电商平台客服中心管理规定文档格式.docx

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创新：

不断优化和创新工作思路以提高工作效率。

服从：

服从上级安排和指示，按时完成本职工作。

四服务对象

已存在的、即将成为的和潜在的客户。

五总体职能

1、客户调查与开发管理：

根据企业经营的需要，通过组织开展客户调查活动了解企业各类客户的各方面情况，为企业开发潜在客户，提供满足客户需要的产品以及服务等提供依据。

2、客户关系管理：

通过建立和完善客户服务系统，不断改进客户服务方式，为企业赢得良好的口碑，进而巩固和加强企业与客户间的关系，为企业的销售工作提供支持。

3、大客户管理：

成立专门的大客户服务小组，为企业的大客户量身打造个性化的服务模式，提供有针对性的全方位服务，进而保证与大客户稳定的合作关系，提高企业经营利润。

4、售后服务管理：

建立售后服务管理制度及规范，组织实施企业售后服务的各项工作，履行承诺，解决客户问题，提高客户的满意度和忠诚度。

5、客户投诉管理：

制定和完善客户投诉管理规范，运用合理的投诉处理技巧消除客户的不满，避免企业与客户间发生误会，为企业的经营和销售活动营造最佳的外部环境。

6、客户信息管理：

建立客户资料管理系统，对客户的各方面资料进行及时的收集、汇总，分类建档并针对特殊客户进行分析，为销售策略的制定、客户服务策略的完善提供依据。

7、呼叫中心管理：

通过建立先进的呼叫中心系统及合适的业务模式有效地为客户提供高质量、高效率、全方位的服务，提高客户服务工作效率，同时，进一步协调企业的内部管理，协助企业市场营销和销售工作的开展。

第2章客服中心组织架构

第三章岗位职责

一、客服部经理工作职责

岗位概要完成分管领导下达的客服务任务，有效管理客户服务中心人员；

岗位职责在分管领导的指示下，和各部门密切配合，圆满完成客服任务；

负责深入分析行业市场竞争情况，分析同类运营商的客服情况并形成相关报告

负责公司售后服务和维护管理

负责定期召开部门会议及总结

抽查部门员工的服务客户的满意度作为绩效考核

有对下属的人士推荐权和考核、评价权

负责客户服务中心人员的培训、激励、评价和考核。

负责客服业绩的考察评估。

负责审核客户经理提交的客户拜访计划并提出合理建议，经分管领导审核通过后安排拜访。

负责汇总客户情况并提出合理意见，对客户有关运营服务质量投诉与意见处理结果的反馈，按照分级管理的规定，定期访问所服务的客户

负责客户的二次合作开发。

负责大客户的接待管理维护与大客户长期的沟通和合作关系。

负责严格控制客户服务费用，节省企业运营成本。

负责完成分管领导交办的其它任务。

二、客服专员工作职责

岗位概要积极处理客户投诉，提出客户投诉问题改善意见；

岗位职责在部门经理的领导下和其他客服人员团结协作，圆满完成客服任务；

负责制定统一的客户投诉案件处理程序和方法。

负责受理客户投诉并记录投诉内容检查审核《投诉处理通知》。

负责确定具体的投诉处理部门协助各部门调查客诉原因。

负责投诉处理过程中的跟进和协调，将客户投诉处理中反映的意见和跟踪处理结果提交有关部门

负责对客诉处理结果进行确认，对企业投诉处理政策的最终解释。

负责定期向部门经理汇报客户投诉管理工作情况。

负责对客户投诉进行回访，形成客户评价单并存档。

负责整理分析客户投诉信息，改善客户投诉处理方案。

负责完成部门经理交办的其它任务。

负责建立和管理客户档案，组织客户满意度调查工作。

岗位职责在部门经理的领导下，和其他客服人员团结协作，圆满完成客服任务。

负责组织客户信息调研及时汇总调研信息与情况分析，并提出合理化建议。

负责收集客户信息资料，建立客户档案，挖掘客户潜在需求。

负责对客户资料的存档管理、保管、使用及档案保密工作提出要求。

负责客户信用调查及信用度评估。

负责客户信息统计分析、客户流失分析。

岗位概要负责部门的行政工作。

岗位职责在部门经理的领导下和其他客服人员团结协作圆满完成客服任务。

负责部门文件的收发、邮寄合同、文件的打印复印等其他行政工作

负责组织部门会议召开和会议记录并形成相关文件发给相关人员

负责部门共享资料的整理及分享。

负责协助客服经理处理客户接待工作。

第四章工作内容及规范

一岗位规范

1、客服人员应保持良好的状态和仪容仪表，工作认真热情，有耐心责任心强。

2、接听客户电话要热情，运用专业术语，认真解答客户提出的疑问同时对自己的企业要有信心，不对客户做夸大其词的承诺。

3、熟练掌握公司运营流程和服务项目，斌全面了解客户的情况，严格按照公司规定进行客诉处理工作。

4、明确客户投诉的真正原因以及想要的解决方案，处理客诉时要注意沟通技巧不得和客户发生争执，不得做有损公司利益的事情。

5、在接收客诉时应主动致歉并妥善处理，并视情节轻重上报上级领导。

6、每天的工作情况以及在处理客诉过程中值得学习的经验，应及时写在工作日志里面，以便分享学习，特殊客户情况应及时向部门汇报并每月上报工作总结。

7、严格遵守公司和职场各项制度，按时出勤不得在上班时间从事与工作不相关的事情。

二电话客服

1、工作内容:

负责接听或者拨打客户电话分析客户运营情况，反馈意见协调相关部门为客户及时提供优质的服务，同时对工作过程提供改进意见。

2、工作细则

（1）、详细记录并核实客户的疑问。

（2）、分析并及时给予答复，处理后作相应行、信息记录。

（3）、若无法及时答复，需收集客户的详细资料为其建立个案，包括时间、地点、人物、事件、联系方式或QQ、Email将客户资料给公司相关负责人，待获取方案后第一时间给客户联系。

