel-Format常见的三种信函格式是：

完全齐头式（Full-block）折中式（Modified-block）半齐头式（Semiblock）WritingModel-Format1.完全齐头式是很受欢迎的格式，所有文字靠左对齐、不缩进、有效率、有条理。

注意由于不缩进，因此段落间需要空一行，以显得更加清晰。

WritingModel-Format2.折中式的日期、结尾问候语和签名置于中央偏右，其他部分则靠边左对齐。

这是一种很传统、也很常见的格式。

WritingModel-Format3.在半齐头式中，除了每一段的第一行缩进4到5个字母之外，其他与折中式相同。

注意因为每段已有缩进，因此段间无需空行。

WritingModel-Tips保证电邮短小精悍人们不愿意阅读冗长的电邮。

不要使用缩写，除非确定收件人能够明白。

只有在特别强调时才使用大写。

大写的内容读起来像在叫嚷。

不要使用下划线下划线看起来像网站链接。

为了清晰可辨，在每个段落之间空一行。

确保拼写和语法准确（使用拼写检查功能）。

WritingModel-Tips发送邮件前务必仔细检查。

如果对收到邮件的某些信息不明白，应迅速回复，要求确认。

确保已附上以附件形式发送的文件。

确认收信人是正确的收件人。

确保每个段落都能传达信息且可以独立成章避免使用太多的代词，因为通常收件人记不住之前所发邮件的内容。

第一封邮件非常重要，因为它通常是要提出某种请求。

其中，最关键的是给收件人提供所有信息并促使他迅速做