汕尾职业技术学院采购管理暂行办法.docx

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汕尾职业技术学院采购管理暂行办法

汕尾职业技术学院采购管理暂行办法

第一章总则

第一条为加强对学院采购工作的管理，进一步规范采购行为，提高资金的使用效益，保障采购质量，促进教学科研工作的开展，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和《关于进一步加强教育部门政府采购监督工作的意见》（粤教装备〔〕号）等文件规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条凡使用学院各项资金采购，除下列第三条规定情况外，均适用于本办法。

第三条学院可根据不同专项资金的特殊要求，另行制定相应的专项资金采购管理办法。

第四条学院采购工作领导小组是学院采购工作的领导机构，负责审定学院教学设备、大宗物资采购项目立项、采购及招投标工作等；领导、协调与监督全院物资采购和招投标工作；处理招投标的投诉和决定招投标需要解决的重要问题等。

第五条后勤管理处是学院采购执行部门，负责采购活动的组织，并依据法律、法规和学院有关规定具体实施采购。

第六条学院成立招标工作组（设在后勤管理处）,负责具体招投标工作，人员根据采购内容从相关部门抽调组成，后勤管理处为负责部门。

其主要职责是：

（）制定招标方案，编制或审核招标文件，抽取评标专家小组成员,经学院确认后,报学院采购领导小组审批；属院内招标的，应填写《汕尾职业技术学院院内招标审批表》。

（）对外发布招标信息，向有投标意向的法人或其它组织提供招标文件，并负责签收投标书，对投标人资格进行预审，对文件的内容进行解释；

（）组织招标活动，执行开标及评标工作；

（）办理与中标单位签订合同及履约、验收事宜；

（）负责招标项目档案的立卷归档（年底移交学院综合档案室）。

第七条学院建立由院内外专家组成的专家库，进行招标时从专家库抽取相关专家组成评标专家小组具体负责评标工作。

第八条学院监察审计部门负责采购工作的监督，对采购立项、招标文件编制、招标程序、合同签订、物资验收等进行全程监督。

第二章采购立项

第九条采购立项的申报。

各部门根据学院和本部门的发展规划、专业设置、科研和行政办公等方面的需要，制订本部门的采购计划，每年申报一次，以立项的形式在每年月份申报，属教学设备的报教务处汇总审核，属办公家具的报后勤管理处汇总审核，并填写《汕尾职业技术学院采购计划申请表》，如属新建实验室，要同时填写《汕尾职业技术学院实验室建设申请表》。

在立项申请书中，必须根据教学、科研和工作需要对所需物资的功能、规格、型号、技术指标等作好充分调研、论证，做到既有集体讨论，又有专人负责，确保在可能的价位内所申请购置的物资符合工作的最佳需要。