（4）、若客户对提供的方案表示接受则礼貌结束通话，否则应尽可能取得客户理解，委婉答复，同时寻找领导及相关负责人支持。

3、接入电话流程

4、拨出电话流程

三来宾客服

1、工作内容

向来宾介绍公司目前运营状态回答客户疑问以及接待工作

1、热情问好并耐心回答客户疑问。

2、根据来着身份确定讲解策略。

3、负责公司最新惠利制度的宣传。

4、负责宣传企业文化和企业理念的宣传，以便增进客户对公司的认同。

5、根据上级安排和公司相关规定，安排接待工作。

6、严格遵守来并客户接待规范。

7、及时汇报来宾客户情况并形成总结汇报。

8、详细如实记录招待客户表内容。

四外出客服

负责现场处理客诉问题，收集相关信息资料，维护客户关系。

1、提前制定外出路线，电话约定时间。

2、现场行为举止要得当。

3、接受客户的反馈意见要诚恳并详细记录。

4、进一步了解客户运营情况和二次开发可行性预估。

5、交换名片要有礼貌。

6、预约下次会见时间。

7、及时总结外出工作情况并上报相关负责人。

第五章客服礼仪

一办公室礼仪

1、注意仪容仪表严格遵守公司相关规定。

2、言行举止要得当。

3、办公室工作区域要整洁、大方、美观。

4、在和其他人沟通时音量要控制得当，避免影响他人。

5、禁止在办公区域进餐，保持办公区域空气新鲜。

6、礼貌对待员工同事及客户，构造和谐氛围。

7、同事之间互助友爱，热心主动帮助员工以及同事，铸造团队意识。

8、部门之间积极配合，共同完成公司安排任务，培养团队协同意识。

9、服从公司管理，积极沟通养成服从习惯。

二电话礼仪

1、电话铃响，迅速接听并“自报家门”。

2、及时给出答案，回答、拒绝或者转接其他同事。

3、适当记录细节。

4、拨电话前细化讲话内容及策略。

5、电话时间不宜过长。

6、等对方挂断后，自己再挂电话。

7、同事不在帮接电话时，要有留言。

注：

详见附件一电话礼仪规范范本

三沟通礼仪

有效的沟通是增进理解的手段是建立和谐工作环境的重要方法使减少矛盾，增进友情的有效渠道，是企业信息灵敏反应迅速的前提之一，加强与同事客户的联络沟通，可使企业经济效益取得事半功倍的效果。

在平时的工作中应注意以下几点

1、称呼语小姐、女士、先生、大姐、阿姨、大伯等。

2、问候语您好、早上好、下午好、晚上好、您回来了等。

3、祝贺语恭喜、祝您节日愉快、祝您圣诞快乐、祝您新年快乐、祝您生日快乐、祝您新婚愉快、祝您新春快乐等。

4、告别语再见、晚安、明天见、祝您一路平安等。

5、道歉语对不起、请原谅、打扰了、失礼了等。

6、道谢语谢谢、非常感谢等。

7、应答语是的、好的、我明白了、不客气、没关系、这是我应该做的等。

8、征询语请问您有什么事？

请问我能为您做什么吗？

请问需要我帮您做什么吗？

请问您还有别的事吗？

等。

9、解释语很抱歉这种情况公司的规定是这样的。

10、基本礼貌用语10字您好、请、谢谢、对不起、再见。

11、商量语你看这样好不好

四行为举止规范

1、接听来电振铃不得超过三声说话声音柔和清晰普通话标准、简短回答完毕后待对方先挂机。

2、双手为他人递送物品。

3、交谈时打喷嚏、咳嗽应将头转开或低下并说对不起。

4、不要在客户面前吸烟、掏鼻孔、掏耳朵、瘙痒脱鞋、卷裤脚衣袖、伸懒腰、哼小调、打哈欠。

第六章

客户管理

一客户档案的管理

1、客户信息资料的收集整理

客服人员通过市场信息的收集、签订合同等过程中收集客户的资料并汇总到客服中心。

2、客户档案的建立与管理

1、客户档案应包括以下内容：

运营合同评审和管理、往来函件、付款申请单、客户满意度调查表、客户投诉单、客户回访表等。

客户信息收集

1、客户公司营业执照、税务登记等法人资质资料。

2、客户联系方式：

包括联系人、电话、地址等。

3、客户信用状况描述。

4、客户生产工艺、生产规模、使用原料、企业生产投资等信息。

5、客户以往交易记录等。

2、客户档案设专人管理并根据客户的服务进度对档案内容进行及时更新。

3、客户档案的使用与保密

1、客户档案是客服中心合同评审与对运营项目管理的重要参考内容尤其是在

与顾客签定二次开发合同时可随时查阅客户的档案资料。

2客户档案资料是公司的重要保密资料需按公司保密制度保管好档案。

二VIP客户管理

1、客户等级的划分

A类政府单位、2万吨以上规模或具品牌推广度的客户。

B类具有二次开发潜力、1-2万吨的规模。

C类企业一般客户。

2、客户回访管理实行每月回访两次并且做到节假日回访的安排。

3、回访方式

1对于A、B、C类客户客户经理每月回访两次部门经理每月回访一次。

2对于A、B类客户需分管领导每三个月回访一次。

3对于A类客户还需总裁每年回访一次。

4组织策划针对性的客户活动（如客户知识讲座、客户联谊会等）

4、回访过程中要求

1、对于A类客户需做到环保政策等信息的通报、企业信息的传递和内刊的邮寄

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