办公室管理第九、十章(能源管理专)自考要点Word下载.docx
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1.公文传递信息,如拟文、发文、收文、批文等
2.管理决策服务信息;
3.情报性信息
2.按信息载体划分
1.数据2.文字3.图形、图像信息4.声音信息5.软件信息
3.按信息来源划分
1.内源信息2.外源信息
是办公室管理必须处理的双向信息流。
4.按信息传递方法划分
1.上行信息2.下行信息3.平行信息
三、行政办公室管理服务范围
1.支持性信息服务2.信息直接服务
3.办公室通讯服务4.信息工作服务
第二节办公室通讯联系服务
一、口头通讯联系服务
办公联系形式:
1.口头联系2.书面形式3.人机自动化联系
人际沟通:
办公室信息交流的口头联系,实际上应是双向的;
口头沟通有助于发挥激励工作人员的作用。
二、办公室书面通讯服务
书面联系是办公室联系(或通讯)系统的核心
内部书面联系:
1.办公用便签2.工作报告3.指示与请示文件4.业务指导通讯书面联系。
外部书面联系:
1.传统的书面媒体2.现代化通讯媒体
第三节办公室书面通讯与文字处理
文字处理系统是由人员、机器设备和程序三种要素构成的,而人员是首要的条件。
第四节办公室邮递业务管理
1.收到邮件的流程:
启封—查阅处理—分检—送交管理或承办部门。
一般要求在收件后一小时内送出。
2.发出邮件流程:
打印-校对-填写发文地址-装封-区分-包装-加固-发出。
3.内部邮件:
分检—送办。
第十章现代办公室电子通讯与设备
第一节电子通讯概述
1.有线传送媒体
2.光导纤维传送方式(光纤)
3.微波通讯:
信息传送距离短,大约为25英里。
4.红外线传送:
传送距离比微波还短,仅限于几百米左右。
5.激光传送:
传送范围一般为15英里左右,特点:
保密程度极高。
6.无线电通讯:
传送距离为10英里左右。
7.卫星通讯
第二节电话与电话系统
长途直播号码由三部分组成:
1.为长途字冠号“0”,见0拨长途局;
2.为长途区号3.为被呼叫用户的本号。
第三节电子邮政系统
塞缪尔和英尔斯两人最早使用电报作为通讯的工具。
电子邮政系统分两类:
1.计算机化的邮政系统:
主要依靠大小网络构成的基本电子邮政系统。
2.非计算机化邮政系统:
各种类型的传真设备为主。
信息传送方式:
1.同步传送2.异步传送3.双同步传送
第四节计算机网络通讯系统
局域网:
指一个小区内的计算机互连的通信网络。
如一个建筑物、一个校园、一个工厂等
广域网:
或称远程网络,就是把区域扩大了的计算机网络,如全省、全国、全世界。
第六节数据通讯系统
数据传递通过一定的通讯设备,将需要发出的数据信息传送到接收端,属单纯的通讯联系过程,是通讯传递的一种形式。
二、数据通讯系统的构成
基本构成要素:
1.输入数据系统
2.数据转换系统
3.数据处理系统