要注意提高物资的使用效率，避免重复购置、重复建设，杜绝因计划失误而导致资源浪费。

否则，项目申请人应承担主要责任，项目申请部门领导要承担相应责任。

要认真做好项目效益的预测，不得随意夸大。

项目效益预测将作为评价实验（实训）室管理、实验室效益的主要依据之一。

第十条优先建设急需项目。

各部门要根据实际需要安排项目顺序，并以书面形式报送学院后勤管理处。

学院将根据经费情况进行统筹安排，优先建设急需项目。

第十一条采购立项的审批。

采购计划由报送部门先进行审核，并由部门负责人签署意见。

采购资金是专项资金的，先由专项资金管理部门先行审核，出具审核意见。

然后上交学院后勤管理处，后勤管理处汇总提交学院领导班子讨论，得出审核意见后由院长签发执行。

第十二条采购立项的执行。

采购计划经学院领导班子讨论、院长同意签发后，由后勤管理处实施采购。

计划一经确定，不得随意更改。

确需调整的，应提出申请，经后勤管理处和主管领导同意后，方可执行。

第十三条计划外采购。

在资金落实的前提下，以下情况允许计划外采购。

、因教学、科研等工作的临时需要，必须采购少量物资的。

、因在年度计划已经制订完成后才获得经费，又必须在本年度进行采购的。

、因无法预见的突发事件发生，必须采购急需物资的。

第十四条计划外采购的审批。

要求计划外采购的部门，要自行做好采购项目的送审和立项工作。

按经费来源不同，先由经费管理部门同意并出具意见。

项目预算金额达到学院规定立项金额的（元以上），应按学院相应规定进行立项审批，并填写《汕尾职业技术学院计划外采购审批表》。

采购项目经过审批后，由后勤管理处进行采购。

第三章采购和招标

第十五条采购和招标形式

、政府采购：

根据政府采购相关政策法规，凡纳入汕尾市政府集中采购目录或政府采购限额标准以上的物资设备，均通过政府采购的办法完成项目的采购工作。

具体目录、限额标准及采购方式，按市政府颁布的相关法规执行。

、院内采购：

未纳入政府集中采购目录，或低于政府采购限额标准的物资设备，由学院自行组织采购。

具体规定如下：

（）单次采购总金额为—万元（不含万元）以内的设备物资，由学院组织招标采购。

（）单次采购总金额万元以内的物资设备、由采购工作组询价，选购性能价格比最优者。

（）各部门包干经费或自筹经费用于购置万元以内的物资用品的，由各部门自行按规定采购。

（）对于只有唯一潜在投标人可供选择或其它客观原因不能实行招标的，须经后勤管理处审核并报院领导审批后方能进行采购。

第十六条采购方式。

采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。

、公开招标指委托招标代理机构或自行组织以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按规定程序确定供应商的采购方式。

、邀请招标指以投标邀请书方式邀请三家以上特定的供货商投标，并按规定程序确定供应商的采购方式。

适用于下列情形之一：

⑴具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的；⑵采用公开招标方式的费用过高，将严重影响采购成本的。

、竞争性谈判是指直接邀请三家以上的供货商就采购事宜进行谈判，择优确定供应商的采购方式。

适用于下列情形之一：

⑴招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能满足用户急需的；⑵技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；⑶采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；⑷不能事先计算出价格总额的。

、询价采购指对三家以上的供货商提供的物资设备报价、质量保证、售后服务条件进行比较，或直接到市场了解采购物资设备的价格、质量和售后服务条件等情况，比较后确定供应商的采购方式。

适用于所采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的物资设备。

、单一来源采购是指向特定的供应商直接购买物资、设备的采购方式。

一般适用于下列情形之一：

⑴只能从特定的供应商采购的物资、设备；⑵发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；⑶必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额的％的。

第十七条招标采购工作程序

（一）委托政府招标采购

、项目申报

在学院批准立项并落实项目经费后，使用部门需提供采购项目的名称、数量、技术规格和质量要求、项目预算等。

项目预算须报送学院监察审计部门审核。

、招标委托

（）招标工作组接受招标任务后，由招标工作组和使用部门共同编制用户需求书，其中技术需求由使用部门负责，服务要求和商务要求由采购工作组负责，主要内容如下：

技术要求包括采购项目名称、数量、技术规格、功能描述、质量保证等；服务要求包括产品配送地点、质保期、售后服务等；商务要求包括合格投标人资质条件、交货期、货款结算方式、履约保证金、货物安装调试、检验及验收、保险及争端的解决等。

