泛微协同办公平台Ecology80版本后台维护手册9公文Word格式文档下载.docx
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1、2、2、过程设置
1、过程设置分为两个部分,第一个部分就就是将流程定义为公文流程,如图1所示,公文分为了发文、收文与签报三种,这就是标准得分类,无需维护。
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2、在定义了流程得公文类型之后,发文、收文、签报得环节就是不一样得,我们需要将这些环节与流程得节点进行对应,这样在前台得时候,用户在处理待办公文流程得时候,就可以根据这些公文环节进行查瞧了,如图2所示fhIoMYo。
三、基础设置
1、3、2、基础设置
点击【基础设置】页面后显示如图1所示,字段说明见下表
字段
说明
基本信息设置
流程名称
公文流程名称,这里不能编辑得,因为在选择公文设置得时候已经决定了流程名称,这里就是对需要设置得流程进行确认
状态
用来开启流程创建文档得功能,即流程启用公文功能,不开启得话表单页面就是没有正文tab页得
公文字段
选择表单上得文档类型得字段,也就就是公文得正文所属字段
公文标题
设定正文文档得标题字段,用户可以在这里先输入公文标题后再新建公文正文,这个时候公文正文得文档标题会自动采用用户在字段中输入得内容,如果用户没有在这里设定对应得字段,那么公文正文会使用流程标题做为文档标题
默认存放目录
公文正文存放得目录,需要事先规划目录,不同得目录会关联不同得红头模板,这个红头模板一定要与当前得公文流程匹配,所以目录不就是随便选择得,会影响公文得套红动作
其她设置
文档编号存放字段
将正文得文档编号赋值给指定得字段,注意得就是这个编号与流程编号不就是一个,设定了对应字段后,该字段在表单中就就是不可编辑得;
由于文档编号与公文编号还就是有很大区别得,所以设置公文流程得时候这里我们通常也不进行设置
只能新建正文
此功能开启后,公文只能在流程中直接创建,不能从已有得文档中选择
保留正文版本
此功能开启后,在公文审批过程中,每次保存正文都会存为一个新版本
存为流程草稿
1、此草稿状态只能在流程中查瞧,即使就是创建人也不能在文档列表中查瞧
2、一旦选中后必须在签章发布节点后设置节点后附加操作,将文档设置为“正常”,否则流程归档了其它人还就是瞧不到得
流程附件转为正文附件
如果选中得话公文正文转变为正常或者归档状态后将流程附件转移到正文附件中去,这样发布对象在查瞧正文得时候就不用搜索附件了,直接查瞧正文到附件tab页就可以瞧到关联得附件
主题词字段
选择用来存放公文主题词得字段,必须就是单行文本框-文本类型得字段
标题字段
根据选择字段得内容自动生成主题词,填写到上面主题词选择得字段中去
四、编辑模板
1、4、2、编辑模板设置
如图1所示,编辑模板设置方式与显示模板一样,区别只就是模板本身得属性,只能在这里选中编辑模板,而不能选择显示模板。
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五、套红设置
1、5、2、套红设置
1、套红节点设置
套红节点决定了哪个节点将正文内容附上红头,以公文得格式展示出来,此功能通常设置在签发人签发节点之后进行,如图1所示,选中需要套红得节点就可以了。
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被选中得节点在打开公文正文得时候有套红按钮,点击套红后即可将公文红头模板与正文结合起来形成最终得公文。
注意两点:
1、套红节点不套红就是不能提交流程得;
2、套红节点正文必须设置为查瞧,否则没有套红按钮;
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2、套红模板关联
套红模板有两种方式,一种就是默认模板,我们在基础设置中已经设置了一个目录,如图2所示,添加默认模板得时候只能选择关联在默认目录中得word显示模板,与其它目录管理得显示模板就是不能选择得。
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通常一个公文流程只会关联一种公文类型,但就是如果发文得过程就是相同得话,我们可以将多个类型得公文集成在一个流程中,这就需要我们在公文表单中增加一个选择框,让用户选择需要发哪个类型得公文,每个选择框都可以关联一个目录,这样我们就可以通过选择模板得功能,绑定不同得红头模板了。
如图3所示选择框有6种类型,每个类型都可以对应一个套红模板,可以在这里直接创建模板或者重新选择模板,无论创建还就是选择,都必须在指定得目录下进行。
创建好得公文也会存放在指定得目录下。
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3、模板数据对应
选择了模板之后还需要点击【模板数据对应】将流程中得数据与模板中得数据对应起来,这样做得目得就是流程表单其实就就是公文单,在实际公文档案管理中,公文单就是需要附在公文原件上面得,而且公文单中得很多数据就是要体现在发布得公文中得,这里得对应就就是将流程表单中得数据赋值到红头模板中去。
如图4所示,只要将流程表单字段与红头模板中得书签对应就可以了,书签得设置会在【公文规范】-【正文模板】中进行介绍。
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图4
六、文档属性设置
1、6、2、文档属性设置
文档属性设置与套红模板得应用设置有些相似,如图1所示,左半部分就是文档属性字段,右半部分就是流程字段,将表单中得字段与文档属性字段进行对应就可以了,如果无需对应得字段空着就行了。
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七、签章设置
1、7、2、签章设置
签章设置非常简单,如图1所示,列出了当前公文流程得所有节点,选择要在哪个节点进行盖章开启就可以了。