（）招标工作组填写《汕尾市政府采购立项申请书》，向市政府采购管理办公室提出采购申请。

、组织招标

（）招标代理机构根据《用户需求书》或工程量清单编制招标文件，并提交学院招标工作组审核。

（）招标工作组和使用部门对招标文件进行审核，提出审核、确认意见，报学院分管领导审定同意后加盖学院公章。

（）招标代理机构按规定发布招标公告，发售招标文件，对获取招标文件的供应商登记备案。

（）现场答疑：

根据项目需要，由招标工作组组织物资使用部门现场答疑。

、开标、评标和定标

（）招标代理机构依法组建评标委员会，在招标文件确定的时间和地点组织开标。

学院使用部门派出专业人员参与评标，招标工作组派人到场监督。

（）评标委员会评标与出具评标报告，推荐中标候选人。

（）招标代理机构按规定将中标结果进行公示三个工作日后依法向中标单位发出中标通知书。

招标工作组按学院规定与中标单位签订合同。

（二）学院自行组织的招标采购

参照以上政府招标的工作程序实施。

（具体参见附件五：

院内招标工作流程图）

第四章合同签订

第十八条签订合同。

确定中标单位后，由后勤管理处与供应商联系，并根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》和《广东省政府采购合同监督管理暂行办法》，以及采购文件的要求和成交供应商的投标、报价文件及其他承诺等的内容制作合同，不得随意变更。

如确有必要更改，在不违反国家政策法令和相关规定的情况下，参照下面第十九条合同的变更中规定的审批办法审批。

合同要交由使用部门项目负责人审阅，项目负责人应认真审阅所有合同条款，如有异议应及时提出，同意合同全部条款后签署确认。

然后填写《汕尾职业技术学院对外签订合同呈批表》呈报相关部门审批。

最后由学院法人代表或授权签约代表与供应商签订合同。

第十九条合同的变更。

在执行过程中，因各种原因确需变更合同内容的，要由申请变更的当事人提出书面申请。

如果原合同书有规定变更合同内容方法的，在不违反国家政策法令和相关规定的条件下，按合同规定的方法办理。

如果变更的内容合同未有规定的，在不违背相关政策规定的条件下，按以下方法处理：

、变更的内容在万元以内（不含万元）由采购部门和监察审计部门审核，报分管财务院领导审批。

、变更的内容在万元（含万元）以上，须召开由后勤管理处、监察审计部门、使用部门组成的审核会议进行审核，报分管财务院领导和院长审批。

合同内容变更经审批同意后，应由签订合同双方根据同意变更的内容签订合同补充协议。

第五章合同执行

第二十条准备工作。

采购实施部门应在合同规定供货的时间内与供货商确认好具体送货时间，并通知使用部门做好准备。

使用部门在审阅确认合同后，就应认真做好接收准备工作，项目负责人为准备工作的责任人，准备工作通常应包括：

、指定合适的接收人员。

、落实物资安装场地及配套设施。

需其他部门配合解决相关问题的，应主动与有关部门联系并落实解决。

、安排物资安装调试的时间。

其中教学仪器设备的安装调试原则上不能影响正常教学秩序，要根据需要，对教学安排或安装调试时间作出适当调整。

第二十一条货物接收。

使用部门项目负责人负责物资的接收工作，负责安排和组织接收人员进行接收并通知采购实施部门，采购实施部门要派员会同使用部门共同做好接收工作。

接收时，要对货物的外观、品名、规格型号、生产厂家、产地、数量、配件和技术资料等逐一进行核实登记，填写接收登记表。

如发现存在问题，应及时报告。

如果接收登记表不能全面反映存在问题，则应同时撰写接收备忘录，由接收人员和供货商代表签字确认。

第二十二条技术验收。

使用部门项目负责人负责物资技术验收的组织工作，负责组织相关的教师和（或）管理人员，在供货方派出的技术人员安装调试设备时在场管理、监督，学习熟悉新设备的使用。

对设备的技术性能、技术指标和功能实现情况进行验收，填写技术验收表，由供货商代表、教师和管理人员签字确认。

如发现存在问题，应及时报告。

如果技术验收表不能全面反映存在问题，则应同时撰写技术验收备忘录，由技术人员和供货商代表签字确认。

第六章合格验收

第二十三条合格验收由招标工作组组织，会同使用部门负责人及相关技术人员参加，直接参与该项采购活动的主要责任人，不得作为验收工作的主要负责人。

第二十四条验收小组应审查相关的货物接收表、技术验收表等材料，严格按照合同要求和相关质量标准进行验收，对有功能要求的项目验收时，组织实际演练，确认功能实现情况。

第二十五条验收结束后，填写《汕尾职业技术学院采购验收表》（附件七）并签署验收