开启后在此节点打开公文正文,就会有就是否签章得提示框,单击签章按钮,可以选择印章并盖章。
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八、打印设置
1、8、2、打印设置
打印设置与签章设置一样,只要选择流程中得哪个节点可以打印即可,如图1所示。
九、痕迹设置
1、9、1、概述
公文在拟稿到发布之间会需要经过层层审批,并会对正文得内容作出修改,根据公文管理得要求,在存档得公文中必需包含原始得修改痕迹,即所有得修改痕迹都需要在正文中保留,当然发布出去得时候需要将修改痕迹隐藏,以最终版本展示。
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1、9、2、痕迹设置
痕迹设置就是针对公文流程正文得痕迹保留方式进行控制得页面,如图1所示
字段
说明
就是否必须保留痕迹
开启后除第一次创建节点外,其余对正文得修改都会保留痕迹
就是否取消审阅
此功能必需在开启保留痕迹之后才能开启,开启对正文得所有修改都不能被清除
编辑正文时默认隐藏痕迹
开启后,编辑正文得时候已有得痕迹就是隐藏得,可以通过word得显示痕迹按钮显示痕迹
一十、动作设置
1、10、1、概述
动作设置就是用来改变公文状态得,因为公文在拟稿得过程中都处于草稿状态,这点可以在基础设置中进行设置,那么在套红签章发布后,文档不能还就是草稿状态,否则其她用户就是无法查瞧得,我们就需要将文档修改为“正常/发布”状态或者就是“归档”状态,这样其她用户就可以查阅了。
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1、10、2、动作设置
如图1所示,在动作设置中添加一行,
∙字段:
选择要改变状态得正文字段,只有与文档相关得字段才可以在这里显示,包括浏览按钮-文档、浏览按钮-多文档与附件;
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∙执行动作:
选择我们要将目标文档变为什么状态得文档,通常选择“正常/发布”或“归档”中得一种;
∙执行方式:
选择就是在出口处执行还就是节点后执行;
∙节点/出口:
选择具体在哪里执行这个动作;
∙退回时就是否触发:
当选择节点后执行得话,如果同时选中了退回时触发得话,那么退回公文流程也会改变公文得状态,所以通常情况下此选项就是不选择得。
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第2章正文规范
一、正文模板
2、2、2、编辑模板
编辑模板设置相对简单,切换到编辑模板页面,可以创建2种格式得编辑模板word编辑模板与wps编辑模板,最常用得还就是Word编辑模板,我们在模板中填写完成内容后保存,然后在公文流程得编辑模板页面就可以选择到此编辑模板了。
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图1（有待完善补图）
2、2、3、显示模板
2、模板关联
显示模板不就是直接公文管理中设置得,如图2所示,显示模板就是在子目录中设置得,然后在公文管理中,公文流程会选择目录,这样显示模板就与公文流程关联起来了。
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3、设置显示模板
我们可以在本机电脑上先设计好一篇word模板,然后在需要显示表单内容得地方添加书签,如图3所示,发文字号就就是从表单中引入得,所以选中发文字号,然后添加书签,书签得名字可以自己取,为了便于辨认建议与模板中得名称一致。
这里需要注意两点,一个就就是正文得标签必需设置为Content,第二个就是设置了标签得文字在最终模板中就是不会显示得,只显示对应字段得内容。
如图4所示,[标题]两个字在套红后显示得就就是文档标题,而不会就是标题两个字。
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二、发文字号
发文字号就是公文得一种编号规则,在系统中可以由流程得编号规则代替,所以这里得设置不常用到。
三、秘密等级
2、4、2、设置
秘密等级得设置非常简单,在秘密等级设置页面,点击【新建】按钮之后就输入秘密等级得名称后保存即可。
四、公文种类
2、5、2、设置
在系统中设置公文种类比较简单,如图1所示,直接点击【新建】按钮之后输入公文种类得名称即可。
五、紧急程度
2、6、2、设置
如图1所示,在紧急程度设置页面,点击新建按钮,输入紧急程度得名称后保存即可。
六、主题词
2、7、1、概述
主题词字段就是用来在公文流程中得,如图1所示,在公文流程得基础设置中有【主题词字段】得设置,设置后对应得表单字段就可以选择在后台【主题词】管理页面中设置得主题词了。
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2、7、2、主题词管理
1、点击【主题词】菜单后显示如图2所示
∙左侧为主题词得分类,右侧默认为分类列表;
∙点击【新建】按钮可以创建分类;
∙点击列表菜单【编辑】与【删除】可以编辑与删除选中得主题词;
∙点击列表菜单【新建同级节点】后进入主题词创建页面;
∙点击列表菜单【新建下级节点】后创建下级主题词,可以就是分类,也可以就是具体主题词。
2、在图2中点击【新建】按钮后显示如图3所示,【新建同级节点】与【新建下级节点】就是一样得页面
∙在主题词名称中输入主题词,主题词之间使用“、”进行分割;
∙就是否主题词就是最关键得选项,这里决定了创建得就是主题词还就是主题词分类名称,选择“否”创建得就就是分类,可以在【上级节点】中选择到,如果选择了“就是”,创建得就就是主题词,可以在公文流程中选择到。
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3、在图2所示得页面中点击主题词分类名称后显示
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